Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh nền kinh tế toàn cầu ngày càng phát triển và cạnh tranh gay gắt, việc nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ trở thành yếu tố sống còn đối với các doanh nghiệp. Công ty TNHH SEDOVINA, một nhà sản xuất và gia công may với hơn 300 mã hàng đa dạng, là nhà cung cấp lớn cho tập đoàn IKEA và các khách hàng quốc tế khác như Wal-mart, Target, Decathlon. Tuy nhiên, theo thống kê từ bộ phận QA năm 2017, số lượng khiếu nại về chất lượng sản phẩm tăng gấp 7,5 lần so với năm 2016, phản ánh những hạn chế trong hệ thống quản lý chất lượng hiện tại của công ty.

Luận văn tập trung nghiên cứu việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 tại công ty TNHH SEDOVINA nhằm đánh giá thực trạng và xây dựng kế hoạch áp dụng tiêu chuẩn quốc tế này. Phạm vi nghiên cứu bao gồm thực trạng hệ thống quản lý chất lượng của công ty từ năm 2015 đến năm 2017, với mục tiêu nâng cao hiệu quả quản lý chất lượng, giảm thiểu khiếu nại khách hàng và tăng cường năng lực cạnh tranh trên thị trường quốc tế. Việc áp dụng ISO 9001:2015 được kỳ vọng sẽ giúp công ty mở rộng thị trường, nâng cao sự hài lòng của khách hàng và cải thiện hiệu quả sản xuất kinh doanh.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên các lý thuyết và mô hình quản lý chất lượng hiện đại, trong đó trọng tâm là tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Các khái niệm chính bao gồm:

  • Chất lượng: Được định nghĩa theo tiêu chuẩn ISO 9000:2015 là mức độ của một tập hợp các đặc tính vốn có của sản phẩm hoặc dịch vụ thỏa mãn yêu cầu của khách hàng và các bên liên quan.
  • Quản lý chất lượng (QLCL): Hoạt động phối hợp nhằm xác định chính sách, lập kế hoạch, kiểm soát, đảm bảo và cải tiến chất lượng trong toàn bộ hệ thống.
  • Hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL): Một hệ thống quản lý để định hướng và kiểm soát tổ chức về mặt chất lượng, bao gồm các quá trình tương tác nhằm đạt được mục tiêu chất lượng.
  • Nguyên tắc quản lý chất lượng ISO 9001:2015: Bao gồm hướng vào khách hàng, sự lãnh đạo, cam kết của mọi thành viên, cách tiếp cận theo quá trình, cải tiến liên tục, quyết định dựa trên bằng chứng và quản lý mối quan hệ.
  • Mô hình PDCA (Plan-Do-Check-Act): Chu trình cải tiến liên tục được áp dụng trong xây dựng và vận hành HTQLCL.

Phương pháp nghiên cứu

Luận văn sử dụng phương pháp nghiên cứu hỗn hợp, kết hợp cả dữ liệu sơ cấp và thứ cấp:

  • Dữ liệu thứ cấp: Thu thập từ hồ sơ, báo cáo nội bộ, các biên bản đánh giá nội bộ, số liệu khiếu nại khách hàng từ năm 2013 đến tháng 8/2017.
  • Dữ liệu sơ cấp: Khảo sát bằng bảng câu hỏi tự đánh giá dựa trên hướng dẫn trong TCVN 9004:2000, với 200 phiếu phát hành và 186 phiếu hợp lệ, đối tượng khảo sát là cán bộ công nhân viên công ty.
  • Phân tích thống kê mô tả: Được sử dụng để đánh giá thực trạng HTQLCL, bao gồm tỷ lệ phần trăm các mức độ thực hiện các tiêu chí theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015.
  • Phỏng vấn và quan sát thực tế: Hỗ trợ làm rõ các vấn đề về văn hóa tổ chức, sự lãnh đạo và các yếu tố ảnh hưởng đến việc áp dụng HTQLCL.
  • Timeline nghiên cứu: Khảo sát diễn ra từ 05/09/2017 đến 15/09/2017, phân tích dữ liệu và xây dựng kế hoạch áp dụng HTQLCL trong năm 2017-2020.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Thực trạng bối cảnh chung về HTQLCL:

    • 74,7% ý kiến cho rằng công ty ưu tiên xác định nhu cầu và mong đợi của khách hàng, tuy nhiên chỉ 8,6% thường xuyên cải tiến.
    • 58,1% ý kiến đánh giá việc xác định nhu cầu của cán bộ công nhân viên còn bị động, do sự khác biệt văn hóa và ngôn ngữ giữa lãnh đạo người Hàn Quốc và nhân viên Việt Nam.
    • 93% ý kiến cho thấy công ty quan tâm và thực hiện các yêu cầu pháp luật và chế định liên quan đến chất lượng.

