CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU THEO CHUẨN MỰC KẾ TOÁN SỐ 02 - HÀNG TỒN KHO 1. Đặc điểm chung về kế toán nguyên vật liệu 1. Khái quát chung về nguyên vật liệu 1. Khái niệm Theo tác giả Võ Văn Nhị trong cuốn “Kế toán tài chính” của Nhà xuất bản Thống kê năm 2001 có đưa ra khái niệm về nguyên vật liệu như sau: “Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, tham gia thường xuyên và trực tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm được sản xuất”.
Đặc điểm của nguyên vật liệu - Về mặt hiện vật: Trong quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm, NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất, kinh doanh và khi tham gia vào quá trình sản xuất NVL được tiêu dùng toàn bộ. - Về mặt giá trị: Giá trị của NVL chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới được tạo ra. Vai trò của nguyên vật liệu NVL là yếu tố cấu thành nên thực thể sản phẩm, liên quan trực tiếp tới kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm, là đầu vào của hoạt động sản xuất kinh doanh của DN. Do đó, cung ứng NVL kịp thời với giá cả hợp lý sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm trên thị trường.
Xét cả về mặt hiện vật lẫn về mặt giá trị, NVL là một trong những yếu tố không thể thiếu trong bất kì quá trình sản xuất nào, là một bộ phận quan trọng của tài sản lưu động. Chính vì vậy, quản lý NVL chính là quản lý vốn sản xuất kinh doanh và tài sản của doanh nghiệp. SVTH: Nguyễn Đăng Tài 4 Khóa luận tốt nghiệp 1. Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ của công tác kế toán nguyên vật liệu 1.
Sự cần thiết phải quản lý và hạch toán nguyên vật liệu Nguyên vật liệu là tài sản lưu động, đồng thời là một yếu tố chi phí của doanh nghiệp. Do vậy, việc hạch toán nguyên vật liệu một cách chính xác, hợp lý có ý nghĩa rất quan trọng trong việc kiểm soát chi phí, giá thành sản phẩm và đáp ứng có hiệu quả các yêu cầu quản lý. - Đối với việc kiểm soát chi phí Bảo toàn vốn kinh doanh nhất là vốn lưu động cả về mặt hiện vật lẫn giá trị là mối quan tâm của các doanh nghiệp. Nguyên vật liệu với tư cách là tài sản lưu động, thường chiếm tỷ trọng lớn và chủ yếu trong quá trình sản xuất kinh doanh nên nó là đối tượng tất yếu của việc kiểm soát chi phí của doanh nghiệp.
Mặt khác, việc nhập xuất nguyên vật liệu thường xuyên xảy ra, và nguyên vật liệu thường có nhiều chủng loại khác nhau, mỗi loại có công dụng khác nhau, nếu thiếu một loại nào đó có thể dẫn đến việc phải ngừng sản xuất. Do đó, chỉ có hạch toán vật liệu chính xác, hợp lý mới đảm bảo theo dõi được tình hình biến động của từng loại nguyên vật liệu – đó là cơ sở cho việc theo dõi, kiểm soát nguyên vật liệu. - Đối với giá thành sản phẩm dịch vụ Giá thành là chi phí sản xuất tính cho khối lượng hoặc đơn vị sản phẩm do doanh nghiệp đã sản xuất hoàn thành. Cùng với chi phí nhân công, chi phí sản xuất chung thì chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là cơ sở quan trọng để tính giá thành sản phẩm.
Nếu tiết kiệm chi phí sẽ hạ được giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận của doanh nghiệp. Vì vậy, hạch toán nguyên vật liệu phải được thực hiện một cách đầy đủ, chính xác, hợp lý để làm căn cứ, cơ sở hạch toán, tính giá thành sản phẩm, dịch vụ. - Đối với việc đáp ứng có hiệu quả các yêu cầu quản lý Quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp là một yêu cầu tất yếu. Vì vậy kế toán giữ một vai trò hết sức quan trọng trong công tác hạch toán và quản lý nguyên vật liệu.
Hằng ngày, khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán tiến hành tập hợp các chứng từ, kiểm tra đối chiếu, sắp xếp chúng theo thứ tự và ghi sổ kế toán từ chi tiết đến tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập – xuất – tồn kho nguyên vật liệu. Định kì, kế toán cùng các bộ phận phòng ban chức năng SVTH: Nguyễn Đăng Tài 5 Khóa luận tốt nghiệp cùng phối hợp thực hiện việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch thu mua, tình hình thanh toán với nhà cung cấp, tình hình bảo quản, sử dụng vật liệu trong các quá trình sản xuất kinh doanh nhằm phát hiện ra những bất hợp lý trong khâu lập kế hoạch, quản lý cũng như sử dụng. Từ đó, điều chỉnh kế hoạch thu mua hợp lý hơn, đề ra các phương hướng, giải pháp hoàn thiện hơn cho việc quản lý, sử dụng nguyên vật liệu một cách tiết kiệm, hiệu quả nhằm giảm chi phí, hạ giá thành và tăng lợi nhuận của doanh nghiệp. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu Trong cơ chế thị trường, sản phẩm ngày càng đa dạng về chủng loại đòi hỏi khối lượng nguyên vật liệu ngày càng tăng, trong khi đó nguyên vật liệu sản xuất trong nước chưa đủ đáp ứng nhu cầu sản xuất, nhiều nguyên vật liệu còn phải nhập ngoại.
