Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong hệ thống giáo dục đại học, thư viện đóng vai trò là một thiết chế văn hóa thực hiện các chức năng thông tin, giáo dục, nghiên cứu khoa học và giải trí. Căn cứ theo Pháp lệnh Thư viện, nhiệm vụ cốt lõi của thư viện là thu thập, tàng trữ, bảo quản và phổ biến vốn tài liệu nhằm đáp ứng nhu cầu học tập, giảng dạy và nghiên cứu của cán bộ, giảng viên và sinh viên. Vốn tài liệu được xác định là một trong bốn yếu tố cấu thành thư viện, phản ánh tiềm lực, năng lực học thuật và chất lượng phục vụ của cơ sở giáo dục. Việc bảo quản lâu dài vốn tài liệu không chỉ kéo dài tuổi thọ vật lý của vật mang tin mà còn bảo đảm tính liên tục, toàn vẹn của tri thức, đồng thời giúp tiết kiệm ngân sách tái đầu tư cho cơ quan quản lý.

Thư viện Trường Đại học Hà Nội (TVĐHHN), tiền thân là Thư viện Trường Đại học Ngoại ngữ Hà Nội được thành lập từ năm 1959, trải qua hơn năm mươi năm phát triển đã tích lũy được một vốn tài liệu quy mô lớn, phong phú về ngôn ngữ và loại hình. Tuy nhiên, trước tác động khắc nghiệt của điều kiện khí hậu nhiệt đới gió mùa tại Hà Nội, quá trình tự lão hóa tự nhiên của vật mang tin dạng giấy, cùng áp lực luân chuyển liên tục từ mô hình phục vụ kho mở, tình trạng xuống cấp và hư hại tài liệu tại TVĐHHN diễn ra nhanh chóng. Nhằm tìm kiếm các giải pháp thiết thực để duy trì và phát huy giá trị của nguồn lực thông tin tại đơn vị, tác giả Chu Thị Thơm đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp với đề tài "Bảo quản tài liệu tại Thư viện trường Đại học Hà Nội".

Mục đích và các nhiệm vụ nghiên cứu được văn bản xác định cụ thể như sau:

  • Mục đích nghiên cứu: Trên cơ sở khảo sát toàn diện công tác bảo quản tài liệu tại TVĐHHN từ năm 2010 đến nay (năm 2013), khóa luận đề xuất một số giải pháp nhằm tăng cường hiệu quả công tác bảo quản tài liệu tại Thư viện.
  • Nhiệm vụ nghiên cứu:
    1. Xác định vai trò, nhiệm vụ của công tác bảo quản tài liệu trong hoạt động của TVĐHHN;
    2. Khảo sát thực trạng công tác bảo quản tài liệu tại TVĐHHN;
    3. Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác bảo quản tài liệu tại TVĐHHN.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác bảo quản tài liệu trong thư viện đại học.
  • Phạm vi nghiên cứu: Khảo sát thực tế công tác bảo quản tài liệu tại Thư viện Trường Đại học Hà Nội trong giai đoạn từ năm 2010 đến năm 2013.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng nền tảng lý luận dựa trên các khái niệm và tiêu chuẩn chuyên ngành thông tin - thư viện quốc tế và quy định pháp lý hiện hành tại Việt Nam:

  • Khung lý thuyết và khái niệm chuyên ngành: Văn bản tiếp cận định nghĩa của Hội Thư viện Mỹ (ALA) để phân biệt giữa "bảo tồn" (Conservation - hoạt động mang tính bao quát nhằm giữ lại tài liệu không để mất mát) và "bảo quản" (Preservation - các hoạt động duy trì trạng thái vật lý và khả năng sử dụng của tài liệu dưới hình thức nguyên thủy hoặc chuyển dạng). Đồng thời, tác giả viện dẫn quan điểm của Liên đoàn Quốc tế các Hiệp hội và Cơ quan Thư viện (IFLA), xác định bảo quản là hệ thống các chính sách và biện pháp thực tiễn đặc thù về kỹ thuật và phương pháp chuyên môn nhằm bảo vệ tài liệu lưu trữ khỏi sự suy biến, phân rã. Công tác bảo quản được phân định thành hai nhóm chính: bảo quản dự phòng (ngăn ngừa sự suy thoái chung của kho tài liệu) và bảo quản phục chế (sửa chữa, khắc phục các hư hỏng về cơ lý hóa của từng đơn vị tài liệu).
  • Văn bản pháp quy và tiêu chuẩn kỹ thuật: Tác giả căn cứ vào Pháp lệnh Thư viện; Quyết định số 13/2008/QĐ-BVHTTDL ngày 10/3/2008 của Bộ trưởng Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch ban hành Quy chế mẫu về tổ chức và hoạt động thư viện trường đại học; Quyết định số 190/2006/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ về việc đổi tên trường thành Trường Đại học Hà Nội; Quyết định số 1332/QĐ-ĐHHN ngày 01/10/2010 của Hiệu trưởng Trường Đại học Hà Nội về việc đổi tên Trung tâm Thông tin Thư viện thành Thư viện Trường Đại học Hà Nội. Bên cạnh đó, nghiên cứu đối chiếu các chỉ số vi khí hậu tiêu chuẩn: độ ẩm cho tài liệu giấy (40% - 55% hoặc 55% - 65%), tài liệu điện tử (40% - 55%); nhiệt độ lý tưởng cho kho giấy (15°C - 18°C), vi phim và băng từ (10°C ± 5°C); giới hạn bức xạ tia cực tím (< 75 cmW/l); độ rọi sáng kho (15 - 25 lux), phòng đọc (100 lux); thông gió (5 m/giây, luân chuyển 1 - 8 lần thể tích kho/giờ) và ngưỡng nồng độ khí độc hại (sunfua dioxit < 0,15 mg/m³, oxit nito < 0,1 mg/m³, CO₂ < 0,15 mg/m³).
  • Phương pháp nghiên cứu: Tác giả vận dụng phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử của chủ nghĩa Mác - Lênin, kết hợp các phương pháp nghiên cứu cụ thể: phương pháp phân tích và tổng hợp lý thuyết; phương pháp quan sát trực tiếp hiện trạng kho tàng, tài liệu và môi trường; phương pháp phỏng vấn cán bộ thư viện và bạn đọc; phương pháp thống kê mô tả để định lượng vốn tài liệu, cơ sở hạ tầng và tỷ lệ hư hỏng.
  • Nguồn dữ liệu: Số liệu thứ cấp trích xuất từ phần mềm quản trị thư viện điện tử tích hợp Libol 6.0, các báo cáo lưu trữ, văn bản hành chính của TVĐHHN và dữ liệu sơ cấp thu thập qua khảo sát hiện trạng thực tế tại đơn vị năm 2013.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Công tác bảo quản tài liệu trong hoạt động của Thư viện trường Đại học tại Thư viện trường Đại học Hà Nội

Tiểu mục đầu tiên của chương khái quát lịch sử hình thành từ năm 1959 của TVĐHHN, ban đầu là Tổ Tư liệu thuộc Phòng Giáo vụ Trường Đại học Ngoại ngữ Hà Nội với vốn tài liệu nghèo nàn bằng tiếng Nga và tiếng Đông Âu. Đến năm 1984, đơn vị được tách độc lập trực thuộc Ban Giám hiệu; năm 1994 xây dựng tòa nhà 2 tầng; năm 2000 sáp nhập với Phòng Thông tin thành Trung tâm Thông tin - Thư viện. Bước ngoặt lớn diễn ra vào năm 2003 khi đơn vị triển khai dự án nâng cấp thư viện theo hướng mở từ nguồn vốn vay Ngân hàng Thế giới (World Bank) mức A (vốn đầu tư 500 nghìn USD), chính thức vận hành trụ sở mới độc lập gồm 4 tầng từ ngày 05/12/2003. Năm 2005, thư viện ứng dụng phần mềm Libol để tin học hóa nghiệp vụ.

Về cơ cấu tổ chức và nhân sự, TVĐHHN tổ chức thành Ban Giám đốc và các tổ chuyên môn: Tổ Nghiệp vụ thư viện (06 cán bộ), Tổ Tập huấn và Dịch vụ thông tin (04 cán bộ), Tổ Marketing và Tổ chức sự kiện (02 cán bộ), Tổ Kỹ thuật (04 cán bộ), Tổ An ninh, trực môi trường và gửi đồ (02 cán bộ). Tổng số nhân sự của thư viện là 22 cán bộ.

TT Trình độ chuyên môn Số lượng Tỷ lệ (%)
1 Thạc sĩ thư viện 10 41,6%
2 Cử nhân thư viện 5 20,8%
3 Cử nhân công nghệ thông tin 1 4,1%
4 Cử nhân ngoại ngữ 2 8,3%
5 Cao đẳng, trung cấp, phổ thông 6 25,0%

Về hạ tầng kỹ thuật, đơn vị sở hữu 04 máy chủ cấu hình cao, 30 máy trạm nghiệp vụ (Pentium 4, CPU 3.00 GHz, RAM 256 MB) và 175 máy tính phục vụ bạn đọc tra cứu, nghe nhìn và tập huấn (tập trung hơn 140 máy tại 2 phòng tra cứu tầng 3, cấu hình CPU C 1.00 GHz, RAM 256 MB). Thư viện phục vụ đối tượng gồm hơn 200 cán bộ giảng viên và trên 13.000 sinh viên, học viên; trung bình đạt 260.000 lượt bạn đọc/năm (xấp xỉ 1.000 lượt/ngày).

Vốn tài liệu truyền thống gồm 47.596 bản sách và 3.209 bản báo, tạp chí. Tỷ lệ cơ cấu ngôn ngữ trong kho sách truyền thống gồm: tiếng Đức (11.315 bản - 22%), tiếng Anh (8.576 bản - 17%), tiếng Việt (7.507 bản - 15%), tiếng Hàn (6.466 bản - 13%), sách chuyên ngành (3.736 bản - 7%), giáo trình (3.175 bản - 6%), tiếng Pháp (1.728 bản - 3%), tiếng Trung Quốc (1.494 bản - 3%), tiếng Tây Ban Nha (1.367 bản - 3%), tiếng Italia (924 bản - 2%), tiếng Nga (675 bản - 1%), tiếng Nhật (633 bản - 1%). Nguồn tài liệu điện tử gồm 600 đĩa CD-ROM (trong đó có 109 đĩa nội sinh), 354 băng từ và 4 cơ sở dữ liệu chuyên ngành (35.108 biểu ghi thư mục sách; 1.043 biểu ghi toàn văn báo, tạp chí; 1.702 biểu ghi toàn văn luận văn, luận án; 822 biểu ghi sách điện tử).

Tác giả phân tích các yếu tố tác động đến tuổi thọ tài liệu gồm: yếu tố môi trường (ánh sáng tia cực tím gây hiện tượng quang phân làm giòn giấy; khí sunfua dioxit, nito oxit và bụi tạo phản ứng axit hóa; nhiệt ẩm thất thường sinh nấm mốc); sinh vật hại (gián, chuột, nhạy ba đuôi, mối mọt ăn tinh bột trong hồ keo dán gáy sách); sự lão hóa tự nhiên của bột gỗ; và các hành vi thiếu ý thức của con người (gấp góc, viết bẩn, xé trang, photocopy cường độ cao, trộm cắp, để thức ăn rơi vãi).

Chương 2: Thực trạng công tác bảo quản tài liệu tại Thư viện trường Đại học Hà Nội

Tại thời điểm khảo sát, TVĐHHN quản lý 37.210 tên ấn phẩm với 59.884 bản ấn phẩm, bố trí theo mô hình kho mở tại tòa nhà 4 tầng độc lập, sắp xếp tài liệu theo Khung phân loại thập phân Dewey (DDC). Tác giả tiến hành khảo sát chi tiết hiện trạng từng kho tài liệu:

  • Kho tài liệu tiếng Việt (Tầng 1): Quản lý 4.542 tên với 7.457 bản (bao gồm 92 bản sách dấu đỏ quý hiếm chỉ phục vụ đọc tại chỗ). Khảo sát thực tế cho thấy có tới 55% tài liệu trong kho bị cũ nát, đặc biệt là các tài liệu xuất bản từ những năm 1990 trở về trước.
STT Dạng thức hư hỏng ghi nhận Tỷ lệ (%)
1 Sách bị rách, long gáy, bung tay gấp xộc xệch 37%
2 Sách bị khô giòn, dễ gãy 15%
3 Sách bị bám bụi bẩn 11%
4 Sách bị ố vàng, chuyển màu, mờ chữ 9%
  • Kho tài liệu ngoại văn (Tầng 1): Gồm 10.754 tên với 15.784 bản sách, xếp trên 8 dãy giá sắt. Cơ cấu gồm: tiếng Anh (8.576 bản - 55%), tiếng Hàn (2.523 bản - 16%), tiếng Trung Quốc (1.494 bản - 10%), tiếng Pháp (788 bản - 5%), tiếng Nga (675 bản - 4%), tiếng Nhật (633 bản - 4%), tiếng Tây Ban Nha (568 bản - 4%), tiếng Italia (249 bản - 2%), tiếng Đức (186 bản - 1%). Tỷ lệ hư hại ở kho ngoại văn chỉ chiếm khoảng 15% do đa phần là sách mới, được bảo quản trên giá sắt chống mối mọt và được vệ sinh lau chùi định kỳ.
  • Kho sách chuyên ngành, giáo trình, báo - tạp chí (Tầng 2): Quản lý 10.120 bản ấn phẩm (gồm 176 đầu / 3.209 bản báo - tạp chí; 236 đầu / 3.175 bản giáo trình; 2.353 đầu / 3.736 bản sách chuyên ngành). Tài liệu giáo trình và chuyên ngành cơ bản được giữ gìn tốt. Báo, tạp chí sau 3 tháng trưng bày được chuyển vào kho lưu tầng 4; sau 1 năm được đóng tập.
  • Kho lưu báo - tạp chí cũ (Tầng 4): Không gian chật hẹp, không trang bị điều hòa hay máy hút ẩm, chỉ có 6 bóng đèn huỳnh quang. Vách tường chiếm 2/3 là kính cách nhiệt nhưng không có rèm che, khiến ánh nắng chiếu trực tiếp làm giấy giòn, ố vàng và bay mực. Nhiều tài liệu báo cũ chưa đóng bìa bị đặt trực tiếp trên bàn hoặc dưới nền đất ẩm. Đặc biệt, kho lưu này bố trí tiếp giáp ngay cạnh phòng bếp nấu ăn, tạo điều kiện cho côn trùng, chuột và nấm mốc xâm nhập phá hoại nghiêm trọng.
  • Phòng tài liệu nghiên cứu khoa học (Tầng 4): Quản lý 1.021 đầu / 1.179 bản tài liệu nội sinh gốc (lưu trữ cố định, không phục vụ đọc) và 1.084 đầu / 1.916 bản tài liệu nghiên cứu khoa học dạng bản sao để phục vụ bạn đọc. Phòng sử dụng các giá sách gỗ cũ tận dụng từ kho khác nên có tình trạng mọt gỗ; hệ thống vách kính không có rèm che nắng và cũng chịu ảnh hưởng bất lợi từ vị trí liền kề khu bếp nấu.
  • Bảo quản tài liệu hiện đại: Đối với 354 cuốn băng từ ngoại văn (142 băng tiếng Anh, 87 tiếng Trung, 49 tiếng Nhật, 42 tiếng Pháp, 34 tiếng Nga), thư viện đã hoàn tất việc số hóa chuyển dạng thành file lưu trên máy chủ để bạn đọc khai thác trực tuyến; băng gốc được bảo quản trong tủ kính chuyên dụng tại Phòng Nghiệp vụ. Đối với 600 đĩa CD-ROM (112 tiếng Anh, 281 tiếng Pháp, 19 tiếng Nhật, 109 đĩa nội sinh), đơn vị đã nhân bản đĩa phục vụ và số hóa thành file nghe đọc trực tiếp trên mạng nội bộ (ngoại trừ đĩa nội sinh). Đối với các cơ sở dữ liệu, việc sao lưu (backup) được tiến hành định kỳ, máy chủ trang bị bộ lưu điện và phần mềm diệt virus (Antivirus, Kaspersky). Phòng tra cứu thông tin điện tử tại tầng 3 có diện tích 220 m² với 105 máy trạm. Tuy nhiên, việc khai thác CSDL chỉ giới hạn qua dải địa chỉ IP nội bộ của trường; phần mềm Libol 6.0 chưa hỗ trợ quản lý tài liệu số, đòi hỏi phải chuyển đổi sang phần mềm chuyên dụng Elip.
  • Môi trường bảo quản thực tế: Nhiệt độ kho tàng dao động từ 16°C đến 39°C tùy mùa, độ ẩm trung bình từ 65% đến 80%. Mặc dù thư viện có hệ thống điều hòa và quạt thông gió (như kho ngoại văn có 2 quạt thông gió, 5 quạt treo tường) nhưng không hoạt động liên tục 24/24 giờ. Số giờ nắng trung bình chiếu vào thư viện là 3,2 giờ/ngày (1.167 giờ nắng/năm), trong khi các cửa sổ và vách kính thiếu rèm che. Đèn huỳnh quang trong các kho mở bật liên tục trung bình 10 giờ/ngày. Khu vực xung quanh có nhiều hoạt động xây dựng, cửa sổ mở thường xuyên để thông khí tự nhiên nhưng thiếu lưới chắn và thiết bị lọc bụi, khiến nồng độ bụi bẩn và khí ô nhiễm xâm nhập trực tiếp vào tài liệu.

Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác bảo quản tài liệu tại Thư viện trường Đại học Hà Nội

Dựa trên thực trạng khảo sát, tác giả đề xuất hệ thống 6 nhóm giải pháp cụ thể:

  1. Xây dựng kế hoạch về bảo quản tài liệu: Ban hành quy chuẩn quản lý rủi ro, kế hoạch bảo quản dự phòng định kỳ theo từng quý, từng năm; thiết lập quy trình kiểm kê, phân loại tài liệu hư hỏng để xử lý kịp thời.
  2. Củng cố môi trường bảo quản: Lắp đặt hệ thống rèm chắn nắng cho toàn bộ cửa sổ và vách kính cách nhiệt; vận hành hệ thống điều hòa và máy hút ẩm công nghiệp để duy trì nhiệt độ, độ ẩm ổn định suốt ngày đêm; lắp đặt lưới chắn côn trùng tại các ô thông gió; di dời kho lưu báo - tạp chí và kho tài liệu nội sinh ra xa khu vực bếp nấu ăn để loại trừ nguy cơ nhiệt ẩm và côn trùng phá hoại.
  3. Đảm bảo kinh phí và trang thiết bị: Phân bổ tỷ lệ ngân sách cố định hàng năm cho công tác bảo quản; thay thế toàn bộ giá gỗ cũ bị mọt bằng hệ thống giá sắt sơn tĩnh điện; trang bị bổ sung ẩm kế, nhiệt kế chuẩn tại từng kho và máy hút bụi chuyên dụng cho tài liệu.
  4. Nâng cao nhận thức cho cán bộ và bạn đọc trong thư viện: Đẩy mạnh tuyên truyền nội quy sử dụng tài liệu; áp dụng chế tài xử phạt nghiêm minh đối với các hành vi xé trang, viết vẽ, làm rách hoặc trộm cắp tài liệu; nghiêm cấm mang thực phẩm, nước uống vào các phòng đọc và kho mở.
  5. Đào tạo cán bộ chuyên trách: Cử cán bộ tham gia các khóa đào tạo, tập huấn chuyên sâu về kỹ thuật phục chế tài liệu giấy, xử lý hóa chất chống ẩm mốc và kỹ năng quản trị, sao lưu, bảo quản tài liệu điện tử.
  6. Ứng dụng công nghệ hiện đại vào công tác bảo quản: Triển khai cài đặt phần mềm quản trị thư viện số Elip nhằm khắc phục các nhược điểm của Libol 6.0; đẩy mạnh chương trình số hóa toàn văn đối với tài liệu nội sinh, khóa luận, luận văn, luận án và tài liệu quý hiếm; mở rộng cổng truy cập từ xa có xác thực cho cán bộ và sinh viên.

Kết quả và đóng góp

Nghiên cứu của khóa luận mang lại những kết quả cụ thể phản ánh qua các dữ liệu thực chứng:

  • Hệ thống hóa dữ liệu kho tàng: Cung cấp bức tranh định lượng chi tiết về vốn tài liệu tại TVĐHHN với 37.210 tên ấn phẩm và 59.884 bản ấn phẩm; chỉ rõ tỷ trọng tài liệu ngoại văn chiếm ưu thế tuyệt đối (tiếng Đức 22%, tiếng Anh 17% trong kho truyền thống; tiếng Anh chiếm 55% trong kho ngoại văn).
  • Định lượng mức độ hư hỏng thực tế: Xác định chính xác tỷ lệ hư hại 55% tại Kho tài liệu tiếng Việt, trong đó hư hỏng vật lý cơ học (rách, long gáy, xộc xệch) chiếm tỷ lệ cao nhất (37%), tiếp đến là giòn gãy (15%), bụi bẩn (11%) và ố vàng, mờ chữ (9%); đối lập với tỷ lệ hư hại thấp (15%) tại kho ngoại văn.
  • Phát hiện các điểm nghẽn nghiêm trọng về vi khí hậu và hạ tầng: Nhận diện việc thiếu rèm chắn nắng tại các vách kính khiến tài liệu hấp thụ trực tiếp bức xạ cực tím; phát hiện nguy cơ lây lan côn trùng, nấm mốc và ẩm nhiệt do bố trí kho lưu báo cũ và kho tài liệu nội sinh cạnh phòng bếp; chỉ ra hiện tượng báo cũ bị để trực tiếp dưới nền đất và hệ thống giá gỗ đựng tài liệu nghiên cứu khoa học bị mọt; ghi nhận sự bất cập của phần mềm Libol 6.0 trong quản lý tài liệu số.
  • Đề xuất giải pháp có tính ứng dụng: Đưa ra hệ thống 6 nhóm giải pháp đồng bộ, từ quy hoạch môi trường, thay thế giá kệ, nâng cấp phần mềm Elip, cách ly kho khỏi khu vực bếp, đến đào tạo nhân lực và số hóa chuyển dạng tài liệu nghe nhìn.
  • Đóng góp tự nêu: Khóa luận là công trình khảo sát thực nghiệm đầu tiên đánh giá một cách có hệ thống, toàn diện về công tác bảo quản tài liệu tại Thư viện Trường Đại học Hà Nội sau giai đoạn chuyển đổi mô hình sang thư viện mở và ứng dụng công nghệ thông tin. Kết quả nghiên cứu cung cấp cơ sở dữ liệu thực tiễn giúp ban lãnh đạo thư viện và Nhà trường điều chỉnh chính sách đầu tư cơ sở vật chất và quy trình kỹ thuật nhằm bảo vệ bền vững vốn tài liệu.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Tác giả tự nhận định do giới hạn về mặt thời gian thực tập và trình độ chuyên môn bước đầu của sinh viên, khóa luận chưa đi sâu nghiên cứu, thử nghiệm các giải pháp kỹ thuật công nghệ hóa - sinh chuyên sâu trong việc khử axit hàng loạt cho giấy xuất bản thời kỳ cũ. Mặt khác, phạm vi khảo sát mới chỉ tập trung tại Thư viện trung tâm, chưa mở rộng đánh giá chi tiết tình trạng tài liệu phân tán tại 13 tủ sách khoa và 2 trung tâm trực thuộc.
  • Hướng mở rộng: Trên cơ sở phạm vi và các tồn tại được chỉ ra trong văn bản, hướng nghiên cứu tiếp theo cần tập trung khảo sát thực trạng bảo quản tài liệu tại toàn bộ hệ thống thư viện khoa trực thuộc; nghiên cứu quy trình chuẩn hóa số hóa diện rộng toàn bộ nguồn tài liệu xám (luận văn, luận án, công trình khoa học); và đánh giá hiệu quả thực tế của việc chuyển đổi sang phần mềm quản trị thư viện số Elip trong công tác bảo quản dữ liệu điện tử.

Giá trị tham khảo

Báo cáo khóa luận có giá trị tham khảo thiết thực cho nhiều nhóm đối tượng:

  • Đối với sinh viên và học viên ngành Thông tin - Thư viện, Quản lý thông tin, Khoa học lưu trữ: Khóa luận là tài liệu tham khảo điển hình về phương pháp khảo sát thực địa, kỹ thuật thu thập số liệu và cách thức đánh giá mức độ suy thoái vật mang tin tại một thư viện đại học hoạt động theo mô hình kho mở.
  • Đối với cán bộ quản lý và người làm công tác bảo quản tài liệu: Cung cấp quy trình phân loại hư hỏng, mô hình xử lý chuyển dạng tài liệu nghe nhìn (băng từ sang file nén, nhân bản CD-ROM), cùng các giải pháp kiểm soát vi khí hậu đối với các thư viện có diện mạo kiến trúc sử dụng nhiều vách kính.
  • Nội dung đáng tham khảo nhất: Hệ thống bảng biểu thống kê chi tiết tỷ lệ hư hỏng tại kho tiếng Việt (Bảng 2.1), phương thức chuyển đổi tài liệu băng từ - đĩa quang sang hệ thống máy chủ và các phân tích thực nghiệm về tác hại của việc bố trí kho tài liệu liền kề khu vực ẩm nóng (bếp nấu ăn).

Câu hỏi thường gặp

1. Tình trạng hư hại tại Kho tài liệu tiếng Việt của TVĐHHN diễn ra ở mức độ nào và dạng hư hỏng nào chiếm tỷ lệ cao nhất?
Khảo sát thực tế trong khóa luận cho thấy Kho tài liệu tiếng Việt có tới 55% tài liệu ở tình trạng cũ nát, đặc biệt nghiêm trọng ở các ấn phẩm xuất bản từ những năm 1990 trở về trước. Dạng hư hại phổ biến nhất là sách bị rách bìa, long gáy, bung tay gấp xộc xệch (chiếm 37%), tiếp theo là sách bị khô giòn, dễ gãy (15%), bám bụi bẩn (11%) và ố vàng, chuyển màu, mờ chữ (9%).

2. TVĐHHN đã thực hiện các biện pháp kỹ thuật nào để bảo quản và phục vụ đối với loại hình tài liệu nghe nhìn (băng từ, đĩa CD-ROM)?
Đối với 354 cuốn băng từ, thư viện đã chuyển đổi toàn bộ sang dạng file số hóa lưu trữ trên máy chủ để bạn đọc truy cập qua mạng máy tính, đồng thời cất giữ băng gốc trong tủ kính chuyên dụng tại Phòng Nghiệp vụ. Đối với 600 đĩa CD-ROM, thư viện đựng đĩa trong hộp bao chuyên dụng, sao chép thành nhiều bản đĩa phục vụ và chuyển thành file nghe đọc trực tiếp trên máy trạm (trừ đĩa nội sinh), giữ đĩa gốc tại Phòng Nghiệp vụ nhằm tránh trầy xước và tác động nhiệt ẩm.

3. Môi trường bảo quản tại các kho lưu trữ tầng 4 của TVĐHHN có những bất cập lớn nào đe dọa trực tiếp đến tuổi thọ tài liệu?
Các kho tại tầng 4 (Kho lưu báo - tạp chí cũ và Phòng tài liệu nghiên cứu khoa học) có điều kiện bảo quản rất tồi tàn: không có điều hòa và máy hút ẩm; vách kính chiếm 2/3 tường nhưng không có rèm che khiến ánh nắng chiếu trực tiếp làm giòn giấy và phai mực; giá sách là giá gỗ tận dụng bị mọt; nhiều báo cũ chưa đóng bìa để trực tiếp dưới nền đất; và đặc biệt cả hai kho đều bố trí liền kề khu bếp nấu ăn ẩm nóng, tạo môi trường thuận lợi cho chuột, gián, mối mọt và nấm mốc phát triển.

4. Phần mềm nghiệp vụ nào đang được sử dụng tại thời điểm khảo sát và thư viện có định hướng nâng cấp công nghệ ra sao?
Tại thời điểm nghiên cứu, TVĐHHN đang vận hành phần mềm quản trị thư viện điện tử tích hợp Libol 6.0. Do phần mềm này chưa hỗ trợ quản lý hiệu quả nguồn tài liệu số và dữ liệu số hóa, khóa luận cho biết định hướng của thư viện trong thời gian tiếp theo là chuyển đổi và đẩy mạnh ứng dụng phần mềm Elip để quản lý tài liệu số và mở rộng khả năng truy cập tài nguyên cho người dùng tin.

5. Cơ cấu trình độ chuyên môn của đội ngũ cán bộ TVĐHHN được ghi nhận như thế nào trong khóa luận?
Thư viện có tổng số 22 cán bộ. Về trình độ: Thạc sĩ thư viện có 10 người (chiếm 41,6%), Cử nhân thư viện có 5 người (20,8%), Cử nhân công nghệ thông tin có 1 người (4,1%), Cử nhân ngoại ngữ có 2 người (8,3%), trình độ cao đẳng, trung cấp và phổ thông có 6 người (chiếm 25,0%).

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Chu Thị Thơm đã phản ánh toàn diện, thực chất công tác bảo quản vốn tài liệu truyền thống và hiện đại tại Thư viện Trường Đại học Hà Nội trong giai đoạn 2010 - 2013. Bằng việc kết hợp các phương pháp khảo sát thực địa, phỏng vấn và thống kê dữ liệu, công trình đã định lượng cụ thể tỷ lệ hư hỏng của từng kho sách, chỉ rõ những hạn chế nghiêm trọng về vi khí hậu, cách thức bố trí kho tàng và hạ tầng kỹ thuật phục chế. Hệ thống 6 nhóm giải pháp được đề xuất trong khóa luận mang tính thực tiễn cao, đóng vai trò là luận cứ hữu ích giúp nhà trường nâng cao tuổi thọ của vốn tài liệu và tối ưu hóa hiệu quả phục vụ bạn đọc trong tiến trình hiện đại hóa thư viện đại học.