Tổng quan nghiên cứu

Trường Đại học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh là cơ sở đào tạo y khoa trọng điểm quốc gia với lịch sử hình thành và phát triển hơn 70 năm, sản sinh ra khối lượng tư liệu khổng lồ với hơn 5.500 mét giá tài liệu giấy cùng hàng ngàn phim X-quang và hồ sơ bệnh án. Vấn đề nghiên cứu cốt lõi được đặt ra là sự phân tán của tài liệu tại các khoa, phòng chức năng và bệnh viện trực thuộc, dẫn tới nguy cơ ẩm mốc, hư hỏng vật lý và thất lạc thông tin quý giá. Mục tiêu cụ thể của luận văn là hệ thống hóa cơ sở lý luận, khảo sát toàn diện thực trạng công tác thu thập, phân loại, chỉnh lý và tra cứu tài liệu lưu trữ tại trường, từ đó xác lập định hướng và đề xuất hệ thống giải pháp tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ đồng bộ.

Phạm vi không gian nghiên cứu được tiến hành tại toàn bộ 18 đơn vị phòng ban, khoa đào tạo và 3 cơ sở bệnh viện trực thuộc Đại học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh, với phạm vi thời gian khảo sát chuyên sâu từ năm 2013 đến năm 2019. Nghiên cứu mang ý nghĩa thực tiễn to lớn trong việc giải quyết tình trạng tồn đọng hồ sơ chưa chỉnh lý, giúp cắt giảm khoảng 60% đến 70% thời gian tra cứu văn bản và bằng tốt nghiệp cho cựu sinh viên, đồng thời tối ưu hóa công tác quản lý cho hơn 4.330 mét giá tài liệu tại khối bệnh viện thực hành, đảm bảo an toàn tuyệt đối cho 100% hồ sơ lưu trữ có giá trị vĩnh viễn của nhà trường.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn vận dụng hệ thống lý thuyết nền tảng của ngành Lưu trữ học Việt Nam, trọng tâm là Lý thuyết Phông lưu trữ quốc gia và Lý thuyết Xác định giá trị tài liệu lưu trữ. Nghiên cứu tuân thủ nghiêm ngặt hai nguyên tắc nghiệp vụ cốt lõi: nguyên tắc xuất xứ lịch sử nhằm bảo đảm tính toàn vẹn của phông lưu trữ cơ quan và nguyên tắc toàn diện lịch sử trong đánh giá tài liệu. Luận văn triển khai mô hình quản lý vòng đời tài liệu liên tục từ khâu hình thành văn bản tại các đơn vị đến khi giao nộp vào lưu trữ cơ quan theo tiêu chuẩn quản trị chất lượng văn thư lưu trữ ISO 9001:2000 và quy chuẩn của Luật Lưu trữ năm 2011.

Các khái niệm chính được thao tác hóa gồm:

  • Tài liệu lưu trữ: Vật mang tin hình thành trong hoạt động thực tiễn và nghiên cứu khoa học của nhà trường, có giá trị làm bằng chứng và tra cứu.
  • Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ: Tổng thể các quy trình nghiệp vụ phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý, thống kê và sắp xếp tài liệu theo một trật tự logic.
  • Xác định giá trị tài liệu: Hoạt động phân tích, đánh giá tài liệu theo 4 phương pháp chuyên ngành để ấn định thời hạn bảo quản vĩnh viễn hoặc có thời hạn.
  • Mục lục hồ sơ: Công cụ tra cứu truyền thống gồm 8 phần chuẩn mực phản ánh toàn bộ thông tin của phông lưu trữ.

Phương pháp nghiên cứu

Nguồn dữ liệu của đề tài bao gồm dữ liệu thứ cấp từ hệ thống văn bản pháp lý quốc gia (Luật Lưu trữ năm 2011, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP, Thông tư số 09/2011/TT-BNV, Thông tư số 27/2016/TT-BGDĐT) và dữ liệu sơ cấp thu thập trực tiếp tại trường. Cỡ mẫu nghiên cứu gồm 120 cán bộ, giảng viên và nhân viên phụ trách công tác văn thư, lưu trữ tại 24 đơn vị trực thuộc trường và bệnh viện. Phương pháp chọn mẫu là chọn mẫu phân tầng có chủ đích, chia theo 3 nhóm đối tượng: khối phòng ban chức năng, khối khoa đào tạo chuyên ngành và khối cơ sở y tế khám chữa bệnh.

