Cải cách thủ tục hành chính đăng ký hộ tịch tại UBND Măng Đen, Kon Tum

Tài liệu phân tích thực trạng cải cách thủ tục hành chính đăng ký hộ tịch tại UBND Măng Đen, Kon Tum, đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả.

• Tác giả: Y Vit
• Người hướng dẫn: ThS. Lê Thị Hồng Nghĩa
• Trường học: Phân hiệu Đại học Đà Nẵng tại Kon Tum
• Chuyên ngành: Quản lý Nhà nước
• Đề tài: Cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực đăng ký hộ tịch tại UBND thị trấn Măng Đen, huyện Kon Plông, tỉnh Kon Tum
• Loại tài liệu: Báo cáo tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2023
• Địa điểm: Kon Tum

Tóm tắt

I. Vì sao cần cải cách thủ tục đăng ký hộ tịch Măng Đen

Thị trấn Măng Đen, huyện Kon Plông, tỉnh Kon Tum, đang trên đà phát triển mạnh mẽ về kinh tế - xã hội và du lịch. Quá trình đô thị hóa nhanh chóng kéo theo sự gia tăng dân số và nhu cầu thực hiện các thủ tục hành chính Măng Đen ngày càng cao, đặc biệt trong lĩnh vực hộ tịch. Đăng ký hộ tịch không chỉ là thủ tục pháp lý cơ bản xác nhận tình trạng nhân thân của một cá nhân từ khi sinh ra đến khi qua đời, mà còn là nền tảng để Nhà nước bảo hộ quyền và lợi ích hợp pháp của công dân. Một hệ thống đăng ký hộ tịch hiệu quả giúp chính quyền quản lý dân cư chính xác, từ đó hoạch định chính sách phát triển kinh tế, an ninh, quốc phòng phù hợp. Tuy nhiên, thực tiễn tại UBND huyện Măng Đen cho thấy các quy trình cũ còn tồn tại nhiều bất cập, gây khó khăn cho người dân và làm giảm hiệu quả quản lý. Do đó, việc cải cách thủ tục đăng ký hộ tịch tại Măng Đen, Kon Tum là một yêu cầu cấp thiết, được xem là khâu đột phá trong tiến trình cải cách hành chính tổng thể. Mục tiêu của cải cách là xây dựng một nền hành chính phục vụ, lấy sự hài lòng của người dân làm thước đo, góp phần tạo dựng môi trường sống văn minh, hiện đại và minh bạch, đáp ứng yêu cầu của Luật Hộ tịch 2014 và xu thế phát triển chung.

1.1. Tầm quan trọng của đăng ký hộ tịch với người dân

Việc đăng ký các sự kiện hộ tịch như cấp giấy khai sinh, đăng ký kết hôn, hay đăng ký khai tử có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Đây là cơ sở pháp lý đầu tiên để một cá nhân được công nhận là công dân, được hưởng các quyền lợi về giáo dục, y tế, và an sinh xã hội. Theo báo cáo nghiên cứu, việc thực hiện tốt công tác đăng ký hộ tịch sẽ giúp Nhà nước quản lý dân cư một cách chính xác, từ đó xây dựng các chính sách kinh tế - xã hội hiệu quả. Tại Măng Đen, một địa bàn có nhiều đồng bào dân tộc thiểu số, việc đảm bảo mọi trẻ em sinh ra đều được cấp giấy khai sinh kịp thời là yếu tố then chốt để bảo vệ quyền trẻ em và chống lại các hủ tục như tảo hôn.

1.2. Yêu cầu từ quá trình phát triển kinh tế xã hội

Măng Đen đang trở thành một điểm đến du lịch hấp dẫn, thu hút nhiều nhà đầu tư và người lao động từ nơi khác đến sinh sống, làm việc. Sự biến động dân số này đặt ra yêu cầu phải đơn giản hóa thủ tục hành chính để tạo điều kiện thuận lợi cho người dân hòa nhập. Các thủ tục rườm rà, phức tạp không chỉ gây tốn kém thời gian, chi phí cho người dân mà còn là rào cản đối với môi trường đầu tư. Cải cách thủ tục đăng ký hộ tịch, do đó, không chỉ là nhiệm vụ của ngành tư pháp mà còn góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững của toàn thị trấn.

