CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO VÀ MÔ HÌNH JUST IN TIME 1. Quản lý hàng tồn kho 1. Khái niệm, đặc điểm, phân loại hàng tồn kho 1. Khái niệm hàng tồn kho “Tồn kho là số lượng hàng hóa được tự tạo trong kinh doanh nhằm đáp ứng cho nhu cầu trong tương lai.
Nhu cầu này có thể là sản phẩm của công ty mà cũng có thể là hàng cung cấp dùng trong quá trình gia công” (Đặng Minh Trang, 2003, tr. Đối với mỗi bộ phận khác nhau, nhằm đáp ứng những nhu cầu khác nhau thì có những mức kỳ vọng tồn kho không giống nhau. Tồn kho cao giúp người bán giảm được nguy cơ thiếu hàng khi máy móc hư hỏng, nhân viên phụ trách sản xuất và tác nghiệp lên kế hoạch sản xuất dễ dàng hơn. Trong khi mức tồn kho thấp nhất có thể giúp bộ phận tài vụ, kế toán quản lý nguồn tiền hiệu quả hơn vì giảm thiểu khả năng đồng tiền bị mắc kẹt ở tồn kho không thể chi tiêu vào các hoạt động khác.
Đặc điểm hàng tồn kho Hiện nay có khá nhiều quan điểm về hàng tồn kho, song về cơ bản các nhà nghiên cứu đều thống nhất về đặc điểm, theo đó, hàng tồn kho thường có những đặc điểm cơ bản sau: Hàng tồn kho là tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp, chiếm tỷ trọng cao trong tổng tài sản lưu động, có ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Trong kế toán, tài sản lưu động được chia làm 5 loại có tính thanh khoản từ cao đến thấp là tiền mặt, đầu tư ngắn hạn, khoản phải thu, ứng trước ngắn hạn và hàng tồn kho. “Tính thanh khoản chỉ mức độ mà một tài sản bất kì có thể được mua hoặc bán trên thị trường mà không làm ảnh hưởng đến giá trị thị trường của tài sản đó” (John Maynard Keynes, tr. Hàng tồn kho có tính thanh khoản thấp nhất vì phải trải qua nhiều giai đoạn khác nhau như phân phối và tiêu llllthụ, sau đó mới chuyển thành khoản phải thu, rồi từ đó mới chuyển thành tiền mặt.
Do vậy nếu hàng tồn kho chiếm tỷ lệ quá cao trong tài sản lưu động thì sẽ ảnh hưởng đến khả năng thanh toán nợ ngắn hạn cũng như hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 5 Hàng tồn kho trong doanh nghiệp được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau nên chi phí cấu thành nên giá gốc của hàng tồn kho cũng khác nhau. Hàng tồn kho tham gia vào toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, chuyển hóa thành những tài sản ngắn hạn dưới những hình thái khác nhau như tiền tệ, sản phẩm dở dang hay thành phẩm. Hàng tồn kho gồm nhiều loại khác nhau, do đó thường được cất trữ, bảo quản ở những nơi khác nhau, việc kiểm kê, quản lý thường mất nhiều chi phí.
Phân loại hàng tồn kho Có nhiều cách để phân loại hàng tồn kho. Theo hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam hàng tồn kho bao gồm: Hàng hóa mua về để bán: Hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến; Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán; Sản phẩm dở dang: Sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm; Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường; Chi phí dịch vụ dở dang. Trong sản xuất, tồn kho được chia làm 4 loại (Trần Đức Lộc, Trần Văn Phùng, 2008) Tồn kho nguyên vật liệu, bộ phận cấu thành Tồn kho sản phẩm dở dang Tồn kho sản phẩm chính Tồn kho các mặt hàng phục vụ sản xuất và dịch vụ 1. Các chi phí liên quan đến quản lý hàng tồn kho Đối với doanh nghiệp, hàng tồn kho luôn chiếm một tỷ lệ lớn trong giá trị tài sản vì vậy kiểm soát hàng tồn kho luôn là một vấn đề quan trọng trong hoạt động quản lý doanh nghiệp.
