CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1. Những vấn đề chung về vốn bằng tiền trong doanh nghiệp 1. Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp Vốn bằng tiền là cơ sở, là tiền đề đầu tiên cho một doanh nghiệp hình thành và tồn tại, là điều kiện cơ bản để doanh nghiệp hoàn thành cũng như thực hiện quá trình sản xuất kinh doanh của mình. Trong điều kiện hiện nay, phạm vi hoạt động của doanh nghiệp không còn bị giới hạn ở trong nước mà đã được mở rộng, tăng cường hợp tác với nhiều nước trên thế giới.
Do đó, quy mô và kết cấu của vốn bằng tiền rất lớn và phức tạp, việc sử dụng và quản lý chúng có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Mặt khác, kế toán là công cụ để điều hành quản lý các hoạt động kinh tế và kiểm tra việc bảo vệ tài sản, sử dụng tiền vốn nhằm đảm bảo quyền chủ động trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.Xuất phát từ vị trí và tầm quan trọng của vốn bằng tiền trong doanh nghiệp, trong công tác kế toán của một doanh nghiệp không thể thiếu vị trí của kế toán vốn bằng tiền, một trong những khâu của công tác kế toán trong doanh nghiệp có mỗi quan hệ hữu cơ và gắn bó tạo thành một hệ thống kế toán hoàn chỉnh. Khái niệm, đặc điểm và phân loại vốn bằng tiền Trong nền kinh tế hiện đại ngày nay, khi đề cập đến tiền tệ người ta không nhìn nó một cách hạn hẹp và đơn giản rằng tiền tệ chỉ là kim loại hay tiền giấy mà người ta đã xem xét tiền tệ ở một góc độ rộng lớn hơn cả các loại séc; sử dụng tiền gửi, thanh toán bằng thẻ….nếu chúng có thể chuyển đổi dễ dàng thành tiền mặt thì cũng có thể xem là tiền. Sinh viên: Mai Thị Thu Hương - Lớp: QTL1001K Page 2 Trường ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Trong quá trình sản xuất kinh doanh, vốn bằng tiền vừa được sử dụng để đáp ứng nhu cầu về thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc mua sắm vật tư hàng hóa sản xuất kinh doanh, vừa là kết quả của việc mua bán và thu hồi các khoản nợ.
Chính vì vậy quy mô của vốn bằng tiền là loại vốn đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý hết sức chặt chẽ vì vốn bằng tiền có tính luân chuyển cao nên nó là đối tượng của sự gian lận và ăn cắp. Vì thế trong quá trình hạch toán vốn bằng tiền cần phải tuân thủ các nguyên tắc chế độ quản lý tiền tệ thống nhất của nhà nước. - Khi quản lý vốn bằng tiền phải được dựa trên nguyên tắc chế độ, thể lệ của ngân hàng ban hành. - Nhà nước quy định ngân hàng là cơ quan duy nhất để phụ trách và quản lý tiền mặt.
- Mọi khoản thu bằng tiền mặt bất cứ từ nguồn nào đều phải nộp hết vào ngân hàng trừ trường hợp : các xí nghiệp nhỏ, các cửa hàng ăn uống công cộng, các đơn vị ở xa ngân hàng hoặc những đơn vị có doanh thu thấp. - Các xí nghiệp tổ chức kinh tế và các cơ quản đều phải mở tài khoản tại ngân hàng để được lưu thông tiền tệ một các dễ dàng hơn, và điều hòa được nguồn vốn trong các đơn vị. - Mọi khoản thu chi vốn bằng tiền đều phải có chứng từ gốc hợp lệ để chứng minh. - Nghiêm cấm các đơn vị cho thuê, mượn tài khoản.
- Ghi chép và theo dõi vốn bằng tiền là ngoại tệ, vàng bạc, đá quý để quản lý chi tiết từng loại. - Kế toán phải mở sổ theo dõi chi tiết từng loại tài khoản, thường xuyên kiểm tra và đảm bảo độ chính xác giữa số liệu trên sổ sách và thực tế. Vốn bằng tiền của doanh nghiệp là bộ phận tài sản lưu động làm chức năng vật ngang giá chung trong các mối quan hệ trao đổi mua bán giữa doanh nghiệp với các đơn vị cá nhân khác. Vôn bằng tiền là một loại tài sản mà doanh nghiệp nào cùng sử dụng.
Theo hình thái tài sản vốn bằng tiền của doanh nghiệp được chia thành : Sinh viên: Mai Thị Thu Hương - Lớp: QTL1001K Page 3 Trường ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp - Tiền Việt Nam đồng: Đây là loại giấy bạc do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam phát hành và được sử dụng làm phương tiện giao dịch chính thức đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Ngoại tệ : đây là các loại giấy bạc không phải do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam phát hành nhưng được phép lưu hành chính thức trên thị trường Việt Nam như các đồng đô la Mỹ (USD), đồng bảng Anh (GBP), đồng phrăng Pháp (FFr), đồng đô la Hồng Kông (HKD). - Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý: là tiền thực chất, tuy nhiên được lưu giữ chủ yếu là vì mục tiêu an toàn hoặc một mục đích bất thường khác chứ không phải vì mục đích thanh toán trong kinh doanh. Theo trách nhiệm quản lý tiền vốn có: Tiền mặt tại quỹ (TK111) : gồm giấy bạc Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý, hiện đang được gữi tại két của doanh nghiệp để phục vụ nhu cầu chi tiêu trực tiếp hàng ngày trong sản xuất kinh doanh.
