Cải Thiện Hệ Thống Thông Tin Kế Toán Tại Công Ty TNHH Thép Xây Dựng Universal Việt Nam

Công ty TNHH Thép Xây Dựng Universal Việt Nam (US Buildings) là một công ty nội địa chuyên sản xuất nhà thép tiền chế tại thị trường Châu Á Thái Bình Dương. Thành lập vào tháng 8 năm 2016 với vốn điều lệ ban đầu là 5 tỷ VND, sau đó tăng lên 10 tỷ VND vào tháng 1 năm 2017. Mặc dù không phải là công ty đầu tiên trong lĩnh vực nhà thép tiền chế tại Việt Nam, US Buildings luôn nỗ lực phát triển bền vững và đóng góp vào sự phát triển của ngành. Tính đến cuối năm 2017, công ty đã hoàn thành 9 dự án và đang triển khai 5 dự án, với tổng doanh thu khoảng 34 tỷ VND và lợi nhuận đạt 8 tỷ VND. Công ty chú trọng vào chất lượng sản phẩm, dịch vụ sau bán hàng hoàn hảo và đóng góp tích cực vào ngân sách quốc gia và sự phát triển cộng đồng.

Sứ mệnh của Universal Việt Nam là trở thành một trong những tổ chức hàng đầu trong ngành nhà thép tiền chế, tập trung vào cả chất lượng sản phẩm và lợi ích của khách hàng. Ưu tiên hàng đầu là cung cấp các giải pháp xuất sắc nhất cho sản phẩm nhà thép tiền chế. Với phương châm “Bền Vững Như Thép”, công ty mong muốn mang đến cho khách hàng những công trình kết cấu thép an toàn và bền vững nhất. Bên cạnh ngành nhà thép tiền chế, công ty có kế hoạch mở rộng kinh doanh sang lĩnh vực cung cấp giải pháp cho xây dựng dân dụng, thiết kế nội thất và mở một nhà máy sản xuất kết cấu thép tại thị trường Việt Nam. Công ty đang trong quá trình tuyển dụng thêm nhân viên và tái cấu trúc nội bộ để chia sẻ trách nhiệm, hướng đến sự phát triển lâu dài.

Một trong những vấn đề nghiêm trọng là số dư tiền mặt âm trong báo cáo kế toán. Điều này cho thấy sự yếu kém trong việc ghi chép và theo dõi dữ liệu kế toán. Cụ thể, số dư tiền mặt trên bảng cân đối kế toán và sổ sách kế toán nội bộ có sự khác biệt lớn. Bên cạnh đó, còn xảy ra tình trạng thanh toán trùng lặp cho một hóa đơn của nhà cung cấp, gây thất thoát vốn của công ty. Điều này xuất phát từ việc thiếu kiểm tra kỹ lưỡng của kế toán khi thanh toán và kiểm soát thông tin thanh toán kém hiệu quả. Thêm vào đó, số liệu công nợ không chính xác dẫn đến nguy cơ thanh toán sai lệch, gây thiệt hại hoặc tranh chấp với nhà cung cấp.

Vào ngày 31 tháng 12 năm 2017, một số nhà cung cấp đã gửi bảng đối chiếu công nợ đến US Buildings. Tuy nhiên, số dư công nợ trong báo cáo của công ty khác biệt so với số liệu của nhà cung cấp. Sự khác biệt này ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động của công ty vì liên quan đến thanh toán. Nếu số dư công nợ không chính xác, việc thanh toán cho nhà cung cấp sẽ thấp hơn hoặc cao hơn so với thực tế. Việc thanh toán chậm cho nhà cung cấp cũng là một vấn đề. Thanh toán chậm gây ra những hậu quả tiêu cực đến mối quan hệ giữa công ty và nhà cung cấp. Điều này dẫn đến mất uy tín và phát sinh chi phí phạt, ảnh hưởng đến lợi nhuận của công ty.

Công ty đã nhận được thông báo từ cơ quan bảo hiểm về việc chậm nộp bảo hiểm cho nhân viên trong 4 tháng (tháng 9, 10, 11 và 12). Điều này dẫn đến phát sinh tiền phạt và ảnh hưởng tiêu cực đến uy tín của công ty với cơ quan bảo hiểm cũng như các cơ quan chính phủ khác. Tương tự, việc nộp chậm thuế thu nhập cá nhân (PIT) cũng gây ra tiền phạt. Tình trạng này ảnh hưởng đến hồ sơ của công ty tại cơ quan thuế và uy tín của công ty đối với nhà cung cấp và khách hàng. Một số dự án trong nước yêu cầu thông tin báo cáo kế toán, nếu nhà đầu tư thấy bất kỳ khoản phạt nào trong báo cáo, cơ hội hợp tác sẽ bị thu hẹp.

Việc thiếu các hướng dẫn chi tiết cho từng nghiệp vụ kế toán dẫn đến sự không thống nhất trong cách thực hiện và ghi chép. Nhân viên có thể hiểu và áp dụng quy trình khác nhau, gây ra sai sót và khó khăn trong việc kiểm soát thông tin. Điều này đặc biệt quan trọng trong ngành thép xây dựng, nơi có nhiều nghiệp vụ phức tạp liên quan đến nguyên vật liệu, sản xuất và công nợ.

