Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường với sự cạnh tranh ngày càng gia tăng, các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển bền vững cần xây dựng và củng cố các nguồn lực nền tảng như vốn, công nghệ, tài nguyên và đặc biệt là nguồn nhân lực. Nguồn nhân lực đóng vai trò quyết định sự thành bại của mọi tổ chức. Chất lượng của nguồn nhân lực đầu vào có tác động trực tiếp và lâu dài đến năng lực vận hành, hiệu quả quản lý cũng như chất lượng đội ngũ lao động trong tương lai. Do đó, công tác quản trị nhân sự nói chung và công tác tuyển dụng nói riêng giữ vị trí trọng yếu trong việc bảo đảm sự ổn định và phát triển của doanh nghiệp.

Đối với Công ty Cổ phần Dong Jin Việt Nam – một doanh nghiệp có vốn đầu tư từ Hàn Quốc chuyên sản xuất phụ tùng, linh kiện và motor tản nhiệt cho ngành công nghiệp ô tô – việc duy trì và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu kỹ thuật cao là một đòi hỏi cấp thiết, nhất là sau giai đoạn chịu tác động từ khủng hoảng kinh tế toàn cầu giai đoạn 2008 - 2009 buộc công ty phải tái cấu trúc và điều chỉnh quy mô nhân sự.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định cụ thể như sau:

  1. Làm rõ tầm quan trọng của nguồn nhân lực và sự ảnh hưởng của công tác quản trị nhân lực đối với sự tồn tại và phát triển của Công ty Cổ phần Dong Jin Việt Nam.
  2. Tìm hiểu, phân tích và đánh giá toàn diện thực trạng công tác quản lý lao động và quy trình tuyển dụng nhân sự tại đơn vị qua các năm hoạt động.
  3. Chỉ ra những mặt đạt được, các hạn chế còn tồn tại trong hoạt động tuyển mộ, tuyển chọn, quản lý thông tin nhân sự và chế độ đãi ngộ.
  4. Đề xuất các giải pháp, khuyến nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả công tác tuyển dụng nhân sự tại công ty cũng như khuyến nghị đối với cơ quan quản lý Nhà nước.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác quản trị nhân sự, trọng tâm là hoạt động tuyển mộ, tuyển chọn và quản lý lao động.
  • Phạm vi không gian: Công ty Cổ phần Dong Jin Việt Nam (Lô E2, Đường 5, Khu công nghiệp Long Bình, thành phố Biên Hòa, tỉnh Đồng Nai).
  • Phạm vi thời gian: Số liệu và thực trạng hoạt động sản xuất kinh doanh, cơ cấu lao động và tuyển dụng của công ty giai đoạn 2009 - 2011, báo cáo hoàn thành vào tháng 04 năm 2012.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết và khái niệm sử dụng

Đề tài vận dụng các khái niệm và nguyên lý căn bản của khoa học quản trị nguồn nhân lực:

  • Khái niệm tuyển dụng: Tuyển dụng được định nghĩa là quy trình tìm kiếm đúng người để đáp ứng nhu cầu nhân sự và bổ sung cho nguồn nhân lực hiện tại. Đây là "đầu vào" (input) của toàn bộ hệ thống quản trị nhân sự, đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa bộ phận nhân sự và các phòng ban chuyên môn dưới sự định hướng của ban lãnh đạo.
  • Tuyển mộ (Searching): Quá trình thu hút, định vị và khuyến khích các ứng viên tiềm năng gửi hồ sơ ứng tuyển từ cả nguồn nội bộ (thông báo nội bộ, nhân viên giới thiệu) và nguồn bên ngoài (mạng internet, quảng cáo truyền thông, hội chợ việc làm, trường đại học/cao đẳng, cơ quan dịch vụ việc làm, công ty săn đầu người).
  • Tuyển chọn (Selecting): Tiến trình sàng lọc và chọn lựa ứng viên phù hợp nhất thông qua các bước: sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn sơ bộ và chuyên sâu, trắc nghiệm kỹ năng, sưu tra lý lịch, kiểm tra sức khỏe và ra quyết định tuyển dụng cùng thư mời nhận việc (making an offer).
  • Mối quan hệ tương hỗ trong quản trị nhân lực: Đề tài phân tích tuyển dụng trong mối liên hệ với các hoạt động khác như hoạch định nhân lực, phân tích công việc (Job Analysis - xác định bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc), đánh giá thực hiện công việc, đào tạo và phát triển, cũng như hệ thống thù lao và phúc lợi lao động.
  • Hệ thống thông tin quản lý nhân sự (HRIS): Nghiên cứu các chức năng cốt lõi của hệ thống quản lý dữ liệu nhân sự bao gồm lưu trữ dữ liệu đa chiều, tìm kiếm thông tin, thống kê tổng hợp báo cáo và hỗ trợ trợ lý tự động hóa các biểu mẫu/quyết định nhân sự.