- Tiền gửi ngân hàng (TK112) : là tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khú quý, đá quý, mà doanh nghiệp đang gửi tại tài khoản của doanh nghiệp tại ngân hàng. - Tiền đang chuyển (TK113) : là tiền đang trong quá trình vận động để hoàn thành chức năng phương tiện thanh toán hoặc đang vận động từ trạng thái này sang trạng thái khác. Nhiệm vụ và nguyên tắc hạch toán của vốn bằng tiền: 1. Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền: Xuất phát từ những đặc điểm trên, hạch toán vốn bằng tiền phải thực hiện các nhiệm vụ sau: - Theo dõi tình hình thu, chi, tăng, giảm, thừa, thiếu và số hiện có của từng loại vốn bằng tiền.
- Giám đốc thường xuyên theo dõi tình hình thực hiện chế độ quản lý tiền mặt, kỷ luật thanh toán, kỷ luật tín dụng. - Hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép của thủ quỹ, thường xuyên kiểm tra đối chiếu số liệu của thủ quỹ với kế toán tiền mặt. Sinh viên: Mai Thị Thu Hương - Lớp: QTL1001K Page 4 Trường ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp - Tham gia vào công tác kiểm kê quỹ tiền mặt, phản ánh kết quả kiểm kê kịp thời. Nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền: - Nguyên tắc tiền tệ thống nhất: hạch toán kế toán phải sử dụng thống nhất một đơn vị giá tiền là “đồng Việt Nam” để phản ánh tổng hợp các loại vốn bằng tiền.
Nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng tiền ngoại tệ phải quy đổi ra “đồng Việt Nam” để ghi sổ kế toán. Đồng thời phải theo dõi cả nguyên tệ của các loại ngoại tệ đó. - Nguyên tắc cập nhật: kế toán phải phản ánh kịp thời chính xác số tiền hiện có và tình hình thu chi toàn bộ các loại tiền, mở sổ theo dõi chi tiết từng loại ngoại tệ theo nguyên tệ và theo đồng Việt Nam quy đổi, từng loại vàng bạc, đá quý theo số lượng, giá trị, quy cách, độ tuổi, phẩm chất, kích thước,. - Nguyên tắc hạch toán ngoại tệ: theo Thông tư số 200/2014/TT –BTC, các doanh nghiệp có nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ phải thực hiện ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính theo một đơn vị tiền tệ thống nhất là Đồng Việt Nam ( VND ), hoặc đơn vị tiền tệ chính sử dụng trong kế toán.
Việc quy đổi đồng ngoại tệ ra VND phải căn cứ vào: tỷ giá giao dịch thực tế và tỷ giá ghi sổ kế toán. Cụ thể, để xác định tỷ giá giao dịch thực tế cần dựa vào các nguyên tắc như: + Tỷ giá giao dịch thực tế khi mua bán ngoại tệ là tỷ giá ký kết trong hợp đồng mua, bán ngoại tệ giữa doanh nghiệp và ngân hàng thương mại. + Trường hợp hợp đồng không quy định tỷ giá thanh toán thì doanh nghiệp ghi sổ kế toán theo nguyên tắc: o Tỷ giá giao dịch thực tế khi góp vốn hoặc nhận vốn góp: là tỷ giá mua ngoại tệ của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp mở tài khoản để nhận vốn của nhà đầu tư tại ngày góp vốn. o Tỷ giá giao dịch thực tế khi ghi nhận nợ phải thu: là tỷ giá mua của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp chỉ định khách hàng thanh toán tại thời điểm giao dịch phát sinh.
o Tỷ giá giao dịch thực tế khi ghi nhận nợ phải trả: là tỷ giá bán của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp dự kiến giao dịch tại thời điểm giao dịch phát sinh. Sinh viên: Mai Thị Thu Hương - Lớp: QTL1001K Page 5 Trường ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp o Đồi với các giao dịch mua sắm tài sản, hoặc các khoản cho phí được thanh toán ngay bằng ngoại tệ, tỷ giá giao dịch thực tế là tỷ giá mua của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thực hiện thanh toán. Nội dung tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp: 1. Kế toán tiền mặt tại quỹ: 1.
Quy định về kế toán tiền mặt tại quỹ: - Khi tiến hành nhập quỹ, xuất quỹ phải có phiếu thu, phiếu chi hoặc chứng từ nhập, xuất vàng, bạc, kim khí quý, đá quý và có đủ chữ ký của người nhận, người giao, người cho phép xuất, nhập quỹ theo quy định của chế độ chứng từ kế toán. - Kế toán quỹ tiền mặt chịu trách nhiệm mở sổ kế toán quỹ tiền mặt, ghi chép theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, xuất, nhập quỹ tiền mặt, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý; tính ra số tiền tồn quỹ ở mọi thời điểm. Riêng vàng, bạc, kim khí quý, đá quý nhận ký cược phải theo dõi riêng trên một sổ hoặc trên một phần sổ. - Thủ quỹ là người chịu trách nhiệm giữ gìn, bảo quản và thực hiện các nghiệp vụ nhập, xuất tiền mặt, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý tại quỹ.
Hàng ngày, thủ quỹ phải thường xuyên kiểm kê số tiền tồn quỹ thực tế và tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ quỹ, sổ kế toán. Nếu có chênh lệch kế toán và thủ quỹ phải tự kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý.