34 Ứng Dụng Lean Trong Văn Phòng Để Tăng Cường Hiệu Suất

Lean là triết lý quản lý nhằm giảm lãng phí và tăng giá trị. 76 trang · Sở Khoa Học Và Công Nghệ Thành Phố Hồ Chí Minh · 2020.

• Tác giả: U Nh H Hu Ng O Ng Ng
• Trường học: Sở Khoa Học Và Công Nghệ Thành Phố Hồ Chí Minh
• Chuyên ngành: Khoa học và Công nghệ
• Đề tài: Ứng dụng Lean trong văn phòng
• Loại tài liệu: Tài liệu huấn luyện
• Năm xuất bản: 2020
• Địa điểm: Thành phố Hồ Chí Minh

Mục lục chi tiết

• LỜI NÓI ĐẦU
• I. I. CHƯƠNG TRÌNH HUẤN LUYỆN: ỨNG DỤNG LEAN TRONG VĂN PHÒNG
• II. II. YÊU CẦU ĐỐI VỚI HỌC VIÊN TRONG VÀ SAU KHÓA HUẤN LUYỆN
• II.1. Yêu cầu đối với học viên trong khóa huấn luyện
• II.2. Yêu cầu đối với học viên sau khóa huấn luyện
• 1. PHẦN 1: NHẬN DIỆN LÃNG PHÍ TRONG CÔNG VIỆC DƯỚI GÓC NHÌN CỦA LEAN
• 1.1. Định nghĩa hoạt động mang lại giá trị gia tăng & không mang lại giá trị gia tăng
• 1.2. 8 loại lãng phí trong văn phòng
• 2. PHẦN 2: XÂY DỰNG MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC AN TOÀN, SẠCH SẼ, HIỆU QUẢ, CHUYÊN NGHIỆP VỚI 5S & QUẢN LÝ TRỰC QUAN
• 2.1. 5S
• 2.2. Quản lý trực quan
• 3. PHẦN 3: KIỂM SOÁT VÀ CHIA SẺ THÔNG TIN NỘI BỘ THEO PHONG CÁCH NHẬT BẢN – HORENSO
• 3.1. Báo cáo (khi nào? như thế nào là hiệu quả?)
• 3.2. Liên lạc (khi nào? như thế nào là hiệu quả?)
• 3.3. Thảo luận (khi nào? như thế nào là hiệu quả?)
• 4. PHẦN 4: CÁC CÔNG CỤ GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ
• 4.1. Phương pháp não công (Brain Storming)
• 4.2. 5 Why
• 4.3. PDCA
• CÂU HỎI THI TRẮC NGHIỆM CUỐI KHÓA/ ĐÁP ÁN

Tóm tắt

I. Tổng quan về 34 Ứng Dụng Lean Tối Ưu Hóa Hiệu Suất Văn Phòng

Lean là triết lý quản lý nhằm giảm lãng phí và tăng giá trị. Trong môi trường văn phòng, Lean tập trung vào quy trình làm việc, tài nguyên và thời gian. Áp dụng Lean giúp các tổ chức giảm chi phí, tăng năng suất và nâng cao sự hài lòng của nhân viên. Phương pháp này dựa trên nguyên tắc cải tiến liên tục và tiêu chuẩn hoá các bước làm việc. Khi các hoạt động được chuẩn hoá và tối ưu, năng suất làm việc tăng lên đáng kể mà không cần đầu tư công nghệ đắt tiền. Thực tiễn cho thấy Lean có thể áp dụng trong quản lý tài liệu, họp hành, xử lý yêu cầu khách hàng và nhiều lĩnh vực khác trong văn phòng.

1.1. Nguyên tắc cơ bản của Lean trong văn phòng

Lean dựa trên năm nguyên tắc: xác định giá trị, lập bản đồ dòng giá trị, loại bỏ lãng phí, tạo dòng liên tục và hoàn thiện liên tục. Trong văn phòng, giá trị là thời gian và thông tin mà nhân viên nhận được. Lập bản đồ dòng giá trị giúp nhận diện các bước không tạo ra giá trị. Loại bỏ lãng phí bao gồm giảm thời gian chờ, tài liệu thừa và công việc trùng lặp. Dòng liên tục giúp công việc di chuyển mượt mà giữa các bộ phận. Hoàn thiện liên tục thúc đẩy đội ngũ đề xuất cải tiến thường xuyên.

1.2. Tầm quan trọng của Lean đối với hiệu suất

Hiệu suất văn phòng phụ thuộc vào quy trình làm việc hợp lý. Khi các quy trình được tối ưu, nhân viên có thể hoàn thành công việc nhanh hơn và chính xác hơn. Lean giúp giảm thời gian xử lý hồ sơ, giảm lỗi và tăng độ hài lòng của khách hàng nội bộ. Ngoài ra, Lean còn tạo môi trường làm việc năng động, khuyến khích sáng tạo và cải tiến. Điều này giúp doanh nghiệp duy trì lợi thế cạnh tranh và thích ứng nhanh với thay đổi.

