CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP) 1. Các khái niệm cơ bản 1. Nguồn lực doanh nghiệp Nguồn lực nói chung sẽ bao gồm vị trí địa lý, tài nguyên thiên nhiên, hệ thống tài sản quốc gia, nguồn lực con người, hệ thống chính trị xã hội, thị trường… Còn theo F. David (1998), nguồn lực doanh nghiệp được hiểu là những tài sản mà một doanh nghiệp sở hữu và có thể khai thác vì mục đích kinh tế.
Trong môi trường kinh doanh hiện đại ngày nay, nguồn lực của một doanh nghiệp có rất nhiều, tuy nhiên có 5 nguồn lực chính mà mỗi doanh nghiệp cần phát triển để đẩy mạnh hoạt động sản xuất kinh doanh, nâng cao giá trị của doanh nghiệp, bao gồm: - Nguồn lực con người: đây là nguồn lực cơ bản nhất trong tất cả các nguồn lực bởi lẽ những nguồn lực khác muốn khai thác có hiệu quả đều phải phụ thuộc vào trình độ năng lực của con người. Cấu trúc về số lượng, chất lượng nguồn lực được thể hiện ở nhiều mặt; về số lượng, nguồn lực con người được xác định bởi số lượng nhân viên, giới tính, độ tuổi, sự phân bổ nhân viên giữa các đơn vị phòng ban trong công ty…; về chất lượng, nguồn lực con người bao gồm tất cả các yếu tố như năng lực, trình độ, phẩm chất đạo đức, ý thức chính trị và vị thế xã hội… Các yếu tố này tạo nên năng lực của mỗi con người và được huy động, được tập hợp lại thành một sức mạnh tổng hợp của doanh nghiệp. Khác với những nguồn lực thông thường, một khi đã đưa vào khai thác sử dụng thì ngày càng hao hụt cạn kiệt, nguồn lực con người và đặc biệt là trí tuệ khi càng khai thác thì càng phát triển. - Trang thiết bị phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh: doanh nghiệp đầu tư một phần nguồn vốn của doanh nghiệp để mua sắm trang thiết bị cần thiết; trang thiết bị càng hiện đại thì càng hỗ trợ tốt hơn cho con người, thay thế lao động thủ công, nâng cao hiệu suất công việc, từ đó tăng khả năng cạnh tranh và chiếm lĩnh thị phần.
Thật vậy, với hệ thống trang thiết bị hiện đại, đồng bộ, khi triển khai trong thực tế, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được chi phí nguyên vật liệu cho một đơn vị sản phẩm, ít tiêu hao nhiên liệu vận hành và giảm số lượng phế phẩm sản xuất. Các khoản chi phí sửa chữa, bảo dưỡng máy móc thiết bị giảm. 6 - Thị trường tiềm năng: khi xác định được rõ khách hàng của doanh nghiệp với những nhu cầu cụ thể, doanh nghiệp sẽ chủ động triển khai các chiến lược tiếp thị sản phẩm phù hợp với các thông điệp tiếp thị mạnh mẽ, nhắm đúng đối tượng đang quan tâm. Đồng thời, với những sản phẩm dịch vụ của mình, doanh nghiệp sẽ thỏa mãn tốt nhất mong muốn của khách hàng, từ đó chuyển đổi khách hàng tiềm năng sang khách hàng mua sắm sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp, xây dựng mối quan hệ tốt đẹp hơn với khách hàng.