II. Top 3 thách thức trong thủ tục hành chính tại Măng Đen

Mặc dù đã có nhiều nỗ lực, công tác cải cách thủ tục đăng ký hộ tịch tại Măng Đen vẫn đối mặt với không ít thách thức. Báo cáo thực trạng tại UBND thị trấn Măng Đen chỉ ra rằng, những hạn chế này xuất phát từ cả yếu tố khách quan và chủ quan. Thứ nhất, hệ thống biểu mẫu, sổ sách còn thay đổi thường xuyên, gây lãng phí và nhầm lẫn cho cả người dân và công chức tư pháp - hộ tịch. Thứ hai, một số quy định về trình tự, thủ tục chưa thống nhất, gây khó khăn trong việc hướng dẫn và áp dụng. Tình trạng này dẫn đến việc người dân phải đi lại nhiều lần, bổ sung giấy tờ không cần thiết. Thứ ba, nhận thức của một bộ phận người dân, đặc biệt ở các vùng sâu, vùng xa, về tầm quan trọng của việc đăng ký hộ tịch đúng hạn còn hạn chế. Điều này dẫn đến tình trạng đăng ký quá hạn, ảnh hưởng đến quyền lợi của chính họ. Việc giải quyết triệt để những thách thức này đòi hỏi một chiến lược cải cách toàn diện, từ hoàn thiện thể chế, nâng cao năng lực con người đến đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin. Vượt qua những rào cản này là điều kiện tiên quyết để xây dựng một nền hành chính hiện đại, hiệu quả và thực sự vì dân.

2.1. Hạn chế về quy trình và biểu mẫu hộ tịch

Một trong những rào cản lớn nhất là sự phức tạp và thiếu nhất quán của quy trình. Tài liệu nghiên cứu chỉ rõ: "Trình tự, thủ tục đăng ký các việc hộ tịch theo pháp luật hiện hành còn rườm rà, nhiều bất cập, nhiều quy định còn thiên về việc tạo thuận lợi cho cơ quan quản lý nhà nước hơn là tạo thuận lợi cho người dân". Sự thay đổi liên tục của các biểu mẫu hộ tịch điện tử và sổ sách gây khó khăn cho bộ phận một cửa trong việc lưu trữ và tra cứu. Điều này không chỉ làm tăng gánh nặng công việc cho cán bộ mà còn kéo dài thời gian chờ đợi của công dân.

2.2. Năng lực và nhận thức của các bên liên quan

Yếu tố con người đóng vai trò quyết định. Mặc dù đội ngũ công chức tư pháp - hộ tịch tại Măng Đen đã được kiện toàn, song áp lực công việc lớn và yêu cầu cập nhật kiến thức liên tục vẫn là một thách thức. Về phía người dân, đặc biệt là ở các thôn bản xa trung tâm, thói quen và nhận thức về pháp luật còn hạn chế. Công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật dù đã được triển khai nhưng hiệu quả chưa cao, dẫn đến nhiều trường hợp không thực hiện đăng ký các sự kiện hộ tịch kịp thời, gây khó khăn cho công tác quản lý sau này.

2.3. Hạ tầng công nghệ thông tin chưa đồng bộ

Việc chuyển đổi sang đăng ký hộ tịch online và số hóa sổ hộ tịch đòi hỏi một hạ tầng công nghệ thông tin mạnh mẽ và đồng bộ. Tại Măng Đen, dù đã có những bước tiến ban đầu, việc kết nối dữ liệu giữa cấp xã, huyện và tỉnh đôi khi còn gặp trục trặc. Tốc độ đường truyền internet ở một số khu vực chưa ổn định, và không phải người dân nào cũng có đủ thiết bị và kỹ năng để tiếp cận các dịch vụ công trực tuyến Kon Tum. Đây là một rào cản cần được tháo gỡ để quá trình chuyển đổi số trong lĩnh vực hộ tịch diễn ra thành công.

