CHƯƠNG 1: MT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ MUA NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI DOANH NGHIỆP 1. Một số khái niệm có liên quan 1. Khái niệm mua hàng Mua hàng là hành vi mà người tiêu dùng (người mua) nhận về một lượng hàng hóa nhất định có thể thỏa mãn nhu cầu hay phần nào nhu cầu nào đó và họ phải trả một lượng tiền nhất định cho người bán. Mua hàng là hoạt động nghiệp vụ cơ bản của doanh nghiệp thương mại nhằm tạo ra nguồn hàng hóa để đảm bảo cung ứng đầy đủ, kịp thời, đồng bộ, đúng quy cách chủng loại đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Xuất phát từ nhu cầu hàng hóa trên thị trường mà doanh nghiệp nghiên cứu các nguồn hàng, khả năng cung ứng từ các nhà cung cấp, đàm phán về giá cả, số lượng, chất lượng, thời gian, giao hàng, thanh toán,. để đi đến kí kết hợp đồng mua bán. Khái niệm nguyên vật liệu Nguyên vật liệu là đối tượng lao động đã được thay đổi do lao động có ích tác động vào nó. Nguyên vật liệu là đối tượng lao động nhưng không phải bất cứ một đối tượng lao động nào cũng là nguyên vật liệu mà chỉ trong điều kiện đối tượng lao động mà do lao động làm ra thì mới hình thành nguyên vật liệu.
Nguyên vật liệu là đối tượng lao động thể hiện dưới dạng vật hoá, vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị vật liệu được chuyển hết một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Hay cũng có thể phát biểu nguyên vật liệu là tài sản lưu động được mua sắm, dự trữ để phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh bằng nguồn vốn lưu động. Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh giá trị nguyên vật liệu tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh tạo nên giá trị của sản phẩm dịch vụ tùy thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp sản xuất thì giá trị nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn và chủ yếu trong giá trị sản phẩm.
Khái niệm quản trị mua nguyên vật liệu Theo cách tiếp cận quá trình: Quản trị mua nguyên vật liệu là quá trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo điều hành và kiểm soát hoạt động mua hàng của doanh nghiệp thương mại nhằm thực hiện mục tiêu bán hàng. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 6 Theo cách tiếp cận tác nghiệp: Quản trị mua nguyên vật liệu là quản trị bằng các bước công việc như xác định nhu cầu, tìm và lựa chọn nhà cung cấp, theo dõi và kiểm tra việc giao nhận, đánh giá kết quả mua hàng nhằm đạt được các mục tiêu đã xác định. Các bước tiến hành quản trị mua nguyên vật liệu theo cách tiếp cận tác nghiệp: Lập kế hoạch mua nguyên vật liệu Tìm và lựa chọn nhà cung cấp Thương lượng và đặt hàng Theo dõi và kiểm tra giao nhận hàng Kiểm soát mua nguyên vật liệu Sơ đồ 1.1: Sơ đồ quá trình quản trị mua nguyên vật liệu Quá trình mua nguyên vật là quá trình phân tích để đi đến quyết định mua hàng gì, của ai, với số lượng và giá cả như thế nào. Đây là một quá trình phức tạp được lặp đi, lặp lại thành một chu kì, nó liên quan đến việc sử dụng các kết quả phân tích các yếu tố trong quản lí, cung ứng.
Quản trị mua nguyên vật liệu là hoạt động quản trọng đảm bảo các nguyên liệu đầu vào của doanh nghiệp được mua một cách có kế hoạch, có sự định lượng rõ ràng và thương lượng rõ ràng với nhà cung cấp. Đảm bảo cho hoạt động của doanh nghiệp LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 7 được diễn ra một cách thuận lợi, phù hợp với nguồn lực của doanh nghiệp và tiết kiệm các chi phí một cách hiệu quả nhất, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Nội dung nghiên cứu về quản trị mua nguyên vật liệu 1. Lập kế hoạch mua nguyên vật liệu Mua nguyên vật liệu là hoạt động xuất phát từ nhu cầu do vậy trước khi mua nhà quản trị cần phải xác định được nhu cầu nguyên vật liệu trong từng thời kì.