- Kỹ năng quản trị doanh nghiệp của người đứng đầu: quản trị doanh nghiệp đóng vai trò rất quan trọng trong việc duy trì và phát triển doanh nghiệp. Người đứng đầu doanh nghiệp là người chịu trách nhiệm hoạch định kế hoạch, xác định và truyền bá tầm nhìn, sứ mệnh đến tất cả các nhân viên trong doanh nghiệp; người đứng đầu có kỹ năng quản trị tốt sẽ giúp doanh nghiệp đi đúng hướng và đạt được thành công trên thị trường. Cụ thể, người đứng đầu sẽ tiên phong trong công tác thực hiện các chiến lược, giám sát chặt chẽ toàn bộ quá trình thực hiện trong doanh nghiệp, từ đó nắm bắt thực trạng để kịp thời đưa ra quyết định điều chỉnh đúng đắn; kỹ năng quản trị nhân sự bằng cách xây dựng cơ cấu, bộ máy, tuyển dụng nhân sự phù hợp để thực hiện những mục tiêu đã đề ra của doanh nghiệp. - Vốn: được biểu hiện bằng các tài sản như tiền mặt, tài sản, quyền tài sản có giá trị thành tiền … Vốn thể hiện tiềm lực kinh tế, năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp; vì thế, để doanh nghiệp vận hành và phát triển thì không thể thiếu vốn.
Trong phạm vi một doanh nghiệp nói chung, điểm xuất phát để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh là có một số vốn đầu tư ban đầu nhất định. Vốn kinh doanh là điều kiện tiền đề cho doanh nghiệp có thể thực hiện các hoạt động sản xuất kinh doanh của mình; nếu không có vốn sẽ không có hoạt động sản xuất kinh doanh nào của doanh nghiệp. Vốn kinh doanh là cơ sở để doanh nghiệp tính toán, hoạch định các chiến lược và kế hoạch kinh doanh phù hợp tại từng thời kỳ. Hơn thế nữa, khi xem xét vấn đề về mặt pháp lý, tất cả các doanh nghiệp dù ở thành phần kinh tế nào, để được thành lập và đi vào hoạt động thì nhất thiết cần phải có lượng vốn cần thiết tối thiểu theo quy định của nhà nước hay còn gọi là vốn pháp định.
Trong quá trình tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, nguồn vốn của doanh nghiệp không ngừng 7 được tăng lên tương ứng với sự tăng trưởng quy mô sản xuất, đảm bảo cho quá trình tái sản xuất được tiến hành một cách liên tục. Nếu doanh nghiệp thiếu vốn kinh doanh sẽ gây ra nhiều tổn thất như đình trệ sản xuất dẫn đến không thực hiện được các đơn hàng, mất thanh toán với nhà cung ứng gây ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp. Việc thiếu vốn kéo dài sẽ dẫn đến thua lỗ, doanh nghiệp phá sản. Tài nguyên doanh nghiệp Nguồn lực doanh nghiệp hiểu theo nghĩa hẹp hơn là tài nguyên, tức là những nguồn lực được chọn lọc kỹ lưỡng, đạt chất lượng để có thể thực hiện tốt mục tiêu tạo ra giá trị mới cho doanh nghiệp.
Câu hỏi trăn trở của các nhà quản lý doanh nghiệp là làm thế nào để các nguồn lực của doanh nghiệp trở thành các tài nguyên quý giá, phải làm sao để mọi bộ phận đều có khả năng khai thác nguồn lực phục vụ cho công ty. Đồng thời, hoạch định và xây dựng lịch trình khai thác nguồn lực của các bộ phận sao cho phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận; thiết lập các quy trình khai thác đạt hiệu quả cao nhất; cập nhật chính xác, kịp thời tình trạng nguồn lực của công ty. Hoạch định doanh nghiệp Hoạch định trong doanh nghiệp là hoạch định trước các nội dung công việc, thiết lập các quy trình, trình tự xử lý công việc để mọi thành viên trong công ty tuân theo; đồng thời, tính toán dự báo các khả năng sẽ phát sinh trong quá trình điều hành sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp để doanh nghiệp chủ động trong các công việc của mình nhằm đạt mục tiêu đã đề ra. Thứ nhất, khía cạnh đầu tiên của hoạch định doanh nghiệp đó là tính toán dự báo các khả năng sẽ phát sinh trong quá trình điều hành sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Có thể nói, công tác sản xuất kinh doanh tại các doanh nghiệp rất đa dạng, mỗi lĩnh vực, thị trường, quy mô … khác nhau sẽ cần những thông tin khác nhau để hỗ trợ công tác hoạch định, nhưng tựu chung lại đều phải tính toán để dự báo nhu cầu thị trường, từ đó lập kế hoạch sản xuất trong tương lai. Cùng với đó là dự kiến về ngân sách và chi tiêu của doanh nghiệp trong năm tài khóa để tài trợ cho các kế hoạch nêu trên. Ngoài ra công tác hoạch định doanh nghiệp còn cần thiết phải thiết lập các kế hoạch cho từng bộ phận cụ thể của doanh nghiệp. 8 Thứ hai, hoạch định trước các nội dung công việc.
