CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Phân cấp quản lý và cơ sở hình thành kế toán trách nhiệm 1.1 Sự phân cấp trách nhiệm quản lý Trong mỗi doanh nghiệp các hoạt động thường đa đạng. Đối với các tổ chức phân quyền thường được phân chia thành nhiều cấp quản lý khác nhau, lúc này các nhà quản lý của các đơn vị và các bộ phận được phân cấp trách nhiệm cụ thể trong việc ra quyết định, trong khi đó một tổ chức tập quyền ( không phân cấp quản lý) người đứng đầu tổ chức có toàn bộ quyền, trách nhiệm trong việc điều hành hoạt động của tổ chức mình, trong thực tế không có tiêu thức nào chỉ rõ được sự phân chia giữa một tổ chức tập quyền và phân quyền. Nhưng có những công cụ, chỉ tiêu sử dụng phù hợp với mỗi tổ chức nhất định. Hiện nay việc phân cấp quản lý thực sự là một yêu cầu và mang laị hiệu quả trong điều hành tại các doanh nghiệp vì: (1).
Ở từng cấp quản lý trong bộ máy tổ chức của doanh nghiệp, nhà quản lý các bộ phận và các bộ phận trong tổ chức sẽ hiểu và có kinh nghiệm điều hành trong lĩnh vực họ quản lý, giúp cho hoạt động SXKD tại bộ phận đạt được hiệu quả cao nhất (2). Việc cho phép các nhà quản lý các bộ phận tự chịu trách nhiệm về các quyết định của mình trong điều hành các cấp quản lý, giúp họ ngày một trưởng thành hơn trong công việc, sẵn sàng đáp ứng được các yêu cầu ngày càng cao, phù hợp với hướng phát triển của doanh nghiệp Lúc này nguồn thông tin được cung cấp đầy đủ và kịp thời hơn. Chính sự phân cấp quản lý mà các bộ phận có thể tiếp cận được các thông tin và phản hồi nhanh chóng. Các nhà quản trị có thể hiểu rõ hơn về khách hàng, nhân viên, nhà cung cấp hay đối thủ cạnh tranh.
giúp thích ứng nhanh với sự thay đổi của môi trường kinh doanh. Việc phân quyền cho nhiều cấp quản lý từ cao đến thấp, các nhà quản lý cấp cao bớt phải giải quyết rất nhiều vấn đề xảy ra hàng ngày và do đó có thời gian tập trung lập các kế hoạch chiến lược cho doanh nghiệp (4). Sự phân cấp quản lý giúp tăng thêm trách nhiệm, động lực để nhà quản lý các cấp hoàn thành công việc được giao qua đó có cơ sở đánh giá mức độ thực hiện công việc của người quản lý. Bên cạnh đó, tạo ra môi trường thi đua lành mạnh giữa các cá nhân, các đơn vị và khuyến khích họ đạt được các chỉ tiêu.
Tuy nhiên việc phân cấp quản lý cũng có một số hạn chế: (1).Tại mỗi cấp quản lý, các nhà quản lý thường quan tâm đến việc điều hành hoạt động và hiệu quả của bộ phận do mình phụ trách, đôi khi không quan tâm đến những tác động ảnh hưởng đến các bộ phận khác hay mục tiêu chung của cả doanh nghiệp. Việc phối hợp giữa các bộ phận quản lý đôi lúc hạn chế, gây lãng phí nguồn lực hoặc trùng lắp công việc.2 Cơ sở hình thành và sự cần thiết của kế toán trách nhiệm quản lý bộ phận: Sự hình thành hệ thống kế toán trách nhiệm phải xuất phát trước hết từ yêu cầu quản lý của mỗi tổ chức, mỗi doanh nghiệp có phân cấp quản lý. Việc đánh giá trách nhiệm thực sự có hiệu quả hay không phụ thuộc vào cách thức tổ chức kinh doanh và mức độ phân quyền của tổ chức. Các nhà quản trị tại từng cấp quản lý hoàn toàn chủ động trong việc ra quyết định và đánh giá kết quả thực hiện tuy nhiên trên bình diện chung của toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp đôi khi chưa phải là các giải pháp khả thi và khó xác định được trách nhiệm các cấp quản lý.
Mặt khác, các thông tin cung cấp ngày càng thiếu chính xác và không đúng yêu cầu, những hạn chế, tồn tại không xác định được nguyên nhân và được sửa chữa, giải quyết dẫn đến sản xuất kinh doanh bị đình trệ và không có hướng phát triển 5 Khi việc phân cấp quản lý trong tổ chức được chú trọng hơn, các bộ phận trong tổ chức được phân quyền thông qua việc uỷ quyền, trách nhiệm giải quyết công việc được giao, thông qua những quy định, quy chế và kế hoạch, mục tiêu thực hiện đi liền với ích do trách nhiệm tạo ra. Lúc này thay vì hoàn thành nhiệm vụ được giao như hoàn thành các mục tiêu về doanh thu, lợi nhuận. của từng bộ phận được giao, các cấp quản lý phải chú trọng nhiều hơn hiệu quả kinh doanh của nó và phù hợp với mục tiêu chung. Lúc này sự liên kết giữa các bộ phận trong tổ chức là một yêu cầu cấp thiết nhằm vừa đảm bảo được việc hoàn thành mục tiêu của bộ phận được giao, vừa đảm bảo được mục tiêu chung của tổ chức.
