CHƯƠNG 1: MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC TRONG DOANH NGHIỆP 1. Các khái niệm có liên quan 1. Khái niệm quản trị “Quản trị là hoạt động nhằm đạt được mục tiêu một cách có hiệu quả bằng sự phối hợp các hoạt động của những người khác thông qua hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các nguồn lực của tổ chức” (Angelo Kinicki, 2006). Khái niệm tổ chức Tổ chức là quá trình xác định các công việc cần phải làm và những người làm công việc đó, định rõ chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi bộ phận và cá nhân cũng như mối liên hệ giữa các bộ phận và cá nhân này trong khi tiến hành công việc, nhằm thiết lập một môi trường thuận lợi cho hoạt động và đạt đến mục tiêu chung của tổ chức.
Tổ chức là quy định các mối quan hệ chính thức giữa mọi thành viên và các nguồn lực để đạt mục tiêu. Tổ chức là phân chia các nguồn lực ra thành các bộ phận và quy định các mối quan hệ về nhiệm vụ và quyền hạn để đạt mục tiêu. Tổ chức là một quá trình hai mặt: một là, phân chia tổ chức ra thành các bộ phận; hai là, xác lập các mối quan hệ về quyền hạn giữa các bộ phận. Khái niệm cơ cấu tổ chức Theo bài giảng “Quản trị học” - năm 2006, trường Đại học Thương Mại: Cấu trúc (hay cơ cấu) tổ chức là một tập hợp bao gồm các bộ phận (đơn vị là cá nhân) khác nhau, có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc nhau, được chuyên môn hóa theo chức trách, nhiệm vụ và quyền hạn nhất định nhằm đảm bảo thực hiện được các mục tiêu chung đã được xác định.
- Cơ cấu tổ chức cho phép sử dụng hợp lý các nguồn lực. - Cơ cấu tổ chức cho phép xác định rõ vị trí, vai trò của các đơn vị, cá nhân, cũng như mối liên hệ giữa các đơn vị và cá nhân này, hình thành các nhóm chính thức trong tổ chức. - Cơ cấu tổ chức phân định rõ các dòng thông tin, góp phần quan trọng trong việc ra các quyết định quản trị. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.
Các nội dung lý luận của vấn đề nghiên cứu 1. Tầm quan trọng của việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức - Cơ cấu tổ chức thống nhất giúp cho người lao động cũng như cán bộ quản lý trong tổ chức hiểu rõ được vai trò, nhiệm vụ, chức năng cũng như tầm quan trọng của mình đối với tổ chức. Đây là vấn đề cần thiết mang tính chất cơ bản đối với bất cứ doanh nghiệp hay tổ chức nào. Vì một trong những yếu tố để phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp là sự đóng góp các khả năng của người lao động, để có được điều đó trước hết cần thiết người lao động phải hiểu được rõ nhiệm vụ và chức năng của mình.
Ngoài ra, nó giúp cho các cá nhân có ý thức hơn trong công việc mà mình đảm nhận, trách nhiệm hơn với việc xử lý cũng như cung cấp thông tin. Khi chức năng, quyền hạn được phân định rõ thì một vấn đề khúc mắc trong doanh nghiệp sẽ được ban lãnh đạo phát hiện ra nhanh chóng. - Cơ cấu phù hợp giúp cho mỗi người tự nhận biết được chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình từ đó nâng cao tinh thần học hỏi, nghiên cứu làm tăng tính chuyên môn, năng lực. Với quyền hạn là quyền tự chủ trong quá trình quyết định và đòi hỏi sự tuân thủ quyết định gắn liền với một vị trí quản trị nhất định trong cơ cấu tổ chức.
Quyền hạn là chất kết dính trong cơ cấu tổ chức, là sợi dây liên kết các bộ phận với nhau, là phương tiện mà nhờ đó các nhóm hoạt động được đặt dưới sự chỉ huy của một nhà quản lý và sự phối hợp giữa các đơn vị có thể được nâng cấp dần. Nó chính là công cụ để nhà quản lý có thể thực hiện quyền tự chủ và tạo ra một môi trường thuận lợi cho việc thực hiện của từng người. Trong tổ chức quyền hạn được chia thành ba loại: quyền hạn trực tuyến, quyền hạn tham mưu và quyền hạn chức năng. Từ việc nhận biết quyền hạn làm cho tính chuyên môn của tổ chức, doanh nghiệp được phát huy mạnh mẽ hơn.
Bản chất của chuyên môn hóa là một công việc trọn vẹn không chỉ do một cá nhân làm ra mà nó được chia ra nhiều bước, mỗi bước được mỗi cá nhân riêng biệt đảm nhân. Mỗi cá nhân chỉ chuyên về một phần chứ không phải hoàn toàn bộ hoạt động. Chính vì vậy, chuyên môn hóa công việc cho phép tổ chức sử dụng lao động một cach hiệu quả. Làm giảm chi phí đào tạo, từ đó làm tăng năng suất lao động của người lao động do họ thành thạo tay nghề khi thực hiện chuyên môn sâu hoặc trong một số loại công việc.
