CHƯƠNG 1: MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1. Các khái niệm có liên quan 1. Khái niệm tổ chức Triết học định nghĩa “Tổ chức nói rộng là cơ cấu tồn tại của sự vật. Sự vật không thể tồn tại mà không có một hình thức liên kết nhất định các yếu tố thuộc nội dung.
Tổ chức vì vậy là thuộc tính của bản thân các sự vật”. – Tổ chức là thuộc tính của sự vật, nói cách khác sự vật luôn tồn tại dưới dạng tổ chức nhất định. Theo Harold Koontz, Những vấn đề cốt lõi của quản lý, 1993 (trang 267): “Công tác tổ chức là việc nhóm gộp các hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu, là việc giao phó mỗi nhóm cho một người quản lý với quyền hạn cần thiết để giám sát nó, và là việc tạo điều kiện cho sự liên kết ngang và dọc trong cơ cấu của tổ chức”. Tổ chức cần nắm rõ một số nội dung căn bản sau: - Tổ chức là của con người trong xã hội gắn với một hình thái kinh tế - xã hội và một kiểu nhà nước.
- Con người trong tổ chức gắn kết với nhau bởi những mục đích xác định và hành động để đạt được mục tiêu chung. - Có phạm vi, chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền và cơ cấu xác định. Khái niệm cơ cấu tổ chức Theo PGS.TS Lê Văn Tâm, PGS.TS Ngô Kim Thanh (2006), Giáo trình Quản trị doanh nghiệp, NXB Đại học Kinh tế quốc dân.“Cơ cấu tổ chức là hệ thống các bộ phận khác nhau có mối quan hệ phục thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa, được giao trách nhiệm, quyền hạn và bố trí theo từng cấp nhằm thực hiện các chức năng quản trị”.TS Nguyễn Thị Liên Diệp (2006), Quản trị học, NXB Thống kê. “Cơ cấu tổ chức là sự sắp xếp các bộ phận, các đơn vị trong tổ chức thành một thể thống nhất, với quan hệ về nhiệm vụ và quyền hành rõ ràng nhằm tạo nên một môi trường nội bộ thuận lợi cho sự làm việc của mỗi cá nhân, mỗi bộ phận hướng tới hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức”.
LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 7 Như vây, cơ cấu tổ chức cần đảm bảo: - Bố trí, sắp xếp và phối hợp hiệu quả các hoạt động của con người trong tổ chức nhằm đạt được mục tiêu chung. - Nâng cao hiệu quả sử dụng các nguồn lực tổ chức, góp phần tăng cường hoạt động chung của tổ chức. - Quản lý và kiểm soát các hoạt động của tổ chức, linh hoạt giúp tổ chức nhanh chóng thích nghi với những thay đổi của môi trường bên ngoài. - Tạo động lực cho người lao động trong tổ chức và khuyến khích họ tham gia vào các hoạt động chung của tổ chức.
Cơ cấu tổ chức được thể hiện qua sơ đồ cơ cấu tổ chức. Sơ đồ cơ cấu tổ chức là hình vẽ thể thiện vị trí, mối quan hệ báo cáo và các kênh thông tin chính thức trong tổ chức, mối quan hệ chính thức giữa những người quản lý ở các cấp với nhân viên trong tổ chức. Sơ đồ cơ cấu tổ chức cho biết số cấp quản lý, cấp quyền lực tồn tại trong tổ chức. Các đường nối các vị trí trong sơ đồ cơ cấu cho thấy các kênh thông tin chính thức được sử dụng để thực hiện quyền lực trong tổ chức.
Khái niệm phân quyền Theo PGS.TS Lê Văn Tâm, PGS.TS Ngô Kim Thanh (2006), Giáo trình Quản trị doanh nghiệp, NXB Đại học Kinh tế quốc dân. “Phân quyền là xu hướng phân tán quyền ra quyết định trong cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp. Nó là một khía cạnh cơ sở của giao phó quyền hạn trong quản trị”.TS Nguyễn Thị Liên Diệp (2006), Quản trị học, NXB Thống kê. “Phân quyền là quá trình chuyển giao nhiệm vụ và quyền hạn cho những người (bộ phận hay cá nhân) có tránh nhiệm hoàn thành nhiệm vụ đó”.