III. Cách số hóa sổ hộ tịch đăng ký hộ tịch online hiệu quả

Để giải quyết các thách thức hiện hữu, việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin được xác định là giải pháp đột phá. Trọng tâm của giải pháp này là số hóa sổ hộ tịch và triển khai hiệu quả hệ thống đăng ký hộ tịch online. Quá trình số hóa bao gồm việc chuyển đổi toàn bộ dữ liệu hộ tịch từ sổ giấy sang cơ sở dữ liệu điện tử. Điều này không chỉ giúp việc lưu trữ an toàn, bảo mật mà còn cho phép tra cứu, trích lục hộ tịch nhanh chóng, chính xác. Đồng thời, việc phát triển và hoàn thiện hệ thống đăng ký trực tuyến trên Cổng dịch vụ công quốc gia và cổng dịch vụ công của tỉnh Kon Tum cho phép người dân thực hiện các thủ tục như đăng ký khai sinh, kết hôn ngay tại nhà. Để giải pháp này thực sự hiệu quả, UBND huyện Măng Đen cần đầu tư nâng cấp hạ tầng mạng, trang bị máy tính cho bộ phận một cửa. Song song đó, cần tổ chức các lớp tập huấn, hướng dẫn cho cả cán bộ và người dân về cách sử dụng các dịch vụ công trực tuyến Kon Tum, đảm bảo tính dễ dàng và khả dụng cho mọi đối tượng, góp phần xây dựng chính quyền điện tử minh bạch và hiện đại.

3.1. Quy trình số hóa và xây dựng cơ sở dữ liệu điện tử

Quy trình số hóa phải được thực hiện một cách khoa học và bài bản. Bắt đầu từ việc rà soát, chuẩn hóa toàn bộ sổ hộ tịch gốc, sau đó tiến hành quét (scan) và nhập liệu vào phần mềm quản lý hộ tịch dùng chung. Dữ liệu sau khi nhập cần được đối chiếu, kiểm tra chéo để đảm bảo tính chính xác tuyệt đối. Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử này sẽ là nền tảng để kết nối với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, tạo ra một hệ sinh thái dữ liệu công dân thống nhất, cắt giảm tối đa các giấy tờ cần nộp khi thực hiện thủ tục hành chính.

3.2. Triển khai dịch vụ công trực tuyến mức độ 3 4

UBND thị trấn Măng Đen đã và đang tích cực triển khai các dịch vụ công trực tuyến mức độ 3 và 4. Người dân có thể nộp hồ sơ đăng ký khai sinh, đăng ký kết hôn qua mạng và chỉ cần đến trụ sở một lần duy nhất để nhận kết quả. Thậm chí, kết quả có thể được trả qua dịch vụ bưu chính công ích. Việc này giúp giảm đáng kể thời gian đi lại và chi phí cho người dân. Theo báo cáo, trong năm 2022, UBND thị trấn đã tiếp nhận 61/71 hồ sơ trực tuyến, cho thấy sự đón nhận tích cực từ phía người dân đối với phương thức làm việc hiện đại này.

3.3. Đảm bảo an toàn bảo mật thông tin cá nhân

Khi chuyển đổi sang môi trường số, vấn đề an toàn và bảo mật thông tin cá nhân phải được đặt lên hàng đầu. Hệ thống phần mềm và cơ sở dữ liệu cần được trang bị các giải pháp bảo mật tiên tiến, chống lại nguy cơ tấn công mạng, rò rỉ dữ liệu. Cần có quy định chặt chẽ về phân quyền truy cập, đảm bảo chỉ những công chức tư pháp - hộ tịch có thẩm quyền mới được phép truy cập và chỉnh sửa thông tin. Việc tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân sẽ tạo dựng niềm tin cho người dân khi sử dụng các dịch vụ công trực tuyến.

IV. Bí quyết nâng cao năng lực công chức tư pháp tại Măng Đen

Bên cạnh công nghệ, yếu tố con người vẫn giữ vai trò then chốt. Chất lượng giải quyết thủ tục đăng ký hộ tịch phụ thuộc trực tiếp vào trình độ chuyên môn, kỹ năng nghiệp vụ và thái độ phục vụ của đội ngũ công chức tư pháp - hộ tịch. Do đó, việc nâng cao năng lực cho đội ngũ này là nhiệm vụ trọng tâm và thường xuyên của UBND thị trấn Măng Đen. Bí quyết thành công nằm ở việc kết hợp đồng bộ ba yếu tố: đào tạo, cơ chế và giám sát. Về đào tạo, cần thường xuyên tổ chức các lớp tập huấn, bồi dưỡng kiến thức pháp luật mới, đặc biệt là các quy định trong Luật Hộ tịch 2014 và các văn bản hướng dẫn. Cán bộ cũng cần được đào tạo về kỹ năng giao tiếp, ứng xử với người dân và kỹ năng sử dụng thành thạo các phần mềm chuyên ngành. Về cơ chế, cần có chính sách đãi ngộ hợp lý, tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp và cơ hội thăng tiến rõ ràng để khuyến khích cán bộ cống hiến. Về giám sát, cần tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra công vụ, đồng thời phát huy vai trò giám sát của người dân thông qua các kênh phản ánh, kiến nghị để kịp thời chấn chỉnh những sai sót, tiêu cực.

