Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp chuyên ngành Quản lý công nghiệp của tác giả Trần Thị Thanh Trà tập trung giải quyết bài toán tối ưu hóa vận hành tại trung tâm kiểm hàng và phân phối (IDC - Inspection and Distribution Center) của Công ty TNHH framas Việt Nam. Công ty TNHH framas Việt Nam (thuộc tập đoàn framas Đức) là doanh nghiệp chuyên sản xuất các chi tiết nhựa kỹ thuật chính xác cao, khuôn nhựa, đế giày, miếng lót giày và phụ kiện cho các thương hiệu giày thể thao quốc tế như Adidas, Nike, Puma.

Trong cấu trúc vận hành sản xuất của doanh nghiệp, kho IDC giữ vai trò là mắt xích trung chuyển, kiểm tra chất lượng và phân loại toàn bộ thành phẩm, bán thành phẩm trước khi xuất sang kho ngoài (kho Kerry) hoặc gửi gia công bên ngoài. Tuy nhiên, qua khảo sát thực tế tại hiện trường, tác giả nhận thấy dòng chảy hàng hóa tại kho IDC đang gặp nhiều điểm nghẽn nghiêm trọng:

  • Mặt bằng kho chưa được trực quan hóa, hệ thống vạch an toàn và phân luồng lối đi cho người và xe nâng bị thiếu hoặc bố trí sai vị trí.
  • Hàng hóa sắp xếp thiếu trật tự, không phân định ranh giới rõ ràng giữa thành phẩm, bán thành phẩm, nguyên vật liệu và hàng chờ xử lý; nhiều thùng hàng chưa được dán tem nhãn nhận diện.
  • Quy trình luân chuyển giữa các chủng loại hàng (hàng đi sơn, hàng không sơn, hàng mẫu, phụ kiện) bị chồng chéo, khiến công nhân vận hành rơi vào tình trạng quá tải cục bộ nhưng năng suất tổng thể không cao.

Từ thực trạng trên, tác giả xác định mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu:

  1. Nghiên cứu, hệ thống hóa công tác quản lý kho và quy trình dòng chảy hàng hóa xuất – nhập tại kho IDC của Công ty TNHH framas Việt Nam.
  2. Khảo sát, phân tích và nhận diện các loại lãng phí (lãng phí tồn kho, chờ đợi, thao tác thừa, gia công thừa) đang tồn tại trong dòng chảy hàng hóa hiện tại.
  3. Đề xuất các giải pháp kỹ thuật và quản trị khả thi, bao gồm tái cấu trúc mặt bằng (layout), lắp đặt hệ thống băng tải tự động và ứng dụng hệ thống quét mã vạch QR Code trên nền tảng phần mềm quản lý, nhằm chuẩn hóa và duy trì dòng chảy liên tục.
  • Đối tượng nghiên cứu: Kho hàng và các quy trình luân chuyển hàng hóa, nguyên vật liệu tại kho IDC của Công ty TNHH framas Việt Nam.
  • Phạm vi nghiên cứu:
    • Không gian: Kho IDC tại nhà máy Công ty TNHH framas Việt Nam (Số 9 đường số 12, KCN Sóng Thần 2, phường Dĩ An, thành phố Dĩ An, tỉnh Bình Dương).
    • Thời gian: Dữ liệu và thực nghiệm thu thập từ ngày 07/03/2022 đến ngày 01/07/2022.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu được xây dựng dựa trên sự kết hợp giữa lý thuyết chuỗi cung ứng, quản trị kho bãi và triết lý Sản xuất tinh gọn (Lean Manufacturing):