Trong đó: - Nhiệm vụ được hiểu là những công việc hay những phần công việc mà các thành viên trong tổ chức phải thực hiện để đạt mục tiêu. - Quyền hạn được hiểu là quyền được sử dụng các nguồn lực của tổ chức để thực hiện các nhiệm vụ. - Trách nhiệm được hiểu là nghĩa vụ phải hoàn thành nhiệm vụ và hoàn thành đúng với yêu cầu của người giao. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 8 Từ trên, ta có thể hiểu phân quyền là cách thức phân bổ sự ra quyết định và thẩm quyền sử dụng các nguồn dữ liệu như thế nào.
Nó cho thấy tại cấp độ nào thì được đứng tên, được đại diện công ty để ký kết các hợp đồng, lựa chọn nhà cung ứng, trang thiết bị, thuê sa thải người lao động. Khi đó nhà quản lý, các cấp lãnh đạo của công ty trao bớt quyền cho cấp dưới để ra quyết định nhất định nào đó. Các nội dung về cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp 1. Cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp 1.
Đặc điểm của cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp Tính tập trung: Phản ánh mức độ tập trung hay phân tán quyền lực của tổ chức cho các cá nhân hay bộ phận. Nó chỉ sự phân bổ quyền hạn ra quyết định trong hệ thống thứ bậc của tổ chức. Nếu quyền lực trong tổ chức được tập trung chủ yếu cho một cá nhân hoặc một bộ phận thì tính tập trung của tổ chức là cao và ngược lại. Tính phức tạp: Phản ánh số lượng các cấp, các khâu trong tổ chức.
Nếu có nhiều cấp, nhiều khâu với nhiều mối liên hệ chức tạp, ta nói cơ cấu tổ chức có tính phức tạp cao, và ngược lại. Tính tiêu chuẩn hóa: Đặc trưng này phản ánh mức độ ràng buộc các hoạt động, các hành vi của mỗi bộ phận và cá nhân thông qua các chính sách và thủ tục, quy tắc, hay các nội dung, quy chế. Nếu mức độ ràng buộc cao và chặt chẽ ta nói tính tiêu chuẩn hóa cao sẽ tạo ra sức mạnh cho tổ chức. Nguyên tắc của cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp Việc áp dụng mô hình tổ chức nào để tiền hành hoạt động sản xuất của kinh doanh là tùy thuộc và doanh nghiệp (chủ yếu là phụ thuộc vào nhà quản trị cấp cao).
Tuy nhiên những nguyên tắc tổ chức chính thường được sử dụng trên thực tế là: Thống nhất chỉ huy: Mỗi thành viên trong tổ chức chỉ chịu trách nhiệm báo cáo cho nhà quản trị trực tiếp của mình. Gắn với mục tiêu: Bao giờ bộ máy của công ty cũng phải phù hợp với mục tiêu. Mục tiêu là cơ sở để xây dựng bộ máy tổ chức của công ty. Cân đối: Cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm, cân đối về các công việc giữa các đơn vị với nhau.
Sự cân đối sẽ tạo sự ổn định trong công ty và phải có cân đối trong mô hình tổ chức công ty nói chung. Hiệu quả: Nguyên tắc này đòi hỏi cơ cấu tổ chức quản trị phải thu được kết quả LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 9 hoạt động cao nhất so với chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra, đồng thời bảo đảm hiệu lực hoạt động của các phân hệ và tác động điều khiển của các giám đốc. Linh hoạt: Bộ máy quản trị phải linh hoạt để có thể đối phó kịp thời với sự thay đổi của môi trường bên ngoài và nhà quản trị cũng phải linh hoạt trong hoạt động để có những quyết định đáp ứng với sự thay đổi của tổ chức. Một số mô hình của cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp a.