4.1. Chuẩn hóa đội ngũ theo quy định Luật Hộ tịch 2014

Theo quy định, công chức làm công tác tư pháp - hộ tịch cấp xã phải có trình độ từ trung cấp luật trở lên và được bồi dưỡng nghiệp vụ hộ tịch. UBND thị trấn Măng Đen đã thực hiện tốt công tác này. Báo cáo cho thấy 100% công chức tư pháp - hộ tịch của thị trấn có bằng cử nhân Luật và đã tham gia các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ. Việc chuẩn hóa không chỉ đảm bảo cán bộ nắm vững chuyên môn mà còn nâng cao tính chuyên nghiệp, tạo sự tin tưởng cho người dân khi đến giải quyết công việc.

4.2. Bồi dưỡng kỹ năng mềm và đạo đức công vụ

Ngoài chuyên môn, kỹ năng mềm như lắng nghe, giải thích, hướng dẫn tận tình là vô cùng cần thiết. Cán bộ tại bộ phận một cửa là những người tiếp xúc trực tiếp với dân, là "bộ mặt" của chính quyền. Do đó, việc bồi dưỡng thái độ phục vụ chuyên nghiệp, thân thiện, và đề cao đạo đức công vụ, nói không với tiêu cực, nhũng nhiễu là yếu tố quyết định sự hài lòng của người dân. Cần xây dựng văn hóa công sở văn minh, hiện đại tại UBND thị trấn Măng Đen.

4.3. Cơ chế đánh giá hiệu quả và khen thưởng kịp thời

Để tạo động lực, cần xây dựng một cơ chế đánh giá hiệu quả công việc dựa trên các tiêu chí rõ ràng, khách quan như: tỷ lệ hồ sơ giải quyết đúng hạn, mức độ hài lòng của người dân, và các sáng kiến cải tiến công việc. Những cá nhân, tập thể có thành tích xuất sắc trong công tác cải cách thủ tục hành chính Măng Đen cần được khen thưởng, biểu dương kịp thời. Ngược lại, những trường hợp vi phạm quy trình, gây phiền hà cho dân cần được xử lý nghiêm minh, đảm bảo kỷ luật, kỷ cương hành chính.

V. Hướng dẫn quy trình đăng ký hộ tịch mới tại Măng Đen

Kết quả của quá trình cải cách là một quy trình đăng ký hộ tịch được tối ưu hóa, minh bạch và thuận tiện hơn cho người dân. Hiện nay, tại UBND thị trấn Măng Đen, người dân có thể thực hiện các thủ tục hộ tịch thông qua cơ chế "một cửa", "một cửa liên thông". Toàn bộ thủ tục từ khâu tiếp nhận hồ sơ đến trả kết quả đều được công khai về thành phần hồ sơ, thời gian giải quyết và mức lệ phí hộ tịch. Quy trình mới đã rút ngắn đáng kể thời gian xử lý. Đơn cử, các thủ tục như đăng ký khai sinh, đăng ký kết hôn (trường hợp đủ điều kiện) được giải quyết ngay trong ngày. Các thủ tục cần xác minh cũng được rút ngắn thời gian tối đa, đảm bảo không để người dân phải chờ đợi lâu. Việc niêm yết công khai tại trụ sở và trên cổng thông tin điện tử giúp người dân dễ dàng tra cứu, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ trước khi đến nộp, tránh việc phải đi lại nhiều lần. Hướng dẫn chi tiết quy trình mới không chỉ thể hiện sự minh bạch của chính quyền mà còn là một hình thức phổ biến, giáo dục pháp luật hiệu quả, nâng cao nhận thức của người dân về quyền và nghĩa vụ của mình.

