CHƯƠNG 1: MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC MUA HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI 1. Các định nghĩa, khái niệm cơ bản có liên quan đến công tác tổ chức mua hàng trong doanh nghiệp thương mại 1. Khái niệm về mua hàng “Mua hàng: Hoạt động kinh tế phản ánh quan hệ trao đổi tiền tệ giữa người mua và người bán trên nguyên tắc thỏa thuận nhằm đạt được những lợi ích của cả hai bên, trong đó người mua có sự thỏa mãn về nhu cầu tiêu dùng của mình, người bán sẽ bán được hàng và thu được tiền”. (GSTS Đồng Thị Thanh Phương, năm 2010, Quản Trị Doanh Nghiệp, NXB Thống Kê, trang 245) - Với doanh nghiệp thương mại mua hàng là hoạt động nghiệp vụ cơ bản của doanh nghiệp thương mại nhằm tạo ra nguồn hàng hóa để đảm bảo cung ứng đầy đủ, kịp thời, đồng bộ, đúng quy cách, chủng loại, cho các nhu cầu của khách hàng.
- Xuất phát từ nhu cầu khách hàng trên thị trường, doanh nghiệp nghiên cứu nguồn hàng, khả năng cung ứng từ nhà cung cấp, đàm phán về giá cả, số lượng, chất lượng, thời gian giao hàng, phương thức giao hàng, phương thức thanh toán, thời gian thanh toán… để đi đến ký kết hợp đồng mua bán nhằm đáp ứng đủ nhu cầu dự trữ và cung cấp hàng hóa (bán hàng) cho khách hàng với chi phí thấp nhất. Khái niệm về quản trị mua hàng - Theo cách tiếp cận quá trình: Quản trị mua hàng là quá trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát hoạt động mua hàng của doanh nghiệp thương mại nhằm thực hiện mục tiêu bán hàng. - Theo cách tiếp cận tác nghiệp: Quản trị mua hàng là quá trình bằng các bước công việc như xác đinh nhu cầu mua hàng, tìm và lựa chọn nhà cung cấp, thương lượng và đặt hàng, kiểm tra và giao nhận hàng hóa. - Quá trình mua hàng là quá trình phân tích để đi đến quyết định mua hàng gì? Của ai, với số lượng bao nhiêu và giá cả như thế nào? Đây là một quá trình phức tạp được lặp đi lặp lại thành một chu kỳ, nó liên quan đến việc sử dụng các kết quả phân tích các yếu tố trong quản lý, cung ứng.
LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail. Khái niệm về nhà cung cấp - “Nhà cung cấp: Là các cá nhân hay tổ chức đã đang và sẽ cung cấp hàng hóa và dịch vụ cho doanh nghiệp để nhận lại các khoản tiền hay những điều khoản thỏa thuận khác. Như vậy các nhà cung cấp không giao dịch trực tiếp với người tiêu dùng cuối cùng, mà họ thông qua các doanh nghiệp thương mại hoặc các cửa hàng đại lý.” - Điều đó có nghĩa là, các doanh nghiệp sẽ mua hàng từ nhà cung cấp để được hưởng những khoản chiết khấu giảm giá lớn thông qua các hợp đồng dài hạn và số lượng đặt hàng lớn.TS Lê Quân, PGS.TS Hoàng Văn Hải, năm 2010, Quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại, NXB Thống kê) - Chuỗi cung ứng là một hệ thống các tổ chức, con người, hoạt động, thông tin và các nguồn lực liên quan tới việc chuyển sản phẩm hay dịch vụ từ nhà cung cấp (chuỗi cung ứng) đến khách hàng. Khái niệm về tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp Đây là quá trình doanh nghiệp tìm hiểu thông tin về các nhà cung cấp trên tất cả các thị trường, cả trong nước và ngoài nước như: Thương hiệu, uy tín, chất lượng giao hàng, chất lượng nguồn hàng, chất lượng dịch vụ.