Tác giả lựa chọn phương pháp phân tích, tổng hợp kết hợp thống kê mô tả nhằm lượng hóa chính xác khối lượng mét giá tài liệu thực tế tại từng đơn vị. Phương pháp so sánh đối chiếu được áp dụng giữa quy chuẩn nghiệp vụ hiện hành của Nhà nước và thực tế triển khai tại trường để chỉ rõ các sai lệch nghiệp vụ. Timeline nghiên cứu được thực hiện xuyên suốt giai đoạn khảo sát 2013 - 2019, xử lý số liệu thống kê và hoàn thiện luận văn trong năm 2020.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Khảo sát thực tế giai đoạn 2013 - 2019 chỉ ra khối lượng tài liệu hiện có tại Đại học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh là rất lớn nhưng phân bố không đồng đều và chưa được quy tụ về một đầu mối tập trung. Tại khối các khoa và phòng ban chức năng, tổng khối lượng tài liệu đạt hơn 1.200 mét giá. Trong đó, Khoa Dược lưu giữ khối lượng lớn nhất với 245 mét giá, tiếp đến là Phòng Sau đại học với 204 mét giá, Phòng Đào tạo Đại học 170 mét giá, Phòng Kế hoạch Tài chính 156 mét giá, Khoa Y 119,5 mét giá và Phòng Tổ chức cán bộ 116,5 mét giá. Các đơn vị còn lại như Khoa Điều dưỡng Kỹ thuật y học lưu giữ 87,5 mét, Phòng Quản trị giáo tài 70 mét và Khoa Răng Hàm Mặt lưu giữ 46 mét.

Đặc biệt, tại Bệnh viện Đại học Y Dược Cơ sở 1, tổng khối lượng tài liệu ghi nhận lên tới 4.330,3 mét giá. Trong đó, kho tài liệu tại Tỉnh Long An lưu trữ 3.790,8 mét giá (chiếm tới 87,5% tổng khối lượng tài liệu của Cơ sở 1), Phòng Tài chính Kế toán lưu 288,8 mét giá, và Tổ quản lý hồ sơ bệnh án lưu giữ 191 mét giá. Ngoài ra, Bệnh viện Cơ sở 2 đang lưu giữ 265 mét giá và Cơ sở 3 lưu giữ 50 mét giá tài liệu.

Về mặt nghiệp vụ, 100% cán bộ làm công tác lưu trữ tại trường đều là kiêm nhiệm từ Phòng Hành chính - Tổng hợp, chưa có cán bộ chuyên trách độc lập. Hơn 80% tài liệu tại các khoa phòng được bảo quản thủ công trong các bìa còng, file nhựa hoặc đóng thùng carton để dưới tầng hầm và góc cầu thang. Chưa có danh mục hồ sơ cơ quan hàng năm được ban hành, và tỷ lệ tài liệu được phân loại, lập mục lục tra cứu đúng chuẩn nghiệp vụ chỉ chiếm dưới 15% tổng khối lượng.

Thảo luận kết quả

Thực trạng phân tán và thiếu đồng bộ bắt nguồn từ nguyên nhân lịch sử sáp nhập nhiều đơn vị qua các thời kỳ và sự thiếu vắng một quy chế lưu trữ nội bộ chuẩn mực. Cán bộ thụ lý công việc có thói quen giữ tài liệu tại phòng làm việc thay vì nộp lưu vào kho lưu trữ cơ quan. Tình trạng này hoàn toàn tương đồng với các nghiên cứu trước đây tại các cơ sở giáo dục đại học công lập, nơi công tác lưu trữ thường bị xem nhẹ so với hoạt động đào tạo và nghiên cứu.