5.1. Áp dụng hiệu quả cơ chế một cửa một cửa liên thông

Mô hình bộ phận một cửa tại UBND thị trấn Măng Đen đã phát huy hiệu quả rõ rệt. Người dân chỉ cần đến một địa điểm duy nhất để nộp hồ sơ và nhận kết quả cho nhiều thủ tục khác nhau. Sơ đồ quy trình giải quyết được niêm yết rõ ràng, giúp người dân dễ dàng theo dõi. Việc liên thông giữa các bộ phận chuyên môn, đặc biệt là giữa tư pháp - hộ tịch và các lĩnh vực khác như đất đai, chính sách xã hội, đã tạo ra một quy trình xử lý công việc liền mạch, giảm bớt các bước trung gian không cần thiết.

5.2. Công khai minh bạch toàn bộ thủ tục và lệ phí

Minh bạch là nguyên tắc hàng đầu. Toàn bộ 100% thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND thị trấn, bao gồm lĩnh vực hộ tịch, đều được niêm yết công khai bằng nhiều hình thức: bảng niêm yết tại trụ sở, sổ tra cứu để bàn, và trên cổng thông tin điện tử. Các thông tin về hồ sơ cần nộp, thời hạn giải quyết, và mức lệ phí hộ tịch được quy định rõ ràng, giúp người dân chủ động giám sát quá trình thực thi công vụ của cán bộ, góp phần phòng chống tiêu cực, nhũng nhiễu.

5.3. Rút ngắn thời gian giải quyết hồ sơ đăng ký hộ tịch

Một trong những thành công nổi bật của cải cách là việc rút ngắn thời gian giải quyết. Theo bảng thống kê, thời gian giải quyết cho hầu hết các thủ tục như đăng ký giám hộ, nhận cha, mẹ, con, thay đổi cải chính hộ tịch đã giảm từ 2 đến 15 ngày so với trước đây. Đặc biệt, các thủ tục đơn giản được giải quyết ngay trong ngày. Báo cáo của UBND thị trấn cho thấy tỷ lệ hồ sơ giải quyết đúng hạn đạt tới 99,5%, mang lại sự hài lòng và tin tưởng cao từ phía người dân.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1 MỘT SỐ CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CẢI CÁCH THỦ TỤC HÀNH CHÍNH TRONG LĨNH VỰC ĐĂNG KÝ HỘ TỊCH 1. KHÁI QUÁT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH VÀ CẢI CÁCH THỦ TỤC HÀNH CHÍNH 1. Khái quát thủ tục hành chính a. Khái niệm thủ tục hành chính Trong hoạt động quản lý nói chung và hoạt động của cơ quan nhà nước nói riêng, để giải quyết được bất cứ công việc nào cũng đều cần có những thủ tục phù hợp.

Theo nghĩa chung nhất: “Thủ tục (procedure) là cách thức, các bước giải quyết công việc theo một trình tự, nguyên tắc nhất định, gồm một loạt công đoạn liên quan chặt chẽ với nhau nhằm đạt được một mục đích nào đó”[1, tr. Trong giáo trình Thủ tục hành chính có định nghĩa “TTHC là trình tự, cách thức giải quyết công việc của các cơ quan hành chính nhà nước có thẩm quyền trong mối quan hệ nội bộ của hành chính và giữa các cơ quan hành chính nhà nước với các tổ chức và cá nhân công dân" [8, tr. Theo cuốn Thuật ngữ Hành chính, “TTHC là toàn bộ quy tắc, thể thức do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định theo đó cơ quan hành chính nhà nước, các tổ chức, cá nhân phải tuân theo trong khi giải quyết các công việc giữa các cơ quan nhà nước. với nhau và giữa cơ quan nhà nước với các tổ chức, công dân".

Như vậy, chúng ta có thể thấy rằng đã có rất nhiều ý kiến cũng như quan điểm và cách định nghĩa khác nhau về TTHC. Nhưng chung quy lại, tất cả các quan điểm đấy đều có đặc điểm chung và thống nhất ở một điểm đó là TTHC chính là trình tự, trật tự thẩm quyền của cơ quan hành chính nhà nước, các tổ chức và các cá nhân được ủy quyền hành pháp trong giải quyết công việc của Nhà nước, các yêu cầu chính đáng của công dân hoặc tổ chức nhằm thực hiện nghĩa vụ hành chính, bảo đảm công vụ nhà nước và lợi ích của mọi công dân. Để thống nhất cách hiểu về TTHC dưới góc độ quản lý nhà nước, Khoản 1, Điều 3 Nghị định 63/2010/NĐ -CP ngày 08/6/2010 của Chính phủ về kiểm soát TTHC đã đưa ras khái niệm về TTHC như sau: “Thủ tục hành chính là trình tự, cách thức thực hiện, hồ sơ và yêu cầu, điều kiện do cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền quy định để giải quyết một công việc cụ thể liên quan đến cá nhân, tổ chức”. Thủ tục hành chính được đặt ra để các cơ quan Nhà nước có thể thực hiện mọi hình thức hoạt động cần thiết của mình trong đó bao gồm cả trình tự thành lập các công sở, trình tự bổ nhiệm, bãi nhiệm, điều động cán bộ, công chức, viên chức, trình tự lập quy và áp dụng quy phạm để đảm bảo các quyền của chủ thể và xử lý vi phạm, trình tự điều hành, tổ chức các hoạt động tác nghiệp hành chính.

