CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1. Khái niệm và vai trò của hệ thống̀ kiểm soát nội bộ: 1.1 Theo báo cáo COSO 1992: “Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau đây: - Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động. - Sự tin cậy của báo cáo tài chính. - Sự tuân thủ pháp luật và các quy định.
Trong định nghĩa trên có bốn khái niệm quan trọng cần lưu ý, đó là quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu. • Kiểm soát nội bộ là một quá trình: Thông qua quá trình lập kế hoạch,thực hiện và giám sát các hoạt động của đơn vị sẽ được thực hiện. Để đạt được mục tiêu mong muốn đơn vị cần phải kiểm soát hoạt động của mình, KSNB chính là quá trình này. KSNB không phải là một sự kiện hay tình huống mà là một chuỗi các hoạt động hiện diện trong mọi bộ phận, gắn chặt vào hoạt động tổ chức và là một nội dung cơ bản trong các hoạt động của tổ chức.
KSNB không phải là một chức năng bổ sung cho các hoạt động của tổ chức mà nó là một bộ phận không tách rời với hoạt động tổ chức. • Con người: KSNB được thực hiện bởi những con người trong tổ chức, bởi suy nghĩ và hành động của hội đồng quản trị, Ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên trong đơn vị. KSNB được thiết kế vận hành bởi họ là những người sẽ vạch ra mục tiêu, đưa ra biện pháp kiểm soát và vận hành chúng. KSNB chỉ là một công cụ được nhà quản lý sử dụng chứ không thay thế được nhà quản lý.
Vì mỗi thành viên tham gia vào tổ chức với khả năng, kiến thức, kinh nghiệm và nhu cầu khác nhau nên hệ thống KSNB chỉ có thể hữu hiệu khi các thành viên trong tổ chức hiểu rõ về trách nhiệm và quyền hạn của mình, chúng cần được giới hạn ở một mức độ nhất định. Do vậy để KSNB hữu hiệu cần phải xác định mối liên hệ, nhiệm vụ và cách thức thực hiện chúng của từng thành viên để đạt được các mục tiêu của tổ chức. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 5 • Đảm bảo hợp lý: KSNB chỉ có thể cung cấp một sự đảm bảo hợp lý cho các nhà quản trị trong việc đạt được các mục tiêu của tổ chức chứ không thể đảm bảo một cách tuyệt đối. Điều này xuất phát từ những hạn chế tiềm tàng trong quá trình xây dựng và vận hành hệ thống KSNB như: sai lầm của con người khi đưa ra quyết định, sự thông đồng của các cá nhân, sự lạm quyền của nhà quản lý, hay một lý do khác là chi phí cho quá trình kiểm soát nội bộ không thể vượt quá lợi ích được mong đợi từ quá trình KS đó nên không thể có một hệ thống KSNB hoàn hảo.
• Các mục tiêu: Các mục tiêu kiểm soát có thể chia thành ba nhóm chính: - Nhóm mục tiêu về hoạt động: nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực. - Nhóm mục tiêu về báo cáo tài chính: nhấn mạnh đến tính trung thực và đáng tin cậy của báo cáo tài chính mà tổ chức cung cấp. - Nhóm mục tiêu về sự tuân thủ: nhấn mạnh đến việc tuân thủ pháp luật và các quy định. Các mục tiêu có thể tách biệt nhưng cũng có thê trùng nhau vì các mục tiêu riêng lẻ trong từng bộ phận,từng hoạt động có thể xếp vào một hay nhiều loại trong ba nhóm mục tiêu nêu trên.
Theo báo cáo COSO 2013 Kiểm soát nội bộ khung COSO 2013 đã được cập nhật và nâng cao. Kể từ khi phát hành vào năm 1992, Ủy ban các tổ chức bảo trợ (COSO) Kiểm soát nội bộ của Ủy ban Treadway - Tích hợp khung (framework) đã được chấp nhận rộng rãi và áp dụng trên toàn thế giới. COSO 2013 được ban hành ngày 14 tháng 5 năm 2013, duy trì các yếu tố cơ bản của bản: năm thành phần của một hệ thống kiểm soát nội bộ đó là môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông và các hoạt động giám sát hỗ trợ nhằm đạt được ba loại mục tiêu: hiệu quả và hiệu quả hoạt động, độ tin cậy của báo cáo và tuân thủ pháp luật và quy định hiện hành. Năm thành phần của hệ thống KSNB được đánh giá thông qua các nguyên tắc nhất định.
Điểm khác biệt lớn so với COSO 1992 là việc mở rộng các mục tiêu báo cáo tài chính đó là các mục tiêu báo cáo phi tài chính và báo cáo nội bộ. Các nguyên tắc bắt buộc được xây dựng dựa trên những cập nhật phản ánh môi trường kinh doanh LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 6 hiện đại - gia tăng nhu cầu chi tiêu của chính phủ, nhu cầu tất yếu của con người, những lợi thế cạnh tranh, môi trường của công nghệ hiện đại tiên tiến.2 Vai trò : Hoạt động kiểm soát nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý của đơn vị. Hoạt động kiểm soát không chỉ là trong một giai đoạn hay một phần của quá trình quản lý mà nó có mặt trong tất cả các khâu,các giai đoạn trong quá trình quản lý. Nhờ các hoạt động kiểm soát này mà việc sử dụng các nguồn lực, các mục tiêu,kế hoạch đề ra luôn luôn được giám sát chặt chẽ từ khi hình thành cho đến lúc kết thúc.