Phương pháp nghiên cứu

Tác giả kết hợp các phương pháp nghiên cứu thực tiễn và lý thuyết trong ngành quản trị kinh doanh:

  • Phương pháp phân tích và tổng hợp tài liệu: Thu thập, phân loại và xử lý các báo cáo tài chính, báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, hồ sơ nhân sự, bảng mô tả cơ cấu tổ chức và các văn bản quy định nội bộ của doanh nghiệp.
  • Phương pháp phỏng vấn chuyên gia và cán bộ phụ trách: Tiếp xúc, trao đổi trực tiếp với cán bộ phụ trách công tác nhân sự và người quản lý tại doanh nghiệp (đặc biệt là cán bộ hướng dẫn thực tế tại công ty) nhằm thu thập thông tin về quy trình tuyển dụng thực tế và cách thức xử lý dữ liệu lao động.
  • Phương pháp thống kê, so sánh số liệu: Lập bảng số liệu, biểu đồ so sánh cơ cấu lao động theo giới tính, độ tuổi, trình độ học vấn và các chỉ tiêu tài chính qua các năm 2009, 2010, 2011.

Nguồn dữ liệu

Dữ liệu sử dụng trong nghiên cứu bao gồm:

  • Tài liệu nội bộ từ Phòng Kế toán và Phòng Quản trị Hành chánh Tổng vụ / Nhân sự của Công ty Cổ phần Dong Jin Việt Nam.
  • Dữ liệu quy trình công nghệ và tiêu chuẩn kiểm soát chất lượng từ Phòng Quản lý Chất lượng (QA) và Phòng R&D.
  • Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước liên quan đến lao động, chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và quy định về tuyển dụng, sử dụng lao động.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Giới thiệu tổng quan về Công ty Cổ phần Dong Jin Việt Nam

Chương này khái quát toàn diện về lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức, cơ sở vật chất, năng lực sản xuất và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp:

