Tổng quan nghiên cứu

Universal Vietnam Steel Building Company Limited (US Buildings) là doanh nghiệp sản xuất kết cấu thép tiền chế, hoạt động từ năm 2016 với vốn điều lệ tăng từ 5 tỷ lên 10 tỷ đồng trong năm 2017. Công ty đã hoàn thành 9 dự án và đang triển khai 5 dự án khác, tổng doanh thu tích lũy đạt khoảng 34 tỷ đồng, lợi nhuận khoảng 8 tỷ đồng. Tuy nhiên, trong năm đầu hoạt động, bộ phận kế toán của công ty gặp nhiều vấn đề nghiêm trọng ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý tài chính và uy tín doanh nghiệp. Các biểu hiện tiêu biểu gồm số dư tiền mặt âm, thanh toán trùng lặp, báo cáo nợ phải trả sai lệch, chậm thanh toán nhà cung cấp, quên đóng bảo hiểm xã hội trong 4 tháng và bị phạt thuế do khai báo chậm.

Mục tiêu nghiên cứu là xác định nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề trong hệ thống thông tin kế toán (AIS) của US Buildings, từ đó đề xuất giải pháp cải tiến nhằm nâng cao độ chính xác và hiệu quả quản lý thông tin kế toán. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào hoạt động của công ty tại văn phòng Việt Nam trong giai đoạn 2016-2017. Việc cải thiện AIS được kỳ vọng giúp công ty nâng cao chất lượng báo cáo tài chính, hỗ trợ ra quyết định quản lý và tăng cường uy tín với đối tác, nhà cung cấp cũng như cơ quan quản lý.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên các lý thuyết về hệ thống thông tin kế toán (Accounting Information System - AIS), được định nghĩa là hệ thống thu thập, lưu trữ và xử lý dữ liệu tài chính phục vụ cho việc ra quyết định của các nhà quản lý và các bên liên quan. AIS bao gồm các thành phần chính: con người, quy trình, công nghệ thông tin, phần mềm kế toán và kiểm soát nội bộ. Các lý thuyết nhấn mạnh vai trò của AIS trong việc cung cấp thông tin chính xác, kịp thời và bảo mật, đồng thời hỗ trợ các chức năng kế toán tài chính, quản trị và kiểm toán.

Ngoài ra, nghiên cứu áp dụng mô hình P-S-O (Problem identification – Solution decision – Organization of action) để hệ thống hóa quá trình xác định vấn đề, lựa chọn giải pháp và tổ chức thực hiện cải tiến AIS. Các khái niệm chính gồm: quản lý thông tin kế toán, kiểm soát nội bộ kế toán, năng lực kế toán viên, cấu trúc tổ chức kế toán và quy trình kế toán.

Phương pháp nghiên cứu

Nguồn dữ liệu chính là kết quả phỏng vấn sâu 5 nhân sự chủ chốt của US Buildings gồm Giám đốc, Kế toán trưởng, nhân viên bán hàng, kỹ sư và nhân viên mua hàng. Phương pháp chọn mẫu là lấy mẫu thuận tiện trong phạm vi văn phòng công ty tại Việt Nam. Ngoài ra, tác giả thu thập số liệu kế toán thực tế, báo cáo tài chính và các tài liệu nội bộ liên quan.

Phân tích dữ liệu sử dụng phương pháp định tính tổng hợp từ phỏng vấn và định lượng qua khảo sát đánh giá mức độ ảnh hưởng của các nguyên nhân tiềm ẩn bằng thang điểm 1-5. Cỡ mẫu khảo sát là 12 nhân viên công ty. Các chỉ số thống kê gồm trung bình, độ lệch chuẩn và hệ số biến thiên được tính toán để xác định nguyên nhân chính. Quá trình nghiên cứu diễn ra trong năm 2017, tập trung vào đánh giá và cải tiến hệ thống kế toán nội bộ.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Tình trạng quản lý thông tin kế toán kém hiệu quả: Báo cáo tài chính năm 2017 thể hiện số dư tiền mặt âm, sai lệch số liệu giữa sổ sách và thực tế, dẫn đến thông tin không chính xác phục vụ quản lý. Ví dụ, số liệu chênh lệch tiền mặt giữa báo cáo và sổ quỹ lên đến gần 400 nghìn đồng, số liệu nợ phải trả sai lệch với nhà cung cấp chiếm 65,7% tổng nợ công ty.

