Chương 1: Giới thiệu đề tài Giới thiệu về đề tài, lý do thực hiện, xác định mục tiêu, phạm vi đề tài đưa ra các vấn đề và nêu lên các giải pháp giải quyết các vấn đề đó. - Chương 2: Phân tích, thiết kế hệ thống và xây dựng ứng dụng Phân tích yêu cầu, thiết kế hệ thống, các công nghệ áp dụng vào đề tài và triển khai ứng dụng. - Chương 3: Kết luận và hướng phát triển Những thuận lợi, khó khăn gặp phải trong quá trình nghiên cứu phát triển đề tài. Phát biểu tầm nhìn và hướng phát triển của ứng dụng trong tương lai.
2 Chương 1:MỞ ĐẦU 1.1 Giới thiệu đề tài Tổ chức sự kiện là một vấn đề ta có thể bắt gặp ở bất cứ đâu, từ trong trường học đến lúc đi làm ở các công ty. Hiện nay, các sự kiện thường được tổ chức thủ công, chưa áp dụng công nghệ vào việc quản lý. Để mang lại thành công trong một sự kiện thì cần phải tốn rất nhiều thời gian và công sức thì sự kiện mới diễn ra một cách trơn tru. Các vấn đề mà ban tổ chức thường gặp phải là không theo sát được tiến độ công việc và gặp khó khăn khi tương tác giữa các thành viên với nhau.
Vì thế trong các sự kiện vừa và lớn, sẽ gây khó khăn trong việc quản lý và tổ chức. Với nhu cầu này, một số ứng dụng như Eventbrite, Event Planner đã xuất hiện, và đáp ứng được nhu cầu cơ bản của việc quản lý sự kiện. Tuy nhiên, những ứng dụng này vẫn thiếu một số tính năng quan trọng như chức năng liên lạc giữa các thành viên, phân công công việc cho từng thành viên, ….Dẫn đến việc người dùng phải dùng nhiều ứng dụng khác và điều đó gây nhiều khó khăn trong việc quản lý. Chính vì những lý do trên, em đã quyết định thực hiện đề tài “ Xây dựng ứng dụng quản lý sự kiện” với các chức năng được mở rộng thêm nhằm phục vụ được những nhu cầu quản lý sự kiện mà không cần sử dụng đến những ứng dụng khác.2 Lý do chọn đề tài Qua những năm học ở UIT, em thấy trường có tổ chức rất nhiều các sự kiện sinh viên, các chương trình và các cuộc thi.
Dưới góc độ cá nhân, em cũng từng là người trong có vai trò trong ban tổ chức chương trình như: chương trình ca nhạc gây quỹ,… Em nhận thấy việc tổ chức và quản lý một sự kiện để nó diễn ra suôn sẻ thì rất khó khăn và cần bỏ ra nhiều công sức. Mọi người phải sử dụng nhiều công cụ khác nhau để lên kế hoạch, chuẩn bị cho sự kiện, các thành viên cũng gặp khó khăn khi nắm bắt tiến độ công việc cũng như sự kiện. Từ những vấn đề trên, em đã quyết định chọn đề tài “Xây 3 dựng ứng dụng di động quản lý sự kiện” nhằm giúp cho mọi người có thể quản lý sự kiện được dễ dàng hơn, tốn ít công sức hơn.3 Mục tiêu Xây dựng được ứng trên nền tảng di động với các chức năng: - Giúp người dùng có thể quản lý sự kiện thông qua các chức năng như tạo sự kiện, quản lý công việc, quản lý thành viên, xuất báo cáo và trò chuyện với những thành viên trong nhóm. - Tính năng quản lý công việc giúp người dùng có thể tạo công việc, xem tiến độ công việc và gán công việc cho những thành viên khác.
