Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, vốn bằng tiền giữ vai trò là tiền đề vật chất đầu tiên, điều kiện tiên quyết để duy trì chu kỳ sản xuất, mua sắm vật tư, thanh toán công nợ và tái đầu tư mở rộng. Do đặc tính có tính thanh khoản cao nhất trong toàn bộ tài sản lưu động, vốn bằng tiền đồng thời là đối tượng tiềm ẩn nhiều nguy cơ sai sót, thất thoát và gian lận nếu không được theo dõi, kiểm soát chặt chẽ. Trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam hội nhập sâu rộng, quy mô giao dịch mở rộng và các phương thức thanh toán ngày càng đa dạng, việc thiết lập một quy trình kế toán vốn bằng tiền khoa học, tuân thủ đúng chế độ kế toán hiện hành là yêu cầu khách quan đối với mọi doanh nghiệp sản xuất kinh doanh.

Từ thực tiễn hoạt động sản xuất quạt điện dân dụng và công nghiệp tại Công ty Cổ phần Điện cơ Hải Phòng, khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Mai Thị Thu Hương (chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán, Trường Đại học Dân lập Hải Phòng, năm 2018) tập trung giải quyết 3 nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể được giao:

  1. Hệ thống hóa và khái quát hóa những vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền trong các doanh nghiệp theo quy định của pháp luật kế toán hiện hành.
  2. Khảo sát, mô tả và phản ánh trung thực thực trạng tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần Điện cơ Hải Phòng.
  3. Phân tích, đánh giá các mặt ưu điểm, hạn chế còn tồn tại trong quy trình hạch toán và quản lý tiền tệ tại đơn vị, từ đó đề xuất các biện pháp hoàn thiện có tính khả thi.

Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán vốn bằng tiền, bao gồm kế toán tiền mặt tại quỹ (TK 111), kế toán tiền gửi ngân hàng (TK 112) và kế toán tiền đang chuyển (TK 113).

Phạm vi nghiên cứu:

  • Không gian: Phòng Tài chính - Kế toán tại Công ty Cổ phần Điện cơ Hải Phòng (địa chỉ: Số 734 đường Nguyễn Văn Linh, phường Niệm Nghĩa, quận Lê Chân, thành phố Hải Phòng).
  • Thời gian: Dữ liệu kế toán, chứng từ và sổ sách thực tế phát sinh trong năm tài chính 2017, trọng tâm là các nghiệp vụ kinh tế tháng 12/2017.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng hệ thống cơ sở lý thuyết căn cứ vào các văn bản quy phạm pháp luật và chế độ kế toán doanh nghiệp của Bộ Tài chính:

  • Hệ thống văn bản pháp lý và chế độ kế toán: Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp; các Chuẩn mực Kế toán Việt Nam (VAS) liên quan đến ghi nhận tài sản, doanh thu, chi phí và chênh lệch tỷ giá hối đoái.
  • Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng:
    • Tài khoản 111 (Tiền mặt): Gồm TK 1111 (Tiền Việt Nam), TK 1112 (Ngoại tệ), TK 1113 (Vàng tiền tệ).
    • Tài khoản 112 (Tiền gửi ngân hàng): Gồm TK 1121 (Tiền Việt Nam), TK 1122 (Ngoại tệ), TK 1123 (Vàng tiền tệ).
    • Tài khoản 113 (Tiền đang chuyển): Gồm TK 1131 (Tiền Việt Nam), TK 1132 (Ngoại tệ).
  • Nguyên tắc hạch toán cơ bản:
    • Nguyên tắc tiền tệ thống nhất: Sử dụng Đồng Việt Nam (VND) làm đơn vị tiền tệ hạch toán chính thức; các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ phải quy đổi sang VND theo tỷ giá giao dịch thực tế hoặc tỷ giá ghi sổ quy định, đồng thời mở sổ theo dõi nguyên tệ.
    • Nguyên tắc cập nhật liên tục: Phản ánh kịp thời các biến động tăng, giảm, kiểm kê số dư quỹ thực tế đối chiếu với số dư sổ sách kế toán.
  • Lý thuyết về các hình thức tổ chức sổ kế toán: Khóa luận khảo sát 5 hình thức ghi sổ theo chuẩn mực kế toán Việt Nam, bao gồm: Hình thức Nhật ký - Sổ cái, Hình thức Chứng từ ghi sổ, Hình thức Nhật ký - Chứng từ, Hình thức Nhật ký chung, và Hình thức Kế toán máy.