Tìm kiếm nhà cung cấp là giai đoạn quan trọng giúp doanh nghiệp hiểu rõ nhà cung cấp của mình, đánh giá được khả năng đáp ứng nhu cầu cũng như khả năng phục vụ của nhà cung cấp. Từ đó tạo ra lợi thế trong việc đàm phán cũng như hợp tác lâu dài với họ. Khái niệm về thương lượng và đặt hàng - Khái niệm về thương lượng: Đàm phán, thương lượng là phương tiện cơ bản giúp chúng ta đạt được những điều mà chúng ta mong muốn từ người khác. Hầu hết các quyết định trong mọi mật của cuộc sống đều đạt được thông qua đàm phán và thương lượng.
Đàm phán, thương lượng là phương tiện dùng để giải quyết mâu thuẫn giữa các bên. Trong hoạt động quản lý dự án, các bên tham gia ít khi có quan hệ cấp trên cấp dưới mà thường là quan hệ đối tác (Chủ đầu tư – Nhà thầu – Tư vấn – Nhà cung cấp – Người thụ hướng dự án) với các lợi ích không cùng chiều nhau. Để dung hòa các lợi ích không cùng chiều này các bên tham gia phải ngồi vào bàn đàm phán, thương lượng. Đàm phán, thương lượng là hành vi và quá trình điều hòa quan hệ LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 7 giữa các bên tham gia, thông qua hiệp thương mà đi đến ý kiến thống nhất.
- Khái niệm đặt hàng: Đặt hàng là một lời đề nghị xuất phát từ phía người mua được đưa ra dưới hình thức đặt hàng, có thể là cho một loại hàng hóa đang có sẵn, đang chờ nhập về hoặc đang chờ sản xuất. Với việc đặt hàng, người mua nêu cụ thể về hàng hóa định mua và tất cả những nội dung họ yêu cầu. Nội dung của đơn đặt hàng bao gồm: tên hàng, tính chất (màu sắc, kích thước.), số lượng, thời gian giao hàng. Ngoài ra, hai bên có thể thỏa thuận thêm các điều khoản phụ và đi đến thống nhất về các điều kiện của đơn hàng.
Việc đặt hàng có thể được thực hiện qua trao đổi trực tiếp giữa người đặt hàng và người bán hàng. Tùy theo thỏa thuận giữa hai bên mà việc xuất đơn/phiếu đặt hàng, đặt cọc tiền được thực hiện. Ngoài ra, còn có các phương thức đặt hàng gián tiếp cũng đang dần trở nên phổ biến như đặt hàng qua điện thoại hay đặt hàng online (qua e-mail, website của bên bán…). Khái niệm về giao nhận hàng và thanh toán tiền mua hàng - Theo luật thương mại Việt nam thì giao nhận hàng hoá là hành vi thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hoá nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để gioa hàng cho người nhận theo sự uỷ thác của chủ hàng, của người vận tải hoặc của người giao nhận khác.
Nói một cách ngắn gọn, giao nhận là tập hợp những nghiệp vụ, thủ tục có liên quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng (người gửi hàng) đến nơi nhận hàng (người nhận hàng). Người giao nhận có thể làm các dịch vụ một cách trực tiếp hoặc thông qua đại lý và thuê dịch vụ của người thứ ba khác. - Thanh toán tiền mua hàng: Thanh toán đơn giản là thuật ngữ ngắn gọn mô tả việc chuyển giao các phương tiện tài chính từ bên mua sang một bên bán. Ở đây, tiền là phương tiện thực hiện trao đổi hàng hóa, đồng thời là việc kết thúc quá trình trao đổi.
