CHƯƠNG 1: TÓM LƯỢC MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC MUA HÀNG CỦA DOANH NGHIỆP 1.Một số khái niệm và định nghĩa cơ bản 1.Mua hàng Về bản chất kinh tế, mua hàng là hành vi thương mại đầu tiên nhằm chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa giữa doanh nghiệp thương mại và các đơn vị nguồn hàng. Thực chất mua hàng là những hoạt động nhằm tạo nguồn lực hàng hóa để triển khai toàn bộ hệ thống hậu cần, do đó chất lượng và chi phí hậu cần chịu ảnh hưởng lớn của hoạt động mua hàng. Mua hàng còn được hiểu là: Hoạt động kinh tế phản ánh quan hệ trao đổi hàng hóa tiền tệ giữa người mua và người bán trên nguyên tắc thỏa thuận nhằm đạt được những lợi ích của cả hai bên, trong đó người mua có được sự thỏa mãn nhu cầu tiêu dùng của mình, người bán sẽ bán được hàng và thu được tiền.Quản trị mua hàng Quản trị mua hàng là tổng hợp các hoạt động xây dựng kế hoạch mua hàng, tổ chức triển khai mua hàng và kiểm soát mua hàng nhằm đạt được mục tiêu trong doanh nghiệp (TS Dương Hữu Hạnh, năm 2012, Quản Trị Doanh Nghiệp, NXB Lao động xã hội, trang 328) 1.Tổ chức triển khai mua hàng trong doanh nghiệp Tổ chức triển khai mua hàng là quá trình tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp, tiến hành thương lượng và đặt hàng, triển khai giao nhận và thanh toán hợp đồng mua hàng.Nhà cung cấp Nhà cung cấp có thể là đơn vị sản xuất, đơn vị nhập khẩu, văn phòng đại diện, đơn vị phân phối độc quyền, đơn vị khinh doanh thương mại- dịch vụ. có chức năng cung cấp sản phẩm, hàng hoá.
SVTH: Nguyễn Thị Bông 8 Lớp: K45A7 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Khoá luận tốt nghiệp Khoa: Quản trị doanh nghiệp 1.Các nội dung của vấn đề nghiên cứu 1.1 Tổ chức thực hiện công tác mua hàng Sau khi đã xây dựng được kế hoạch mua hàng, lựa chọn được phương pháp mua hàng phù hợp DNTM sẽ tổ chức thực hiện công tác mua hàng theo một quy trình khoa học và phù hợp với thực tế. Tìm kiếm nhà cung cấp Phân loại NCC: Có nhiều cách phân loại nhà cung cấp, trong đó có ba cách phân loại NCC theo các hình thức sau: Theo giá trị hàng mua: Nhà cung cấp chính và nhà cung cấp phụ Theo tính chất quan hệ: Nhà cung cấp truyền thống và nhà cung cấp mới Theo phạm vi địa lý: Nhà cung cấp trong nước và nhà cung cấp nước ngoài Nguồn thông tin tìm kiếm NCC: Nguồn thông tin nội bộ DN: nguồn này có được nhờ vào quá trình lưu trữ thông tin về NCC đã từng có quan hệ với DN. Nguồn này có thể đến từ các cá nhân trong DN, các hồ sơ NCC đang được lưu trữ tại doanh nghiệp. Hồ sơ NCC bao gồm những thông tin sau: tên hiệu của NCC; chức năng nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh; chất lượng sản phẩm; uy tín của DN; khả năng tài chính… Lập hồ sơ các nhà cung cấp: Sau khi thu thập được các thông tin về các nhà cung cấp của doanh nghiệp, DN tiến hành đánh giá, xử lý thông tin về các nhà cung cấp theo các nguyên tắc mà doanh nghiệp đã đề ra.
Hồ sơ nhà cung cấp cần chứa đựng những thông tin cơ bản sau: - Tên hiệu của nhà cung cấp - Chức năng, nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh - Phạm vi hoạt động theo thị trường. - Chất lượng sản phẩm dịch vụ - Uy tín, nhãn hiệu, thương hiệu sản phẩm, dịch vụ trên thị trường. - Các điều kiện cung cấp sản phẩm, dịch vụ. - Khả năng tài chính.