Sự khác biệt đặc thù tại trường là khối tài liệu y tế và hồ sơ bệnh án chiếm tới hơn 75% tổng dung lượng lưu trữ toàn trường. Khối tài liệu này vừa mang tính bảo mật cao theo quy định bảo vệ bí mật công nghệ y dược, vừa có giá trị khai thác lâm sàng lâu dài. Dữ liệu thực trạng có thể được trực quan hóa qua biểu đồ cột thể hiện sự chênh lệch khối lượng tài liệu giữa khối bệnh viện (4.330,3 mét) và khối đào tạo (Khoa Dược 245 mét, Khoa Y 119,5 mét), kết hợp bảng ma trận đánh giá 5 khâu nghiệp vụ (thu thập, phân loại, xác định giá trị, thống kê, số hóa) nhằm làm nổi bật khoảng trống nghiêm trọng trong chuyển đổi số lưu trữ khi tỷ lệ số hóa tài liệu tại đơn vị vẫn ở mức 0%.

Đề xuất và khuyến nghị

Dựa trên kết quả nghiên cứu, tác giả đề xuất 4 nhóm giải pháp mang tính ứng dụng thực tiễn cao:

  • Kiện toàn tổ chức bộ máy và nâng cao năng lực nhân sự: Ban Giám hiệu phối hợp cùng Phòng Tổ chức cán bộ thành lập Tổ Lưu trữ chuyên trách trực thuộc Phòng Hành chính - Tổng hợp, tuyển dụng và bố trí từ 2 đến 3 cán bộ có bằng cử nhân chuyên ngành Lưu trữ học trước quý II năm 2021. Đồng thời, tổ chức các lớp tập huấn nghiệp vụ lập hồ sơ công việc cho 100% chuyên viên, trợ lý giáo vụ các khoa định kỳ 1 lần mỗi năm.
  • Ban hành hệ thống văn bản quản lý và quy chuẩn nghiệp vụ: Phòng Hành chính - Tổng hợp chủ trì xây dựng và trình Ban Giám hiệu ký ban hành Quy chế công tác văn thư lưu trữ, Danh mục hồ sơ cơ quan và Bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành y dược theo đúng tinh thần Thông tư số 27/2016/TT-BGDĐT trong giai đoạn 2021 - 2022. Đưa tiêu chí giao nộp hồ sơ vào bình xét thi đua hàng năm của từng đơn vị.
  • Xây dựng kho lưu trữ tập trung đạt chuẩn kỹ thuật: Ban Giám hiệu và Phòng Quản trị giáo tài - Xây dựng cơ bản quy hoạch cải tạo diện tích sàn tối thiểu 300 mét vuông tại trụ sở 217 Hồng Bàng làm kho lưu trữ trung tâm, trang bị giá di động compact, máy hút ẩm duy trì độ ẩm 50% - 55% và nhiệt độ ổn định 18 - 22 độ C, hoàn thành lắp đặt trước năm 2023.
  • Hiện đại hóa và số hóa tài liệu lưu trữ: Trung tâm Công nghệ thông tin phối hợp bộ phận lưu trữ xây dựng phần mềm cơ sở dữ liệu tra cứu tích hợp, triển khai số hóa 100% tài liệu có giá trị vĩnh viễn (sổ cấp bằng, hồ sơ tốt nghiệp đại học 170 mét, sau đại học 204 mét và đề tài khoa học 75 mét) trong giai đoạn 2021 - 2025, giúp giảm ít nhất 70% thời gian cung cấp thông tin tra cứu.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Luận văn là tài liệu tham khảo giá trị cho 4 nhóm đối tượng cụ thể:

  • Ban Giám hiệu và cán bộ quản lý tại các cơ sở giáo dục đại học y dược: Cung cấp khung lý luận và căn cứ thực tiễn để hoạch định chiến lược đầu tư cơ sở hạ tầng lưu trữ, bảo toàn di sản tài liệu học thuật và phòng ngừa rủi ro pháp lý liên quan đến văn bằng chứng chỉ.
  • Cán bộ, chuyên viên văn thư - lưu trữ tại các trường đại học và bệnh viện: Hướng dẫn chi tiết phương pháp phân loại tài liệu theo cơ cấu tổ chức kết hợp thời gian, kỹ năng xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu theo Thông tư số 27/2016/TT-BGDĐT và kỹ thuật lập mục lục hồ sơ 8 phần chuẩn xác.
  • Giảng viên, học viên cao học và sinh viên chuyên ngành Lưu trữ học, Quản trị văn phòng: Cung cấp case study thực chứng với hệ thống số liệu khảo sát chi tiết hơn 5.500 mét giá tài liệu tại một đại học đa ngành khối khoa học sức khỏe, hỗ trợ đắc lực cho các đề tài nghiên cứu liên quan.
  • Chuyên viên công nghệ thông tin và quản trị cơ sở dữ liệu y tế: Nắm bắt cấu trúc và thành phần tài liệu lưu trữ y dược đặc thù để thiết kế kiến trúc phần mềm số hóa và quản lý hồ sơ bệnh án điện tử phù hợp với thực tiễn bệnh viện.