  • Quá trình hình thành và tư cách pháp nhân: Tiền thân là Công ty TNHH Dong Jin Việt Nam, được cấp giấy phép đầu tư số 209/GP-KCN-ĐN ngày 09/04/2003 do Ban Quản lý các Khu công nghiệp Đồng Nai cấp, vốn đầu tư ban đầu 1.750.000 USD (vốn pháp định 750.000 USD). Doanh nghiệp có vốn đầu tư từ Hàn Quốc. Đến ngày 29/11/2010, công ty chính thức đổi tên thành Công ty Cổ phần Dong Jin Việt Nam với tổng vốn đầu tư đạt 11 triệu USD. Trụ sở đặt tại Lô E2, Đường 5, KCN Long Bình, Biên Hòa, Đồng Nai với tổng diện tích 15.034 m2 (diện tích nhà xưởng sản xuất 7.061 m2).
  • Cơ sở vật chất và năng lực sản xuất: Doanh nghiệp vận hành 2 xưởng sản xuất chính: Xưởng 1 (lắp ráp Motor) và Xưởng 2 gồm 4 bộ phận đóng vai trò như các nhà cung cấp nội bộ: Shaft (Trục), Press (Yoke & Cover), Base, và Coating (Xi mạ). Máy móc thiết bị được nhập khẩu đồng bộ, tự động hóa từ Hàn Quốc, Nhật Bản và Singapore. Năng lực sản xuất hàng năm đạt: Dây chuyền A-Line + B-Line đạt 1.200.000 sản phẩm/năm (2 ca); Dây chuyền C-Line đạt 1.000.000 sản phẩm/năm (2 ca); Dây chuyền E-Line đạt 1.000.000 sản phẩm/năm (2 ca).
  • Sản phẩm chính và chứng nhận chất lượng: Sản phẩm cốt lõi là motor tản nhiệt dùng cho ô tô (Blower motor, Electric scooter motor, Universal geagar motor, dòng motor A3300). Doanh nghiệp đạt các chứng nhận chất lượng: QS-9000 và ISO 9001 (tháng 12/1999), ISO/TS 16949 tại Hàn Quốc (tháng 02/2004), ISO 9001:2000 tại Việt Nam (tháng 06/2004), ISO/TS 16949 tại Việt Nam (tháng 06/2005).
  • Cơ cấu tổ chức bộ máy: Đứng đầu là Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Giám đốc điều hành quản lý các khối chức năng: Khối sản xuất (Motor, Part Pro, ASL, ARM, Yoke, Base, Press, Shaft, Elec, Nhựa, Khuôn), Khối kỹ thuật - chất lượng (R&D, QA, Pro-control, IT) và Khối nghiệp vụ hành chính (Hành chánh Tổng vụ, Kế toán, Xuất Nhập Khẩu).
  • Kết quả hoạt động kinh doanh (2009 - 2011): Báo cáo kết quả kinh doanh phản ánh nỗ lực vượt qua suy thoái kinh tế. Năm 2010 so với năm 2009, lợi nhuận trước thuế giảm 23,3% do ảnh hưởng chi phí và lỗ thuần từ hoạt động kinh doanh tăng thêm 5 triệu VND (kèm biến động doanh thu tài chính/chi phí). Năm 2011 so với năm 2010, lợi nhuận trước thuế tăng 5,4% (tương đương 359.599 VND) nhờ sự phục hồi của hoạt động kinh doanh cốt lõi. So sánh cả giai đoạn 2011 với 2009, tổng lợi nhuận trước thuế giảm 19,15% (tương đương 1.999.000 VND).
Chỉ tiêu tài chính Năm 2009 (VND) Năm 2010 (VND) Năm 2011 (VND)
Doanh thu gộp 378.xxx.xxx Có biến động Có biến động
Doanh thu thuần 378.xxx.xxx Có biến động Có biến động
Lợi nhuận trước thuế 8.557.xxx Giảm 23,3% so với 2009 Tăng 5,4% so với 2010
Biến động LNTT so với 2009 Gốc so sánh Giảm 2.599.xxx VND Giảm 1.999.xxx VND (-19,15%)

Chương 2: Cơ sở lý luận về công tác tuyển dụng nhân sự

Chương 2 trình bày hệ thống lý luận khoa học về quản trị nhân lực và công tác tuyển dụng:

  • Khái niệm và vai trò: Khẳng định tuyển dụng là việc kết hợp kiến thức, kỹ năng của ứng viên với đòi hỏi công việc và mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp. Nguồn nhân lực chất lượng cao giúp tối ưu hóa chi phí đào tạo lại và giảm tỷ lệ sa thải.
  • Tiến trình tuyển dụng chuẩn: Gồm 6 bước kế tiếp nhau: (1) Xác định công việc và chuẩn bị tổ chức tuyển dụng; (2) Tuyển mộ ứng viên; (3) Sàng lọc hồ sơ và kiểm tra sơ bộ; (4) Phỏng vấn ứng viên (trực diện, qua điện thoại, phỏng vấn tình huống, theo mẫu/không theo mẫu); (5) Tuyển chọn và đánh giá qua mẫu đánh giá ứng viên (Applicant Rating Form); (6) Gửi thư tuyển dụng và tổ chức chương trình huấn luyện, hội nhập cho nhân viên mới.
  • Các nhân tố ảnh hưởng đến tuyển dụng: Phân loại thành nhóm nhân tố môi trường vĩ mô bên ngoài (pháp luật lao động, biến động thị trường lao động, áp lực từ đối thủ cạnh tranh, sự thay đổi quan niệm xã hội) và nhóm nhân tố nội tại doanh nghiệp (uy tín thương hiệu, chính sách nhân sự, ngân sách tuyển dụng, địa bàn hoạt động).
  • Phân tích nguồn và hình thức tuyển dụng: Đánh giá ưu - nhược điểm của nguồn nội bộ (tiết kiệm chi phí, độ tin cậy cao nhưng hạn chế đổi mới chất lượng lao động) so với nguồn bên ngoài (đa dạng, đem lại luồng sinh khí mới nhưng tốn kém chi phí sàng lọc và đào tạo thích nghi).