  2. Kiểm soát nội bộ yếu kém: Công ty chưa có hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả, không thực hiện đối chiếu số dư tiền mặt, công nợ định kỳ, dẫn đến các sai sót như thanh toán trùng lặp 23 triệu đồng, chậm thanh toán nhà cung cấp gây phạt lãi 258 nghìn đồng, quên đóng bảo hiểm xã hội 4 tháng với tổng nợ hơn 134 triệu đồng và bị phạt thuế hơn 4 triệu đồng.

  3. Nguyên nhân chính là thiếu quy trình kế toán rõ ràng: Khảo sát 12 nhân viên cho thấy nguyên nhân có ảnh hưởng lớn nhất (điểm trung bình 4,25/5) là thiếu quy trình kế toán chi tiết, dẫn đến công việc kế toán chủ yếu dựa vào kinh nghiệm cá nhân, gây ra sai sót và chồng chéo nhiệm vụ.

  4. Cấu trúc tổ chức kế toán chưa phù hợp: Bộ phận kế toán chỉ có 2 người, trong đó kế toán tổng hợp kiêm nhiều nhiệm vụ, gây quá tải và hiệu quả thấp. Lãnh đạo công ty chưa có sự quản lý chặt chẽ và phân công rõ ràng, ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động.

Thảo luận kết quả

Kết quả nghiên cứu cho thấy việc thiếu quy trình kế toán rõ ràng và kiểm soát nội bộ yếu kém là nguyên nhân gốc rễ dẫn đến các sai sót trong báo cáo tài chính và quản lý công nợ. Điều này phù hợp với các nghiên cứu trong lĩnh vực AIS, nhấn mạnh vai trò của quy trình và kiểm soát nội bộ trong đảm bảo tính chính xác và kịp thời của thông tin kế toán.

So với các doanh nghiệp cùng ngành, US Buildings còn hạn chế về nguồn lực và hệ thống quản lý, dẫn đến các vấn đề về năng lực nhân sự và phân công công việc. Việc áp dụng phần mềm kế toán mới (MISA) cũng chưa phát huy hiệu quả do thiếu đào tạo và quy trình hỗ trợ.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ so sánh số liệu nợ phải trả giữa công ty và nhà cung cấp, bảng thống kê các khoản phạt do chậm thanh toán và biểu đồ đánh giá mức độ ảnh hưởng của các nguyên nhân tiềm ẩn. Những biểu đồ này giúp minh họa rõ ràng mức độ nghiêm trọng và ưu tiên giải quyết các vấn đề.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Xây dựng và ban hành quy trình kế toán chi tiết: Thiết lập quy trình rõ ràng cho từng công đoạn kế toán như thanh toán, tạm ứng, lập báo cáo, lưu trữ chứng từ. Mục tiêu giảm thiểu sai sót và tăng tính minh bạch trong vòng 3 tháng. Chủ thể thực hiện: Ban lãnh đạo phối hợp phòng kế toán.

  2. Tổ chức lại bộ phận kế toán: Phân chia rõ ràng chức năng tài chính và kế toán quản trị, tuyển thêm nhân sự để giảm tải cho kế toán tổng hợp. Mục tiêu nâng cao hiệu quả xử lý công việc trong 6 tháng. Chủ thể thực hiện: Ban giám đốc.

  3. Áp dụng và đào tạo sử dụng phần mềm kế toán: Tăng cường đào tạo nhân viên sử dụng phần mềm MISA, đồng thời tùy chỉnh báo cáo phù hợp với yêu cầu quản lý. Mục tiêu hoàn thiện hệ thống phần mềm trong 4 tháng. Chủ thể thực hiện: Phòng kế toán phối hợp IT.

  4. Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả: Xây dựng các biện pháp kiểm tra, đối chiếu số liệu định kỳ, phân quyền rõ ràng và giám sát chặt chẽ các giao dịch tài chính. Mục tiêu giảm thiểu rủi ro sai sót và gian lận trong 6 tháng. Chủ thể thực hiện: Ban kiểm soát nội bộ và phòng kế toán.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban lãnh đạo doanh nghiệp nhỏ và vừa: Nhận diện các vấn đề trong quản lý kế toán, từ đó xây dựng chiến lược cải tiến hệ thống thông tin kế toán phù hợp với quy mô và nguồn lực.