  • Khung lý thuyết về dòng chảy hàng hóa: Khái niệm dòng chảy chuỗi cung ứng theo Cooper và Ellram (1993), bao gồm dòng hàng hóa, dòng thông tin và dòng tiền. Tác giả tổng thuật 6 mô hình dòng chảy hàng hóa từ sản xuất đến tiêu dùng để định vị vai trò của hệ thống kho phân phối.
  • Lý thuyết 7 lãng phí trong Sản xuất tinh gọn (Muda): Định nghĩa lãng phí theo Pháp lệnh Thực hành tiết kiệm chống lãng phí ngày 26/02/1998 và tài liệu chuyên ngành của Bùi Việt Bắc cùng cộng sự (2018). Bảy lãng phí được nhận diện gồm: tồn kho, vận chuyển, thao tác thừa, chờ đợi, sản phẩm lỗi/khuyết tật, sản xuất thừa và xử lý/gia công thừa.
  • Khái niệm và nguyên tắc Gemba Walk: Phương pháp quan sát thực địa tại "nơi tạo ra giá trị" (Gemba), thuộc bước "Kiểm tra" (Check) trong chu trình P-D-C-A (Plan – Do – Check – Action) và nguyên lý số 12 của Hệ thống sản xuất Toyota (Genchi Genbutsu). Tác giả vận dụng 5 nguyên tắc vàng của Gemba Walk kết hợp kỹ thuật đặt câu hỏi 5W để truy tìm nguyên nhân gốc rễ của sự cố.

Phương pháp nghiên cứu thực tế bao gồm:

  • Phương pháp thu thập và xử lý thông tin: Thu thập dữ liệu thứ cấp từ kế hoạch sản xuất, báo cáo nhập kho, báo cáo hành trình xe tải, phiếu xuất kho từ các phòng ban liên quan (Kế hoạch sản xuất - PPIC, Kho - WH, phòng Sản xuất tinh gọn - LEAN).
  • Phương pháp quan sát và phỏng vấn trực tiếp: Tiến hành các đợt Gemba Walk định kỳ tại sàn kho IDC để ghi nhận thao tác của công nhân, chuyển động của xe nâng và thời gian dừng chờ của từng lô hàng.
  • Phương pháp phân tích - so sánh và tổng hợp: Sử dụng sơ đồ Spaghetti (Spaghetti Diagram) để mô phỏng hóa tuyến đường di chuyển chồng chéo của hàng hóa, đối chiếu số liệu đo đạc thực tế với các tiêu chuẩn Lean nhằm định lượng mức độ lãng phí.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Giới thiệu Công ty TNHH framas Việt Nam

Chương 1 trình bày thông tin tổng quát về lịch sử hình thành, năng lực sản xuất và cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp:

  • Công ty TNHH framas Việt Nam thành lập và hoạt động chính thức từ ngày 01/09/2001, trực thuộc Tập đoàn framas (Đức) – đơn vị có hơn 70 năm kinh nghiệm với 9 chi nhánh toàn cầu và trên 2.200 nhân viên.
  • Giá trị cốt lõi của công ty được xác định qua khẩu hiệu: "Create Innovation – Live technology – Preserve tradition", định hướng vào tính minh bạch, cam kết, cộng tác, thận trọng và tôn trọng con người.
  • Cơ cấu tổ chức gồm Ban Tổng Giám đốc quản lý hai nhánh chính:
    1. Nhánh Thương mại: Nhóm Vận hành (Sales, PPIC, LEAN), Nhóm Quản lý chung (IT, CSR, HR, GA) và Nhóm Kinh tế (ACC, WH, P&L).
    2. Nhánh Kỹ thuật (Technical): Khối Chất lượng (QA, QC, LAB), Khối Sản xuất (Maint, C&M, Prod, DTC) và Khối Phát triển (Dev, MS).
  • Vị trí và chức năng của từng bộ phận được làm rõ, đặc biệt là mối quan hệ phối hợp giữa PPIC, QC, LEAN và bộ phận Kho trong việc kiểm soát tiến độ đơn hàng sản xuất (PO).

Chương 2: Cơ sở lý thuyết

Chương 2 tổng hợp các nền tảng lý luận phục vụ cho việc đánh giá và cải tiến quy trình kho:

  • Khái niệm, chức năng và vai trò của nhà kho: đảm bảo tính liên tục của chuỗi cung ứng, bảo toàn chất lượng sản phẩm, ngăn ngừa thất thoát, tối ưu hóa chi phí lưu kho, tiết kiệm vốn lưu động và gia tăng mức độ đáp ứng đơn hàng cho khách hàng.
  • Hệ thống hóa các mô hình luân chuyển hàng hóa và cách thức quản lý tồn kho theo nguyên tắc FIFO (First In, First Out).
  • Nhận diện chi tiết 7 nguồn lãng phí trong môi trường sản xuất theo Lean Manufacturing.
  • Phương pháp luận thực hiện Gemba Walk: bản chất của hoạt động "đi và xem", lắng nghe, tôn trọng nhân viên và 5 bước xử lý bất thường tại hiện trường nhằm tiêu chuẩn hóa quy trình, ngăn ngừa tái diễn lỗi.