Muốn vậy, cần phải có một công cụ đánh giá trách nhiệm một cách hết sức khách quan và đáng tin cậy, kế toán trách nhiệm là một bộ phận của kế toán quản trị, có chức năng và nhiệm vụ cung cấp thông tin một cách hữu ích cho việc đánh giá thành quả quản lý, qua đó sẽ đo lường, đánh giá trách nhiệm quản lý và kết quả hoạt động của từng bộ phận trong việc thực hiện mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp. Việc đánh giá này thường được dựa trên hai tiêu chí đó là hiệu quả và hiệu năng thông qua các chỉ tiêu rất cụ thể Hiệu quả: có được khi đạt được mục tiêu đặt ra mà chưa kể đến hao phí về nguồn lực đã bỏ ra, hiệu quả được xác định bằng cách so sánh giữa kết quả đạt được và mục tiêu đặt ra cho bộ phận (trung tâm trách nhiệm) đó. Hiệu năng: là tỷ lệ giữa đầu ra so với đầu vào của trung tâm trách nhiệm hoặc đó là tỷ lệ giữa kết quả thực tế đạt được so với nguồn lực đã được sử dụng 1.3 Khái niệm, vai trò của Kế toán quản trị, Kế toán trách nhiệm 1.1 Khái niệm Kế toán trách nhiệm là nội dung quan trọng của kế toán quản trị , là một lĩnh vực còn khá mới mẻ và chưa được áp dụng phổ biến tại các doanh nghiệp Việt Nam. Trên thế giới, càng ngày kế toán trách nhiệm càng có vai trò và vị trí quan trọng trong quản lý ở các doanh nghiệp.
6 Theo luật kế toán Việt Nam, KTQT “là việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán”. Theo Viện Kế toán viên quản trị Hoa Kỳ thì KTQT “ là quá trình nhận diện, đo lường, phân tích, diễn giải và truyền đạt thông tin trong quá trình thực hiện các mục đích của tổ chức. Kế toán quản trị là một bộ phận thống nhất trong quá trình quản lý” [3, trang 13]. Quá trình hình thành Kế toán trách nhiệm gắn liền với quá trình hình thành và phát triển của Kế toán quản trị Kế toán trách nhiệm được thực hiện thông qua việc lập kế hoạch, kiểm soát và đánh giá hiệu quả việc thực hiện kế hoạch của các bộ phận dựa trên trách nhiệm được giao cho các bộ phận đó Kế toán trách nhiệm được trình bày theo nhiều quan điểm khác nhau do những tác giả trên khắp thế giới.
Năm 1950, Kế toán trách nhiệm được trình bày trong tác phẩm “Basic Organization Planning to tie in with Responsibility Accounting” Theo nhóm tác giả A. Young thì “ Kế toán trách nhiệm là một hệ thống kế toán thu thập, tổng hợp và báo cáo các dữ liệu kế toán có liên quan đến trách nhiệm của từng nhà quản lý riêng biệt trong một tổ chức, thông qua các báo cáo liên quan đến chi phí thu nhập và các số liệu hoạt động bởi từng khu vực trách nhiệm hoặc đơn vị trong tổ chức” [1, trang 5] Ngoài ra qua các thông tin được cung cấp bởi Kế toán trách nhiệm sẽ đánh giá trách nhiệm và thành quả của mỗi nhà quản lý ở khía cạnh mà họ có quyền quyết định đầu tiên. Hệ thống kế toán này tạo ra các báo cáo được phân định rõ ràng giữa đối tượng có thể kiểm soát và đối tượng không thể kiểm soát. Theo ý kiến James R.
Martin “ Kế toán trách nhiệm là hệ thống kế toán cung cấp thông tin về kết quả, hiệu quả hoạt động của các bộ phận, các đơn vị trong một doanh nghiệp. Đó là công cụ đo lường, đánh giá hoạt động của những bộ phận liên quan đến đầu tư, lợi nhuận, doanh thu, chi phí mà mỗi bộ phận có quyền kiểm soát và chịu trách nhiệm tương ứng” [1, trang 6]. 7 Ở đây tác giả muốn nhấn mạnh đến khía cạnh ở các tổ chức lớn có sự đa dạng về ngành nghề hoạt động, việc phân quyền trách nhiệm quản lý ở nhiều cấp bậc là một yêu cầu cấp thiết và để đánh giá trách nhiệm về kết quả và hiệu quả sử dụng nguồn lực của các bộ phận trong doanh nghiệp sẽ được thông qua hệ thống kế toán trách nhiệm, mỗi nhà quản lý chỉ nên chịu trách nhiệm ở những lĩnh vực mà họ kiểm soát được. Theo nhóm tác giả D.
Jurgens “ Kế toán trách nhiệm là một hệ thống tạo ra những thông tin tài chính và phi tài chính có liên quan, về những hoạt động thực tế và được lập kế hoạch của những trung tâm trách nhiệm trong một công ty” [1, trang 7] Với hai giáo sư B. Venkatrathnam và Raji Reddy – Asso thì “ Kế toán trách nhiệm là hệ thống của nhà quản lý được dựa trên những nguyên tắc về ủy quyền và xác định trách nhiệm” [1, trang 7] theo đó Kế toán trách nhiệm là một phương pháp đo lường, đánh giá biểu hiện của những khu vực khác nhau của một tổ chức. Qua nhiều quan điểm về khái niệm Kế toán trách nhiệm, có thể hiểu rõ hơn về kế toán trách nhiệm qua các điểm chung như sau : - Một là, Kế toán trách nhiệm là một bộ phận cấu thành nội dung của Kế toán quản trị, là hệ thống thông tin được tập hợp, lập báo cáo qua đó kiểm tra các quá trình hoạt động, đánh giá kết quả và hiệu quả việc thực hiện nhiệm vụ ở từng bộ phận trong một tổ chức có phân quyền một cách cụ thể và rõ ràng đối với những qui trình nghiệp vụ khác nhau. - Hai là, Kế toán trách nhiệm là một hệ thống thông tin chính thức về mặt tài chính trong phạm vi hệ thống kiểm soát của lãnh đạo một doanh nghiệp.