- Khả năng cung cấp và đáp ứng nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp. SVTH: Nguyễn Thị Bông 9 Lớp: K45A7 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Khoá luận tốt nghiệp Khoa: Quản trị doanh nghiệp 1. Lựa chọn nhà cung cấp Các tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp Để lựa chọn nhà cung cấp, doanh nghiệp cần xây dựng được các tiêu chuẩn đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp để từ đó có những thông tin chính xác nhà cung cấp để lựa chọn. Hiện nay thì các doanh nghiệp thường dựa trên những tiêu chuẩn sau đây để đánh giá nhà cung cấp: - Chất lượng nhà cung cấp: nhãn hiệu hàng hóa, chất lượng hàng hóa…điều này thường được thể hiện qua tiêu chuẩn chất lượng mà họ đạt được qua các kỳ kiểm tra và đánh giá chất lượng như các tiêu chuẩn ISO, huy chương tại các hội chợ… - Thời gian giao hàng: thể hiện nhà cung cấp có giao hàng đúng thời gian theo hợp đồng hay không? - Giá thành hàng mua bao gồm giá mua và chi phí mua hàng, điều kiện thanh toán…để đánh giá giá thành mua cần căn cứ vào thị trường, chi phí vận chuyển, thuế, các ưu đãi trong thanh toán và mua hàng… - Khả năng kỹ thuật của nhà cung cấp: khả năng trong đổi mới sản phẩm, trong đảm bảo giải quyết tốt các vấn đề kỹ thuật và công nghệ trong các hoàn cảnh đặc biệt.
- Khả năng sản xuất của nhà cung cấp bảo đảm tính liên tục cũng như chất lượng của cung cấp hàng hóa - Khả năng tài chính của nhà cung cấp: họ đang ở giai đoạn ổn định và phát triển với tình hình tài chính lành mạnh hay đang ở thời ký thua lỗ và khó khăn tài chính. Phương pháp lưạ chọn nhà cung cấp. Khi lựa chọn nhà cung cấp thì doanh nghiệp cần vận dụng sáng tạo nguyên tắc ‘‘không nên chỉ có một nhà cung cấp”. Việc lựa chọn nhà cung cấp phải được xem xét trên hai loại mặt hàng.
Đối với những mặt hàng mà doanh nghiệp đang có sẵn nhà cung cấp thì việc có cần tìm nhà cung cấp mới hay không cần phải dựa trên nguyên tắc “nếu nhà cung cấp còn làm cho chúng ta hài lòng thì còn tiếp tục mua hàng của họ”. Bên canh đó thì doanh nghiệp cần phải có sự kiểm tra, đánh giá khách quan quá trình cung cấp hàng hóa của họ cho doanh nghiệp để việc mua hàng được tốt hơn. Đối với những hàng hóa mới được đưa vào danh mục mặt hàng hóa mà nhà cung cấp không đáp ứng được nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp thì phải SVTH: Nguyễn Thị Bông 10 Lớp: K45A7 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Khoá luận tốt nghiệp Khoa: Quản trị doanh nghiệp tìm nhà cung cấp mới. Trên cơ sở các tiêu chuẩn lựa chọn, doanh nghiệp có thể sử dụng các phương pháp để lựa chọn nhà cung cấp như dựa vào kinh nghiệm hay phương pháp thang điểm.
Quy trình lựa chọn NCC Tìm kiếm Lựa chọn nhà Thương Tổ chức giao nhà cung cấp cung cấp lượng và đặt nhận, thanh hàng toán Sơ đồ 2.1: Quy trình lựa chọn nhà cung cấp. ( Nguồn: giáo trình quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại) Để đảm bảo việc lựa chọn NCC được khách quan, chính xác, DN thường xuyên xây dựng quy trình lựa chọn NCC. Quy trình này nhằm mục đích đánh giá và lựa chọn được NCC phù hợp với yêu cầu của công ty và thỏa mãn yêu cầu khách hàng. Thương lượng và đặt hàng Thương lượng với nhà cung cấp: Đó là một giai đoạn rất quan trọng trong quá trình mua hàng, quyết định đến chất lượng và hiệu quả của công tác mua hàng.