Thực chất của giai đoạn này là trả lời cho câu hỏi mua cái gì?, mua bao nhiêu?, chất lượng như thế nào?. Để xác định xem cần mua cái gì thì doanh nghiệp cần phải nghiên cứu, tìm hiểu xem nhu cầu của khách hàng ra sao để đáp ứng những nhu cầu đó. Nghiên cứu thị trường giúp cho doanh nghiệp xác định được nhu cầu, từ đó xác định được tổng cung hàng hóa, đây là kế hoạch tạo nguồn và mua nguyên vật liệu. Đồng thời xác định cụ thể lượng cung của từng khu vực, từng chủng loại để lựa chọn nhà cung ứng, phương thức mua hàng phù hợp, đảm bảo số lượng, chất lượng, thời gian mua phù hợp với kế hoạch bán ra của doanh nghiệp, tạo lợi nhuận tối đa.
Mua với số lượng bao nhiêu? Để xác định được số lượng nguyên vật liệu cần mua vào là bao nhiêu trên thực tế người ta thường dựa vào công thức cân đối lưu chuyển: M + Dđk = B + Dck + Dhh Trong đó: M là lượng nguyên vật liệu cần mua vào trong toàn bộ kì kinh doanh B là lượng hàng bán ra (theo kế hoạch) của doanh nghiệp trong kì Dđk là lượng nguyên vật liệu tồn kho của doanh nghiệp đầu kì kinh doanh Dck là lượng nguyên vật liệu dự trữ cuối kì (kế hoạch) để chuẩn bị cho kì kinh doanh tiếp theo Dhh là định mức hao hụt (nếu có) Từ công thức cân đối có thể xác định nhu cầu mua vào trong kì như sau: M = B + Dck – Dđk + Dhh Công thức trên được dùng để xác định nhu cầu mua vào của từng mặt hàng. Tổng lượng nguyên vật liệu mua vào của doanh nghiệp bằng tổng các lượng nguyên vật liệu mua vào của từng mặt hàng. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 8 Chất lượng mua vào như thế nào? Xác định dựa theo nhu cầu bán ra của doanh nghiệp. Mua vào phụ thuộc vào mức bán ra của doanh nghiệp cả về số lượng, chất lượng, cơ cấu.
Yêu cầu về chất lượng: - Doanh nghiệp phải đưa ra mục tiêu chất lượng đối với nguyên vật liệu mua vào. - Cần chú ý theo đuổi mục tiêu chất lượng tối ưu chứ không phải mục tiêu chất lượng tối đa. Chất lượng tối ưu là mà tại đó hàng hoá đáp ứng một cách tốt nhất một chu cầu nào đó của người mua và như vậy người bán hay người sản xuất có thể thu được nhiều lợi nhuận nhất. Còn chất lượng tối đa là mức chất lượng đạt được cao nhất của doanh nghiệp khi sử dụng các yếu tố đầu vào để tạo ra sản phẩm, mức chất lượng này có thể cao hơn hoặc thấp hơn mức chất lượng tối ưu nhưng trình độ sử dụng các yếu tố đầu vào của doanh nghiệp chưa tối ưu.
- Ngoài ra doanh nghiệp cần chú ý đến yêu cầu về cơ cấu, chủng loại, mẫu mã, thời gian để đảm bảo được mục tiêu chi phí và mục tiêu an toàn. Việc xác định nhu cầu mua hàng để lập kế hoạch mua chi tiết sẽ giúp doanh nghiệp có được lượng hàng tối ưu mà doanh nghiệp sẽ mua từ đó mới có thể tìm và lựa chọn nhà cung cấp cho phù hợp. Tổ chức mua nguyên vật liệu a. Tìm và lựa chọn nhà cung cấp Thực chất là để trả lời câu hỏi mua của ai.