Vì vậy, cần phải quản lý tốt nguyên vật liệu, tìm biện pháp sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm, hợp lý nhưng vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm được sản xuất ra. Quản lý tốt nguyên vật liệu sẽ hạn chế được những mất mát, hư hỏng, giảm bớt những rủi ro thiệt hại xảy ra trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, góp phần giảm bớt chi phí, hạ giá thành sản phẩm và nâng cao hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh. Quản lý tốt nguyên vật liệu còn là điều kiện để xác định hiệu quả kinh doanh và đánh giá tài sản của doanh nghiệp một cách đầy đủ, xác thực, đảm bảo tính trung thực, khách quan của thông tin trình bày trên các báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Với ý nghĩa đó, việc quản lý NVL trong các doanh nghiệp đòi hỏi phải chặt chẽ ở nhiều khâu khác nhau, từ khâu thu mua, bảo quản tới khâu dự trữ và sử dụng.
- Ở khâu thu mua: Nguyên vật liệu là tài sản dự trữ sản xuất, thường xuyên biến động, các doanh nghiệp thường xuyên phải tiến hành thu mua nguyên vật liệu để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm và phục vụ cho những nhu cầu khác của doanh nghiệp. Khâu thu mua phải quản lý về mặt số lượng, quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí thu mua, thực hiện kế hoạch thu mua đúng tiến độ thời gian, phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. SVTH: Nguyễn Đăng Tài 6 Khóa luận tốt nghiệp - Ở khâu bảo quản: Việc tổ chức tốt kho hàng, bến bãi, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại nguyên vật liệu, tránh hư hỏng, mất mát, đảm bảo chế độ an toàn là một trong các yêu cầu quản lý nguyên vật liệu. - Ở khâu sử dụng: Sử dụng nguyên vật liệu hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở định mức và dự toán chi phí có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm, tăng thu nhập tích lũy của doanh nghiệp.
Do vậy, trong khâu này cần phải tổ chức tốt các việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. - Ở khâu dự trữ: Đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định được định mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng loại nguyên vật liệu, đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh tiến hành bình thường, không bị ngừng trệ hay gián đoạn do dự trữ quá nhiều. Nhiệm vụ của công tác kế toán nguyên vật liệu Xuất phát từ yêu cầu quản lý NVL cũng như vai trò của kế toán trong quản lý DN, thì kế toán NVL trong DN sản xuất cần thực hiện tốt những nhiệm vụ sau đây: - Thực hiện việc đánh giá và phân loại nguyên vật liệu phù hợp với nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất và yêu cầu quản trị doanh nghiệp. - Tổ chức chứng từ tài khoản kế toán, sổ sách kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm - Tham gia việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch thu mua, tình hình thanh toán với người bán và tình hình sử dụng nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Nội dung kế toán nguyên vật liệu theo Chuẩn mực kế toán số 02 1. Xác định giá trị nguyên vật liệu - Nguyên vật liệu được tính theo giá gốc: Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được. - Giá gốc nguyên vật liệu bao gồm: Chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được NVL ở địa điểm và trạng thái hiện tại. SVTH: Nguyễn Đăng Tài 7 Khóa luận tốt nghiệp Chi phí mua Chi phí mua của NVL bao gồm giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua NVL.
Các khoản chiết khấu Bia và giảm giá hàng mua do hàng mua không đúng quy cách, phẩm chất được trừ (-) khỏi chi phí mua. - Chi phí không tính vào giá gốc NVL Chi phí không được tính vào giá gốc NVL, gồm: + Chi phí nguyên liệu, vật liệu, chi phí nhân công và các chi phí sản xuất, kinh doanh khác phát sinh trên mức bình thường. + Chi phí bảo quản NVL trừ các khoản chi phí bảo quản NVL cần thiết cho quá trình sản xuất tiếp theo và chi phí bảo quản quy định ở trên. + Chi phí bán hàng + Chi phí quản lý doanh nghiệp ( Trích theo điều 4,5,6 chuẩn mực số 02 Hàng tồn kho ) 1.