II. Phân tích vấn đề và thách thức trong 34 Ứng Dụng Lean Tối Ưu Hóa Hiệu Suất Văn Phòng

Trong thực tiễn, nhiều văn phòng vẫn còn tồn tại lãng phí và quy trình cũ. Thông thường, nhân viên phải chờ duyệt tài liệu, gặp trễ trong giao tiếp và phải thực hiện các nhiệm vụ lặp lại. Những vấn đề này làm giảm năng suất và gây căng thẳng. Thách thức lớn nhất là thay đổi thói quen và văn hoá làm việc. Đôi khi, nhân viên không hiểu lợi ích của Lean và lo ngại thay đổi sẽ tăng áp lực công việc. Ngoài ra, việc thiếu công cụ hỗ trợ và dữ liệu đo lường khiến việc triển khai Lean khó đạt kết quả mong muốn.

2.1. Lãng phí thường gặp trong quy trình văn phòng

Lãng phí trong văn phòng bao gồm thời gian chờ duyệt, tài liệu thừa, công việc trùng lặp và giao tiếp không hiệu quả. Thông tin truyền đạt qua email nhiều lần gây nhầm lẫn. Các tài liệu giấy tờ không chuẩn hoá làm tăng thời gian tìm kiếm và lưu trữ. Khi không có hệ thống quản lý, công việc bị trì hoãn và nhân viên phải làm thêm giờ để bù đắp. Nhận diện và loại bỏ những lãng phí này là bước đầu quan trọng để cải thiện hiệu suất.

2.2. Rào cản văn hoá và kỹ năng khi áp dụng Lean

Thay đổi văn hoá làm việc đòi hỏi sự cam kết từ lãnh đạo và nhân viên. Nhiều người lo ngại rằng Lean sẽ làm tăng gánh nặng công việc hoặc đòi hỏi kỹ năng mới. Thiếu đào tạo và hiểu biết về các công cụ Lean khiến nhân viên không áp dụng đúng cách. Ngoài ra, việc không có chỉ số đo lường hiệu quả làm cho tiến trình cải tiến khó đánh giá. Để vượt qua rào cản, cần thực hiện đào tạo, truyền thông và thiết lập mục tiêu rõ ràng.

III. Giải pháp Lean và phương pháp triển khai 34 Ứng Dụng Tối Ưu Hiệu Suất Văn Phòng

Triển khai Lean trong văn phòng bắt đầu bằng việc đào tạo nhân viên về các công cụ cơ bản như 5S, Kaizen và quản lý trực quan. Tiếp theo, lập bản đồ dòng giá trị để xác định các bước không tạo giá trị. Sau đó, loại bỏ lãng phí bằng cách chuẩn hoá tài liệu, tự động hoá quy trình và giảm thời gian chờ. Áp dụng Kaizen giúp đội ngũ đề xuất cải tiến nhỏ nhưng liên tục. Quản lý trực quan bằng bảng Kanban cho phép theo dõi tiến độ và phát hiện tắc nghẽn kịp thời. Cuối cùng, thiết lập các chỉ số KPI để đo lường hiệu quả và điều chỉnh chiến lược.

3.1. Áp dụng 5S để tổ chức không gian làm việc

5S gồm Sắp xếp, Sàng lọc, Sạch sẽ, Săn sóc và Sẵn sàng. Việc sắp xếp tài liệu, vật dụng và thiết bị giúp giảm thời gian tìm kiếm. Loại bỏ các vật dụng không cần thiết giảm tiếng ồn và gian lận không gian. Duy trì sạch sẽ và sạch sẽ tăng môi trường làm việc trong lành. Săn sóc đảm bảo thiết bị luôn trong tình trạng tốt. Sẵn sàng giúp nhân viên chuẩn bị công việc một cách nhanh chóng. Khi 5S được thi hành đồng bộ, dòng công việc trôi chảy và giảm lãng phí đáng kể.

3.2. Sử dụng Kanban và Kaizen để duy trì cải tiến

Kanban là bảng quản lý trực quan với các cột như Đang làm, Đang chờ và Hoàn thành. Nhân viên di chuyển thẻ công việc theo tiến độ, giúp mọi người nắm rõ trạng thái. Kaizen khuyến khích đề xuất cải tiến nhỏ hàng ngày. Các ý tưởng được ghi lại, đánh giá và triển khai nhanh chóng. Khi kết hợp Kanban và Kaến, đội ngũ có thể nhìn thấy tắc nghẽn và hành động khắc phục ngay lập tức. Điều này tạo ra vòng phản hồi nhanh, nâng cao hiệu quả và duy trì văn hoá cải tiến liên tục.

IV. Kết luận và các ứng dụng thực tiễn của Lean trong văn phòng

Lean mang lại lợi ích rõ rệt cho môi trường văn phòng. Việc loại bỏ lãng phí, chuẩn hoá quy trình và áp dụng quản lý trực quan giúp tăng năng suất và giảm chi phí. Các công cụ như 5S, Kanban và Kaizen đã chứng minh hiệu quả trong việc nâng cao hiệu suất làm việc. Khi được triển khai đồng bộ, Lean tạo ra một môi trường làm việc linh hoạt, nhanh nhạy và đáp ứng tốt nhu cầu khách hàng nội bộ. Do đó, các tổ chức nên xem Lean như một chiến lược dài hạn để duy trì lợi thế cạnh tranh và phát triển bền vững.