Phương pháp nghiên cứu thực tế:

  • Phương pháp thu thập và phân loại dữ liệu: Thu thập chứng từ gốc (Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy báo Có, Giấy báo Nợ, Giấy đề nghị tạm ứng, Hóa đơn GTGT) và hệ thống sổ kế toán (Sổ quỹ, Sổ Nhật ký chung, Sổ cái, Bảng cân đối số phát sinh) tại đơn vị thực tập.
  • Phương pháp hạch toán kế toán: Sử dụng phương pháp tài khoản đối ứng, phương pháp chứng từ kế toán, phương pháp tính giá và phương pháp tổng hợp - cân đối kế toán.
  • Phương pháp phân tích - so sánh: Đối chiếu số liệu giữa chứng từ gốc với các sổ kế toán tổng hợp, sổ chi tiết và báo cáo tài chính; so sánh quy trình thực tế tại công ty với mô hình lý luận chuẩn theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.

Nguồn dữ liệu: Dữ liệu kế toán thực tế năm 2017 do Phòng Tài chính - Kế toán Công ty Cổ phần Điện cơ Hải Phòng cung cấp.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Những vấn đề lý luận cơ bản về công tác kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp

Chương này tập trung trình bày tổng quan lý thuyết về hạch toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh:

  • Khái quát vai trò, khái niệm, đặc điểm và phân loại vốn bằng tiền theo hình thái biểu hiện (tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng tiền tệ) và theo trách nhiệm quản lý (tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển).
  • Quy định chi tiết về quản lý và nguyên tắc hạch toán kế toán đối với từng loại tài khoản:
    • Kế toán tiền mặt (TK 111): Quy định về quản lý thu chi qua quỹ, mẫu chứng từ sử dụng (Phiếu thu 01-TT, Phiếu chi 02-TT, Giấy đề nghị tạm ứng 03-TT, Bảng kiểm kê quỹ 08a-TT), nguyên tắc đối ứng tài khoản khi nhập quỹ, xuất quỹ thanh toán công nợ, mua sắm vật tư hoặc phát hiện chênh lệch thừa/thiếu qua kiểm kê (TK 1381, TK 3381).
    • Kế toán tiền gửi ngân hàng (TK 112): Thủ tục giao dịch qua ngân hàng, đối chiếu chứng từ gốc với Giấy báo Nợ, Giấy báo Có, Séc, Ủy nhiệm chi, Bảng sao kê ngân hàng; hạch toán lãi lỗ chênh lệch tỷ giá (TK 515, TK 635, TK 413).
    • Kế toán tiền đang chuyển (TK 113): Phản ánh các khoản tiền đã nộp vào ngân hàng, kho bạc hoặc chuyển bưu điện nhưng chưa nhận được giấy báo Có.
  • Hệ thống hóa trình tự luân chuyển chứng từ và ghi sổ của 5 hình thức kế toán: Nhật ký - Sổ cái (Sơ đồ 1.8), Chứng từ ghi sổ (Sơ đồ 1.9), Nhật ký - Chứng từ (Sơ đồ 2.0), Nhật ký chung (Sơ đồ 2.1) và Kế toán máy (Sơ đồ 2.2).

Chương 2: Thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần Điện cơ Hải Phòng

Chương 2 mô tả chi tiết lịch sử hình thành, mô hình tổ chức bộ máy và thực tế hạch toán kế toán tại đơn vị khảo sát:

  • Lịch sử hình thành và đặc điểm sản xuất:
    • Tiền thân là Xí nghiệp Hải Phòng Điện khí (thành lập năm 1961), chuyển thành Xí nghiệp Điện cơ Hải Phòng (1986), Doanh nghiệp Nhà nước (1992), Công ty Điện cơ Hải Phòng (1998) và chính thức cổ phần hóa thành Công ty Cổ phần Điện cơ Hải Phòng từ ngày 13/01/2004 (Mã số thuế: 0200580118).
    • Doanh nghiệp sở hữu thương hiệu quạt điện dân dụng "Phong Lan" (30 loại sản phẩm), dòng quạt công nghiệp "Gale" (44 loại sản phẩm), 8 loại quạt lồng và là nhà phân phối chính thức phía Bắc cho quạt điện Mitsubishi Nhật Bản (12 sản phẩm nhập khẩu). Sản lượng đạt trên 200.000 chiếc quạt điện/năm và 1,5 - 2 triệu bộ lồng quạt. Cơ sở sản xuất tại KCN Quán Trữ (Kiến An, Hải Phòng) có diện tích gần 8.000 m² (nhà xưởng gần 4.000 m²), duy trì công suất trên 40.000 quạt công nghiệp và 100.000 bộ lồng/năm.
    • Quy trình công nghệ khép kín theo dây chuyền: Nguyên vật liệu -> Phân xưởng linh kiện & Phân xưởng động cơ -> Phân xưởng hoàn chỉnh -> Kho thành phẩm.
  • Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và bộ máy kế toán:
    • Ban điều hành gồm Giám đốc, Phó Giám đốc; 4 phòng chức năng (Tổ chức - Hành chính, Tài chính - Kế toán, Kỹ thuật, Kế hoạch - Vật tư) và các phân xưởng sản xuất.
    • Phòng Tài chính - Kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung gồm 6 nhân sự: Kế toán trưởng, Kế toán thanh toán, Kế toán giá thành và TSCĐ, Kế toán vật tư, Kế toán bán hàng và công nợ, Thủ quỹ.
  • Chính sách kế toán áp dụng:
    • Áp dụng Thông tư số 200/2014/TT-BTC; Niên độ kế toán từ 01/01 đến 31/12; Đơn vị tiền tệ hạch toán: VND.
    • Hình thức kế toán: Nhật ký chung; Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ; Phương pháp trích khấu hao TSCĐ: Đường thẳng.
  • Thực trạng hạch toán vốn bằng tiền:
    • Minh họa chi tiết quy trình luân chuyển chứng từ và hạch toán qua các nghiệp vụ thực tế phát sinh trong tháng 12/2017:
      1. Nghiệp vụ 1 (01/12/2017): Thu tiền bán hàng của Công ty Cổ phần Thương mại và Vận tải CPN Việt Nam số tiền 120.000.000 VND theo Phiếu thu số 250. Kế toán định khoản: Nợ TK 111 / Có TK 131: 120.000.000 VND.
      2. Nghiệp vụ 2 (08/12/2017): Rút tiền gửi từ Ngân hàng TMCP Á Châu (ACB) về nhập quỹ tiền mặt số tiền 200.000.000 VND theo Phiếu thu số 261. Kế toán định khoản: Nợ TK 111 / Có TK 112: 200.000.000 VND.
      3. Nghiệp vụ 3 (20/12/2017): Chi tạm ứng mua máy khoan cho ông Nguyễn Văn Toàn (Phân xưởng cơ khí) số tiền 15.000.000 VND theo Giấy đề nghị tạm ứng và Phiếu chi số 280. Kế toán định khoản: Nợ TK 141 / Có TK 111: 15.000.000 VND.
      4. Nghiệp vụ 4 (30/12/2017): Chi tiền mặt mua 250 lít xăng Ron 95 (đơn giá 19.340 VND/lít) phục vụ xe vận tải BKS 15C-08621 cho lái xe Nguyễn Mạnh Hiệp theo Hóa đơn GTGT số 0001885 của Công ty TNHH MTV Xăng dầu Khu vực 3 và Phiếu chi số 292. Tổng thanh toán 5.318.500 VND (tiền hàng chưa thuế: 4.835.000 VND, thuế GTGT 10%: 483.500 VND). Kế toán định khoản: Nợ TK 642: 4.835.000 VND; Nợ TK 133: 483.500 VND; Có TK 111: 5.318.500 VND.

Chương 3: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần Điện cơ Hải Phòng

Dựa trên phân tích thực trạng, chương 3 đưa ra các đánh giá và đề xuất giải pháp:

  • Đánh giá chung:
    • Ưu điểm: Bộ máy kế toán gọn nhẹ, phân công trách nhiệm rõ ràng; hệ thống chứng từ thu, chi, ủy nhiệm chi thực hiện đúng biểu mẫu ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC; thực hiện kiểm tra, đối chiếu số liệu định kỳ giữa kế toán thanh toán và thủ quỹ.
    • Hạn chế: Công tác kiểm kê quỹ tiền mặt chưa được tiến hành thường xuyên vào cuối mỗi ngày làm việc; việc luân chuyển và bàn giao chứng từ giữa thủ quỹ và kế toán thanh toán đôi khi còn chậm trễ, thiếu biên bản giao nhận chặt chẽ; đơn vị chủ yếu xử lý kế toán bán tự động trên bảng tính Excel, chưa khai thác tối đa phần mềm kế toán chuyên nghiệp để tự động hóa sổ sách.
  • Các giải pháp hoàn thiện được đề xuất:
    • Hoàn thiện công tác quản lý và kiểm kê tiền mặt: Bắt buộc thực hiện kiểm kê quỹ tiền mặt vào cuối mỗi ngày làm việc hoặc đột xuất bằng việc lập Bảng kiểm kê quỹ (Mẫu số 08a-TT/Biểu 2.16) có đầy đủ chữ ký của Thủ quỹ, Kế toán thanh toán và Kế toán trưởng nhằm phát hiện ngay các khoản chênh lệch thừa/thiếu.
    • Ứng dụng phần mềm kế toán chuyên dụng: Đề xuất doanh nghiệp trang bị và triển khai phần mềm kế toán (như MISA hoặc Fast Accounting) nhằm liên kết đồng bộ các phân hệ kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, công nợ, vật tư; giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công và nâng cao tốc độ lập báo cáo tài chính.
    • Hoàn thiện công tác luân chuyển và lưu trữ chứng từ: Đưa vào áp dụng "Sổ giao nhận chứng từ" (Biểu 2.17) để kiểm soát việc chuyển giao phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn giữa thủ quỹ và phòng kế toán, quy định rõ thời gian bàn giao và trách nhiệm vật chất của từng cá nhân.
    • Một số giải pháp khác: Nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ kế toán thông qua các lớp bồi dưỡng chuẩn mực mới, tối ưu hóa hạn mức tiền mặt tồn quỹ để giảm thiểu chi phí cơ hội của vốn.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã tổng hợp và lượng hóa các số liệu thực tế về công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần Điện cơ Hải Phòng trong năm tài chính 2017:

Ngày chứng từ Số hiệu chứng từ Trích yếu nội dung kinh tế Số tiền (VND) Tài khoản Nợ Tài khoản Có
01/12/2017 Phiếu thu số 250 Thu tiền hàng từ Công ty CP TM&VT CPN Việt Nam 120.000.000 TK 111 TK 131
08/12/2017 Phiếu thu số 261 Rút tiền gửi ngân hàng ACB về nhập quỹ tiền mặt 200.000.000 TK 111 TK 112
20/12/2017 Phiếu chi số 280 Tạm ứng tiền mua máy khoan cho Nguyễn Văn Toàn (PX cơ khí) 15.000.000 TK 141 TK 111
30/12/2017 Phiếu chi số 292 (HĐ 0001885) Chi tiền mua xăng Ron 95 (250 lít) cho xe BKS 15C-08621 (Nguyễn Mạnh Hiệp) 5.318.500 TK 642: 4.835.000
TK 133: 483.500		 TK 111: 5.318.500

Đóng góp thực tiễn của đề tài:

  • Phản ánh trung thực quy trình tổ chức chứng từ, luân chuyển số liệu từ chứng từ gốc vào Sổ Nhật ký chung, Sổ cái tài khoản 111, 112 tại một doanh nghiệp sản xuất cơ khí - điện cơ có quy mô vừa tại Hải Phòng.
  • Thiết kế và đề xuất cụ thể 2 mẫu biểu quản trị nội bộ gồm: Bảng kiểm kê quỹ (Biểu số 2.16) và Sổ giao nhận chứng từ (Biểu số 2.17) nhằm khắc phục tình trạng chậm trễ trong lưu chuyển chứng từ và nâng cao độ an toàn cho quỹ tiền mặt.
  • Cung cấp luận cứ thực tiễn về sự cần thiết phải chuyển đổi từ xử lý thủ công sang ứng dụng phần mềm kế toán chuyên nghiệp trong công tác hạch toán vốn bằng tiền.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Phạm vi số liệu khảo sát của khóa luận chủ yếu tập trung vào dữ liệu năm 2017 tại một đơn vị duy nhất (Công ty Cổ phần Điện cơ Hải Phòng); các nghiệp vụ thực tế phản ánh chủ yếu là giao dịch tiền mặt và tiền gửi ngân hàng bằng Đồng Việt Nam, chưa có nhiều tình huống phát sinh liên quan đến thanh toán ngoại tệ, vàng tiền tệ hoặc các nghiệp vụ phái sinh tiền tệ phức tạp.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu sang phân tích kiểm soát nội bộ và kiểm toán chu kỳ mua hàng - thanh toán, chu kỳ bán hàng - thu tiền gắn liền với dòng lưu chuyển tiền tệ; nghiên cứu tối ưu hóa việc quản trị dòng tiền và dự báo lưu chuyển tiền tệ ngắn hạn cho các doanh nghiệp sản xuất trong điều kiện biến động chi phí nguyên vật liệu.