  2. Nhân viên và quản lý phòng kế toán: Áp dụng các quy trình và giải pháp đề xuất để nâng cao hiệu quả công việc, giảm thiểu sai sót và tăng tính minh bạch trong báo cáo tài chính.

  3. Chuyên gia tư vấn quản trị và kiểm toán nội bộ: Tham khảo các nguyên nhân và giải pháp thực tiễn để tư vấn cải tiến hệ thống kế toán cho các doanh nghiệp trong ngành xây dựng và sản xuất kết cấu thép.

  4. Sinh viên và nghiên cứu sinh ngành Kế toán – Kiểm toán: Học hỏi phương pháp nghiên cứu, phân tích và đề xuất giải pháp cải tiến AIS trong doanh nghiệp thực tế, làm tài liệu tham khảo cho các đề tài tương tự.

Câu hỏi thường gặp

  1. Tại sao số dư tiền mặt lại âm trong báo cáo tài chính?
    Nguyên nhân chính là do ghi nhận không chính xác các giao dịch tiền mặt, thiếu đối chiếu số dư thực tế với sổ sách, dẫn đến số liệu âm không phản ánh đúng tình hình tài chính. Ví dụ tại US Buildings, số dư tiền mặt âm do ghi chép thiếu hoặc sai lệch các khoản thu chi.

  2. Làm thế nào để xác định nguyên nhân gốc rễ của các sai sót kế toán?
    Phương pháp hiệu quả là kết hợp phỏng vấn sâu với nhân sự liên quan, khảo sát đánh giá mức độ ảnh hưởng của các nguyên nhân tiềm ẩn và phân tích dữ liệu thực tế. Nghiên cứu tại US Buildings đã sử dụng phương pháp này để xác định thiếu quy trình kế toán rõ ràng là nguyên nhân chính.

  3. Vai trò của kiểm soát nội bộ trong hệ thống thông tin kế toán là gì?
    Kiểm soát nội bộ giúp đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và bảo mật của thông tin kế toán, ngăn ngừa sai sót và gian lận. Tại US Buildings, thiếu kiểm soát nội bộ dẫn đến các sai sót như thanh toán trùng lặp và chậm thanh toán.

  4. Phần mềm kế toán có thể giúp cải thiện hệ thống thông tin kế toán như thế nào?
    Phần mềm kế toán tự động hóa các quy trình ghi chép, xử lý và báo cáo, giảm thiểu lỗi do con người và tăng tốc độ xử lý. Tuy nhiên, cần có đào tạo và quy trình hỗ trợ để phần mềm phát huy hiệu quả, như trường hợp US Buildings mới áp dụng MISA nhưng chưa khai thác hết tính năng.

  5. Làm sao để xây dựng quy trình kế toán phù hợp với doanh nghiệp nhỏ?
    Cần phân tích đặc thù hoạt động, nguồn lực và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, sau đó thiết kế quy trình đơn giản, rõ ràng, dễ thực hiện và có kiểm soát. Quy trình nên được cập nhật định kỳ và đào tạo nhân viên để đảm bảo tuân thủ.

Kết luận

  • Hệ thống thông tin kế toán của Universal Vietnam Steel Building Company Limited còn nhiều hạn chế, gây ra sai sót nghiêm trọng trong báo cáo tài chính và quản lý công nợ.
  • Nguyên nhân chính là thiếu quy trình kế toán rõ ràng, cấu trúc tổ chức chưa phù hợp và kiểm soát nội bộ yếu kém.
  • Giải pháp trọng tâm là xây dựng quy trình kế toán chi tiết, tổ chức lại bộ phận kế toán, áp dụng phần mềm kế toán hiệu quả và thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ.
  • Kế hoạch hành động cụ thể được đề xuất với các bước thiết lập quy trình, thiết kế biểu mẫu, phân công nhiệm vụ và kiểm tra giám sát.
  • Các bước tiếp theo gồm triển khai giải pháp, đào tạo nhân sự và đánh giá hiệu quả cải tiến nhằm nâng cao chất lượng quản lý tài chính và uy tín doanh nghiệp.

Hành động ngay hôm nay để cải thiện hệ thống kế toán của bạn và nâng cao hiệu quả quản trị tài chính doanh nghiệp!