Để thực hiện được mục tiêu trên doanh nghiệp phải đi tìm và lựa chọn nhà cung cấp. Câu hỏi đặt ra là doanh nghiệp sẽ tìm ở đâu và như thế nào?. Tìm nhà cung cấp: Có rất nhiều cách mà doanh nghiệp thương mại có thể tìm kiếm những nhà cung cấp tiềm năng. Doanh nghiệp có thể tìm thông qua các hình thức: - Thông qua chương trình quảng cáo, giới thiệu của nhà cung cấp.
- Thông qua hội chợ, triển lãm. - Thông qua đơn thư chào hàng. - Thông qua hội nghị khách hàng. Lựa chọn nhà cung cấp: Khi lựa chọn các nhà cung cấp cần vận dụng một cách sáng tạo nguyên tắc “ không nên chỉ có một nhà cung cấp ”.
Muốn vậy phải nghiên cứu toàn diện và kĩ các nhà cung cấp trước khi đưa ra quyết định chọn lựa, phải đánh LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 9 giá được khả năng hiện tại và tiềm ẩn của họ trong việc cung ứng hàng hoá cho doanh nghiệp. Việc lựa chọn nhà cung cấp với giá rẻ nhất cũng như với chi phí vận tải nhỏ nhất ảnh hưởng không nhỏ tới giá thành sản phẩm, làm tăng lợi nhuận. Vì vậy việc lựa chọn nhà cung cấp có ý nghĩa rất quan trọng đối với nhà quản trị. Có nhiều quan điểm khác nhau về lựa chọn nhà cung cấp.
Quan điểm truyền thống cho rằng phải thường xuyên chọn nhà cung cấp vì có như thế mới có thể lựa chọn được nhà cung cấp với giá cả đem lại với chi phí thấp nhất. Họ thường thay đổi nhà cung cấp bằng các biện pháp: thường xuyên tính toán lựa chọn người cấp hàng, tổ chức đấu thầu cho mỗi lần cấp hàng,. Có quan điểm hoàn toàn ngược lại: thông qua marketing lựa chọn người cấp hàng thường xuyên cấp hàng với độ tin cậy cao, chất lượng đảm bảo và giá cả hợp lý. Có hai loại nhà cung cấp chủ yếu: người cung cấp đã sẵn có trên thị trường và người cung cấp mới xuất hiện.
Những người cung cấp mới xuất hiện thường tự tìm đến giới thiệu xin được cung cấp hàng hoá mà doanh nghiệp đang có nhu cầu. Con đường tìm đến của nhà cung cấp có thể trực tiếp hoặc gián tiếp. Doanh nghiệp cũng có thể tự tìm đến nhà cung cấp thông qua hội chợ triển lãm, qua giới thiệu, qua tạp chí, qua niêm qiám, qua gọi thầu. Qua phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến cung ứng so sánh và cân nhắc những người cấp hàng, doanh nghiệp có thể chọn người cấp hàng cho mình.
Các nguyên tắc lựa chọn được đặt ra cân nhắc là: - Nếu lựa chọn quá ít nhà cung cấp mà doanh nghiệp mua hàng với số lượng mua nhiều doanh nghiệp có lợi thế mua hàng với giá ưu đãi, về lâu dài có thể trở thành khách hàng truyền thống. nhưng lại có hạn chế là rủi ro cao khi nhà cung cấp gặp rắc rối không có đủ hàng hoặc không có hàng cung cấp cho doanh nghiệp trong trường hợp đó doanh nghiệp sẽ không kịp chuẩn bị đủ hàng để bán, đôi khi bị ép giá. - Ngược lại nếu lựa chọn nhiều nhà cung cấp cho mình có ưu điểm là giảm được độ rủi ro, tránh được sự ép giá.