Giá trị tham khảo

  • Đối tượng sử dụng: Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp đang thực hiện đồ án, khóa luận tốt nghiệp về đề tài vốn bằng tiền; cán bộ kế toán tại các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp và thương mại vừa và nhỏ.
  • Giá trị khai thác:
    • Tài liệu tham khảo chuẩn về cấu trúc khóa luận kế toán theo hình thức Nhật ký chung và Thông tư 200/2014/TT-BTC.
    • Cung cấp hệ thống mẫu biểu chứng từ thực tế (phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn GTGT, giấy đề nghị tạm ứng) kèm sơ đồ luân chuyển chứng từ của 5 hình thức kế toán trong doanh nghiệp.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty Cổ phần Điện cơ Hải Phòng áp dụng chế độ kế toán và hình thức ghi sổ nào?

Công ty áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính, niên độ kế toán từ 01/01 đến 31/12, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và tổ chức hệ thống sổ theo hình thức Nhật ký chung.

2. Bộ máy kế toán của Công ty Cổ phần Điện cơ Hải Phòng gồm những bộ phận nào?

Phòng Tài chính - Kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình tập trung gồm 6 vị trí công việc: Kế toán trưởng, Kế toán thanh toán (theo dõi tiền mặt và tiền gửi ngân hàng), Kế toán giá thành và TSCĐ, Kế toán vật tư, Kế toán bán hàng và công nợ, và Thủ quỹ.

3. Nghiệp vụ chi tiền xăng xe vận tải ngày 30/12/2017 được hạch toán với các thông số cụ thể nào?

Nghiệp vụ chi tiền mua 250 lít xăng Ron 95 cho xe BKS 15C-08621 (người nhận: Nguyễn Mạnh Hiệp) theo Hóa đơn GTGT số 0001885 từ Công ty TNHH MTV Xăng dầu Khu vực 3 có tổng thanh toán 5.318.500 VND (tiền hàng: 4.835.000 VND, thuế GTGT 10%: 483.500 VND). Kế toán lập Phiếu chi số 292 và định khoản: Nợ TK 642 (4.835.000 VND), Nợ TK 133 (483.500 VND) và Có TK 111 (5.318.500 VND).

4. Khóa luận chỉ ra những hạn chế chính nào trong công tác kế toán vốn bằng tiền tại đơn vị?

Các hạn chế chính gồm: công tác kiểm kê quỹ tiền mặt chưa thực hiện cố định cuối mỗi ngày; khâu luân chuyển chứng từ giữa thủ quỹ và kế toán còn chậm và thiếu sổ giao nhận theo dõi chặt chẽ; công tác kế toán chưa được tin học hóa toàn diện bằng phần mềm kế toán chuyên dụng.

5. Tác giả đã đề xuất các biểu mẫu quản lý cụ thể nào để hoàn thiện quy trình kiểm soát tiền mặt?

Tác giả đề xuất bổ sung áp dụng định kỳ Bảng kiểm kê quỹ tiền mặt (Biểu mẫu số 2.16 theo Mẫu số 08a-TT) để xác định chênh lệch số dư thực tế với sổ quỹ, đồng thời đưa vào sử dụng Sổ giao nhận chứng từ (Biểu mẫu số 2.17) nhằm theo dõi và phân định trách nhiệm khi chuyển giao chứng từ thu, chi giữa các bộ phận.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Mai Thị Thu Hương đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về kế toán vốn bằng tiền theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, đồng thời phản ánh chi tiết thực trạng hạch toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng tại Công ty Cổ phần Điện cơ Hải Phòng qua số liệu năm 2017. Các giải pháp hoàn thiện được đề xuất xuất phát từ chính các tồn tại thực tế tại đơn vị, tập trung vào việc chuẩn hóa quy trình kiểm kê quỹ, bổ sung sổ giao nhận chứng từ và đẩy mạnh ứng dụng phần mềm kế toán. Công trình là tài liệu tham khảo học thuật có giá trị thực tiễn đối với sinh viên chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán và các nhà quản lý doanh nghiệp sản xuất cơ khí.