CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI 1.1 Những vấn để chung về hoạt động bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp thương mại 1.1 Khái niệm, mối quan hệ giữa bán hàng và xác định kết quả bán hàng 1.1 Bán hàng Là khâu cuối cùng của quá trình hoạt động kinh doanh trong các doanh nghiệp thương mại. Đây là quá trình chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa cho người mua và doanh nghiệp thu tiền về hoặc được quyền thu tiền về. Xét về góc độ kinh tế, bán hàng là quá trình hàng hóa của doanh nghiệp được chuyển từ hình thái vật chất (hàng) sang hình thái tiền tệ ( tiền). Qúa trình bán hàng ở các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp nói riêng có những đặc điểm chính sau đây: - Có sự trao đổi, thỏa thuận giữa người mua và người bán, người bán đồng ý bán, người mua đồng ý mua, họ trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền.
- Có sự trao đổi quyền sở hữu về hàng hóa: người bán mất quyền sở hữu, người mua có quyền sở hữu về hàng hóa đã mua bán. - Trong quá trình tiêu thụ hàng hóa, các doanh nghiệp cung cấp cho khách hàng một khối lượng hàng hóa và nhận lại của khách hàng một khoản gọi là doanh thu bán hàng. Số doanh thu này là cơ sở để doanh nghiệp xác định kết quả bán hàng của mình.2 Xác định kết quả bán hàng Là việc so sánh giữa doanh thu đã thu về và chi phí tương ứng đã bỏ ra trong kỳ. Nếu doanh thu lớn hơn chi phi thì kết quả bán hàng là lãi và ngược lại, doanh thu nhỏ hơn chi phí thì kết quả bán hàng là lỗ.
Việc xác định kết quả bán hàng được tiến hành vào cuối kỳ kinh doanh, thường là cuối tháng, cuối quý, cuối năm, tùy thuộc vào từng loại hàng hóa và yêu cầu quản lý của mỗi công ty.3 Mối quan hệ giữa bán hàng và xác định kết quả bán hàng Bán hàng là khâu cuối cùng trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp còn xác định kết quả bán hàng là căn cứ quan trọng để quyết định tiêu thụ hàng hóa nữa hay không. Do đó, có thể nói: giữa bán hàng và xác định kết quả bán hàng có mối quan hệ mật thiết và tác động qua lại lẫn nhau. Kết qủa bán hàng là mục đích cuối cùng của doanh nghiệp còn bán hàng là phương tiện trực tiếp để đạt được mục đích đó. 10 Nguyễn Thị Sinh - 510KTK Kế toán – Kiểm toán 1.
Nhiệm vụ và yêu cầu của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng 1. Nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng Để đáp ứng được yêu cầu quản lý quá trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng kế toán có những nhiệm vụ chủ yếu dau: - Phản ánh tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế về bán hàng và xác định kết quả bán hàng như mức bán ra, doanh thu bán hàng mà quan trọng nhât là lãi thuần của hoạt động bán hàng. Ghi chép phản ánh đầy đủ chi tiết sự biến động của hàng hóa ở tất cả các trạng thái: hàng đi đường, hàng nhập kho… nhằm đảm bảo an toàn cho hàng hóa. - Tính toán chính xác giá vốn, chi phí khối lượng tiêu thụ hàng hóa, hàng trả lại… - Phản ánh chính xác, kịp thời doanh thu bán hàng để xác định kết quả đảm bảo thu đủ và kịp thời tiền bán hàng tránh sự chiếm dụng vốn.
- Phản ánh và giám tình hình thực hiện kết quả bán hàng, cung cấp số liệu báo cáo tài chính và lập quyết định đầy đủ để đánh giá đúng hiệu quả công tác bán hàng. Yêu cầu của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng Bán hàng và xác định kết quả bán hàng có ý nghĩ sống còn đối với doanh nghiệp. Kế toán trong các doanh nghiệp với tư cách là một công cụ quản lý kinh tế, thu nhập, xử lý và cung cấp toàn bộ thông tin về tài sản và sự vận động của tài sản trong doanh nghiệp nhằm kiểm tra, giám sát toàn bộ hoạt động kinh tế, tài chính của doanh nghiệp, có vai trò quan trọng trong việc phụ vụ quản lý bán hàng và xác định kết quả bán hàng của doanh nghiệp đó. Quản lý bán hàng là quản lý kế hoạch và thực hiện kế hoạch tiêu thụ đối với từng thời kỳ, từng khách hàng, từng hợp đồng kinh tế.
Yêu cầu đối với kế toán bán hàng là phải giám sát chặt chẽ hàng hóa tiêu thụ trên tất cả các phương diện: số lượng, chất lượng… tránh hiện tượng mất mát do hư hỏng hoặc tham ô lãng phí, kiểm tra tính hợp lý của các khoản chi phí đồng thời phân bổ chính xác cho đúng hàng bán để xác định kế quả bán hàng. Phải quản lý chặt chẽ tình hình thanh toán của khách hàng, yêu cầu thanh toán đúng hình thức và thời gian tránh mất mát ứ đọng vốn. 11 Nguyễn Thị Sinh - 510KTK Kế toán – Kiểm toán 1. Các phương thức bán hàng 1.1 Phương thức bán buôn Bán buôn là phương thức bán hang hóa của doanh nghiệp cho các khách hàng với số lượng lớn nhằm mục đích tiếp tục chuyển bán hoặc phục vụ mục đích khác phù hợp với nhu cầu kinh tế.