Chương 3: Thực trạng và giải pháp cho Công ty Dong Jin Việt Nam

Chương 3 đi sâu vào phân tích thực tiễn tại doanh nghiệp và đưa ra các định hướng hoàn thiện:

  • Thực trạng quản lý lao động và quản trị thông tin nhân sự: Tác giả chỉ ra các điểm yếu nghiêm trọng trong khâu xử lý dữ liệu nhân sự tại công ty: hiện tượng "rác dữ liệu" do lưu trữ thủ công bằng giấy tờ hoặc các tệp văn bản rải rác; nghịch lý "thừa dữ liệu nhưng thiếu thông tin" dẫn đến việc mất nhiều thời gian tra cứu hồ sơ và tổng hợp báo cáo nhân sự thiếu chính xác. Từ đó, tác giả phân tích yêu cầu thiết lập hệ thống cơ sở dữ liệu nhân sự tích hợp đầy đủ 4 chức năng: Lưu trữ đa chiều - Tìm kiếm nhanh chóng - Thống kê tổng hợp linh hoạt - Trợ lý tự động in ấn biểu mẫu/quyết định.
  • Thực trạng các chính sách hỗ trợ tuyển dụng: Phân tích quan điểm tuyển dụng của công ty (kết hợp giữa đánh giá thành tích quá khứ và dự báo năng lực tương lai); khảo sát tiến trình hoạch định nhân lực; công tác phân tích công việc và đánh giá thành tích nhân viên. Khảo sát việc thực hiện chế độ tiền lương, phụ cấp, thù lao và các gói phúc lợi (bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm tai nạn, chế độ nghỉ phép, trợ cấp học tập, nhà ở).
  • Thực trạng quy trình tuyển dụng và cơ cấu nhân sự: Thống kê cơ cấu lao động công ty phân theo giới tính, độ tuổi và trình độ học vấn trong giai đoạn 2009 - 2011; phân tích quy trình đăng tuyển, tiếp nhận hồ sơ, phương pháp phỏng vấn và kiểm tra tay nghề công nhân trực tiếp sản xuất linh kiện motor.
  • Đánh giá ưu điểm và hạn chế:
    • Ưu điểm: Công ty duy trì được kỷ luật lao động, quy trình công nghệ chuẩn hóa theo hệ thống quản lý chất lượng ISO/TS 16949, bảo đảm việc làm và các chế độ chính sách cơ bản cho người lao động.
    • Hạn chế: Công tác lập kế hoạch tuyển dụng đôi khi mang tính bị động theo nhu cầu đột xuất của các phân xưởng; phương pháp đánh giá ứng viên chưa thực sự đa dạng; hệ thống lưu trữ thông tin ứng viên chưa được tin học hóa đồng bộ.
  • Các nhóm giải pháp đề xuất: Đưa ra khuyến nghị đối với doanh nghiệp nhằm hoàn thiện quy trình tuyển dụng, ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự, nâng cao chất lượng bản mô tả công việc; đồng thời đề xuất kiến nghị đối với Nhà nước về hoàn thiện khung pháp lý lao động và hỗ trợ đào tạo nghề.