Chương 3: Thực trạng dòng chảy hàng hóa tại kho IDC của Công ty TNHH framas Việt Nam

Chương 3 phân tích chi tiết dòng chảy vận hành tại kho IDC thông qua sơ đồ Spaghetti và khung phân tích 4 nhóm lãng phí chính:

  • Hiện trạng các luồng hàng tại IDC: Kho tiếp nhận nhiều nhóm hàng có quy trình khác nhau: hàng ký gửi đi sơn (chuyển sang nhà thầu gia công sơn rồi chuyển về kiểm tra QC), hàng không sơn (sau sản xuất chỉ cần dò kim loại và cân trọng lượng), hàng mẫu thử (Sample), phụ kiện Puma Disc, Heelcounter và hạt nhựa nguyên vật liệu.
Luồng hàng Quy trình luân chuyển hiện tại Điểm nghẽn ghi nhận
Hàng không sơn Kéo từ Sản xuất qua IDC $\rightarrow$ Máy dò kim loại (Metal Scanner) $\rightarrow$ Cân trọng lượng $\rightarrow$ Đợi thủ tục xuất $\rightarrow$ Chuyển kho Kerry. Bốc xếp thủ công từng thùng qua máy dò; công nhân kiểm tra đếm trùng/thiếu; chờ xe tải không cố định giờ.
Hàng sơn Kéo từ Sản xuất qua IDC $\rightarrow$ Chờ gom lô gửi nhà thầu gia công $\rightarrow$ Nhập lại IDC $\rightarrow$ QC kiểm tra $\rightarrow$ Kệ FIFO $\rightarrow$ Chờ xuất đi Kerry. Hàng chờ gửi sơn chiếm tới 20 pallet; không kiểm soát được hàng lỗi tại nhà thầu; hàng lỗi gửi về tồn 1 tuần (~4-5 pallet/tháng).
Hàng Puma Disc & Nguyên vật liệu Nhập về lưu tạm tại IDC trước khi đưa vào dây chuyền hoặc xuất đi. Không có tem nhãn chuẩn (dùng tem tạm); chiếm diện tích lối đi khoảng 2-5 pallet.
  • Phân tích 4 lãng phí trọng điểm:
    1. Lãng phí tồn kho: Lượng hàng vượt quá sức chứa, pallet đặt tràn ra lối đi xe nâng gây mất an toàn; hàng sơn không tuân thủ nghiêm ngặt FIFO dẫn đến tồn đọng lô cũ; khu vực hàng phế và hàng chờ khiếu nại (claim) lưu giữ quá lâu.
    2. Lãng phí chờ đợi: Thao tác dò kim loại từng thùng thủ công khiến hàng bị nghẽn; thời gian nhân viên kho phải di chuyển lên văn phòng lập phiếu xuất kho rồi quay lại hiện trường làm kéo dài chu kỳ xuất hàng; lịch trình xe tải vận chuyển sang kho Kerry không cố định.
    3. Lãng phí thao tác thừa: Công nhân phải kiểm tra số lượng trên nhãn dán bằng mắt thường rồi tính toán đối chiếu thủ công với PO; việc bốc dỡ hàng từ pallet lên máy cân rồi xếp lại pallet phát sinh nhiều chuyển động dư thừa.
    4. Lãng phí xử lý/gia công thừa: Xuất hiện nghịch lý quy trình đóng mở thùng: hàng sản xuất xong đóng thùng dán tem $\rightarrow$ chuyển sang IDC mở thùng đưa qua máy Metal Scan $\rightarrow$ đóng thùng lại. Việc kiểm tra số lượng và tem nhãn bị lặp lại 2 đến 3 lần ở các vị trí khác nhau.
[Khu vực Sản xuất] ---> Đóng thùng, dán tem
[Kho IDC] ------------> Mở thùng ---> Dò kim loại (Metal Scan) ---> Đóng thùng lại
[Kiểm tra & Xuất] ----> Kiểm tra đối chiếu thủ công (bằng mắt) ---> Chờ lập phiếu giấy