  2. Hệ thống tài liệu và các quá trình của HTQLCL:

    • 44,1% ý kiến cho rằng các quy trình làm việc chính thức được áp dụng ở mức trung bình, 43,5% ở mức độ bị động.
    • 58,1% ý kiến cho rằng tài liệu và hồ sơ chưa được sẵn có và đầy đủ để sử dụng mọi lúc mọi nơi.
    • Một số quy trình quan trọng như tuyển dụng, thu mua, đào tạo và đánh giá sự hài lòng khách hàng chưa được chuẩn hóa thành văn bản chính thức.

  3. Lãnh đạo và cam kết:

    • 67,7% ý kiến cho rằng sự tham gia của lãnh đạo trong xây dựng HTQLCL còn bị động, do yếu tố văn hóa và ngôn ngữ.
    • 50% ý kiến đánh giá chính sách chất lượng được triển khai ở mức trung bình, 45,7% cho rằng đạt kết quả tốt nhưng chưa phổ biến rộng rãi đến công nhân.
    • 67,7% ý kiến cho rằng phân bổ quyền hạn và trách nhiệm từ lãnh đạo đến các cấp quản lý được thực hiện tốt, tuy nhiên việc trao quyền hạn đến từng thành viên còn hạn chế.

  4. Hoạch định và giải quyết rủi ro:

    • 62,4% ý kiến đánh giá công ty thực hiện xác định rủi ro và cơ hội ở mức trung bình, 27,4% cho rằng mang lại kết quả tốt.
    • Công ty áp dụng phương pháp phân tích rủi ro FMEA trong sản xuất để ngăn ngừa lỗi và đảm bảo chất lượng sản phẩm.
    • 61,3% ý kiến cho rằng mục tiêu chất lượng được hoạch định nhưng chưa cụ thể và chưa mang lại hiệu quả cao.

Thảo luận kết quả

Kết quả khảo sát cho thấy công ty TNHH SEDOVINA đã có những bước chuẩn bị và thực hiện hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015, tuy nhiên vẫn còn nhiều hạn chế cần khắc phục. Sự khác biệt về văn hóa và ngôn ngữ giữa lãnh đạo người Hàn Quốc và nhân viên Việt Nam là nguyên nhân chính dẫn đến việc truyền đạt chính sách chất lượng và cam kết lãnh đạo chưa hiệu quả, ảnh hưởng đến sự đồng thuận và thực thi trong toàn công ty.

Việc tài liệu và quy trình chưa được chuẩn hóa và phổ biến rộng rãi làm giảm tính nhất quán trong áp dụng HTQLCL, dẫn đến hiệu quả quản lý chưa cao. So với các nghiên cứu trong ngành, việc áp dụng ISO 9001:2015 đòi hỏi sự cam kết mạnh mẽ từ lãnh đạo và sự tham gia tích cực của toàn bộ nhân viên để đạt được cải tiến liên tục.

Phân tích rủi ro theo FMEA là điểm mạnh của công ty, giúp giảm thiểu lỗi sản phẩm và tăng sự hài lòng khách hàng. Tuy nhiên, mục tiêu chất lượng cần được cụ thể hóa và truyền đạt rõ ràng hơn để các bộ phận có thể thực hiện hiệu quả.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ cột thể hiện tỷ lệ phần trăm mức độ thực hiện các tiêu chí ISO 9001:2015, bảng tổng hợp các điểm mạnh và hạn chế của HTQLCL hiện tại, giúp minh họa rõ nét hơn thực trạng và các vấn đề cần cải tiến.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Tăng cường cam kết và vai trò lãnh đạo

    • Động viên lãnh đạo cấp cao tham gia trực tiếp vào việc xây dựng và triển khai HTQLCL.
    • Tổ chức các buổi đào tạo, hội thảo nâng cao nhận thức về ISO 9001:2015 cho lãnh đạo và quản lý.
    • Thời gian thực hiện: trong vòng 6 tháng tới.
    • Chủ thể thực hiện: Ban Giám đốc và phòng Nhân sự.

  2. Chuẩn hóa và phổ biến hệ thống tài liệu, quy trình

    • Xây dựng và cập nhật đầy đủ các quy trình làm việc, tài liệu hướng dẫn theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015.
    • Phổ biến rộng rãi đến toàn bộ cán bộ công nhân viên qua các buổi đào tạo và tài liệu điện tử.
    • Thời gian thực hiện: 9 tháng.
    • Chủ thể thực hiện: Phòng Chất lượng phối hợp với các phòng ban liên quan.

  3. Nâng cao năng lực và nhận thức nhân viên

    • Tổ chức đào tạo chuyên sâu về quản lý chất lượng, kỹ năng kiểm soát chất lượng cho công nhân và nhân viên.
    • Xây dựng chương trình đánh giá định kỳ để đảm bảo sự hiểu biết và áp dụng đúng quy trình.
    • Thời gian thực hiện: liên tục hàng năm.
    • Chủ thể thực hiện: Phòng Nhân sự và Phòng Chất lượng.

  4. Cải tiến công tác hoạch định và quản lý rủi ro

    • Cụ thể hóa mục tiêu chất lượng theo từng bộ phận, gắn với KPI rõ ràng.
    • Mở rộng áp dụng phương pháp phân tích rủi ro FMEA cho các quy trình khác ngoài sản xuất.
    • Thời gian thực hiện: 12 tháng.
    • Chủ thể thực hiện: Ban Chỉ đạo ISO và các phòng ban chức năng.