4.1. Tác động dài hạn của Lean đối với doanh nghiệp

Lean không chỉ cải thiện quy trình hiện tại mà còn xây dựng nền tảng cho đổi mới liên tục. Doanh nghiệp áp dụng Lean thường đạt mức giảm chi phí 10-30% và tăng năng suất 15-25%. Sự hài lòng của nhân viên cũng tăng vì công việc trở nên rõ ràng và ít áp lực. Nhờ có nền tảng cải tiến, công ty dễ dàng thích ứng với thay đổi thị trường và công nghệ mới. Điều này tạo nên lợi thế cạnh tranh bền vững trong thời gian dài.

4.2. Các ví dụ thực tiễn triển khai Lean trong văn phòng

Một công ty dịch vụ tài chính đã áp dụng Kanban cho quy trình duyệt hồ sơ, giảm thời gian xử lý từ 5 ngày xuống còn 2 ngày. Một công ty công nghệ thông tin sử dụng 5S để sắp xếp không gian làm việc, giảm thời gian tìm kiếm tài liệu nội bộ 40%. Một phòng nhân sự triển khai Kaizen để rút ngắn quy trình tuyển dụng, giảm vòng phỏng vấn từ 4 tuần xuống 2 tuần. Những ví dụ chứng minh Lean có thể áp dụng ở nhiều phòng ban và mang lại lợi ích thực tiễn.

Nội dung chính

Ứng Dụng Lean Tối Ưu Hóa Hiệu Suất Văn Phòng

Tổng quan về giáo trình

Tài liệu huấn luyện "Ứng dụng Lean trong văn phòng" do nhóm tác giả Huỳnh Thị Thu Hằng và Cù Hoàng Hưng biên soạn năm 2020, được phát hành dưới sự chủ trì của Trung tâm Ứng dụng Tiến bộ Khoa học và Công nghệ (Saigon Innovation Hub - SIHUB), trực thuộc Sở Khoa học và Công nghệ Thành phố Hồ Chí Minh, phối hợp cùng Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Thành phố Hồ Chí Minh. Giáo trình này được xây dựng nhằm triển khai nhiệm vụ bồi dưỡng chuyên môn, kiến thức về năng suất chất lượng và đổi mới sáng tạo trong quản lý nhà nước theo định hướng của Quyết định số 4937/QĐ-UBND ngày 05 tháng 10 năm 2015 của Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh về Kế hoạch hoạt động khoa học, công nghệ và đổi mới sáng tạo ở cơ sở giai đoạn 2016-2020.

Mục tiêu học tập của tài liệu tập trung vào ba kết quả đầu ra cụ thể: trang bị cho học viên năng lực nhận diện các hành vi và quy trình gây lãng phí trong môi trường hành chính công; cung cấp các kỹ thuật tiêu chuẩn hóa không gian làm việc và quy trình lưu chuyển thông tin; rèn luyện phương pháp giải quyết vấn đề có hệ thống nhằm tối ưu hóa năng suất xử lý công việc.

Về cấu trúc, giáo trình được thiết kế theo mô hình tiếp cận từ nhận thức tư duy đến thao tác kỹ thuật và công cụ duy trì. Nội dung chia làm bốn học phần cốt lõi: nhận diện lãng phí, kỹ thuật 5S và trực quan hóa, cơ chế phối hợp thông tin HORENSO, và các công cụ phân tích giải quyết sự cố, khép lại bằng bộ câu hỏi thi trắc nghiệm cùng đáp án. Điểm đặc trưng của giáo trình là việc chuyển dịch có hệ thống các nguyên lý từ Hệ thống sản xuất Toyota (TPS) sang đặc thù của hoạt động dịch vụ công và văn phòng hành chính.

Nội dung kiến thức cốt lõi

Các chương/chủ đề chính

Cấu trúc nội dung giáo trình được triển khai theo tiến trình sư phạm từ phân tích nhận thức đến thực hành kỹ năng:

• Phần 1: Nhận diện lãng phí trong công việc dưới góc nhìn của Lean: Trình bày tiến trình lịch sử quản trị từ mô hình quản lý theo khoa học của Frederick Winslow Taylor (1856-1915), dây chuyền sản xuất đại trà của Henry Ford (1913) đến Hệ thống sản xuất Toyota (TPS) do Eiji Toyoda và Taiichi Ohno khởi xướng sau Thế chiến thứ II. Giới thiệu nguồn gốc thuật ngữ "Lean" từ công trình nghiên cứu "The Machine That Changed the World" (James P. Womack, 1990). Chương này làm rõ bản chất dịch vụ công dựa trên định nghĩa của Korczynski (2002) và tiêu chuẩn ISO 9001:2015; phân biệt hoạt động gia tăng giá trị (Value Added - VA) và không gia tăng giá trị (Non-Value Added - NVA); phân loại chi tiết 8 dạng lãng phí văn phòng: sản xuất quá mức, hàng tồn kho, chờ đợi, vận chuyển, chuyển động, xử lý gia công quá mức, khuyết tật, và lãng phí tiềm năng trí tuệ.
• Phần 2: Xây dựng môi trường làm việc an toàn, sạch sẽ, hiệu quả, chuyên nghiệp với 5S & Quản lý trực quan: Phân tích trụ cột ổn định (Stability) trong khung quản trị Lean. Đi sâu vào cơ chế thực thi 5S: Seiri (Sàng lọc), Seiton (Sắp xếp), Seiso (Sạch sẽ), Seiketsu (Săn sóc), Shitsuke (Sẵn sàng). Trình bày nguyên lý "trong suốt", kỹ thuật sử dụng màu sắc, quy tắc bố trí đồ vật theo tần suất sử dụng (hàng giờ, hàng ngày, thỉnh thoảng), cách xử lý các điểm nghẽn "vùng xám", phương pháp bố trí mặt bằng dạng tế bào (cellular layout), tính toán Takt Time và phương pháp đi bộ quan sát hiện trường (Gemba walk) của Taiichi Ohno.
• Phần 3: Kiểm soát và chia sẻ thông tin nội bộ theo phong cách Nhật Bản – HORENSO: Chuẩn hóa ba kênh truyền tải thông tin tổ chức gồm: Báo cáo (Houkoku - thông báo tiến độ, kết quả công việc), Liên lạc (Renraku - cung cấp dữ liệu thực tế không bao gồm ý kiến chủ quan), và Thảo luận (Soudan - xin ý kiến tư vấn khi gặp trở ngại).
• Phần 4: Các công cụ giải quyết vấn đề: Hướng dẫn áp dụng phương pháp Động não (Brainstorming), kỹ thuật phân tích 5 câu hỏi Tại sao (5 Why) để truy tìm nguyên nhân gốc rễ, và chu trình Hoạch định - Thực hiện - Kiểm tra - Hành động (PDCA) kết hợp phương pháp 5W2H.

