phần mở đầu, phần kết luận, nội dung Luận văn đƣợc chia thành 3 chƣơng nhƣ sau: Chƣơng 1: Tổng quan về quản lý công tác lƣu trữ của Văn phòng Bộ Chƣơng 2: Thực trạng quản lý công tác lƣu trữ của Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ Chƣơng 3: Các giải pháp nâng cao chất lƣợng quản lý công tác lƣu trữ của Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ 9 Chƣơng 1. TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƢU TRỮ CỦA VĂN PHÒNG BỘ 1. Một số khái niệm cơ bản 1. Khái niệm quản lý Trong đời sống xã hội, quản lí xuất hiện khi có hoạt động chung của con ngƣời.
Hoạt động quản lý bắt nguồn từ sự phân công, hợp tác lao động, phát sinh khi cần có sự nỗ lực tập thể để thực hiện mục tiêu chung. Khái niệm quản lý đƣợc nhiều nhà khoa học tiếp cận từ nhiều góc độ khác nhau, có thể kể đến khái niệm của một số tác giả, chẳng hạn nhƣ: Theo Taylor quan niệm: “Quản lý là biết chính xác điều bạn muốn ngƣời khác làm và sau đó hiểu đƣợc rằng họ đã hoàn thành công việc một cách tốt nhất và rẻ nhất”. - Theo Henri Fayol: "Quản lý là một hoạt động mà mọi tổ chức (gia đình, doanh nghiệp, chính phủ) đều có, nó gồm 5 yếu tố tạo thành là: kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo, điều chỉnh và kiểm soát. Quản lý chính là thực hiện kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo điều chỉnh và kiểm soát ấy”.
Nhƣ vậy qua các khái niệm mà các nhà khoa học đƣa ra về quản lý ta thấy rằng: quản lý thực chất là một hoạt động gồm các hành vi gắn kết với nhau tạo nên một hệ thống có những tính đặc thù riêng. Vì vậy, mọi hoạt động quản lý đều do 4 yếu tố cơ bản cấu thành nhƣ sau: - Thứ nhất là chủ thể quản lý, giải quyết câu hỏi: ai là quản lý?; - Thứ hai là khách thể quản lý, giải quyết câu hỏi: quản lý những vấn đề gì?; - Thứ ba là mục đích quản lý, giải quyết câu hỏi: quản lý vì cái gì?; - Thứ tƣ là môi trƣờng và điều kiện tổ chức, giải quyết câu hỏi: quản lý trong hoàn cảnh nhƣ thế nào? 10 Với ý nghĩa phổ biến, chúng ta có thể đƣa ra định nghĩa về quản lý (trong phạm vi luận văn) nhƣ sau: quản lý là hoạt động nhằm tác động một cách có tổ chức và định hướng của chủ thể quản lý lên một đối tượng quản lý để điều chỉnh các quá trình xã hội và hành vi của con người, nhằm duy trì tính ổn định và phát triển của đối tượng quản lý theo những mục tiêu đã định. Khái niệm tài liệu lưu trữ, công tác lưu trữ * Khái niệm tài liệu lưu trữ Trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đơn vị, các tổ chức chính trị - xã hội của Nhà nƣớc luôn cần có các công cụ để phục vụ nhu cầu của từng cơ quan đơn vị, trong đó tài liệu văn bản đƣợc coi là một trong những công cụ giúp cho bộ máy đƣợc hoạt động hiệu quả. Tài liệu bao gồm: các văn bản, dự án, bản vẽ, bản thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dƣơng bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và các vật mang tin khác.[45] Tài liệu là phƣơng tiện bảo đảm thông tin cho quản lý và sản xuất.
Theo nghĩa rộng, tài liệu cần thiết cho mọi lĩnh vực hoạt động xã hội loài ngƣời, giúp loài ngƣời ghi nhớ những tri thức và kinh nghiệm trong quá trình sống, làm việc và đấu tranh bảo vệ quyền lợi của mình. Tài liệu hình thành khi các ký tự, chữ viết xuất hiện. Tài liệu lƣu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử dụng chọn để lƣu trữ. Tài liệu lƣu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trƣờng hợp không còn bản gốc, bản chính thì đƣợc thay thế bằng bản sao hợp pháp.[45] 11 Nhƣ vậy, tài liệu lƣu trữ là tài liệu có giá trị đƣợc lựa chọn trong toàn bộ khối tài liệu đƣợc hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, đƣợc bảo quản trong kho lƣu trữ để khai thác phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học của toàn xã hội.
* Khái niệm công tác lưu trữ Thuật ngữ “lƣu trữ” bắt nguồn từ tiếng Hy Lạp (arch) có từ thời cổ đại, ban đầu đƣợc dùng để chỉ nơi làm việc của chính quyền, về sau đƣợc dùng để chỉ ngôi nhà bảo quản tài liệu. Ngày nay thuật ngữ “lƣu trữ” vẫn mang dấu ấn của tiếng gốc Hy Lạp cổ xƣa, thuật ngữ này đƣợc dùng định nghĩa là cơ quan hay đơn vị tổ chức làm nhiệm vụ thu thập, bổ sung, chỉnh lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu vào các mục tiêu của xã hội, phục vụ cho mục đích khoa học, kinh tế, văn hóa, giáo dục. Tại Việt Nam, thuật ngữ “lƣu trữ” là lƣu lại, giữ lại, giữ gìn, bảo tồn. Đối với văn bản, tài liệu thì lƣu trữ có nghĩa là giữ lại các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết.
