Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG VÀ ỨNG DỤNG TIN HỌC TRONG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN 1. Khái niệm Văn phòng Mọi cơ quan, tổ chức dù lớn hay nhỏ thì đều cần có hoạt động của Văn phòng. Vì Văn phòng là bộ máy thực hiện chức năng tham mưu giúp việc cho cơ quan, thủ trưởng cơ quan, đảm bảo cho công tác của lãnh đạo và quản lý được tập trung thống nhất, thường xuyên, liên tục và có hiệu quả. Tùy theo quy mô của cơ quan tổ chức mà Văn phòng có những tên gọi khác nhau.
Ví dụ như đối với cơ quan có quy mô lớn như Chính phủ, Bộ, Cơ quan ngang Bộ… thì bộ phận làm những nhiệm vụ như trên được gọi là Văn phòng, như: Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Văn phòng Bộ Nội vụ,….Đối với các cơ quan địa phương, tùy theo chức năng nhiệm vụ của cơ quan đó mà thành lập hay đặt tên phù hợp. Còn đối với đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp thì Văn phòng có tên là Phòng Hành chính, Phòng Hành chính- Nhân sự hoặc Phòng Hành chính-Tổ chức. Nhưng dù là tên gọi như thế nào thì Văn phòng vẫn được hiểu theo nghĩa như sau: -Văn phòng là một bộ phận cấu thành của một cơ quan tổ chức mà ở đó diễn ra hoạt động văn thư lưu trữ, đảm bảo thông tin và phục vụ hậu cần cho cơ quan tổ chức đó. -Văn phòng là bộ phận giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành nhằm thực hiện chức năng nhiệm vụ của cơ quan tổ chức đó một cách hiệu lực và hiệu quả.
Dù hiểu theo nghĩa nào thì tựu chung lại Văn phòng đều có đặc điểm như sau: SV: Nguyễn Thị Lan - Lớp 1205 QTVA 5 Khoá luận tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng -Văn phòng phải là bộ máy được tổ chức thích hợp với đặc điểm cụ thể của từng cơ quan. Đối với cơ quan có quy mô lớn thì bộ máy văn phòng có đầy đủ phòng ban, với số lượng nhân viên cần thiết để thực hiện mọi hoạt động của của cơ quan. Còn đối với cơ quan có quy mô nhỏ thì văn phòng có thể gọn nhẹ ở mức tối thiểu. -Văn phòng phải có trụ sở hoạt động giao dịch với cơ sở vật chất nhất định như nhà cửa, trang thiết bị, …… Từ các quan niệm trên đều cho ta thấy được rằng : Văn phòng có vai trò hết sức quan trọng trong mọi hoạt động của cơ quan tổ chức.
Dù ở quy mô lớn hay nhỏ, thì văn phòng đều là bộ phận giúp việc quan trọng cho lãnh đạo. Khái niệm quản trị văn phòng Có thể hiểu rằng nhà quản trị là người chịu trách nhiệm quản lý, điều hành một bộ phận hay một tập đoàn kinh doanh. Và quản trị văn phòng là việc nhà quản trị tiến hành hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra các công tác văn phòng nhằm đạt các mục tiêu đã đề ra một cách có hiệu quả. Chức năng quản trị văn phòng gồm những chức năng chính sau: Chức năng hoạch định: Hoạch định là quá trình xác định mục tiêu của tổ chức và biện pháp để đạt mục tiêu ấy.
Theo chức năng, nhiệm vụ được giao, nội dung hoạch định trong quản trị văn phòng bao gồm các công việc chủ yếu sau đây:xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan và của văn phòng; hoạch định các cuộc hội họp, hội thảo, lễ hội của cơ quan và của văn phòng; hoạch định các chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan; hoạch định cơ sở vật chất, phương tiện làm việc của cơ quan; hoạch định tài chính, kinh phí đảm bảo cho cơ quan hoạt động vv. Chức năng tổ chức: Tổ chức là quá trình nghiên cứu, thiết lập một cơ cấu hợp lý, các mối quan hệ giữa các thành viên trong một tổ chức, thông qua đó cho phép thực hiện mục tiêu của tổ chức. Nội dung tổ chức trong quản trị văn phòng bao gồm các công việc chủ yếu sau đây: Xác định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và phạm vi hoạt động của đơn vị làm công tác văn phòng, xác định nhân lực làm công tác Văn phòng và phân bổ lao động về các tổ chức của văn SV: Nguyễn Thị Lan - Lớp 1205 QTVA 6 Khoá luận tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng phòng. Nhà quản trị thực hiện chức năng tổ chức trong quản trị Văn phòng phải đảm bảo các yêu cầu: Tổ chức bộ máy gọn nhẹ, xác định chức năng, nhiệm vụ phân công, phân nhiệm rõ rang, tránh chồng chéo hoặc bỏ sót việc không có đơn vị nào, người nào đảm nhận, phát huy được khả năng của mỗi thành viên và tạo ra sức mạnh chung của cả văn phòng.
Chức năng quản trị nhân lực: là hoạt động của nhà quản trị đối với lực lượng lao động thuộc văn phòng cơ quan. Các hoạt động đó bao gồm: + Hoạch định nguồn nhân lực: Đánh giá tình hình nhân lực hiện tại, dự báo nhu cầu nhân lực trong tương lai. + Tuyển dụng nhân sự: Tìm kiếm, thi tuyển nhân lực vào các vị trí công tác còn thiếu người đảm nhiệm. Thực hiện các biện pháp hỗ trợ trong khi chưa tuyển được người mới.
