CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1. Các khái niệm có liên quan 1. Khái niệm chức năng tổ chức Chức năng tổ chức là chức năng quản trị liên quan đến hoạt động xây dựng và phát triển cơ cấu (bộ máy) tổ chức để đảm nhận những hoạt động cần thiết, xác lập mối quan hệ về quyền hạn và trách nhiệm giữa các bộ phận, phân hệ đó. Chức năng tổ chức hướng đến việc phân chia những nhiệm vụ chung thành những công việc cụ thể cho từng bộ phận với những quyền hạn tương ứng.
Với hàm nghĩa này có thể hiểu : Chức năng tổ chức là sự phân chia các nhiệm vụ thành những công việc, trao quyền hạn, xác định những nguyên tắc thích hợp cho các bộ phận và quyết định quy mô thích hợp cho từng bộ phận. Khái niệm về cơ cấu tổ chức Có nhiều cách tiếp cận khác nhau về cơ cấu tổ chức. Có thể kể đến một số quan niệm về cơ cấu tổ chức như sau: Cơ cấu tổ chức là sự sắp xếp các bộ phận, các đơn vị trong một tổ chức thành một thể thống nhất với quan hệ về nhiệm vụ và quyền hành rõ ràng, nhằm tạo nên một môi trường nội bộ thuận lợi cho sự làm việc của mỗi cá nhân, mỗi bộ phận hướng tới hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức. Theo cách tiếp cận trên, có thể hiểu: Cơ cấu tổ chức gồm các bộ phận, đơn vị hợp thành, mỗi bộ phận có tính độc lập tương đối, có chức năng, nhiệm vụ , quyền hạn, trách nhiệm nhất định.
Giữa các bộ phận có mối quan hệ hợp tác, phụ thuộc lẫn nhau theo sự phân công nhiệm vụ, quyền hạn nhằm tạo ra sự gắn kết, hài hòa trong tổ chức. Mỗi đơn vị, cá nhân, bộ phận được bố trí để thực hiện mục tiêu riêng, đồng thời đều nhằm vào mục tiêu chung, mục tiêu cuối cùng của tổ chức.TS Lê Văn Tâm và PGS.TS Ngô Kim Thanh (2006) – Giáo trình quản trị doanh nghiệp – NXB Đại học Kinh tế quốc dân Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận khác nhau có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa, được giao những trách nhiệm, quyền hạn và bố trí theo từng cấp nhằm thực hiện các chức năng quản trị doanh nghiệp. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 7 Với cách tiếp cận này có thể hiểu : Cơ cấu tổ chức là một chỉnh thể gồm các bộ phận có chức năng, quyền hạn, trách nhiệm khác nhau. Trong cơ cấu tổ chức có hai mối quan hệ cơ bản đó là : quan hệ theo chiều ngang và quan hệ theo chiều dọc.
Quan hệ theo chiều ngang, cơ cấu tổ chức được chia thành các bộ phận phòng ban với chức năng quản lý riêng, biểu thị sự chuyên môn hóa trong phân công lao động quản lý. Giữa các bộ phận, phòng ban có mối liên hệ hợp tác, hợp tác nhau. Quan hệ theo chiều dọc, cơ cấu tổ chức được chia thành các cấp quản lý. Cấp quản lý phản ánh sự phân chia chức năng quản lý theo chiều dọc (trực tuyến), thể hiện sự tập trung hóa trong quản lý, đồng thời cấp quản lý chỉ rõ mối quan hệ phục tùng của cấp dưới bởi quyền uy của cấp trên và bởi tính chất nhiệm vụ to lớn, bao quát của cấp trên.Donnelly Jr, Jame L.Ivancench (2001) – Quản trị học căn bản – NXB Thống Kê.
Cơ cấu tổ chức, tương tự như các bộ phận của một cơ thể sống tạo ra một khuôn khổ trong đó sẽ diễn ra các hoạt động sôi nổi và các quá trình làm việc của con người. Theo quan niệm này có thể hiểu cơ cấu tổ chức là một mô hình tổng thể bao gồm nhiều bộ phận. Mỗi bộ phận giống như một hệ cơ quan trong cơ thể sống, đảm nhiệm một chức năng khác nhau như : hệ thần kinh đảm nhiệm chức năng điều khiển đảm bảo sự thích ứng của cơ thể trước những thay đổi của môi trường, hệ hô hấp có chức năng trao đổi khí giữa cơ thể và môi trường bên ngoài, hệ tiêu hóa có chức năng biến đổi thức ăn thành chất dinh dưỡng giúp cơ thể hấp thụ,…Trong mỗi hệ cơ quan sẽ diễn ra sự phối hợp hoạt động của các bộ phận khác nhau nhằm thực hiện chức năng của hệ cơ quan mình như : để thực hiện chức năng trao đổi khí, trong hệ hô hấp sẽ diễ ra sự phối hợp hoạt động của các bộ phận như phổi, mũi, hầu, thanh quản, khí quản… đồng thời phối hợp hoạt động cùng các hệ cơ quan nhằm thực hiện chức năng chung là nuôi dưỡng, duy trì một cơ thể khỏe mạnh, phát triển tốt. Tương tự như vậy, giữa các phòng ban, bộ phận trong cơ cấu tổ chức cũng diễn ra sự phối hợp hoạt động của các cá nhân nhằm thực hiện tốt các mục tiêu, chức năng của bộ phận, phòng ban mình và hướng tới thực hiện mục tiêu chung là duy trì sự tồn tại và phát triển của tổ chức.