Chương 4: Đề xuất giải pháp nhằm cải thiện dòng chảy hàng hóa tại kho được liên tục và hiệu quả hơn

Chương 4 đưa ra hai giải pháp cải tiến đồng bộ về mặt vật lý và công nghệ thông tin:

Giải pháp 1: Tái cấu trúc mặt bằng và lắp đặt hệ thống băng tải tự động

Tác giả thiết kế lại layout kho IDC thành 8 điểm tập kết chuyên biệt và chuyển khu vực QC sang phía cổng 3 và cổng 4:

  • Điểm tập kết số 1: Vị trí tiếp nhận hàng đầu tiên từ xưởng sản xuất (tần suất thu gom 2 giờ/lần, mỗi lần khoảng 2 pallet tương đương 70 thùng).
  • Điểm tập kết số 2: Khu vực lưu trữ hàng chờ gửi đi nhà thầu gia công sơn.
  • Điểm tập kết số 3 (Cổng 2): Cổng xuất hàng sơn sang nhà thầu gia công.
  • Điểm tập kết số 4 (Cổng 3): Tiếp nhận hàng sơn đã gia công hoàn thiện từ nhà thầu chuyển về.
  • Điểm tập kết số 5: Khu vực QC kiểm tra chất lượng hàng sơn trên hệ thống kệ FIFO.
  • Điểm tập kết số 6: Khu vực dự trữ thành phẩm đã qua kiểm tra chất lượng, dò kim loại và cân khối lượng, sẵn sàng xuất kho.
  • Điểm tập kết số 7: Khu vực dành riêng cho hàng Heelcounter và lưu trữ nguyên vật liệu.
  • Điểm tập kết số 8 (Cổng 1): Khu vực xuất hàng trực tiếp sang kho ngoài Kerry.

Thông số kỹ thuật hệ thống băng tải:

  • Kết cấu tích hợp gồm 2 loại băng tải: Băng tải dây đai cố định (Belt Conveyor) và Băng tải con lăn (Roller Conveyor).
  • Tổng chiều dài: 16,5 mét (chia thành 3 phân đoạn).
  • Khả năng chịu tải: 100 kg/m (trung bình 2 thùng/mét).
  • Tốc độ vận hành tối đa ($V_{max}$): 16 m/phút.
  • Tích hợp cảm biến Sensor nhận diện tự động ngắt/chạy để chống rơi rớt thùng hàng.
  • Lộ trình luân chuyển mới:
    • Hàng không sơn: Điểm 1 $\rightarrow$ Băng tải dọc ngắn $\rightarrow$ Máy Metal Scan $\rightarrow$ Cân trọng lượng $\rightarrow$ Điểm 2 $\rightarrow$ Điểm 8 (Cổng 1).
    • Hàng sơn: Điểm 1 $\rightarrow$ Băng tải ngắn $\rightarrow$ Điểm 3 (Cổng 2) $\rightarrow$ Điểm 4 (Cổng 3) $\rightarrow$ Điểm 5 (Kệ FIFO/QC) $\rightarrow$ Điểm 6 $\rightarrow$ Điểm 7 $\rightarrow$ Băng tải dài/ngang qua Metal Scan $\rightarrow$ Điểm 2 $\rightarrow$ Điểm 8.

Dự toán chi phí và phân công trách nhiệm triển khai:

  • Tổng chi phí thiết bị băng tải theo báo giá: 381.000 VNĐ; Thuế suất GTGT (10%): 38.000 VNĐ; Tổng giá trị thanh toán: 420.000 VNĐ (thanh toán trước 50% tương đương 210.000 VNĐ, thanh toán 50% còn lại sau nghiệm thu).
  • Phân công nhiệm vụ: Bộ phận Lean phụ trách liên hệ nhà thầu, tạo phiếu mua hàng, đào tạo quy trình; phối hợp với kho IDC theo dõi lắp đặt và vận hành; Bộ phận Bảo trì tiếp nhận đào tạo bảo dưỡng thiết bị.