Lúc này tiền thực hiện chức năng phương tiện thanh toán. Sự vận động của tiền tệ có thể tách rời hay độc lập tương đối với sự vận động của hàng hoá. Nghĩa là doanh nghiệp có thể giao tiền trước và nhận hàng tại một địa điểm khác sau hoặc ngược lại. Việc thanh toán này có thể thực hiện bằng nhiều phương thức như TT, LC…tùy thuộc vào thỏa thuận giữa hai bên.
LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail. Một số nội dung về công tác tổ chức mua hàng trong doanh nghiệp thương mại 1. Tìm kiếm nhà cung cấp 1. Phân loại nhà cung cấp Theo giá trị hàng mua: - Nhà cung cấp chính: Là nhà cung cấp mà giá trị mua được từ đó chiếm tỷ trọng lớn nhất và chủ yếu trong khối lượng hàng hóa mà doanh ghiệp mua về để cung cấp cho khách hàng trong một thời gian nhất định.
Nhà cung cấp này quyết định khối lượng hàng hóa mua vào và độ ổn định của quá trình mua nên cần phải được quan tâm thường xuyên. - Nhà cung cấp phụ: Là nhà cũng cấp mà giá trị hàng hóa mua vào chiếm tỷ trọng nhỏ trong khối lượng hàng hóa mua được. Khối lượng hàng hóa mua được từ nguồn này không ảnh hưởng lớn đến kế hoạch mua và doanh số bán chúng trong tương lai, nhất là với những nguồn hàng mới. Phân loại theo tính chất quan hệ: - Nhà cung cấp truyền thống: Doanh nghiệp đã có quan hệ mua bán với nhà cung cấp trước đó, trong một thời gian dài.
Hai bên đã có hiểu biết lẫn nhau. Mức độ rủi ro khi mua hàng tại nhà cung cấp truyền thống thấp. - Nhà cung cấp mới: Doanh nghiệp chưa có hoặc ít có quan hẹ thương mại với nhà cung cấp này. Doanh nghiệp cần nhiều thông tin hơn về nhà cung cấp để đưa ra quyết định.
Thông thường doanh nghiệp sẽ triển khai một số hợp đồng mua hàng không lớn để thăm dò và đánh giá năng lực và chất lượng của nhà cung cấp. Phân loại theo vị trí địa lý: - Nhà cung cấp trong nước: Là những nhà cũng cấp có cơ sở, văn phòng đại diện tại Việt Nam. Doanh nghiệp có thể chủ động tìm kiếm những thông tin cần thiết có liên quan đến nhà cũng cấp và việc mua hàng của họ. Doanh nghiệp thương mại có khả năng kiểm soát tình hình cung cấp hàng hóa của họ theo các hợp đồng đã ký kết.
Tuy nhiên ở một số mặt hàng, một số nhà cung cấp trong nước chưa đảm bảo được độ tin cậy trong hoạt động kinh doanh, vì vậy doanh nghiệp cần tìm hiểu ra cả các nhà cung cấp tại nước ngoài. - Nhà cung cấp nước ngoài: Đây chính là nguồn hàng nhập khẩu của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể ký kết trực tiếp với các doanh nghiệp nước ngoài để LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 9 nhập hàng hoặc qua trung gian. Tuy nhiên ở nhà cung cấp này doanh nghiệp thương mại không thể hiểu rõ hết được nhà cung cấp của mình về tình hình hoạt động, những thông tin cần thiết và tình hình mua bán hàng hóa của họ với các doanh nghiệp thương mại khác.
Vì vậy khi lựa chọn nhà cung cấp này các doanh nghiệp thương mại thường cử người trực tiếp đến nơi đặt trụ sở làm việc hoặc văn phòng làm việc để đàm phán hợp đồng. Các nguồn thông tin tìm kiếm nhà cung cấp Nguồn thông tin tìm kiếm nhà cung cấp bao gồm: - Nguồn thông tin nội bộ doanh nghiệp. Nguồn này có được nhờ vào quá trình lưu trữ thông tin về nhà cung cấp đã từng có quan hệ với doanh nghiệp.