Câu hỏi thường gặp

  • Tại sao tài liệu lưu trữ tại Đại học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh lại mang tính đặc thù cao? Tài liệu của trường phản ánh 3 nhiệm vụ song hành: đào tạo y khoa, nghiên cứu khoa học và khám chữa bệnh. Nguồn tài liệu bệnh viện chiếm hơn 4.330,3 mét giá, chứa đựng bí mật công nghệ y dược và thông tin bệnh án cá nhân, đòi hỏi chế độ bảo mật bán công khai chặt chẽ theo quy định pháp luật.

  • Khó khăn lớn nhất trong công tác tổ chức khoa học tài liệu tại trường hiện nay là gì? Khó khăn cốt lõi là tài liệu bị phân tán tại 18 phòng ban và khoa chuyên môn với hơn 1.200 mét giá chưa được thu thập tập trung. Đội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữ 100% là kiêm nhiệm, thiếu kho lưu trữ chuyên dụng đạt chuẩn kiểm soát nhiệt ẩm.

  • Luận văn đề xuất căn cứ pháp lý nào để xác định giá trị tài liệu chuyên ngành y dược? Luận văn căn cứ trên Luật Lưu trữ năm 2011, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP, Thông tư số 09/2011/TT-BNV và đặc biệt là Thông tư số 27/2016/TT-BGDĐT của Bộ Giáo dục và Đào tạo quy định thời hạn bảo quản 15 nhóm tài liệu chuyên môn nghiệp vụ.

  • Hệ thống công cụ tra cứu nào được đánh giá là phù hợp nhất cho nhà trường? Nhà trường cần kết hợp mô hình tra cứu kép: hoàn thiện hệ thống Mục lục hồ sơ truyền thống gồm 8 phần theo quy chuẩn Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, đồng thời xây dựng cơ sở dữ liệu điện tử để rút ngắn thời gian tra cứu hồ sơ từ vài ngày xuống dưới 15 phút.

  • Lộ trình số hóa tài liệu tại trường nên ưu tiên khối tài liệu nào trước? Lộ trình giai đoạn 2021 - 2025 cần ưu tiên số hóa 100% sổ gốc cấp phát văn bằng, 170 mét giá hồ sơ đào tạo đại học, 204 mét giá hồ sơ đào tạo sau đại học và các hồ sơ bệnh án tử vong, tai nạn phức tạp tại các cơ sở bệnh viện.

Kết luận

  • Luận văn đã hoàn thành khảo sát toàn diện thực trạng hơn 5.500 mét giá tài liệu lưu trữ tại 24 đơn vị thuộc Trường Đại học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh trong giai đoạn 2013 - 2019.
  • Đánh giá chính xác các hạn chế về cơ sở vật chất kho tàng, tình trạng nhân sự kiêm nhiệm và sự thiếu vắng của bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành.
  • Hệ thống hóa khung cơ sở pháp lý vững chắc từ Luật Lưu trữ năm 2011 đến Thông tư số 27/2016/TT-BGDĐT để ứng dụng trực tiếp vào quản trị tài liệu y dược.
  • Xây dựng hệ thống 4 nhóm giải pháp đột phá, có tính khả thi cao về tổ chức bộ máy, ban hành quy chế, xây dựng kho 300 mét vuông và chuyển đổi số giai đoạn 2021 - 2025.
  • Đóng góp luận cứ khoa học giúp nâng cao 70% hiệu quả khai thác tài liệu, phục vụ tốt cho công tác giảng dạy, nghiên cứu khoa học và khám chữa bệnh.

Lãnh đạo Trường Đại học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh và các đơn vị trực thuộc cần khẩn trương phê duyệt đề án thành lập Tổ Lưu trữ chuyên trách và bố trí kinh phí cải tạo kho tàng tập trung ngay trong năm 2021 để bảo vệ an toàn khối tài sản thông tin quý báu của nhà trường.