Hệ thống kiểm soát nội bộ có thể được xem như là kết cấu “bê tông cốt thép” của tòa nhà. Khi có một kết cấu phù hợp để chỉ định và tác nghiệp thì “hệ thống” của doanh nghiệp sẽ vận hành trơn chu và hạn chế được những rủi ro, sai pham và gian lận…trong tổ chức. Trong bất kỳ tổ chức nào thì sự xung đột giữa lợi ích chung và lợi ích riêng giữa người sử dụng lao động và người lao động luôn tồn tại song hành. Nếu không có một hệ thống kiểm soát nội bộ thì khi người lao động chỉ quan tâm đến lợi ích riêng của mình mà làm điều gây ra thiệt hại đến lợi ích chung của tổ chức, của người sử dụng lao động.
KSNB sẽ giúp cho các nhà quản trị giảm thiểu các rủi ro thông qua việc phân quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp dưới một cách chính xác, khoa học chứ không phải chỉ dựa trên cảm tính. Do vậy, có thể nói một hệ thống KSNB vững mạnh sẽ đem lại cho tổ chức các lợi ích như: Hạn chế và ngăn ngừa những rủi ro không cần thiết hoặc những thiệt hại không đáng có; Bảo vệ tài sản khỏi hư hỏng mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp; Đảm bảo tính liên hoàn, chính xác của các số liệu tài chính, kế toán, thống kê cho hoạt động sản xuất kinh doanh hay đầu tư; tạo ra cơ chế vận hành trơn chu minh bạch và hiệu quả trong công tác quản lý điều hành; Đảm bảo cho tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được các mục tiêu đề ra; Đảm bảo cơ chế tác nghiệp tuân thủ theo quan điểm quản trị điều hành của tổ chức và các quy định của pháp luật; Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ đặc biệt là với những công ty đại chúng; Là nền tảng cho việc vận hành, cải thiện hệ thống quản lý và tác nghiệp khi doanh nghiệp tăng trưởng về quy mô hoặc mở rộng nghành nghề. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 7 Khi ra quyết định đầu tư thì hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh cũng là một trong những yếu tố quan trọng tạo nên sự tin tưởng cho các nhà đầu tư bên ngoài khi doanh nghiệp có nhu cầu thu hút vốn. Lịch sử hình thành và phát triển của hệ thống kiểm soát nội bộ 1.
Giai đoạn tiền COSO 1992 Các hoạt động sản xuất kinh doanh ngày càng phát triển thì các hoạt động kiểm soát cũng phát triển theo nhằm bảo vệ tài sản và các mục tiêu đề ra với hiệu quả cao nhất. Hệ thống kiểm soát nội bộ ra đời như là một công cụ chủ yếu để thực hiện chức năng kiểm soát của các nhà quản lý. • Giai đoạn sơ khai Từ những năm cuối thế kỷ 19 các kênh cung cấp vốn hình thành và phát triển mạnh mẽ,trong đó ngân hàng là kênh cung cấp vốn chủ yếu. Để có thể cung cấp vốn, ngân hàng cần có bức tranh về tình hình tài chính đáng tin cậy, mà bắt đầu là thông qua Bảng cân đối kế toán.
Muốn vậy,cần có những người có năng lực, độc lập đảm nhiệm chức năng xác nhận tính trung thực và hợp lý của các thông tin trên báo cáo tài chính, từ đó có sự ra đời của các công ty kiểm toán độc lập. Trong quá trình kiểm toán các kiểm toán viên nhận thấy rằng không cần thiết cần phải kiểm tra tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh mà chỉ cần chọn mẫu để kiểm tra, đồng thời dựa vào hệ thống kiểm soát nội bộ do đơn vị thiết lập cũng sẽ giúp hạn chế các gian lận và sai sót và nâng cao chất lượng của báo cáo tài chính.Vì thế hệ thống kiểm soát nội bộ bắt đầu được quan tâm nhiều hơn. Năm 1929 trong một Công bố chính thức của Cục dự trữ liên bang Hoa Kỳ (Federal Reserve Bulletin) tiền thân của chuẩn mực kiểm toán Hoa Kỳ lần đầu tiên đưa ra khái niệm Kiểm soát nội bộ và chính thức công nhận vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp.Kiểm soát nội bộ được định nghĩa là một công cụ bảo vệ tiền không bị nhân viên gian lận, bảo vệ tài sản không bị thất thoát, ghi chép kế toán chính xác, tuân thủ chính sách của nhà quản lý và nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Năm 1936, Hiệp hội Kế toán công chứng Hoa kỳ (AICPA- American Insitute of Certified Public Accountants) đã định nghĩa kiểm soát nội bộ “…là các biện pháp và cách thức được chấp nhận và được thực hiện trong một tổ chức để bảo vệ tiền và các tài sản khác,cũng như kiểm tra sự chính xác trong ghi chép của sổ sách”.
LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.