Trên cơ sở tiếp cận các quan niệm khác nhau, có thể thấy rằng bản chất của việc tồn tại cơ cấu tổ chức là sự phân chia quyền hạn và trách nhiệm trong quản lý để nhằm LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 8 đạt được các mục tiêu của tổ chức. Do đó, cơ cấu tổ chức một mặt phản ánh cơ cấu trách nhiệm của mỗi người trong doanh nghiệp, mặt khác tác động tích cực đến sự phát triển doanh nghiệp. Từ những phân tích và tiếp cận với tư cách là chức năng của hoạt động quản lý, chúng ta có thể rút ra: Cơ cấu tổ chức là tập hợp bao gồm các bộ phận (đơn vị và cá nhân) khác nhau, có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc nhau, chuyên môn hóa theo những mục tiêu, chức trách, nhiệm vụ và quyền hạn nhất định nhằm đảm bảo các mục tiêu chung đã được xác định. Khái niệm về phân quyền Phân quyền là quá trình chuyển giao nhiệm vụ và quyền hạn cho những người (bộ phận hay cá nhân) có trách nhiệm hoàn thiện nhiệm vụ đó.
Theo TS Đoàn Thị Thu Hà và TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền: Phân quyền là xu hướng phân tán quyền lực ra quyết định cho những cấp quản trị thấp hơn trong hệ thống thứ bậc. Phân quyền là hiện tượng tất yếu khi tổ chức đạt tới quy mô và trình độ phát triển nhất định làm cho một người (hay một cấp quản trị) không thể đảm đương mọi công việc quản trị. Theo khái niệm trên có thể hiểu : Phân quyền là hoạt động phân chia quyền hành, tầm hạn quản trị, quyền ra quyết định của nhà quản trị cấp cao cho các nhà quản trị cấp thấp hơn trong tổ chức nhằm đáp ứng mục tiêu phát triển của doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp đạt đến mức độ phát triển nhất định về quy mô, năng lực, trình độ, đòi hỏi các yếu tố khác như : tài chính, nhân lực,… trong doanh nghiệp cũng phải thay đổi và phát triển để thích nghi.
Nếu quyền hạn ra quyết định chỉ tập trung vào một cấp quản trị của doanh nghiệp sẽ làm giảm sự linh hoạt trong hoạt động tổ chức, vận hành của doanh nghiệp. Các quyết định đều tuân theo mệnh lệnh của nhà cấp quản trị cao dẫn đến sự chậm trễ về mặt thời gian trong quá trình truyền đạt và phản hồi thông tin, khiến chất lượng công việc bị giảm sút, hơn thế, các quyết định đưa ra có thể thiếu chính xác, thiếu khách quan, không sát với tình hình thực tế, dẫn đến không giải quyết triệt để các vấn đề đang tồn tại. Đồng thời, khi doanh nghiệp phát triển, khối lượng công việc là rất lớn, do đó một nhà quản trị hay một cấp quản trị không thể đảm đương được hết hoạt động quản lý. Việc phân chia quyền hạn, trách nhiệm quản lý cho các cấp quản trị thấp hơn sẽ giúp giảm tải khối lượng công việc cho nhà quản trị cấp cao, từ đó giúp nhà quản trị cấp cao LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 9 có thể tập trung vào giải quyết các vấn đề lớn hơn một cách hiệu quả.
Ngoài ra, việc phân chia quyền hạn quản trị giúp nhà quản trị cấp thấp hơn phát huy được năng lực, vai trò, trách nhiệm của mình trong công việc, các công việc được giải quyết một cách nhanh chóng, chính xác, linh hoạt từ đó giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát, quản lý, vận hành tốt hơn. Nguyễn Thành Độ và PGS. Nguyễn Ngọc Huyền: Quyền hạn được hiểu là sự được phép của một cá nhân (tập thể) khi thực hiện nhiệm vụ được giao. Như thế, quyền hạn đề cập đến khả năng mà cá nhân (tập thể) được sử dụng các nguồn lực nhất định để tiến hành một công việc nào đó.
Cơ sở xác định quyền hạn là nhiệm vụ được phân công thực hiện, nguyên tắc phân quyền và khả năng chuyên môn của người thực hiện nhiệm vụ. Theo cách tiếp cận trên, có thể hiểu hoạt động phân quyền là hoạt động xác định khả năng mà mỗi cá nhân hoặc tập thể được sử dụng các nguồn lực trong doanh nghiệp để thực hiện các nhiệm vụ được giao. Các nguồn lực ở đây có thể là tài chính, nhân lực,vật tư, công cụ, dụng cụ,…nhằm phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Ứng với mỗi chức năng, bộ phận, cấp bậc quản lý khác nhau sẽ được phân công trách nhiệm, quyền hạn khác nhau ví dụ như bộ phận kho vận sẽ có nhiệm vụ theo dõi , quản lý, điều hành mọi hoạt động trong kho như : trách nhiệm bảo quản hàng hóa, vật tư, thiết bị trong kho, xuất – nhập hàng hóa, vật tư cho các bộ phận khác,…Như vậy, theo cách tiếp cận này, tầm hạn quản trị của cá nhân, tập thể phải dựa vào trình độ chuyên môn, năng lực của cá nhân, tập thể trong việc thực hiện các nhiệm vụ được giao, ngoài ra còn căn cứ vào các nguyên tắc phân chia quyền lực tại tổ chức.
Nội dung của cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp 1. Cơ cấu tổ chức 1. Đặc điểm và nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp Đặc điểm của cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp có 3 đặc điểm cơ bản sau: Tính tập trung: phản ánh mức độ tập trung hay phân tán quyền lực của tổ chức cho các bộ phận hay cá nhân. Nó chỉ sự phân bổ quyền hạn ra quyết định trong hệ thống thứ bậc của tổ chức.
Tính phức tạp: phản ánh mức số lượng các cấp. Các khâu trong cơ cấu tổ chức.