Ưu điểm của phương thức này là thời gian thu hồi vốn nhanh, có điều kiện đẩy nhanh vòng quay của vốn và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Tuy nhiên, phương thức này làm tăng nguy cơ ứ đọng, dư thừa hàng hóa. Trong các doanh nghiệp thương mại, phương thức bán buôn thường áp dụng là: a. Bán buôn qua kho: là hình thức bán buôn hàng hóa mà hàng hóa bán cho bên mua được xuất ra trực tiếp từ kho của doanh nghiệp thương mại.
Cụ thể: - Bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp: doanh ngiệp xuất kho hàng hóa, giao trực tiếp cho đại diện của bên mua tại kho của bên bán để nhận hàng. Sau khi đại diện bên mua nhận đủ hàng đồng thời thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán thì hàng hóa xác định là đã tiêu thụ. - Bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng: căn cứ vào hợp đồng đã ký kết hoặc đơn đặt hàng đã ký kết giữa hai bên, doanh nghiệp xuất kho hàng hóa, sử dụng phương tiện của mình hoặc đi thuê ngoài, vận chuyển đến địa điểm mà bên mua yêu cầu trong hợp đồng. Một số khác biệt quan trọng của hình thức này so với bán buôn theo hình thức giao hàng trực tiếp đó là: trong toàn bộ quá trình vận chuyển hàng hóa thì quyền sở hữu hàng hóa vẫn thuộc doanh nghiệp thương mại tức là bên bán.
Chỉ khi hàng hóa đến đúng nơi quy định trong hợp đồng, bên mua kiểm nhận hàng hóa đồng thời thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán thì hàng hóa mới được xác đinhk là đã tiêu thụ. Chi phí vận chuyển lô hàng này do bên bán hay bên mua chịu phụ thuộc vào thỏa thuận giữa hai bên và được ghi nhận trong hợp đồng mua bán mà hai bên đã ký kết. Nếu bên bán là doanh nghiệp thương mại chịu chi phí này thì sẽ được tính vào cho phí bán hàng. Bán buôn vận chuyển thẳng Doanh nghiệp thương mại sau khi mua hàng, nhận hàng mua không nhập về kho của mình mà chuyển thẳng cho bên mua theo hình thức giao tực tiếp ( hình thức giao tay ba) hoặc theo hình thức chuyển thẳng.
- Bán buôn vẫn chuyển thẳng theo hình thức giao hàng trực tiếp: doanh nghiệp thương mại khi mua hàng, giao trực tiếp cho người đại diện người mua tại kho nhà 12 Nguyễn Thị Sinh - 510KTK Kế toán – Kiểm toán cung cấp. Sau khi giao nhân, đại diên bên mua kí nhận đủ hàng đông thời thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán thì hàng hóa được coi là đã tiêu thụ. - Bán buôn vận chuyển theo hình thức chuyển hàng: doanh nghiệp thượng mại sau khi mua hàng thì sử dụng phương tiện vân tải vận chuyển hàng giao cho bên mua ở địa điểm đã được thỏa thuận. Hàng hóa chuyển bán trong trường hợp này vẫn thuộc quyền sở hữu của bên bán đến khi nhận được thông báo chấp nhận thanh toán của bên mua thì quyền sở hữu về hàng hóa được chuyển giao cho bên mua, bên bán mất quyền sở hữu hàng hóa và khi đó hàng hóa được coi là tiêu thụ.2 Phương thức bán lẻ: Là phương thức bán trực tiếp cho người tiêu dùng hoặc các đơn vị kinh tế để tiêu thụ dùng nội bộ.
Đặc điểm của hình thức bán lẻ là hàng hóa đã ra khỏi lĩnh vực lưu thông, đi vào lĩnh vực tiêu dùng và giá trị sử dụng hàng hóa đã được thực hiện. Ưu tiên của phương thức này là doanh nghiệp tiếp xúc trực tiếp với người tiêu dùng nên có thể nắm bắt nhanh nhạy, kịp thời sự thay đổi nhu cầu và thị hiếu tiêu dùng, từ đó có những biện pháp cũng như những phương án kinh doanh phù hợp. Tuy nhiên, nhược điểm của phương thức này là khố lượng hàng hóa tiêu thụ chậm đẫn đến việc thu hồi vốn chậm. Các hình thức bán hàng ở khâu bán lẻ: - Bán hàng thu tiền trực tiếp - Bán hàng thu tiền tập trung - Bán hàng trả góp, trả chậm - Bán hàng tự phục vụ - Bán hàng tự động 1.3 Phương thức bán hàng đại lý: Là phương thức doanh nghiệp giao hàng cho cơ sở đại lý bán hàng trực tiếp, bên nhận đại lý khi bán hàng sẽ thanh toán tiền hàng cho doanh nghiệp và hưởng số hoa hồng.
Hàng giao vho cơ sở đại lý vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp tới khi đại lý thanh toán hay thông báo đã bán 1.4 Các phương thức thanh toán - Xét về thời gian thanh toán thì có ba phương thức thanh toán là thanh toán ngay, thanh toán trả chậm và thanh toán trả trước. Trong đó tại các doanh nghiệp 13 Nguyễn Thị Sinh - 510KTK Kế toán – Kiểm toán thương mại thì phương thức thanh toán thường được áp dụng với phương thức bán lẻ còn phương thức thanh toán trả sau thì thường áp dụng với phương thức bán buôn. - Xét về phương tiện thanh toán, phương thức thanh toán gồm 2 phương thức dùng tiền mựt và không dùng tiền mặt ( ví dụ như chuyển khoản, ủy nhiêm chi…). Hiện nay, phương thức thanh toán không dùng tiền mặt đang ngày càng được các doanh nghiệp áp dụng rộng rãi.
Một số khái niệm cơ bản liên quan đến kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng 1.1 Doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu 1.