CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1. Các khái niệm có liên quan 1. Khái niệm chức năng tổ chức Chức năng tổ chức là chức năng quản trị liên quan đến hoạt động xây dựng và phát triển cơ cấu (bộ máy) tổ chức để đảm nhận những hoạt động cần thiết, xác lập mối quan hệ về quyền hạn và trách nhiệm giữa các bộ phận, phân hệ đó. Chức năng tổ chức hướng đến việc phân chia những nhiệm vụ chung thành những công việc cụ thể cho từng bộ phận với những quyền hạn tương ứng.
Với hàm nghĩa này có thể hiểu: Chức năng tổ chức là sự phân chia các nhiệm vụ thành những công việc, trao quyền hạn, xác định những nguyên tắc thích hợp cho các bộ phận và quyết định quy mô thích hợp cho từng bộ phận. Khái niệm về cơ cấu tổ chức Có nhiều cách tiếp cận khác nhau về cơ cấu tổ chức. Có thể kể đến một số quan niệm về cơ cấu tổ chức như sau: Theo PGS.TS Lê Văn Tâm và PGS.TS Ngô Kim Thanh (2006) – Giáo trình quản trị doanh nghiệp – NXB Đại học Kinh tế quốc dân: Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận khác nhau có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa, được giao những trách nhiệm, quyền hạn và bố trí theo từng cấp nhằm thực hiện các chức năng quản trị doanh nghiệp.TS Nguyễn Thị Liên Diệp (2006) – Quản trị học – NXB Thống Kê: Cơ cấu tổ chức là sự sắp xếp các bộ phận, các đơn vị trong một tổ chức thành một thể thống nhất với quan hệ về nhiệm vụ và quyền hành rõ ràng, nhằm tạo nên một môi trường nội bộ thuận lợi cho sự làm việc của mỗi cá nhân, mỗi bộ phận hướng tới hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức.Donnelly Jr, Jame L.Ivancench (2001) – Quản trị học căn bản – NXB Thống Kê: Cơ cấu tổ chức, tương tự như các bộ phận của một cơ thể sống tạo ra một khuôn khổ trong đó sẽ diễn ra các hoạt động sôi nổi và các quá trình làm việc của con người. Trên cơ sở tiếp cận các quan niệm khác nhau, có thể thấy rằng bản chất của việc tồn tại cơ cấu tổ chức là sự phân chia quyền hạn và trách nhiệm trong quản lý để nhằm LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 7 đạt được các mục tiêu của tổ chức.
Do đó, cơ cấu tổ chức một mặt phản ánh cơ cấu trách nhiệm của mỗi người trong doanh nghiệp, mặt khác tác động tích cực đến sự phát triển doanh nghiệp. Từ những phân tích và tiếp cận với tư cách là chức năng của hoạt động quản lý, chúng ta có thể rút ra: Cơ cấu tổ chức là tập hợp bao gồm các bộ phận (đơn vị và cá nhân) khác nhau, có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc nhau, chuyên môn hóa theo những mục tiêu, chức trách, nhiệm vụ và quyền hạn nhất định nhằm đảm bảo các mục tiêu chung đã được xác định. Khái niệm về phân quyền Theo TS Đoàn Thị Thu Hà và TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền: Phân quyền là xu hướng phân tán quyền lực ra quyết định cho những cấp quản trị thấp hơn trong hệ thống thứ bậc. Phân quyền là hiện tượng tất yếu khi tổ chức đạt tới quy mô và trình độ phát triển nhất định làm cho một người (hay một cấp quản trị) không thể đảm đương mọi công việc quản trị.
Có thể hiểu, phân quyền là quá trình chuyển giao nhiệm vụ và quyền hạn cho những người (bộ phận hay cá nhân) có trách nhiệm hoàn thiện nhiệm vụ đó. Trong đó: - Nhiệm vụ được hiểu là những công việc hay phần công việc mà các thành viên trong tổ chức phải thực hiện để đạt được mục tiêu. - Quyền hạn được hiểu là quyền được sử dụng các nguồn lực của tổ chức để thực hiện các nhiệm vụ. - Trách nhiệm được hiểu là nghĩa vụ phải hoàn thành nhiệm vụ và hoàn thành đúng với yêu cầu của người giao.
Nội dung của cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp 1. Cơ cấu tổ chức 1. Đặc điểm và nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp Đặc điểm của cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp có 3 đặc điểm cơ bản sau: - Tính tiêu chuẩn hóa: phản ánh mức độ ràng buộc các hoạt động, các hành vi của mỗi bộ phận, quy chế,… Nếu mức độ ràng buộc càng cao và chặt chẽ thì ta nói tính tiêu chuẩn hóa cao sẽ tạo ra sức mạnh của tổ chức. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 8 - Tính tập trung: phản ánh mức độ tập trung hay phân tán quyền lực của tổ chức cho các bộ phận hay cá nhân.
Nó chỉ sự phân bổ quyền hạn ra quyết định trong hệ thống thứ bậc của tổ chức. - Tính phức tạp: phản ánh mức số lượng các cấp. Các khâu trong cơ cấu tổ chức. Nếu có nhiều cấp, nhiều khâu với nhiều mối liên hệ phức tạp thì tính phức tạp càng cao và ngược lại.
Doanh nghiệp nào có cơ cấu tổ chức nhiều tầng nấc trung gian thì càng phức tạp và ngược lại. Các nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp - Một là, đảm bảo yêu cầu của chiến lược sản xuất kinh doanh: Cơ cấu tồ chức xác định công việc phải làm và làm như thế nào với một chiến lược hay các chiến lược nhất định. Như vậy, cơ cấu tổ chức liên quan đến các quá trình thực hiện các nhiệm vụ của doanh nghiệp. - Hai là, đảm bảo tính tối ưu: Cơ cấu tổ chức là phương tiện để các nhà quản trị có thể phối hợp các hoạt động giữa những chức năng hay các bộ phận khác nhau nhằm khai thác đầy đủ các kỹ năng và năng lực của họ.