  5. Xây dựng hệ thống đánh giá và cải tiến liên tục

    • Thiết lập quy trình đánh giá nội bộ định kỳ, báo cáo kết quả và đề xuất cải tiến.
    • Áp dụng công cụ PDCA để theo dõi và nâng cao hiệu quả HTQLCL.
    • Thời gian thực hiện: bắt đầu ngay và duy trì liên tục.
    • Chủ thể thực hiện: Phòng Chất lượng và Ban Giám đốc.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban lãnh đạo và quản lý doanh nghiệp sản xuất

    • Lợi ích: Hiểu rõ cách xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2015, nâng cao năng lực cạnh tranh.
    • Use case: Lập kế hoạch triển khai ISO 9001 trong doanh nghiệp.

  2. Chuyên viên quản lý chất lượng và nhân viên phòng QA/QC

    • Lợi ích: Nắm bắt các yêu cầu tiêu chuẩn, phương pháp đánh giá và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng.
    • Use case: Thiết kế quy trình kiểm soát chất lượng và xử lý khiếu nại khách hàng.

  3. Nhà tư vấn và chuyên gia đào tạo ISO

    • Lợi ích: Tham khảo mô hình áp dụng thực tế, các khó khăn và giải pháp trong doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài.
    • Use case: Xây dựng chương trình tư vấn và đào tạo phù hợp với đặc thù doanh nghiệp.

  4. Sinh viên và nghiên cứu sinh ngành Quản trị kinh doanh, Quản lý chất lượng

    • Lợi ích: Tài liệu tham khảo về lý thuyết, phương pháp nghiên cứu và ứng dụng tiêu chuẩn ISO trong thực tế.
    • Use case: Tham khảo để viết luận văn, nghiên cứu chuyên sâu về quản lý chất lượng.

Câu hỏi thường gặp

  1. ISO 9001:2015 là gì và tại sao doanh nghiệp nên áp dụng?
    ISO 9001:2015 là tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý chất lượng, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý, đáp ứng yêu cầu khách hàng và cải tiến liên tục. Áp dụng tiêu chuẩn này giúp mở rộng thị trường và tăng sự tin cậy từ khách hàng.

  2. Quá trình xây dựng HTQLCL theo ISO 9001 gồm những bước nào?
    Quá trình gồm ba giai đoạn chính: chuẩn bị và hoạch định, xây dựng và thực hiện hệ thống, đánh giá và chứng nhận. Mỗi giai đoạn bao gồm các hoạt động như cam kết lãnh đạo, đào tạo, xây dựng tài liệu, đánh giá nội bộ và cải tiến.

  3. Những khó khăn thường gặp khi áp dụng ISO 9001 tại doanh nghiệp có vốn nước ngoài?
    Khó khăn phổ biến là sự khác biệt về văn hóa, ngôn ngữ, sự cam kết của lãnh đạo và nhân viên, cũng như việc chuẩn hóa quy trình và phổ biến tài liệu trong toàn công ty.

  4. Làm thế nào để đánh giá hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng?
    Hiệu quả được đánh giá qua các chỉ số như tỷ lệ khiếu nại khách hàng, mức độ tuân thủ quy trình, kết quả đánh giá nội bộ, sự cải tiến liên tục và sự hài lòng của khách hàng.

  5. Các yếu tố nào ảnh hưởng đến thành công khi áp dụng ISO 9001:2015?
    Bao gồm cam kết của lãnh đạo, văn hóa tổ chức, đào tạo và nhận thức nhân viên, nguồn lực tài chính, phân bổ trách nhiệm rõ ràng và khả năng cải tiến liên tục.

Kết luận

  • Luận văn đã đánh giá thực trạng hệ thống quản lý chất lượng tại công ty TNHH SEDOVINA, chỉ ra những điểm mạnh và hạn chế trong việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015.
  • Các yếu tố ảnh hưởng chính bao gồm sự cam kết lãnh đạo, văn hóa tổ chức và hệ thống tài liệu chưa được chuẩn hóa đầy đủ.
  • Đề xuất các giải pháp cụ thể nhằm tăng cường vai trò lãnh đạo, chuẩn hóa quy trình, nâng cao năng lực nhân viên và cải tiến công tác hoạch định rủi ro.
  • Kế hoạch áp dụng HTQLCL theo ISO 9001:2015 được xây dựng với lộ trình rõ ràng từ năm 2017 đến 2020, hướng tới nâng cao chất lượng sản phẩm và sự hài lòng khách hàng.
  • Mời các doanh nghiệp và chuyên gia trong lĩnh vực quản lý chất lượng tham khảo để áp dụng và phát triển hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả hơn trong thực tế.

Hành động tiếp theo: Triển khai các giải pháp đề xuất, tổ chức đào tạo nâng cao nhận thức và tiến hành đánh giá nội bộ định kỳ để đảm bảo sự thành công bền vững của hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2015.