Mô hình tổ chức đơn giản (Mô hình trực tuyến) Tổng giám đốc Giám đốc tuyến 1 Giám đốc tuyến 2 Giám đốc tuyến 3 (Nguồn: Quản trị học – PGS.TS Nguyễn Thị Liên Diệp) Sơ đồ 1. Mô hình tổ chức đơn giản - Đặc điểm: Quyền hành quản trị tập trung cao độ vào tay một người, có ít cấp quản trị trung gian, số lượng nhân viên không nhiều. Mọi thông tin đều được tập trung về cho người quản lý cao nhất xử lý và mọi quyết định cũng phát ra từ đó. - Ưu điểm: Bộ máy gọn nhẹ, linh hoạt, mệnh lệnh được thực thi nhanh, chi phí quản lý thấp, kiểm soát và điều chỉnh dễ dàng.
- Nhược điểm: Với mô hình tổ chức này, mỗi nhà quản trị phải làm nhiều công việc khác nhau cùng một lúc, có thể làm cho bộ máy quản trị rơi vào tình trạng quá tải. Do đó, mô hình này chỉ áp dụng đối với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, tính chất kinh doanh đơn giản và việc quản lý không quá phức tạp, chẳng hạn các doanh nghiệp tư nhân một chủ, kinh doanh đơn mặt hàng, các cửa hàng nhỏ. Mô hình tổ chức chức năng Tổng giám đốc Giám đốc chức năng A Giám đốc chức năng B Giám đốc chức năng C (Nguồn: Quản trị học – PGS.TS Nguyễn Thị Liên Diệp) Sơ đồ 1. Mô hình tổ chức chức năng LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 10 - Đặc điểm: Việc quản lý được thực hiện theo chức năng, mỗi cấp có nhiều cấp trên trực tiếp của mình.
Trong phạm vi toàn doanh nghiệp, người lãnh đạo tuyến trên lẫn người lãnh đạo tuyến chức năng đều có quyền ra quyết định về các vấn đề có liên quan đến chuyên môn của họ: Nhiệm vụ quản lý trong cơ cấu này được phân chia trong các đơn vị quản lý riêng biệt để cùng nhau tham gia quản lý. Mỗi đơn vị được chuyên môn hóa thực hiện chức năng và hình thành những người lãnh đạo chức năng. - Ưu điểm: Giảm bớt gánh nặng quản lý cho người lãnh đạo chung. Tận dụng được chuyên gia vào công tác lãnh đạo.
Thúc đẩy việc đưa ra các giải pháp mang tính chuyên môn và có chất lượng. Đặc biệt là dễ kiểm soát. - Nhược điểm: Một cấp dưới có nhiều cấp trên. Vi phạm chế độ một thủ trưởng.
Chỉ có nhà quản trị cao nhất mới có trách nhiệm về lợi nhuận còn các nhà quản trị cấp thấp hơn chỉ có trách nhiệm với bộ phận, chức năng do mình phụ trách. Điều này dẫn đến sự hạn chế về tầm nhìn của họ, khó kiểm soát thị trường làm giảm tính phối hợp giữa các bộ phận chức năng và tính linh hoạt của tổ chức kém. Vì vậy, cơ cấu này phù hợp với những doanh nghiệp vừa và nhỏ. Mô hình tổ chức theo sản phẩm Tổng giám đốc Giám đốc sản phẩm A Giám đốc sản phẩm B Giám đốc sản phẩm C (Nguồn: Quản trị học – PGS.TS Nguyễn Thị Liên Diệp) Sơ đồ 1.
Mô hình tổ chức theo sản phẩm - Đặc điểm: Chia tổ chức thành các “nhánh”, mỗi nhánh đảm nhận toàn bộ hoạt động kinh doanh theo các loại hoặc nhóm sản phẩm nhất định.