- Tính năng xuất báo cáo có thể giúp người dùng thống kê được số lượng sự kiện, số lượng công việc của từng sự kiện và thành viên được phân công công việc. - Ứng dụng hỗ trợ các thành viên trong sự kiện có thể liên lạc được với nhau bằng chức năng chat. - Ứng dụng di dộng có thể đồng bộ lịch làm việc vào Calendar của máy nhằm nhắc nhở những công việc sắp đến thời gian thực hiện. - Ứng dụng có giao diện ưa nhìn, dễ sử dụng và có tính thực tiễn, có thể áp dụng vào thực tế.4 Phạm vi đề tài Phạm vi môi trường: - Ứng dụng có thể hoạt động trên các thiết bị Android và IOS.
Phạm vi chức năng: - Xác thực và quản lý thông tin cá nhân. - Quản lý sự kiện như tạo sự kiện, tạo bản sao cho một sự kiện, quản lý nội dung và timeline của sự kiện. - Quản lý tiến độ sự kiện. - Quản lý công việc.
- Quản lý thành viên. - Đồng bộ lịch của sự kiện vào Calendar trên máy. - Hỗ trợ chat giữa các thành viên trong nhóm.5 Phương pháp thực hiện: - Tìm hiểu các công nghệ liên quan đến khóa luận như Flutter, Springboot…. - Tìm hiểu các ứng dụng liên quan để hiểu rõ về nghiệp vụ.
- Nghiên cứu nhu cầu hiện nay trong việc quản lý và tổ chức sự kiện. - Tiến hành phân tích và thiết kế hệ thống. - Tìm hiểu UX/UI và tiến hành thiết kế giao diện cho ứng dụng. - Tiến hành triển khai và kiểm thử.6 Kết quả mong đợi: - Nắm bắt và áp dụng được các công nghệ mới để xây dựng sản phẩm đề tài.
- Xây dựng được ứng dụng đáp ứng được tất cả các chức năng đã đề ra. - Giao diện ứng dụng đơn giản và dễ sử dụng đối với người dùng. - Có thể mở rộng thêm các chức năng mới cho ứng dụng trong tương lai.7 Hiện trạng bài toán Để có thể hiểu được các khó khăn khi tổ chức và quản lý sự kiện mà các bạn trong ban tổ chức gặp phải, em đã tiến hành phỏng vấn các bạn sinh viên và khảo sát các ứng dụng tương tự như: Eventbrite, Event Planner để hiểu rõ được nghiệp vụ cũng như xác định các chức năng của ứng dụng.1 Khảo sát sinh viên Đầu tiên, em bắt đầu khảo sát những người quen từng làm trong ban tổ chức sự kiện. Gồm có 7 bạn đã khảo sát và em rút ra được một số thông tin: - Các bạn thường sử dụng Google Drive, Google Docs, Google Sheet để quản lý nội dụng, lên kế hoạch tổ chức cho sự kiện.
- Sử dụng Messenger hoặc Zalo để giao tiếp, trao đổi công việc giữa các thành viên. 5 Qua những thông tin trên, có thể thấy các bạn sử dụng nhiều ứng dụng khác nhau để quản lý, dẫn đến tốn thời gian, dữ liệu sẽ không nhất quán với nhau. Chưa có chỗ giao tiếp chung với nhau, vì vậy các bạn phải liên tục kiểm tra tin nhắn, dẫn đến một số tin nhắn quan trọng có thể bị bỏ sót. Nếu có một sự cố bất ngờ xảy ra trong lúc sự kiện diễn ra, việc giải quyết có thể bị chậm trễ.
Chưa thể theo dõi tiến độ công việc của từng thành viên, vì thế cần một ứng dụng có thể theo dõi và phân chia công việc rõ ràng.2 Khảo sát ứng dụng 1.1 Logo ứng dụng Eventbrite Eventbrite là nền tảng cho phép ai cũng có thể tạo, tìm kiếm, chia sẻ và tham dự các sự kiện. Từ lễ hội âm nhạc, cuộc thi chạy marathon, hội nghị, hoạt động gây quỹ, các cuộc thi gameshow. Sứ mệnh của Eventbrite là mang thế giới đến với nhau thông qua những trải nghiệm trực tiếp. 6 Ưu điểm - Hỗ trợ đầy đủ các chức năng tạo và xây dựng sự kiện.