Giao dịch đàm phán luôn được coi là một hoạt động vừa mang tính chất khoa học, vừa mang tính nghệ thuật. Bằng nhận thức và tư duy khoa học, nhà quản trị luôn phải có sự chuẩn bị kỹ càng để không bị động hay làm mất thế chủ động trước NCC. Mặt khác, như một nghệ thuật, nhà quản trị cần biết sử dụng khéo léo, linh hoạt các hình thức giao dịch, đàm phán, các công cụ giao tiếp khác nhau tùy thương vụ kinh doanh, như mục tiêu của việc mua hàng, số lượng hàng hóa mua bán, độ phức tạp của các giao dịch Kết quả của giao dịch, đàm phán chính là quyết định đặt hàng với NCC theo hình thức chủ yếu như ký kết hợp đồng mua bán. Hợp đồng phải thể hiện tính chủ động trong mua hàng và đảm bảo lợi ích của cả hai bên và phải rõ ràng, cụ thể các nội dung: tên, số lượng, quy cách, phẩm chất, bao bì đóng gói hàng hóa, đơn giá và phương pháp định giá, tên địa chỉ của các bên mua bán hoặc người đại diện cho các bên, thời gian, phương tiện, địa điểm giao nhận, hay chuyển quyền sở hữu hàng hóa, điều kiện giao nhận….
SVTH: Nguyễn Thị Bông 11 Lớp: K45A7 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Khoá luận tốt nghiệp Khoa: Quản trị doanh nghiệp 1. Tổ chức giao nhận và thanh toán tiền mua hàng Nhằm đảm bảo việc nhà cung cấp giao hàng đúng thời hạn, đúng hợp đồng hay đơn đặt hàng đã được cam kết hay chấp nhận, thanh toán tiền cho NCC theo đúng thỏa thuận của đôi bên. Doanh nghiệp có thể thúc giục NCC giao hàng khi thời hạn giao hàng sắp đến hoặc đã đến hạn, qua đó nâng cao tính chủ động trong việc giao nhận hàng để đề phòng trường hợp NCC sai hẹn do những nguyên nhân khách quan. Khi giao nhận hàng cần phải thực hiện nghiêm túc, thận trọng các nội dung kiểm tra gồm: kiểm tra chủng loại, mẫu mã, cơ sở…của hàng hóa, kiểm tra chất lượng hàng hóa theo tiêu chuẩn đã ký kết, kiểm tra số lượng hàng hóa căn cứ hóa đơn mua hàng, kiểm tra hóa đơn thanh toán tiền mua hàng.
Sau khi quá trình giao nhận hàng hóa hoàn tất, doanh nghiệp tiến hành thanh toán tiền hàng cho các NCC. Trên cơ sở hình thức, phương thức thanh toán, thời hạn, đồng thời tiến hành thanh toán và các điều kiện thanh toán khác đã được thỏa thuận đã được ghi trong hợp đồng, DNTM tiến hành thanh toán tiền mua hàng cho NCC. Đánh giá công tác mua hàng. Đánh giá kết quả mua hàng Việc đánh giá kết quả mua hàng nhằm để xác định và đánh giá mức độ đáp ứng mục tiêu và kế hoạch mua hàng đã được xây dựng của doanh nghiệp ở mỗi kỳ kế hoạch hoặc sau khi thực hiện một hợp đồng mua hàng.
Việc đánh giá kết quả mua hàng có thể được tiến hành theo các bước cụ thể như sau: Xác định các tiêu chuẩn đánh giá phù hợp với mục tiêu mua hàng, bán hàng, mục tiêu tài chính của doanh nghiệp bao gồm các tiêu chuẩn định lượng như lượng hàng hóa mua vào theo hiện vật, tổng giá trị mua vào trong kỳ, trị giá mua hàng theo ngành hàng, mặt hàng kinh doanh….