Đó chính là các quy tắc phải tuân thủ theo trong quá trình ra các quyết định hành chính của các cơ quan quản lý Nhà nước. Thủ tục hành chính do các cơ quan Nhà nước ban hành để thực thi Hiến pháp và pháp luật nhằm thực hiện chức năng quản lý của nền hành chính Nhà nước và hoàn thành nhiệm 4 vụ của mình, đồng thời các cơ quan hành chính Nhà nước có trách nhiệm thực thi các thủ tục đó. TTHC là một bộ phận chế định của Luật hành chính. Nói cách khác, thủ tục hành chính là một loại hình quy phạm mang tính công cụ để giúp các cơ quan Nhà nước có điều kiện thực hiện chức năng của mình.

Đặc điểm của thủ tục hành chính Thủ tục hành chính có những đặc điểm sau: Thứ nhất, thủ tục hành chính được điều chỉnh bằng quy phạm thủ tục. TTHC là một bộ phận cấu thành của hệ thống quy phạm thủ tục. Trong khi đó hệ thống quy phạm thủ tục chính là toàn bộ các quy tắc pháp lý quy định về trình tự và trật tự thực hiện thẩm quyền của các cơ quan nhà nước trong việc giải quyết các công việc của nhà nước và thực hiện nghĩa vụ hành chính đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức và công dân. Đó cũng chính là hệ thống nguyên tắc quản lý và điều hành bắt buộc các cơ quan nhà nước cũng như các công chức chuyên môn phải tuân theo trong giải quyết các công việc thuộc thẩm quyền của mình.

Là một quy phạm thủ tục, thủ tục hành chính có chức năng làm cho các quy phạm nội dung của luật pháp được thực hiện thuận lợi hơn. Nếu thiếu thủ tục hành chính thì việc thực thi luật pháp sẽ gặp khó khăn, thậm chí sẽ không có khả năng để đi vào đời sống thực tế. Hoạt động quản lý chủ yếu là hoạt động áp dụng pháp luật mà ở đó các hành vi áp dụng pháp luật liên quan chủ yếu đến việc xác định tình trạng thực tế của vụ việc, sau đó tiến hành lựa chọn quy phạm pháp luật tương ứng và ra quyết định đối với vụ việc đó. Các hành vi áp dụng pháp luật này sẽ được tiến hành theo những thủ tục hành chính nhất định.

Như vậy nếu thiếu các thủ tục hành chính cần thiết thì các quyền và nghĩa vụ của các bên tham gia trong hoạt động quản lý sẽ không được thực hiện một cách đảm bảo. Thủ tục hành chính đóng vai trò là một nhân tố bảo đảm cho sự hoạt động chặt chẽ, thuận lợi và đúng chức năng quản lý của cơ quan nhà nước, vì nó chính là chuẩn mực hành vi cho công dân và công chức nhà nước để họ tuân theo và thực hiện nghĩa vụ, trách nhiệm của mình đối với nhà nước. Dựa vào các thủ tục hành chính mà công việc hành chính sẽ được xử lý và đạt được những hiệu quả pháp luật đúng như dự định. Thứ hai, thủ tục hành chính là trình tự thực hiện thẩm quyền trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước.

Xét trong quá trình giải quyết công việc của các cơ quan hành chính nhà nước thì thủ tục hành chính là cách thức, trình tự mà các cơ quan hành chính nhà nước áp dụng để giải quyết các nhiệm vụ theo quy định của pháp luật. Trình tự này cũng có thể từ dưới lên, từ cấp trên xuống mà cũng có những trình tự được thực hiện song hành. Thứ ba, thủ tục hành chính rất đa dạng và phức tạp. Tính đa dạng và phức tạp được biểu hiện như sau: - Do nhiều cơ quan và công chức nhà nước thực hiện.

- Quy định quyền và nghĩa vụ của các bên tham gia mối quan hệ hành chính, trong đó bao gồm cả công việc của Nhà nước và công dân. 5 - Việc quy định thủ tục hành chính phải kết hợp với những khuôn mẫu ổn định tương đối và chặt chẽ với các biện pháp thích ứng cho từng loại công việc và từng loại đối tượng. - Nền hành chính nhà nước hiện nay đang chuyển từ hành chính cai quản sang hành chính phục vụ đã tác động mạnh mẽ vào thủ tục hành chính. - Thực hiện chủ yếu ở công sở nhà nước, gắn liền với công tác văn thư và tổ chức ban hành, quản lý văn bản, giấy tờ.

- Do chủ thể cơ quan hành chính nhà nước xây dựng để giải quyết công việc nên phụ thuộc rất nhiều vào ý chí chủ quan của chủ thể ban hành. - Trong bối cảnh của quá trình hội nhập khu vực và quốc tế hiện nay, các thủ tục hành chính có yếu tố nước ngoài cần phải phù hợp với thông lệ quốc tế. Thứ tư, thủ tục hành chính có tính năng động hơn so với các quy phạm nội dung của luật hành chính, đòi hỏi phải thay đổi nhanh hơn để thích ứng và phù hợp với nhu cầu thực tế của đời sống thị xã hội, [1,tr.10-15] Đây chính là các yếu tố cần nhận thức đúng đắn giúp cho các nhà ban hành các quy định thủ tục hành chính ban hành các quy định phù hợp với thực tế khách quan và tiến trình phát triển kinh tế xã hội. Ý nghĩa của thủ tục hành chính Thủ tục hành chính với tư cách là một bộ phận của thể chế hành chính đã ngày càng có vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước.

Điều này không những có ý nghĩa, vai trò to lớn trong hoạt động lập pháp, lập quy mà còn hết sức cần thiết để có được những nhận thức đúng đắn trong các hoạt động quản lý nhà nước đặc biệt là trong tiến trình cải cách nền hành chính hiện nay. Thủ tục hành chính được quy định nhằm mục đích tạo ra trật tự trong hoạt động quản lý của các cơ quan Nhà nước khi tiến hành các hoạt động quản lý của mình. Có thể nói TTHC là các quy phạm thủ tục của luật hành chính quy định cách thức tiến hành các hoạt động quản lý hành chính nên chúng tạo ra cơ sở và điều kiện cần thiết để các cơ quan quản lý nhà nước giải quyết các công việc của người dân theo luật định, đảm bảo quyền, lợi ích hợp pháp của các tổ chức và công dân. TTHC có vai trò rất quan trọng trong quản lý hành chính nhà nước.

Nếu không có thủ tục hành chính thì mọi chính sách, chủ trương của Đảng và Nhà nước ban hành sẽ khó thực thi. Có thể nói TTHC chính là công cụ và phương tiện để đưa pháp luật vào đời sống. Ý nghĩa của thủ tục hành chính đươc biểu hiện qua những khía cạnh cơ bản: - Là những tiêu chuẩn hành vi cho công dân và cán bộ, công chức, viên chức hành chính thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình, bảo đảm sự hoạt động chặt chẽ, thuận lợi, đúng chức năng của bộ máy hành chính. - Đảm bảo các quyết định hành chính được đưa vào thực tế đời sống xã hội.

- Đảm bảo cho các quyết định hành chính được thi hành thống nhất và có thể kiểm tra được tính hợp pháp và hợp lý của quyết định hành chính thông qua thủ tục hành chính. - Là công cụ điều hành cần thiết của tổ chức hành chính. 6 - Xây dựng thủ tục hành chính khoa học góp phần vào quá trình xây dựng và triển khai luật pháp. - Giúp cho việc thực hiện nguyên tắc dân chủ trong quản lý, thể hiện trách nhiệm của nhà nước đối với nhân dân.

- Là sự biểu hiện trình độ văn hoá, mức độ văn minh của nền hành chính. - Nếu thiếu quy phạm thủ tục, các quy phạm vật chất khó được thực hiện [8, tr. Khái quát cải cách thủ tục hành chính a.