Logic phát triển nội dung tuân thủ chuỗi mắt xích: thấu hiểu triết lý loại bỏ hao tổn -> phân loại 8 biểu hiện lãng phí cụ thể -> tái thiết không gian vật lý và dòng công việc (5S, Layout) -> chuẩn hóa kênh giao tiếp (HORENSO) -> khắc phục triệt để các sai lệch phát sinh (PDCA, 5 Why).

Kiến thức nền tảng được xây dựng

Giáo trình xây dựng trên nền tảng lý thuyết sản xuất tinh gọn công nghiệp kết hợp lý thuyết hành chính:

• Khung lý thuyết Toyota (TPS): Dựa trên hai trụ cột JIT (Just-In-Time - sản xuất đúng số lượng, đúng thời điểm) và Jidoka (tự động hóa có kiểm soát của con người), san phẳng luồng công việc (Heijunka), công việc tiêu chuẩn và Kaizen cải tiến liên tục.
• Mô hình 3M: Nhận diện ba yếu tố gây kém hiệu quả trong vận hành gồm Muda (lãng phí từ hoạt động không tạo giá trị), Mura (sự không đồng đều, thiếu ổn định của quy trình), và Muri (sự quá tải đối với nhân sự hoặc thiết bị).
• Cấu trúc phân loại hoạt động của Trung tâm Nghiên cứu Doanh nghiệp Lean (Lean Enterprise Research Centre - Anh Quốc): Phân định ranh giới giữa Lãng phí thuần (hành động có thể triệt tiêu ngay lập tức không ảnh hưởng kết quả) và Lãng phí ngẫu nhiên (hoạt động không tạo giá trị trực tiếp nhưng bắt buộc phải duy trì do quy định pháp lý, chính sách kiểm toán hoặc giới hạn hạ tầng công nghệ).
• Tam giác chất lượng dịch vụ: Mối quan hệ tương tác giữa ba yếu tố Con người - Quy trình - Công nghệ trong môi trường xử lý văn bản hành chính.

Kỹ năng phát triển

• Kỹ năng phân tích dòng chảy giá trị văn phòng: Đo lường và phân định các bước nghiệp vụ tạo giá trị cho người dân hoặc tổ chức với các bước trung gian gây trễ hạn.
• Kỹ năng thiết kế trực quan: Phân vùng hồ sơ, gắn mã màu tài liệu, thiết lập biển báo trạng thái xử lý văn bản, áp dụng nguyên tắc vật lý "ngoài tầm mắt là ra khỏi tâm trí".
• Kỹ năng điều tra nguyên nhân gốc rễ: Sử dụng sơ đồ câu hỏi truy vấn 5 Why để bóc tách lỗi nghiệp vụ thay vì dừng lại ở các biểu hiện bề mặt.
• Kỹ năng giao tiếp chuẩn hóa: Thực hiện báo cáo định lượng và tham vấn công việc theo kỹ thuật HORENSO, giảm thiểu các đợt trao đổi thông tin thừa thãi hoặc thiếu dữ liệu.

Phương pháp giảng dạy và học tập

Giáo trình thiết kế theo phương pháp lấy học viên làm trung tâm (Learner-centered approach), kết hợp giữa tiếp thu lý thuyết tập trung và huấn luyện thực tế tại lớp:

• Phân bổ thời lượng: Khóa học kéo dài tổng cộng 3,5 ngày (tương đương 7 buổi). Trong đó, thời lượng lý thuyết tập trung là 2 ngày; 1,5 ngày còn lại được dành riêng cho hoạt động huấn luyện trực tiếp (coaching) cho từng nhóm.
• Tổ chức lớp học: Mỗi lớp duy trì sĩ số từ 29 đến 32 người, chia đều thành 5 nhóm làm việc chuyên biệt (khoảng 6 học viên/nhóm) nhằm đảm bảo sự tham gia tương tác trực tiếp của từng cá nhân.
• Bài tập tình huống và thực hành: Giáo trình tích hợp các bài tập ứng dụng nhanh với thời lượng cố định 10 phút ngay sau mỗi phần lý thuyết. Điển hình gồm: bài tập thảo luận nhóm nhận diện các rào cản về tư duy, hệ thống, tài liệu và giao tiếp tại phòng ban; bài tập ghi nhận 8 loại lãng phí thực tế lên biểu đồ giấy khổ lớn (flip chart) và thuyết trình trước lớp; bài thực hành lập phương án 5S và thiết kế hệ thống quản lý trực quan cho vị trí tiếp nhận hồ sơ.
• Phương pháp đánh giá: Yêu cầu đánh giá người học gắn chặt với kỷ luật học tập. Học viên phải tham dự tối thiểu 80% thời lượng toàn khóa (đạt 6/7 buổi học) và hoàn thành bài kiểm tra trắc nghiệm cuối khóa với điểm số đạt trên 50% số câu hỏi đúng mới được cấp chứng nhận hoàn thành chương trình. Sau đào tạo, học viên bắt buộc hoàn thiện bản đánh giá chất lượng chương trình và được khuyến nghị ứng dụng mô hình tự duy trì: 5 phút đầu giờ sáng, 5 phút cuối giờ chiều mỗi ngày; 10 phút vào thứ Sáu hàng tuần; và 30 phút rà soát định kỳ hàng tháng.

Điểm nổi bật và cập nhật

Tài liệu có những điểm cập nhật mang tính thực tiễn khi thích nghi hóa các nguyên lý sản xuất công nghiệp vào khu vực hành chính:

• Cụ thể hóa 8 lãng phí trong môi trường phi sản xuất: Thay vì diễn giải các lãng phí phôi liệu hay máy móc cơ khí, tài liệu dịch chuyển định nghĩa 8 lãng phí sang bối cảnh văn thư và dịch vụ công. Ví dụ: "Sản xuất quá mức" được định nghĩa là in ấn tài liệu dự phòng không cần thiết, làm báo cáo sớm vượt quá yêu cầu; "Hàng tồn kho" là các tệp hồ sơ chưa xử lý, thư điện tử nằm chờ trong hộp thư; "Vận chuyển" là sự di chuyển văn bản giữa các tầng lầu hoặc do bố trí máy photocopy, máy scan ở khoảng cách quá xa; "Gia công quá mức" là cơ chế phê duyệt nhiều cấp trùng lặp (kiểm tra người kiểm tra); "Khuyết tật" là lỗi nhập liệu sai thông tin biểu mẫu hành chính.
• Tích hợp chuẩn mực chất lượng quốc tế: Trích dẫn điều khoản tương tác khách hàng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 để định lượng các tiêu chí đánh giá dịch vụ công gồm: tốc độ xử lý, tính chính xác, tính dễ hiểu của thông tin và sự thuận tiện của thủ tục.
• Dẫn nhập các dữ liệu và nhận định quản trị hiện đại: Tích hợp quan điểm từ cuốn "The Toyota Way" của Tiến sĩ Jeffrey K. Liker nhấn mạnh tính hệ thống và văn hóa tổ chức; dẫn luận nghiên cứu của James P. Womack về chuỗi giá trị; quan điểm của Klaus Schwab (Chủ tịch Diễn đàn Kinh tế Thế giới) về tốc độ dịch chuyển của quy trình xử lý công việc.
• Thiết lập chỉ số kỹ thuật vận hành: Đưa vào ví dụ tính toán Takt Time cho bộ phận hành chính: với khối lượng xử lý 220.000 đơn vị văn bản trong năm, hệ thống tính toán ra nhịp xử lý tiêu chuẩn tương ứng là 27 giây cho mỗi thao tác, làm căn cứ định biên quy trình tiếp nhận và trả kết quả.

Đối tượng sử dụng giáo trình

Tài liệu được biên soạn phục vụ các nhóm đối tượng cụ thể trong hệ thống chính trị và quản lý hành chính:

• Học viên mục tiêu: Cán bộ, công chức, viên chức, người lao động công tác tại các cơ quan chuyên môn, Ủy ban nhân dân các quận, huyện, các trung tâm sự nghiệp trực thuộc sở, ngành; cán bộ phụ trách công tác tại các tổ chức đoàn thể (tổ chức công đoàn, đoàn thanh niên, hội phụ nữ) trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh.
• Điều kiện tiên quyết: Học viên cần có hiểu biết thực tế về quy trình luân chuyển văn bản, tiếp nhận công việc nội bộ và xử lý thủ tục hành chính tại đơn vị đang công tác. Giáo trình không yêu cầu học viên phải có chứng chỉ chuyên môn về quản lý công nghiệp hay phương pháp Six Sigma từ trước.
• Mục đích tham khảo của giảng viên và cơ quan: Báo cáo viên sử dụng tài liệu làm khung bài giảng chuẩn hóa cho các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ hành chính cơ sở. Lãnh đạo đơn vị và chuyên viên quản lý chất lượng sử dụng làm tài liệu tham chiếu để rà soát quy chế nội bộ, cải tiến giao diện tiếp dân và triển khai chương trình cải cách hành chính.

Câu hỏi thường gặp

1. Giáo trình này phù hợp với ai?

Tài liệu được biên soạn phục vụ đối tượng cán bộ, công chức, viên chức và người lao động thuộc cơ quan quản lý nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội cấp quận, huyện, sở, ngành trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh đang có nhu cầu tối ưu hóa quy trình làm việc hành chính.