Tùy theo thực tế của mỗi doanh nghiệp và những kinh nghiệm thu được trong những năm trước đó mà doanh nghiệp xác định mức độ cần thiết, lên phương án để tổ chức sản xuất kinh doanh cho phù hợp. Đó có thể là các công tác về chính sách giá bán, chiết khấu; công tác mua hàng và lựa chọn nhà cung cấp; công tác về tài chính như thu xếp nguồn vốn, tài trợ cho các hoạt động của doanh nghiệp; công tác quản trị doanh thu, công nợ. Thứ ba, thiết lập các quy trình, trình tự xử lý công việc cho từng phòng ban, từng vị trí công việc để mọi thành viên trong doanh nghiệp tuân theo. Đó là quy trình sản xuất trong mỗi nhà máy/phân xưởng/dây chuyền, quy trình xử lý nghiệp vụ của các phòng ban, quy trình luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp đối với mỗi nghiệp vụ/nhóm nghiệp vụ cụ thể, quy trình lưu trữ hồ sơ chứng từ, phục vụ cho công tác hậu kiểm … 1.
Hệ thống quản trị doanh nghiệp Quản trị doanh nghiệp là hệ thống tất cả những điều lệ, chính sách giúp điều hành và quản lý doanh nghiệp. Quản trị doanh nghiệp cần phải cân đối lợi ích của các bên có liên quan như nhân viên, cổ đông, khách hàng, các đối tác kinh doanh, cộng đồng, cơ quan của nhà nước và toàn xã hội. Quản trị doanh nghiệp là quá trình tác động liên tục và mang tính chất tổ chức từ phía chủ doanh nghiệp tới tập thể những người lao động trong doanh nghiệp đó nhằm thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp. Trong mỗi doanh nghiệp, một bộ máy quản trị doanh nghiệp giàu năng lực được ví như động cơ tốt để hoạt động sản xuất kinh doanh được vận hành một cách trơn tru nhất.
Hệ thống quản trị này đòi hỏi một lượng thông tin lớn, có tính chính xác cao, có độ nhạy với thị trường và mang tính tổng hợp. Do đó, các giải pháp ERP được hình thành để đáp ứng tối đa các nhu cầu thu thập, xử lý và định hướng thông tin cho các nhà quản trị. Các nhà quản trị trong doanh nghiệp tuỳ theo mức độ và quyền hạn sẽ xử lý các thông tin khác nhau để đảm bảo tính liên tục, hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Tùy theo mô hình tổ chức của doanh nghiệp, hệ thống quản trị doanh nghiệp có thể được thiết kế riêng phù hợp với những đặc thù của doanh nghiệp đó trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
Muốn khai thác thành công 9 hệ thống giải pháp ERP, doanh nghiệp cần thiết phải khảo sát để nắm bắt rõ hệ thống quản trị doanh nghiệp mình. Giới thiệu tổng quan về ERP (Enterprise Resource Planning) 1. Khái niệm ERP ERP là viết tắt của từ Enterprise Resource Planning. Dịch ra tiếng Việt có nghĩa là hoạch định nguồn lực doanh nghiệp.
Trong đó, hoạch định là một chức năng quản trị dùng để chỉ quá trình xác định mục tiêu và đề ra các chiến lược, kế hoạch, giải pháp để thực hiện.