Hoạt động quản lý hàng tồn kho được xem là hiệu quả khi doanh nghiệp tối thiểu hóa được các loại chi phí nhưng vẫn mang lại lợi ích. Các chi phí liên quan đến quản lý hàng tồn kho bao gồm: LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 6 Chi phí mua hàng: là chi phí cần thiết để có mua hoặc sản xuất ra từng món hàng tồn kho một. Chi phí này được biểu hiện bằng chi phí một đơn vị nhân với số lượng nhận được hoặc sản xuất ra. Chi phí đặt hàng: chi phí gắn liền với đợt hoặc lô hàng định đặt không phụ thuộc vào số lượng món hàng định đặt.
Chi phí này bao gồm chi phí đơn hàng, gửi hàng, vận chuyển, nhận hàng, chi phí giao dịch,… Chi phí lưu kho: chi phí này liên quan đến việc tồn kho món hàng trong một giai đoạn thời gian, phụ thuộc vào mức lưu trữ và thời gian lưu trữ hàng tồn kho. Chi phí này bao gồm: Bảng 1.1: Nhóm chi phí phát sinh trong tồn trữ hàng tồn kho Tỷ lệ so với giá trị Nhóm chi phí tồn kho 1. Chi phí về nhà cửa, kho tàng - Tiền thuê hoặc khấu hao nhà cửa Chiếm 3-10% - Chi phí bảo hiểm nhà kho, kho hàng - Chi phí thuê nhà đất 2. Chi phí sử dụng thiết bị, phương tiện - Tiền thuê hoặc khấu hao dụng cụ, thiết bị Chiếm 1-4% - Chi phí năng lượng - Chi phí vận hành thiết bị 3.
Chi phí về nhân lực cho hoạt động quản lý Chiếm 3-5% 4. Phí tổn cho việc đầu tư vào hàng dự trữ - Thuế đánh vào hàng dự trữ Chiếm 6-24% - Chi phí vay vốn - Chi phí bảo hiểm hàng dự trữ 5. Thiệt hại hàng dự trữ do mất mát, hư hỏng hoặc Chiếm 2-5% không sử dụng được Nguồn: Trương Đức Lực, Nguyễn Đình Trung, 2013 Chi phí thiếu hàng: chi phí thiếu hàng phản ánh kết quả kinh tế khi hết hàng trong kho. Đó là cơ hội bị mất đi do không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng, làm mất đi thiện chí của khách hàng trong tương lai; Cơ hội bán được hàng, tiền lời LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 7 bị mất do bán ít hoặc thiện chí khách hàng giảm gây mất tiềm năng bán hàng trong tương lai.
Quy trình quản lý hàng tồn kho 1. Mục tiêu quản lý hàng tồn kho Mục tiêu chung của quản lý hàng tồn kho là đáp ứng nhu cầu với chi phí nhỏ nhất. Cũng như các hoạt động khác trong doanh nghiệp, hoạt động quản lý hàng tồn kho cũng góp phần tạo nên sự phát triển của toàn bộ tổ chức, mục tiêu của quản lý hàng tồn kho trong việc hỗ trợ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp được tối ưu hóa ở 3 khía cạnh: phục vụ khách hàng, chi phí tồn kho, chi phí vận hành. Ở khía cạnh đầu tiên, phục vụ khách hàng, quản lý hàng tồn kho phải đảm bảo sự sẵn có của hàng hóa để đáp ứng được những nhu cầu bất thường của khách hàng, giao cho khách hàng đúng thời điểm mà họ có nhu cầu.