2. Cần chuẩn bị kiến thức nền nào trước khi tiếp cận giáo trình?

Học viên không cần kiến thức chuyên sâu về kỹ thuật công nghiệp hay thống kê nâng cao. Yêu cầu nền tảng duy nhất là học viên cần nắm rõ chức năng nhiệm vụ cá nhân, danh mục thủ tục và các biểu mẫu công văn thực tế đang thực hiện tại cơ quan để liên hệ vào các bài tập tình huống.

3. Giáo trình này có điểm gì khác so với các tài liệu Lean trong sản xuất?

Khác với các tài liệu thuần túy về chế tạo cơ khí tập trung vào máy móc, khuôn dập và nguyên liệu tồn kho, tài liệu này chuyển hóa 8 lãng phí sang dạng thức văn phòng (văn bản tồn đọng, email chờ đọc, thao tác tìm file trên ổ đĩa chung, kiểm tra trùng lặp) và đặt trọng tâm vào việc phục vụ người dân, tinh gọn thủ tục hành chính công.

4. Phương pháp tự học và áp dụng kiến thức vào thực tế như thế nào?

Người học tiếp cận theo trình tự: dùng biểu mẫu để tự kiểm kê các điểm lãng phí tại bàn làm việc; áp dụng kỹ thuật 5S cho cả tài liệu giấy và thư mục máy tính; phân loại tài liệu theo tần suất sử dụng; thiết lập thói quen vệ sinh, kiểm tra 5 phút mỗi ngày; và chuẩn hóa các thông báo gửi cấp trên theo định dạng HORENSO.

5. Tài liệu có cung cấp công cụ lượng giá đi kèm không?

Có. Giáo trình tích hợp sẵn hệ thống câu hỏi thi trắc nghiệm kèm đáp án cuối khóa để học viên tự kiểm tra mức độ nắm bắt lý thuyết, đồng thời cung cấp bảng danh mục kiểm tra 3M (Muda, Mura, Muri) và các biểu mẫu bố trí sơ đồ tiếp nhận - trả hồ sơ để đánh giá hiện trường.

Kết luận

Tài liệu "Ứng dụng Lean trong văn phòng" của Sở Khoa học và Công nghệ Thành phố Hồ Chí Minh cùng Saigon Innovation Hub (2020) cung cấp hệ thống lý thuyết tinh gọn được điều chỉnh cho phù hợp với môi trường hành chính công tại Việt Nam. Giáo trình xác định rõ phương pháp phân biệt giá trị gia tăng, quy chuẩn hóa thao tác xử lý công việc và loại bỏ các hao tổn thời gian qua các kỹ thuật 5S, Quản lý trực quan, HORENSO, PDCA và 5 Why. Lộ trình học tập hiệu quả nhất là nắm vững lý thuyết nhận diện lãng phí, hoàn thành các bài tập tình huống nhóm, và từng bước vận dụng các công cụ tiêu chuẩn hóa vào thực tiễn quản lý văn phòng tại đơn vị.

Trích đoạn nội dung tài liệu

SỞ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ THÀNH PHÓ HÒ CHÍ MINH CHI CỤC TIEU CHUAN ĐO LƯỜNG CHÁT LƯỢNG / Saigon oe 2 SO KHOA HQC VA CONG NGHỆ THANH PHO HO CHI MINH TRUNG TAM UNG DUNG TIEN BO KHOA HOC VA CONG NGHE UNG DUNG LEAN TRONG VAN PHONG Bién soan: Huynh Thi Thu Hang Cu Hoang Hung Thành phó Hồ Chí Minh, năm 2020 LỜI NÓI ĐẦU Cán bộ, công chức, viên chức có vai trò đặc biệt quan trọng, quyết định đến sự thành công hay thất bại của quá trình phát triển kinh tế xã hội, sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa và công cuộc đổi mới do Đảng khởi xướng và lãnh đạo. Vì vậy, giáo dục, rèn luyện, bồi dưỡng để nâng cao hơn nữa năng lực chuyên môn và kỹ năng cho đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức, người lao động là công việc hết sức quan trọng và cần thiết. Tại Quyết định số 4937/QĐ-UBND ngày 05 tháng 10 năm 2015 của Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh về ban hành Kế hoạch hoạt động khoa học, công nghệ và đổi mới sáng tạo ở cơ sở giai đoạn 2016-2020 cũng khẳng định: Đây mạnh các hoạt động đổi mới sáng tạo, ứng dụng tiến bộ khoa học và công nghệ tại cơ sở nhằm nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả trong hoạt động của cơ quan, đơn vị nhà nước. Thực hiện chương trình của Sở Khoa học và công nghệ Thành phó Hồ Chí Minh về việc Bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ.

kiến thức về năng suất chất lượng, đổi mới sáng tạo và kỹ năng nâng cao năng lực công tác cho cán bộ công chức quận huyện, Trung tâm Ứng dụng tiễn bộ khoa học và công nghệ (SIHUB) tổ chức 02 đợt huấn luyện về Đổi mới sáng tạo trong quản lý nhà nước. Tài liệu biên soạn được sử dụng trong khuôn khổ 02 khóa hóa học do SIHUB tổ chức cho các đối tượng là các đơn vi, tổ chức, tổ chức công đoàn, đoàn thanh niên, hội phụ nữ, ủy ban nhân dân các quận, huyện, các trung tâm, sở, ngành. trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh. Quá trình biên soạn mặc dù đã cố gắng nhưng không thể tránh khỏi những sai sót.