+ Sử dụng nhân lực: Nghiên cứu và phân công nhiệm vụ, đánh giá thành tích, đãi ngộ đối với con người thuộc tổ chức. + Phát triển nguồn nhân lực: Đào tạo đội ngũ cán bộ hiện có nhằm nâng cao khả năng lao động, đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ mới của văn phòng. Chức năng kiểm tra : là những hoạt động có nội dung so sánh, đối chiếu giữa hiện trạng văn phòng với các căn cứ kiểm tra nhằm xác định kết quả và uốn nắn những sai lệch so với mục tiêu đã đề ra. Các hoạt động đó bao gồm: - Kiểm tra hành chính: Có nghĩa là kiểm tra việc đề ra mục tiêu, chương trình kế hoạch, quy chế công tác, quy trình công việc.Thực chất của việc kiểm tra này là kiểm tra lại chính mình, kiểm tra quản trị.
- Kiểm tra công việc: Căn cứ vào chương trình, kế hoạch, chỉ tiêu đề ra, công tác kiểm tra xác định kết quả đạt được ở tất cả các lĩnh vực công tác của Văn phòng. - Kiểm tra nhân sự: Nội dung này nhằm xem xét việc thực hiện các quy chế làm việc trong Văn phòng. Đánh giá khả năng chuyên môn của cán bộ công nhân viên Văn phòng. Khái niệm tin học và một số ứng dụng tin học SV: Nguyễn Thị Lan - Lớp 1205 QTVA 7 Khoá luận tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng Tin học là ngành khoa học nghiên cứu về thông tin, các phương pháp thể hiện, lưu trữ, xử lý, và truyền dẫn thông tin một cách tự động bằng máy tính điện tử và các phương tiện kỹ thuật thông tin liên lạc.
Một số khái niệm liên quan đến tin học Phần cứng (Hardware) là thành phần vật lý của một máy tính như màn hình, case, bàn phím, cáp….Từ phần cứng ở đây có thể hiểu là một bộ máy tính hoặc chỉ một phần nào đó như máy in hay máy scan. Phần cứng sẽ không thể thực hiện được hoạt động nếu không có phần mềm. Phần mềm (Software) là các chương trình (Program) điều khiển các hoạt động phần cứng máy tính và chỉ đạo việc xử lý dữ liệu. Phần mềm của máy tính được chia làm 2 loại: Phần mềm hệ điều hành (System software) và phần mềm ứng dụng (Application software).
Phần mềm hệ điều hành là chương chình nắm giữ tất cả các chỉ lệnh làm cho máy hoạt động, bao gồm quá trình khởi động, hiển thị màn hình và sử dụng các ổ để lưu trữ dữ liệu. Hệ điều hành cũng quản lý các chương trình như xử lý văn bản, trò chơi, duyệt internet. Nó nhận lệnh từ những chương trình này, chuyển chúng tới CPU, sắp xếp hiển thị trên màn hình, lấy kết quả từ CPU và truyền tới ổ cứng để lưu trữ hoặc tới máy in. Nếu không có hệ điều hành, máy tính giống như một chiếc ô tô không có động cơ.
Các hệ điều hành phổ biến hiện nay như Windows 7, Windows 8, Windows XP…. Phần mềm ứng dụng là tất cả các phần mềm khác chạy trong máy tính. Người sử dụng các phần mềm này để thực hiện công việc của họ. Bộ chương trình Microsoft Oiffce 2007 là một ví dụ về các phần mềm ứng dụng.
Sự khác nhau giữa phần mềm hệ điều hành và phần mềm ứng dụng đó là nều không có hệ điều hành thí các ứng dụng sẽ trở nên vô ích. Hệ điều hành cung cấp môi trường cho các ứng dụng hoạt động trên đó. Mạng máy tính (Computer Network) là hai hay nhiều máy tính được kết nối với nhau thông qua dây dẫn, tín hiệu Radio (hay còn gọi tín hiệu vô tuyến) tín hiệu quang hoặc bất cứ sự kết hợp nào giữa chúng với một số phương SV: Nguyễn Thị Lan - Lớp 1205 QTVA 8 Khoá luận tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng pháp khác, cho phép bạn gửi, nhận các lệnh và file từ máy tính này tới máy tính khác. + Các thành phần khác của mạng bao gồm: Các thiết bị đầu cuối (End system) kết nối với nhau tạo thành mạng, có thể là các mạng máy tính hoặc các thiết bị khác.
Nói chung hiện nay ngày càng nhiều các thiết bị có khả năng kết nối vào mạng máy tính như điện thoại di động, PDA, tivi, môi trường truyền mà các thao tác truyền thông được thực hiện qua đó. Môi trường truyền có thể là các loại dây dẫn (dây cáp), song (đối với các mạng không dây). Giao thức (protocol) là các quy tắc quy định cách trao đổi dữ liệu các thực thể. Mạng máy tính, mang lại rất nhiều tiện ích hữu dụng cho người sử dụng.
Một trong các tiện ích phổ thông là internet là hệ thống thư điện tử (Email), trò chuyện trực tuyến (Chat), máy truy tìm dữ liệu (Search engine), các tiện ích dịch vụ thương mại và chuyển ngân và các dịch vụ về y tế, giáo dục như là chữa bệnh từ xa hoặc tổ chức các lớp học ảo. Internet là mạng máy tính rọng khắp toàn cầu,các máy tính được kết nối với nhau bằng các mạng viễn thông. Bất kỳ máy tính nào có phần mềm, phần cứng và có kết nối với mạng viễn thông đều có thể truy cập internet. Mạng internet thường được sử dụng như một công cụ giao tiếp toàn cầu, nó cũng là nguồn tư liệu tham khảo rất tốt, cho phép người dung tiếp cận với một khối lượng thông tin khổng lồ thuộc bất kỳ lĩnh vực nào.
Intranet là mạng máy tính cho phép giao tiếp và chia sẻ thông tin nội bộ giữa các máy.