Việc nâng cao năng lực khi chuyên môn hóa là điều chắc chắn, nhưng khi mỗi doanh nghiệp áp dụng cần thiết phải phân tích kỹ công việc vì nó có thể gây nên sự nhàm chán đối với người lao động cũng như nhân viên. Tuy nhiên, LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 7 khi có sự thay đổi làm cho tổ chức có thể biến đổi linh hoạt các hoạt động của cá nhân sau hoạt động phân tích công việc, dễ dàng đưa ra quyết định cắt giảm hay tăng cường một bộ phận nào đó. - Cơ cấu tổ chức hợp lý là điều kiện cần thiết để mỗi cá nhân có thể phát huy cao độ sự sáng tạo và khả năng của bản thân vì lúc này đây mỗi nhân viên có chức năng nhiệm vụ khác nhau, tuy có sự hợp tác, quan hệ chặt chẽ nhưng bản thân họ quyết định được công việc mà mình đưa ra từ đó giúp cho người nhân viên có thể xử lý những vấn đề một cách cơ động theo ý kiến của bản thân để đưa vấn đề giải quyết một cách chính xác nhưng bằng con đường nhanh nhất. Sự sáng tạo trong công việc không chỉ giúp cho người lao động tiết kiệm được thời gian công việc cho tổ chức doanh nghiệp mà làm giảm sự nhàm chán, căng thẳng của người lao động đối với công việc của mình giúp cho họ muốn gắn bó với tổ chức, doanh nghiệp hơn.
Một trong những nguyên tắc để xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy là dựa trên trình độ, năng lực của cán bộ và nhân viên. Tức để đến một cơ cấu cuối cùng thì doanh nghiệp phải dựa trên trình độ của các cá nhân để sắp xếp. Việc chủ động bố trí này giúp cho các cá nhân được làm công việc đúng sở trường, năng lực của họ từ đó giúp cho việc phát huy tối đa năng lực của bản thân. Vậy hoàn thiện cơ cấu tổ chức là việc vô cùng quan trọng, nó ảnh hưởng đến thành công hay thất bại của công ty.
Đặc điểm của cấu trúc tổ chức - Tính tập trung: Phản ánh mức độ tập trung (hay phân tán) quyền lực của tổ chức cho các cá nhân hay bộ phận. - Tính phức tạp: Phản ánh số lượng các cấp, các khâu trong cấu trúc tổ chức. Nếu có nhiều cấp, nhiều khâu với nhiều mối quan hệ phức tạp, cấu trúc tổ chức có tính phức tạp cao và ngược lại. - Tính tiêu chuẩn hóa: Phản ánh mức độ ràng buộc các hoạt động, các hành vi của mỗi bộ phận và cá nhân, thông qua các chính sách thủ tục, quy tắc hay các nội quy, quy chế.
Nếu mức độ ràng buộc cao, tính tiêu chuẩn hóa cao sẽ tạo ra sức mạnh của tổ chức. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail. Nguyên tắc cấu trúc tổ chức trong doanh nghiệp a) Tính tương thích giữa hình thức và chức năng Khi thiết kế cấu trúc tổ chức, các bộ phận hay các đơn vị cấu thành đều phải nhằm thực hiện các chức năng, hay xuất phát từ việc thực hiện các chức năng. “Hình thức phải đi sau chức năng”.
Trong tổ chức hoạt động kinh doanh, mỗi bộ phận (hay đơn vị) và cá nhân đều phải có sự tồn tại khách quan và cần thiết, do việc tham gia thực hiện các chức năng của tổ chức. Sự lựa chọn mô hình, sự phân công, phân quyền hay giao trách nhiệm cho các bộ phận, cá nhân. đều phải xuất phát từ việc thực hiện chức năng, thông qua việc thực hiện các mục tiêu đã xác định. b) Thống nhất chỉ huy Cấu trúc tổ chức được xác lập phải đảm bảo mỗi đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm báo cáo cho nhà quản trị trực tiếp của mình, đảm bảo sự chỉ huy mang tính thống nhất trong toàn tổ chức, tránh tình trạng chồng chéo, mâu thuẫn.
c) Cân đối Tính cân đối ở đây thể hiện sự cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm, cân đối về công việc giữa các đơn vị, cá nhân với nhau. Sự cân đối sẽ tạo ra sự ổn định, bền vững trong quá trình phát triển của tổ chức. d) Tin cậy Đảm bảo tính chính xác của tất cả các thông tin được sử dụng trong tổ chức, nhờ đó đảm bảo sự thống nhất, ăn khớp về hoạt động giữa các bộ phận, cá nhân trong tổ chức cũng như tính chính xác của các quyết định quản trị được ban hành. e) Linh hoạt Cấu trúc tổ chức phải có khả năng thích ứng, đối phó kịp thời với sự thay đổi của môi trường bên ngoài cũng như bên trong tổ chức.
f) Hiệu quả Cấu trúc tổ chức phải xây dựng trên nguyên tắc sử dụng chi phí đạt hiệu quả cao nhất (dựa trên tiêu chuẩn về mối tương quan giữa chi phí dự định bỏ ra và kết quả thu về). Một số mô hình cấu trúc tổ chức a) Cấu trúc tổ chức đơn giản (trực tuyến) - Đặc điểm: Cơ cấu tổ chức đơn giản là loại cơ cấu tổ chức gần như không có cấu trúc tổ chức gì cả, không phức tạp, ít tính chất chính thức và quyền hành quản trị tập trung LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 9 cao độ vào tay một người. Đây là mô hình có ít cấp quản trị trung gian, số lượng nhân viên không nhiều, mọi thông tin đều được tập trung về cho người quản lý cao nhất xử lý và mọi quyết định cũng phát ra từ đó. - Mô hình cấu trúc tổ chức đơn giản: TỔNG GIÁM ĐỐC Giám đốc Giám đốc Giám đốc Giám đốc tuyến 1 tuyến 2 tuyến 3 tuyến 4 Sơ đồ 1.