Thứ hai, chi phí tồn kho phải là tối thiểu. Chi phí quản lý hàng tồn kho bao gồm chi phí kho bãi, chi phí quản lý, chi phí dự phòng giảm giá hàng tồn kho,… khi cất trữ hàng tồn kho doanh nghiệp cần đảm bảo hoạt động quản lý là tối ưu để giảm thiểu tối đa các chi phí trên. Thứ ba, chi phí vận hành đã trở thành một vấn đề trung tâm của quản lý hàng tồn kho, chi phí này liên quan đến các vận hành của nhà máy, kiểm soát hàng tồn kho, mua bán, chi phí hậu cần, chi phí phân phối liên quan hàng tồn kho và các dịch vụ liên quan khác, quản lý hàng tồn kho phải đảm bảo các chi phí này là tối thiểu. Quy trình quản lý hàng tồn kho Hàng tồn kho trong các doanh nghiệp sản xuất, chế tạo xuất hiện ở mọi công đoạn sản xuất, biểu hiện của nó chính là các kho nguyên vật liệu, kho công cụ, dụng cụ, kho thành phẩm và kho bán thành phẩm.
Vì vậy, quản lý hàng tồn kho cũng liên quan đến quản lý dòng di chuyển vật chất trong hệ thống sản xuất kinh doanh. Đối với những doanh nghiệp khác nhau, tại những thời điểm khác nhau thì có mức tồn kho không giống nhau. Các nhân tố ảnh hưởng đến việc quản lý hàng tồn kho bao gồm: loại hình doanh nghiệp, tính chất của quy trình sản xuất, mối liên hệ giữa chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho, các rủi ro trong quan hệ cung cầu, các cơ hội bất thường, tính dễ thay đổi trong các điều kiện sản xuất kinh doanh, lạm phát,…Quản lý hàng tồn kho hiệu quả là việc tính toán lượng tồn kho tối ưu sao cho chi phí tồn kho là nhỏ nhất. Hoạt động quản lý hàng tồn kho được đặt trên cơ sở 4 câu hỏi: LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 8 lượng tồn kho cần thiết là bao nhiêu tại thời điểm quy định, thời điểm nào tiến hành đặt hàng, loại hàng tồn kho nào cần được chú ý, và có thể thay đổi chi phí tồn kho hay không.
Quản lý hàng tồn kho được tiến hành qua các bước sau: Hình 1.1: Quy trình quản lý hàng tồn kho Đặt hàng Nhận hàng Sắp xếp Quản lý kho Kiểm soát Nguồn: Trương Đoàn Thể, 2004 Đặt mua hàng: Doanh nghiệp phải có công tác dự báo, thống kê tốt để xác định số lượng dự trữ cần thiết sao cho vừa đủ, lập kế hoạch đặt hàng đúng thời gian, đúng số lượng và liên hệ với nhà cung cấp một cách kịp thời. Nhận hàng: Trong quá trình nhận hàng, nhân viên được yêu cầu phải kiểm tra chứng từ liên quan, nhận hàng từ người vận chuyển, kiểm tra chất lượng hàng hóa để đảm bảo nguồn nguyên vật liệu có chất lượng trong quá trình sản xuất. Sắp xếp: Sau khi nhận hàng, doanh nghiệp bắt đầu phân loại, đánh kí hiệu, mã hàng hóa để bố trí, sắp xếp vào các vị trí trong kho sao cho quá trình kiểm kê, lấy hàng được thuận tiện Quản lý kho: Hàng hóa cất trữ trong kho phải được bảo quản cả về mặt chất lượng và số lượng, công tác kiểm kê, đánh giá phải được tiến hành định kì, thường xuyên, để đảm bảo hàng không bị cất giữ quá lâu trong kho hoặc hàng hóa bị hư hỏng cần thanh lý hoặc giải quyết kịp thời. Kiểm soát mức dự trữ: Ghi chép, đánh giá thường xuyên, quản lý việc xuất nhập dữ liệu tồn trữ trong kho để có những quyết định dự trữ hiệu quả.