Giải pháp 2: Áp dụng hệ thống quét mã vạch QR Code trên thiết bị cầm tay

  • Lựa chọn thiết bị máy kiểm kho di động công nghiệp M3 Mobile (Hàn Quốc), đơn giá 23.500.000 VNĐ/máy.
  • Đồng bộ hóa dữ liệu thời gian thực với phần mềm quản lý Winline thông qua 3 chức năng cốt lõi:
    1. Stock in (+): Quét mã QR trên nhãn thùng hàng để đẩy toàn bộ dữ liệu (loại hàng, kích thước, màu sắc, số lượng) lên kho ảo hệ thống Winline.
    2. Stock transfer: Quét chuyển đổi trạng thái và định danh vị trí hàng hóa giữa các kho ảo khi hàng dịch chuyển qua các công đoạn.
    3. Stock out (-): Quét xuất kho để trừ tồn kho trên hệ thống khi hàng được bốc lên xe chuyển sang kho ngoài Kerry.

Kết quả và đóng góp thực tiễn

Khóa luận đã mang lại những kết quả định lượng và định tính cụ thể phục vụ công tác cải tiến tại doanh nghiệp:

Hạng mục so sánh Hiện trạng trước cải tiến Sau khi triển khai giải pháp
Bố trí mặt bằng (Layout) Không gian lộn xộn, luồng hàng cắt nhau, pallet lấn lối đi an toàn. Quy hoạch rõ ràng 8 điểm tập kết, tách biệt cổng xuất/nhập, lối đi thông thoáng.
Nhân sự vận hành Cần 04 nhân công/ca (phân loại, quét mã barcode, cân khối lượng, vận chuyển). Rút giảm xuống còn 02 nhân công/ca nhờ tự động hóa di chuyển bằng băng tải.
Phương thức luân chuyển Bốc vác thủ công qua máy dò kim loại, đóng/mở thùng nhiều lần. Băng tải 16,5m ($V_{max}=16$ m/phút, tải 100 kg/m) tích hợp sensor điều hướng liên tục.
Quản lý dữ liệu xuất nhập Ghi chép thủ công bằng mắt, đối chiếu PO giấy, lập phiếu tại văn phòng. Quét mã QR bằng máy M3 Mobile (23.500.000 VNĐ/máy) đồng bộ tức thời lên hệ thống Winline.
Kiểm soát hàng sơn Tồn đọng ~20 pallet chờ gửi, hàng lỗi lưu lại 1 tuần (~4-5 pallet/tháng). Kiểm soát qua kệ FIFO, phân luồng riêng biệt tại Cổng 2 và Cổng 3.

Đóng góp của nghiên cứu:

  • Tác giả đã chỉ ra các điểm bất hợp lý trong quy trình hiện hữu bằng công cụ trực quan hóa (Spaghetti diagram và phân tích lãng phí Lean).
  • Đưa ra phương án cải tiến đồng thời cả phần cứng (băng tải, kệ FIFO, layout) và phần mềm (thiết bị quét QR Code, tích hợp hệ thống Winline), nâng cao tính liên tục của dòng chảy hàng hóa và giảm chi phí nhân sự cho kho IDC.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp theo

  • Hạn chế:
    • Nghiên cứu chỉ tập trung giải quyết cục bộ tại kho IDC của Công ty TNHH framas Việt Nam trong khoảng thời gian từ tháng 3 đến tháng 7 năm 2022.
    • Quá trình chuyển đổi mặt bằng và áp dụng công nghệ mới gặp phải rào cản tâm lý từ công nhân vận hành do đã quen với thao tác và thói quen làm việc cũ.
  • Hướng mở rộng:
    • Tác giả đề xuất doanh nghiệp tiếp tục tổ chức các khóa hướng dẫn, đào tạo chuyên sâu về thao tác máy quét QR Code và vận hành an toàn hệ thống băng tải.
    • Tăng cường cơ chế kiểm tra, giám sát định kỳ để tiêu chuẩn hóa toàn bộ thao tác làm việc của công nhân theo chuẩn Lean.