Mong nhận được sự đóng góp ý kiến của Hội đồng, nhà chuyên môn và các đọc giả. Tổ chức chủ trì xây dựng tài liệu huấn luyện: Saigon Innovation Hub (SIHUB) là đơn vị trực thuộc Sở Khoa học và Công nghệ TP. HCM có chức năng tham mưu, xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện thông tin truyền thông, giáo dục cộng đồng và đào tạo thuộc các lĩnh vực năng suất chất lượng, đổi mới sáng tạo, tiết kiệm năng lượng, năng lượng tái tạo, khoa học, công nghệ và nhiều lĩnh vực khác.SIHUB hoạt động tập trung trên các lĩnh vực chính bao gồm: 1. Tiết kiệm, hiệu quả năng lượng Năng lượng mới Cơ khí tự động hóa Khởi nghiệp và đổi mới sáng tạo Tư vấn, đào tạo về năng suất Sản xuất thử nghiệm am ®w® MỤC LỤC I.

CHUONG TRINH HUAN LUYEN: UNG DUNG LEAN TRONG VĂN Il. YÊU CÂU ĐÓI VỚI HỌC VIÊN TRONG VÀ SAU KHOA HUAN LUYEN: .Yêu cầu đối với học viên trong khóa huấn luyện. Yêu cầu đối với học viên sau khóa huấn luyện. NỘI DUNG CHÍNH.

xe 6 PHAN 1: NHAN DIEN LANG PHI TRONG CONG VIỆC DƯỚI GÓC NHÌN CỦA LEAN oiccsecssssssesssssvessvessvessvessvessvessvessvessvcssvessvessvessvessvessvessvessuessvessuessuessuessuessvessuessuesseeesees 6 PHAN 2: XAY DUNG MOI TRUONG LAM VIEC AN TOAN, SACH SE, HIEU QUÁ, CHUYÊN NGHIỆP Với 5S & QUẢN LÝ TRỰC QUAN.---5-: 34 PHAN 3: KIEM SOAT VA CHIA SE THONG TIN NOI BO THEO PHONG CACH NHẬT BAN — HORENSO ou.eccssesssssssssssesssesssesssecssesssecssessuesssessssssuessuessuessuessuessuesssessees 54 PHAN 4: CAC CONG CU GIAI QUYET VAN DE. CÂU HỎI THỊ TRẮC NGHIỆM CUÓI KHÓA/ ĐÁP ÁN. CHUONG TRINH HUAN LUYEN: UNG DUNG LEAN TRONG VAN PHONG Mục đích: Khóa huấn luyện cung cấp cho học viên các kỹ năng phát hiện lãng phi hàng ngày trong công việc, kỹ năng giải quyết van đề, thực hiên cải tiến nhằm nâng cao năng lực, năng suất trong công việc. Nội dung: - Phan 1: Nhận diện lãng phí trong công việc dưới góc nhìn của LEAN + Định nghĩa hoạt động mang lại giá trị gia tăng & không mang lại giá tri gia tang + 8 loai lang phi trong van phòng - Phần 2: Xây dựng môi trường làm việc an toàn, sạch sẽ, hiệu quả, chuyên nghiệp với 5S & Quản lý trực quan +55 + Quản lý trực quan - Phần 3: Kiểm soát và chia sẻ thông tin nội bộ theo phong cách Nhật Bản - HORENSO + Báo cáo (khi nào? như thế nào là hiệu quả?) + Liên lạc (khi nào? như thế nào là hiệu quả?) + Thảo luận (khi nào? như thế nào là hiệu quả?) - Phần 4: Các công cụ giải quyết van dé + Phương pháp não công (Brain Storming) +5 Why + PDCA Đối tượng: Các đơn vị, tổ chức, tổ chức công đoàn, đoàn thanh niên, hội phụ nữ, ủy ban nhân dân các quận, huyện, các trung tâm, sở, ngành.

Cách thức huấn luyện: Lấy học viên là trọng tâm, giảng viên huấn luyện giảng dạy lý thuyết là: 2 ngày. Mỗi lớp 29-32 học viên được chia thành 5 nhóm, I1,5 ngảy/nhóm, mỗi nhóm được coaching kiến thức về nhận diện lãng phí, thực hành công cụ 5S, quản lý trực quan và chia sẻ thông tin nội bộ theo phong cách Nhật Bản. Tiêu chuẩn học viên đầu vào: Học viên là các cán bộ, công viên chức đang làm việc tại đơn vị, tô chức, tổ chức công đoàn, đoàn thanh niên, hội phụ nữ, ủy ban nhân dân các quận, huyện, các trung tâm, sở, ngành. Tiêu chuẩn học viên đầu ra: Sau huấn luyện, các học viên sẽ được trang bị những kiến thức về sắp xếp công việc hiệu quá, cũng như các công cụ giải quyết vẫn đề, kỹ năng cung cấp thông tin, sự kiện nhanh chóng kịp thời đến dúng người, đúng lúc, chính xác và hiệu quả.YÊU CÂU ĐÓI VỚI HỌC VIÊN TRONG VÀ SAU KHÓA HUẦN LUYỆN: IL1.Yéu cau đồi với học viên trong khóa huần luyện Học viên khi tham gia khóa huấn luyện phải tuân thủ quy định của Ban tổ chức: - Thời gian học: 8h30 — 12h; 13h-16h30.