- Ba là, đảm bảo tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức hữu hiệu tạo ra tính ổn định cho công ty để nó thực hiện thành công các chiến lược và duy trì lợi thế cạnh tranh hiện tại, đồng thời cũng cung cấp tính linh hoạt cần thiết để phát triển các lợi thế cạnh tranh cho chiến lược tương lai. - Bốn là, đảm bảo tính tin cậy: Khi cơ cấu trực tuyến và quyền lực kéo dài, vấn đề thông tin bị bóp méo phát sinh. Điều đó dẫn đến các nhà quản trị ở các cấp khác nhau có thể hiểu sai thông tin, hoặc là cắt xén một cách tình cờ các thông điệp hoặc là chủ ý phục vụ lợi ích cá nhân. Trong cả hai trường hợp đó thông tin không thể không bị ảnh hưởng khi đi đến được địa chỉ của nó.
- Năm là, đảm bảo tính kinh tế: cấu trúc tổ chức phải xây dựng trên nguyên tắc giảm chi phí và nâng hiệu quả kinh tế. Cơ cấu càng phức tạp thì phí quản lí càng cao. Khi công ty chuyên môn hóa cao, các nhà quản trị càng đóng vai trò đặc biệt và càng cần các nguồn lực để mỗi nhà quản trị thực hiện vai trò một cách hiệu lực. Lúc đó càng cần nhà quản trị có trình độ cao, trả lương cao và càng cần nhiều nhân viên, cuối cùng là chi phí cao.
Một số mô hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp Mô hình cấu trúc tổ chức trực tuyến LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 9 Với mô hình cấu trúc trực tuyến thì quyền hành quản trị tập chung chủ yếu vào một người, mọi thông tin đều được tập trung về cho người quản lý cao nhất xử lý và mọi quyết định cũng phát ra từ đó, có ít cấp quản trị trung gian, số lượng nhân viên không nhiều. Tổng Giám Đốc Giám Đốc Tuyến 1 Giám Đốc Tuyến 2 Giám Đốc Tuyến 3 Hình 1.1: Mô hình cấu trúc tổ chức trực tuyến - Ưu điểm: Nhanh chóng, linh hoạt gọn nhẹ và chi phí quản lý thấp. - Nhược điểm: Chỉ có thể áp dụng ở các doanh nghiệp nhỏ. Điều đó đồng nghĩa với khi doanh nghiệp phát triển, tổ chức lớn lên về quy mô, thì mô hình tổ chức đơn giản này không còn phù hợp nữa.
Ngoài ra mô hình này còn mang tính mạo hiểm cao, vì nếu có một biến cố bất ngờ nào xảy khiến nhà quản trị không thể tiếp tục làm việc được (như tai nạn) thì cả doanh nghiệp sẽ rơi vào tình trạng khủng hoảng. Mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng. Cơ cấu tổ chức theo chức năng là loại hình cấu trúc tương đối cổ điển, hướng nội, mà đặc điểm cơ bản là phân chia doanh nghiệp thành các tuyến chức năng. Mỗi tuyến là một đơn vị bộ phận đảm nhận một hay một số chức năng, nhiệm vụ giống hoặc tương đồng nhau.
Mỗi bộ phận được đặt dưới sự quản lý của giám đốc hay trưởng phòng chức năng. Tổng Giám Đốc Giám Đốc Giám Đốc Giám Đốc chức năng A chức năng B chức năng C Hình 1.2: Mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 10 - Ưu điểm : Thúc đẩy chuyên môn hoá kỹ năng, tạo điều kiện để mỗi cá nhân phát huy đầy đủ năng lực, sở trường của mình. Đơn giản hoá việc đào tạo và huấn luyện nhân sự.
Giảm bớt sự trùng lặp và vấn đề phối hợp nội bộ lĩnh vực chuyên môn, thúc đẩy các giải pháp mang tính chuyên môn và có chất lượng cao. - Nhược điểm: Công việc của cá nhân hoặc nhóm có thể trở nên nhàm chán, tẻ nhạt. Mỗi đơn vị chức năng chỉ chăm chú theo đuổi mục tiêu chức năng của mình mà lãng quên mục tiêu chung của doanh nghiệp, từ đó có thể gây mâu thuẫn giữa các đơn vị chức năng. Sự hợp tác lỏng lẻo giữa các bộ phận chức năng làm cho tính hệ thống của doanh nghiệp bị suy giảm.
Mô hình cơ cấu tổ chức hỗn hợp. Giám đốc Phó Giám Đốc Phòng Phòng Kế Toán Phòng kinh Phòng chăm sóc Nhân sự doanh khách hàng Hình 1.3: Mô hình cơ cấu tổ chức hỗn hợp. Cơ cấu tổ chức loại này là sự kết hợp của hai cơ cấu tổ chức là trực tuyến và chức năng, do đó mối liên hệ giữa cấp dưới và lãnh đạo là một đường thẳng, còn những bộ phận chức năng chỉ làm nhiệm vụ chuẩn bị những lời chỉ dẫn, những lời dẫn dắt và kiểm tra sự hoạt động của các cán bộ trực tuyến. - Ưu điểm: Đảm bảo được sự thích nghi theo yêu cầu của khách hàng nhưng đồng thời vẫn tiết kiệm được chi phí.
Phát huy năng lực, chuyên môn của các bộ phận chức năng, đồng thời đảm bảo được quyền chỉ huy trực tiếp của lãnh đạo cấp cao trong tổ chức. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.