Giá trị tham khảo

Tài liệu này cung cấp giá trị tham khảo thiết thực cho:

  • Sinh viên và giảng viên ngành Quản lý công nghiệp, Kỹ thuật hệ thống công nghiệp, Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng: Tham khảo phương pháp tiếp cận nghiên cứu thực địa, cách thức triển khai công cụ Gemba Walk, lập sơ đồ Spaghetti và cấu trúc một đề tài cải tiến hiện trường sản xuất.
  • Kỹ sư Lean, Trưởng bộ phận Kho vận tại các nhà máy sản xuất linh kiện, phụ trợ: Ứng dụng mô hình kết hợp giữa băng tải phân loại tự động và máy quét mã vạch di động kết nối ERP/WMS để xử lý các bài toán nghẽn dòng chảy, xóa bỏ thao tác thủ công và giảm thời gian chờ đợi.

Câu hỏi thường gặp

1. Vấn đề lãng phí gia công/xử lý thừa nổi cộm nhất tại kho IDC trước cải tiến là gì?
Đó là nghịch lý đóng gói lặp lại: hàng hóa sau khi hoàn tất ở xưởng sản xuất đã được đóng thùng và dán tem, nhưng khi chuyển qua kho IDC lại phải mở thùng ra để đưa qua máy Metal Scan dò kim loại, sau đó công nhân phải tiến hành đóng thùng lại một lần nữa. Ngoài ra, việc kiểm tra số lượng và tem nhãn còn bị trùng lặp thủ công bằng mắt tới 2-3 lần.

2. Hệ thống băng tải tự động được đề xuất có các thông số kỹ thuật chính như thế nào?
Hệ thống kết hợp giữa băng tải Belt cố định và băng tải Roller, có tổng chiều dài 16,5 mét (gồm 3 đoạn riêng lẻ), khả năng tải 100 kg/m (trung bình 2 thùng/mét), tốc độ vận hành tối đa $V_{max} = 16$ m/phút và được trang bị cảm biến Sensor nhận diện tự động đóng/ngắt để chống rơi thùng hàng.

3. Giải pháp lắp đặt băng tải tự động giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nhân sự ra sao?
Trước khi cải tiến, kho IDC cần 4 nhân công trong một ca để thực hiện các khâu riêng biệt: phân loại hàng, quét mã barcode, cân khối lượng và vận chuyển. Sau khi lắp đặt băng tải, một công nhân có thể kết hợp thực hiện nhiều công đoạn liên hoàn, giúp cắt giảm số lượng nhân sự trực tiếp xuống còn 2 người/ca.

4. Ứng dụng quét mã QR bằng thiết bị M3 Mobile tích hợp với hệ thống phần mềm Winline qua những chức năng nào?
Máy quét M3 Mobile (trị giá 23.500.000 VNĐ/máy) thực hiện 3 thao tác chính trên hệ thống phần mềm Winline:

  • Stock in (+): Quét mã QR trên tem thùng để đẩy dữ liệu lô hàng lên kho ảo.
  • Stock transfer: Chuyển đổi dữ liệu thùng hàng giữa các kho ảo theo tiến trình gia công và kiểm tra.
  • Stock out (-): Trừ dữ liệu tồn kho khi hàng hoàn tất thủ tục xuất sang kho ngoài Kerry.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Trần Thị Thanh Trà đã phản ánh toàn diện thực trạng vận hành tại kho IDC của Công ty TNHH framas Việt Nam thông qua lăng kính của triết lý Sản xuất tinh gọn. Bằng việc nhận diện chính xác các nguyên nhân gây tắc nghẽn dòng chảy hàng hóa, nghiên cứu đã đề xuất giải pháp đồng bộ gồm tái thiết kế mặt bằng theo 8 phân khu chức năng, lắp đặt hệ thống băng tải tự động 16,5m và triển khai máy quét QR Code kết nối Winline. Kết quả nghiên cứu không chỉ giúp doanh nghiệp cắt giảm 50% nhân sự vận hành mỗi ca mà còn nâng cao tính liên tục, chuẩn hóa quy trình xuất nhập kho và giảm thiểu sai sót dữ liệu.