Sự chồng chéo trách nhiệm giữa các vị trí kế toán có thể dẫn đến việc bỏ sót công việc hoặc trùng lặp trong xử lý nghiệp vụ. Điều này làm giảm hiệu quả và tăng nguy cơ sai sót. Ví dụ, nếu cả kế toán công nợ và kế toán thanh toán đều chịu trách nhiệm kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn, có thể dẫn đến việc kiểm tra không kỹ lưỡng hoặc bỏ qua một số thông tin quan trọng.

Mặc dù có kiến thức cơ bản về kế toán, năng lực chuyên môn của một số nhân viên kế toán còn hạn chế, đặc biệt là trong việc áp dụng các chuẩn mực kế toán mới và xử lý các nghiệp vụ phức tạp. Điều này có thể do thiếu đào tạo chuyên sâu hoặc kinh nghiệm thực tế. Vì vậy, cần có những khóa đào tạo nghiệp vụ kế toán để nâng cao trình độ chuyên môn cho nhân viên.

Xây dựng quy trình chi tiết cho các nghiệp vụ mua hàng, từ khâu lập yêu cầu mua hàng, phê duyệt, đặt hàng, nhận hàng, kiểm kê, thanh toán đến ghi sổ kế toán. Tương tự, cần chuẩn hóa quy trình bán hàng, bao gồm lập báo giá, ký hợp đồng, xuất hóa đơn, giao hàng, thu tiền và ghi nhận doanh thu. Mỗi bước trong quy trình cần được mô tả rõ ràng, kèm theo các biểu mẫu và hướng dẫn cụ thể.

Xác định rõ trách nhiệm của từng vị trí kế toán, bao gồm kế toán trưởng, kế toán tổng hợp, kế toán công nợ, kế toán kho, kế toán tiền mặt và kế toán thuế. Mô tả chi tiết công việc, quyền hạn và trách nhiệm của từng vị trí trong bản mô tả công việc. Đảm bảo mỗi nhân viên kế toán hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình trong quy trình kế toán.

Triển khai phần mềm kế toán phù hợp với đặc thù của ngành thép xây dựng, có khả năng tự động hóa các nghiệp vụ kế toán như nhập liệu, tính giá thành, lập báo cáo và quản lý kho. Phần mềm kế toán cho công ty thép sẽ giúp giảm thiểu sai sót do thao tác thủ công, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả quản lý thông tin kế toán.

Lập kế hoạch triển khai chi tiết cho từng giải pháp, bao gồm: (1) Xây dựng quy trình kế toán chuẩn hóa: Xác định các nghiệp vụ cần chuẩn hóa, phân công người chịu trách nhiệm xây dựng quy trình, thiết kế biểu mẫu và hướng dẫn. (2) Đào tạo nhân viên: Tổ chức các khóa đào tạo về quy trình kế toán mới, phần mềm kế toán và các kỹ năng liên quan. (3) Triển khai phần mềm kế toán: Lựa chọn phần mềm, cài đặt, cấu hình và chuyển đổi dữ liệu. (4) Theo dõi và đánh giá: Thiết lập các chỉ số để theo dõi tiến độ và hiệu quả của việc triển khai.

Đánh giá định kỳ hiệu quả của hệ thống kế toán mới thông qua các chỉ số định lượng và định tính. Các chỉ số định lượng bao gồm số lượng sai sót giảm, thời gian xử lý nghiệp vụ rút ngắn, độ chính xác của báo cáo tăng lên, chi phí hoạt động giảm và lợi nhuận tăng. Các chỉ số định tính bao gồm sự hài lòng của người sử dụng, khả năng đáp ứng yêu cầu của quản lý và khả năng hỗ trợ ra quyết định.

Dựa trên kết quả đánh giá, thực hiện các điều chỉnh và cải tiến cần thiết để hoàn thiện quy trình kế toán. Lắng nghe phản hồi từ người sử dụng và các bộ phận liên quan để xác định các vấn đề còn tồn tại. Liên tục cập nhật quy trình kế toán theo các chuẩn mực mới và thay đổi của môi trường kinh doanh.

Trong ngành thép, kế toán quản trị đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin chi tiết về chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm và hiệu quả hoạt động của từng bộ phận. Thông tin này giúp quản lý đưa ra các quyết định về giá bán, sản lượng, đầu tư và kiểm soát nội bộ.

Tiếp tục ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán, bao gồm tự động hóa quy trình kế toán, sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để phân tích dữ liệu và dự báo, và áp dụng điện toán đám mây để lưu trữ và truy cập thông tin kế toán một cách an toàn và hiệu quả.

Đầu tư vào việc đào tạo và phát triển đội ngũ kế toán, giúp họ cập nhật kiến thức về các chuẩn mực kế toán mới, kỹ năng sử dụng phần mềm kế toán và khả năng phân tích dữ liệu. Khuyến khích nhân viên kế toán tham gia các khóa học và chứng chỉ chuyên môn để nâng cao trình độ và đóng góp hiệu quả hơn vào sự phát triển của công ty.