Trong cuốn Từ điển lƣu trữ Việt Nam của Cục Lƣu trữ Nhà nƣớc (năm 1992) ghi: “Lƣu trữ là: 1. Giữ lại các văn bản, tài liệu của cơ quan hoặc cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết. Cơ quan hoặc đơn vị làm nhiệm vụ bảo quản và tổ chức sử dụng”. Hoạt động lƣu trữ “là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu” Trên cơ sở lý luận và pháp lý về lƣu trữ, khái niệm về công tác lƣu trữ đƣợc tác giả định nghĩa nhƣ sau: Công tác lưu trữ là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoa học những văn bản, tư liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu thông tin quá khứ khi cần thiết.
Công tác lưu trữ là một công việc không thể thiếu trong hoạt động quản lý của bộ máy nhà nước. Khái niệm quản lý công tác lưu trữ * Khái niệm quản lý công tác lưu trữ Có một số định nghĩa về công tác lƣu trữ nhƣ sau: - “Công tác lƣu trữ là một ngành hoạt động của Nhà nƣớc (xã hội) bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, pháp chế và thực tiễn có liên quan đến việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ”. - Trong từ điển giải thích nghiệp vụ văn thƣ, lƣu trữ nói rằng: “Toàn bộ các quy trình quản lý nhà nƣớc và quản lý nghiệp vụ lƣu trữ nhằm thu thập, bổ sung, bảo quản, bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lƣu trữ” [19]. - “Công tác lƣu trữ bao gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị và sử dụng tài liệu lƣu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức’” [54].
- “Công tác lƣu trữ bao gồm nhiều mặt công tác, nhiều khâu nghiệp vụ khoa học, kỹ thuật đối với nhiều loại hình tài liệu. Tổ chức quản lý để bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu có hiệu quả trong phạm vi một quốc gia là một sự nghiệp công phu, lâu dài. Nó đòi hỏi phải có một cơ sở lý luận, có pháp chế, có hệ thống tổ chức quản lý, mạng lƣới kho, có đội ngũ cán bộ chuyên môn nghiệp vụ v. và cả một loạt quy trình quản lý khác (nhƣ chỉ đạo hƣớng dẫn nghiệp vụ, kế hoạch, tổ chức lao động, thống kê, kiểm tra, thanh tra v.)” Quản lý công tác lƣu trữ nói chung là sự tác động của chủ thể quản lý theo quy trình nhất định nhƣ thiết kế bộ máy, sắp xếp, bố trí, sử dụng và phát triển các nguồn lực nhằm thực hiện các mục tiêu chung của công tác lƣu trữ.
Từ các khái niệm đƣợc nêu ra ở trên, theo tác giả, quản lý công tác lưu trữ đối với mỗi cơ quan, tổ chức là việc bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ; 13 ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và xử lý các vi phạm trong hoạt động lưu trữ; đồng thời quản lý kho bảo quản, trang thiết bị tại bộ phận lưu trữ cơ quan, tổ chức được đảm bảo góp phần hiệu quả vào hoạt động chung của cơ quan, tổ chức. Văn phòng Bộ Bộ, cơ quan ngang Bộ là cơ quan của Chính phủ thực hiện chức năng quản lý nhà nƣớc về một hoặc một số ngành, lĩnh vực và dịch vụ công thuộc ngành, lĩnh vực trong phạm vi toàn quốc.[15] Văn phòng Bộ là một bộ phận không thể thiếu của bất kỳ cơ quan cấp Bộ, là nơi quản lý thông tin của văn bản đi - đến, xử lý văn bản đi- đến của cơ quan; là đầu mối thông tin của các đơn vị trong cơ quan. Chính vì lẽ đó, Văn phòng Bộ có mối quan hệ hữu cơ với tất cả các đơn vị, tổ chức trong cùng hệ thống. Ngƣời ta thƣờng ví Văn phòng Bộ là “bộ nhớ” của lãnh đạo Bộ, đồng thời là bộ xử lý, phân tích thông tin phục vụ việc ban hành các quyết định quản lý của lãnh đạo Bộ.
Hiệu quả điều hành công việc hàng ngày của lãnh đạo Bộ phụ thuộc phần nhiều vào tổ chức lao động khoa học trong cơ quan, trƣớc hết là tổ chức lao động trong Văn phòng. Văn phòng Bộ đƣợc tổ chức khoa học, có trật tự, nền nếp thì quản lý và điều hành công việc của cơ quan thông suốt, có chất lƣợng và hiệu quả cao. Cơ cấu tổ chức của Bộ hiện nay do Chính phủ quy định. Theo đó, “Văn phòng Bộ là tổ chức thuộc Bộ, thực hiện chức năng tham mƣu tổng hợp về chƣơng trình, kế hoạch công tác và phục vụ các hoạt động của Bộ; giúp Bộ trƣởng tổng hợp, theo dõi, đôn đốc các tổ chức, đơn vị thuộc Bộ thực hiện chƣơng trình, kế hoạch công tác của Bộ; Thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến công tác hành chính, văn thƣ, lƣu trữ; quản lý cơ sở vật chất - kỹ thuật, tài sản, kinh phí hoạt động, bảo đảm phƣơng tiện, điều kiện làm việc; phục vụ chung cho hoạt động của Bộ và công tác quản trị nội bộ; thực hiện các nhiệm vụ khác do pháp luật quy định hoặc do Bộ trƣởng giao”.