Kết quả và đóng góp

Kết quả nghiên cứu chính

  • Phản ánh trung thực bức tranh tổ chức bộ máy và hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Cổ phần Dong Jin Việt Nam trong giai đoạn biến động kinh tế 2009 - 2011, bao gồm việc tái cấu trúc sau khủng hoảng và phục hồi sản xuất năm 2011 với mức tăng lợi nhuận trước thuế 5,4% so với năm 2010.
  • Lập hệ thống số liệu và biểu đồ phân tích cơ cấu nguồn nhân lực tại doanh nghiệp về trình độ học vấn, độ tuổi và giới tính của lực lượng lao động tại 2 xưởng sản xuất và các phòng ban gián tiếp.
  • Khái quát và chuẩn hóa sơ đồ quy trình tuyển dụng thực tế tại doanh nghiệp từ khâu lập kế hoạch nhu cầu, thông báo tuyển dụng, sàng lọc, phỏng vấn, thử việc đến ký kết hợp đồng chính thức.

Giải pháp và kiến nghị của tác giả

  1. Hoàn thiện công tác phân tích công việc: Xây dựng hệ thống Bản mô tả công việc (Job Description) và Bản tiêu chuẩn công việc (Job Specification) chi tiết cho từng vị trí từ công nhân kỹ thuật vận hành máy (Shaft, Press, Base, Coating, Lắp ráp motor) đến nhân viên văn phòng.
  2. Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản trị nguồn nhân lực: Triển khai phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu nhân sự tập trung nhằm giải quyết dứt điểm tình trạng rác dữ liệu, thất lạc thông tin hồ sơ và hỗ trợ tự động hóa khâu thống kê, in ấn hợp đồng, quyết định nhân sự.
  3. Đa dạng hóa nguồn và phương pháp tuyển mộ, tuyển chọn: Mở rộng hợp tác liên kết đào tạo và tuyển dụng trực tiếp với các trường cao đẳng, đại học kỹ thuật trên địa bàn Đồng Nai và TP.HCM; chuẩn hóa bộ đề trắc nghiệm kỹ năng và bảng đánh giá năng lực ứng viên trong phỏng vấn.
  4. Kiến nghị đối với cơ quan Nhà nước: Hoàn thiện các chính sách an sinh, hỗ trợ phát triển thị trường lao động tại các khu công nghiệp, nâng cao chất lượng đào tạo nghề kỹ thuật đáp ứng yêu cầu của các doanh nghiệp FDI.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Phạm vi khảo sát và dữ liệu thực tế chỉ giới hạn tại một doanh nghiệp sản xuất phụ tùng ô tô cụ thể (Công ty Cổ phần Dong Jin Việt Nam) trong phạm vi không gian Khu công nghiệp Long Bình, tỉnh Đồng Nai. Số liệu thống kê kinh doanh và nhân sự dừng lại ở mốc giai đoạn 2009 - 2011.
  • Hướng mở rộng: Mở rộng khảo sát so sánh công tác tuyển dụng và quản trị nhân sự tại nhiều doanh nghiệp FDI ngành cơ khí chính xác, công nghiệp phụ trợ ô tô trên địa bàn vùng kinh tế trọng điểm phía Nam; nghiên cứu sâu hơn về tác động của các phần mềm ERP/HRIS thế hệ mới đối với năng suất lao động và chi phí tuyển dụng.

Giá trị tham khảo

Báo cáo tốt nghiệp có giá trị thực tiễn và học thuật cụ thể:

  • Đối với sinh viên ngành Quản trị kinh doanh và Quản trị nhân lực: Cung cấp tài liệu tham khảo về phương pháp xây dựng báo cáo thực tập tốt nghiệp, cách thức tiếp cận và phân tích thực trạng quản trị nhân sự tại một doanh nghiệp sản xuất công nghiệp thực tế.
  • Đối với các nhà nghiên cứu và quản lý nhân sự tại doanh nghiệp FDI: Cung cấp mô hình tham khảo về cơ cấu tổ chức bộ máy sản xuất linh kiện kỹ thuật cao (chuỗi xưởng Shaft, Press, Base, Coating, Motor assembly) và bài học kinh nghiệm trong việc quản lý dữ liệu nhân sự, xây dựng quy trình tuyển mộ - tuyển chọn đáp ứng tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO/TS 16949.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty Dong Jin Việt Nam được thành lập khi nào và lĩnh vực hoạt động chính là gì?
Công ty được cấp giấy phép đầu tư ngày 09/04/2003 tại KCN Long Bình, Biên Hòa, Đồng Nai với vốn đầu tư ban đầu 1,75 triệu USD. Ngày 29/11/2010, đơn vị chuyển đổi thành Công ty Cổ phần Dong Jin Việt Nam với tổng vốn đầu tư 11 triệu USD. Lĩnh vực hoạt động chính là sản xuất và lắp ráp các loại motor tản nhiệt, motor quạt thổi dùng cho ô tô (Blower motor, Universal geagar motor, Electric scooter motor).

2. Năng lực sản xuất của các dây chuyền tại Công ty Dong Jin Việt Nam đạt mức nào?
Theo số liệu công bố trong tài liệu, năng lực sản xuất hàng năm khi vận hành 2 ca gồm: Dây chuyền A-Line + B-Line đạt 1.200.000 sản phẩm/năm; Dây chuyền C-Line đạt 1.000.000 sản phẩm/năm; Dây chuyền E-Line đạt 1.000.000 sản phẩm/năm.

3. Khủng hoảng kinh tế 2008 - 2009 đã tác động như thế nào đến tình hình nhân sự của công ty?
Ảnh hưởng của suy thoái kinh tế toàn cầu cuối năm 2008 và đầu năm 2009 đã khiến công ty gặp khó khăn lớn về thị trường tiêu thụ và doanh thu, buộc ban lãnh đạo phải thực hiện chính sách cắt giảm biên chế nhằm tiết giảm chi phí vận hành trước khi từng bước phục hồi sản xuất trong giai đoạn 2010 - 2011.

4. Tác giả đã chỉ ra những tồn tại lớn nào trong công tác quản lý thông tin nhân sự tại doanh nghiệp?
Tác giả nêu rõ các vấn đề: dữ liệu lưu trữ phân tán bằng giấy tờ hoặc các tệp tin riêng lẻ gây ra hiện tượng rác dữ liệu; tình trạng thừa dữ liệu thô nhưng thiếu thông tin tổng hợp liên kết; công tác tìm kiếm, tra cứu hồ sơ và thống kê nhân sự mất nhiều thời gian nhưng độ chính xác chưa cao.

5. Công ty Dong Jin Việt Nam đã đạt được những chứng chỉ quản lý chất lượng quốc tế nào?
Doanh nghiệp đã đạt các chứng chỉ chất lượng quốc tế: QS-9000 và ISO 9001 (tháng 12/1999), ISO/TS 16949 tại Hàn Quốc (tháng 02/2004), ISO 9001:2000 tại Việt Nam (tháng 06/2004), và ISO/TS 16949 tại Việt Nam (tháng 06/2005).

Kết luận

Báo cáo tốt nghiệp "Hoàn thiện công tác tuyển dụng nhân sự tại Công ty Dong Jin Việt Nam" của tác giả Lê Thị Thu Thảo đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về tuyển dụng trong mối quan hệ hữu cơ với các chức năng quản trị nguồn nhân lực. Thông qua việc phân tích thực trạng tổ chức sản xuất, tình hình kinh doanh và biến động lao động giai đoạn 2009 - 2011, đề tài đã làm rõ những kết quả đạt được cũng như các mặt hạn chế trong khâu quản lý thông tin và quy trình tuyển dụng tại một doanh nghiệp sản xuất phụ tùng ô tô có vốn đầu tư Hàn Quốc. Các giải pháp và khuyến nghị được đề xuất bám sát thực tiễn hoạt động của doanh nghiệp, mang lại giá trị ứng dụng thiết thực cho công tác nâng cao chất lượng nguồn nhân lực tại đơn vị.