Học viên có mặt sớm 5 phút trước khi bắt đầu huấn luyện; - Trong quá trình học, học viên chuyên điện thoại qua chế độ im lặng, không sử dụng điện thoại trong quá trình học và khi cần liên hệ điện thoại học viên ra khu vực bên ngoài để nghe; - Tham gia hoạt động tại lớp; - Tôn trọng người phát biểu; - Không trao đổi riêng; - Học viên hoàn thành tối thiểu 80% thời lượng khóa học, tương đương 6 buỗi/7 buổi học (Tổng thời gian lý thuyết và thực hành là 3,5 ngày) và đạt trên 50% câu hỏi trắc nghiệm sẽ được cấp chứng nhận hoàn thành khóa huấn luyện của chương trình. Yêu cầu đối với học viên sau khóa huấn luyện ; ; - Hoan thành ban đánh giá vê chương trình, giảng viên, công tác tô chức khóa huan luyện. - Khuyén khích học viên áp dung các kiến thức vào trong quá trình vận hành tại đơn Vị công tác. NỘI DUNG CHÍNH PHAN 1: NHAN DIEN LANG PHI TRONG CÔNG VIỆC DƯỚI GÓC NHÌN CUA LEAN Hang nghìn cuốn sách Thousands of books =Es MACHINE " CHANGED |HigevevociTy Wor ee Dee Lean— 1988 to 1990 Công chúng đã giới thiệu thuật ngữ 'Lean để mỏ tả các phương pháp của Nhật Bản, cụ thể là Toyota vào năm 1990.

1968 1990 28 ®— 2Ø Now Vao nam 1988, thuat Hàng soàa cuốn ngữ 'lean, được đặt ra my ở nông đề mô tả hệ thống sản ` xuất của Toyota. "Cỗ máy làm thay đối thế giới” James P. Womack, 1990 Hệ thống sản xuất của Henry Ford — sản xuất đại trà Sản xuất đại trà (Mass Production) * Quan ly theo khoa học (Phương pháp Taylor): thuyét quản lý dựa trên phản tích, tổng hợp các quy trình công việc nhằm nâng cao nắng suất lao động Predesick Taylor 1856- 1915 * Phương pháp sản xuất theo dây chuyền do Henry Ford ứng dụng lý thuyết của Taylor vào hệ thống dây chuyền sản xuất ôtô Henry Ford 1863-1947 Ford Assembly Line, 1913 Hệ thống sản xuất của Henry Ford (1903) Thị trường lớn, qui mô sản xuất lớn Sản xuất hàng loạt, Sản phẩm ít chủng loại Chuyên Chuyên Sản môn hóa môn xuất từng hóa theo công từng dây đoạn thao tác chuyền 1926 1950 Hệ thống sản xuất tỉnh gọn *_ “Hệ thống sản xuất Toyota” (Toyota Production System} được hai nhà lãnh đạo của Tập đoàn là Eiji Toyoda và Taiichi Ohno đưa ra sau Thể chiến thứ II. * Nhờ hệ thống này, Toyota đã ngoạn mục vượt qua Ford, trở thành công ty xe hơi lớn thứ 2 thế giới sau General Motors Mô hình này đã được nhiều công ty và các ngành công nghiệp của Nhật Bản sao chép và áp dụng thành công, góp phần vào sự phát triển của nền kinh tế Nhật Bản.

Hệ thống sản xuất tỉnh gọn = Hệ thống sản xuất Toyota —- TPS (1937) Thị trường đa dạng, qui mô linh hoạt, quan tâm chất lượng, giá thành, thời gian Sản xuất tỉnh gọn, linh hoạt hiệu quả, Phương Loại bỏ Sản thức sản lãng phí xuất lô xuất mới trong nhỏ, lô sản xuất lớn Hệ thống sản xuất Toyota Triết lý của Toyota “Cung cấp chất lượng và dịch vụ đẳng cấp thế giới * Phát triển tiềm năng của nhân viên thông qua sự tin tưởng và hợp tác lẫn nhau * Giảm chi phí thông qua việc loại bỏ lãng phí “Phát triển một hệ thống sản xuất linh hoạt có thể đáp ứng những thay đổi theo nhu cầu thị trường Phương thức Toyota — Sản xuất tỉnh gọn Giải quyết vân đề Triết lý (suy nghĩ lâu diài) Tư duy truyền thống so với tư duy tỉnh gọn “ Lô lớn — dồn nhiều việc lại “ Những lô nhỏ - từng việc * Chi phí từng việc thấp * Chi phí chung toàn hệ thống * Làm việc hết công suất * Làm việc với công suất cần = Lich trình chặt chẽ thiết “ Việc tồn đọng đang xử lý * Lịch trình linh hoạt cao * Việc tồn đọng thấp “ Trình độ chuyên môn cao Trình độ phù hợp, đa kỹ năng * Thời gian chu kỳ dài * Thời gian chu kỳ ngắn 10 Lean đã được áp dụng trong nhiều môi trường khác nhau kể từ khi hình thành Consulting Complexity - Sự phức tạp High Tech cadetiad Medical devices Industrial products 1 Sản xuất chế tạo Time — Thời gian Lean trong ngành công nghiệp sản xuất và chế biến thể hiện như thế nào? Chế biến công Da) Ứng dụng van đề phổ biến Giải pháp điển hình sal *XE HO!