- Cho phép người tham gia đặt vé và thanh toán ngay trên ứng dụng. - Được sử dụng nhiều để thông báo sự kiện online. - Có báo cáo doanh thu, tình hình sự kiện sau diễn ra. Nhược điểm - Vẫn còn phải liên kết với các ứng dụng hội họp như Google Meets, Zoom để tổ chức sự kiện.
- Chưa thể theo dõi quá trình sự kiện diễn ra chỉ có thể dùng để lên kế hoạch và đặt vé. - Chưa có sự khác nhau giữa các loại sự kiện khác nhau. Chỉ có 1 mẫu tổng quát.2 Event Planner Hình 1.2 Logo ứng dụng Event Planner Ưu điểm: - Hỗ trợ đầy đủ các chức năng tạo và xây dựng sự kiện. - Có thể theo dõi tiến độ sự kiện.
- Hỗ trơ quản lý chi phí sự kiện. 7 Nhược điểm: - Ứng dụng quản lý chỉ dành cho cá nhân mỗi người. - Không thể giao tiếp giữa các thành viên. - Ứng dụng quảng cáo quá nhiều gây khó khăn cho việc sử dụng.
Sau khi phân tích những vấn đề trên, em quyết định xây dựng ứng dụng giúp quản lý và theo dõi sự kiện với các tính năng chính như sau: - Quản lý sự kiện: Hiển thị danh sách các sự kiện đang quản lý, cho phép thêm, xóa, sửa và lưu sự kiện để làm sự kiện mẫu cho lần sau sử dụng, xem chi tiết sự kiện để giúp ban tổ chức dễ quản lý hơn. - Quản lý công việc: Cho phép thêm, sửa, xóa và phân công công việc cho thành viên. - Chức năng chat: Mỗi sự kiện sẽ có một phòng chat, tất cả thành viên trong sự kiện có thể tương tác với nhau bằng văn bản, giọng nói hoặc hình ảnh. - Đồng bộ lịch: Đồng bộ lịch làm việc vào Calendar của điện thoại, nhằm nhắc nhở khi sắp đến thời gian thực hiện công việc.
- Quản lý tiến độ sự kiện: Cho phép quản lý có thể theo dõi tiến độ của sự kiện, quản lý có thể xem tổng số công việc, số công việc đã hoàn thành, số công việc đang thực hiện để có thể điều phối công việc sao cho hợp lý. - Quản lý thành viên: quản lý có thể thêm hoặc xóa thành viên ra khỏi sự kiện. - Chức năng thông báo: Hiển thị danh sách các thông báo giúp người dùng có thể biết xem được những gì mình đã thao tác. Với những tính năng trên, ứng dụng có thể đáp ứng được cơ bản nhu cầu quản lý sự kiện của người dùng mà không cần sử dụng đến những ứng dụng khác.
Ứng dụng còn tập trung phát triển giao diện sao cho dễ sử dụng, nâng cao trải nghiệm người dùng. 8 Chương 2: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG VÀ XÂY DỰNG ỨNG DỤNG 2.1 Phân tích yêu cầu hệ thống 2.1 Yêu cầu tính năng Ứng dụng có thể truy cập ở mọi vị trí bằng cách kết nối Internet và đáp ứng những chức năng như sau: - Chức năng truy vấn: Cho phép người dùng có thể tìm kiếm công việc, tìm kiếm nhân viên để giao việc. - Chức năng cập nhật: Cho phép người dùng cập nhật thông tin khi có sự thay đổi. - Chức năng lưu: Cho phép người dùng lưu lại những thông tin cần thiết - Chức năng tự động: Tự động nhắc nhở công việc khi đến giờ, tự động hiển thị thông báo khi nhận được thông báo từ hệ thống.2 Yêu cầu phi chức năng Ứng dụng sử dụng Tiếng Việt, tập trung vào cải thiện trải nghiệm người dùng, giao diện đơn giản, dễ sử dụng.