CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 1. Một số khái niệm 1.1 Khái niệm “văn phòng” Văn phòng (Offiice) là từ được dùng rộng rãi trên thế giới, cũng như ở Việt Nam. Tùy theo góc độ tiếp cận, mỗi tác giả, nhà nghiên cứu đưa ra những quan điểm khác nhau về khái niệm “văn phòng” với các vai trò là một tổ chức, là một trụ sở, là một hoạt động. Theo giáo trình “Quản trị văn phòng doanh nghiệp” của Vũ Thị Phụng (2010), văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp, thực hiện nhiệm vụ thu thập, xử lý, truyền đạt thông tin theo yêu cầu của nhà quản trị [6].
Theo giáo trình “Quản trị văn phòng” của PGS. Theo “Từ điển Tiếng Việt” của Văn Tân (1997), văn phòng là bộ phận phụ trách thu nhận, lưu trữ giấy tờ hành chính của cơ quan, tổ chức [6]. Theo giáo trình “Quản trị văn phòng” của PGS. Nguyễn Hữu Tri (2005) văn phòng được xét theo nghĩa rộng và nghĩa hẹp: - Xét theo nghĩa rộng, văn phòng (văn phòng toàn bộ) gồm tất cả bộ máy quản lý của cơ quan thấp đến cao, nhân sự trong cơ quan làm quản trị cho hệ thống quản lý, có đầy đủ tư cách pháp nhân trong hoạt động của cơ quan.
- Xét theo nghĩa hẹp, văn phòng (văn phòng chức năng) là bộ phận cấu thành trong cơ cấu tổ chức, chỉ gồm bộ máy hỗ trợ nhà lãnh đạo hoàn thành nhiệm vụ được giao, chịu sự quản lý nhà quản trị cấp cao, không có tư cách pháp nhân, chịu sự quản lý nhà quản trị cấp cao [8]. Như vậy, có thể hiểu “Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp, thực hiện, hỗ trợ công tác hành chính, tham mưu, giúp việc cho nhà lãnh đạo, đảm bảo các điều kiện cơ sở vật chất cho hoạt động chung của cơ quan, tổ chức”.2 Khái niệm “công tác văn phòng” Văn phòng có vai trò quan trọng, tác động tới quá trình hoạt động và phát triển của cơ quan, tổ chức. Công tác văn phòng hiện nay được các nhà lãnh đạo quan tâm, đầu tư, đáp ứng mục tiêu đề ra của cơ quan. Theo giáo trình “Mấy vấn đề về công tác văn phòng, văn thư và lưu trữ trong thời kỳ đổi mới” của Nghiêm Hồng Kỳ (2014), công tác văn phòng thực hiện các hoạt động tham mưu, tổng hợp, xử lý thông tin phục vụ cho quản lý, điều hành của nhà lãnh đạo, đảm bảo điều kiện cơ sở vật chất trong văn phòng [9].
Theo giáo trình “Quản trị hành chính văn phòng” của Vương Kim Thanh (2009) xác định công tác văn phòng theo hai hệ thống: - Thứ nhất là hệ thống đầu vào, công tác văn phòng gồm các hoạt động như thu thập, xử lí thông tin; thực hiện xây dựng chương trình, kế hoạch, quản lý nhân sự, quản lý tài sản, công tác thi đua - khen thưởng… nhằm đóng góp ý kiến giúp nhà quản trị đưa ra quyết định quản lý đúng đắn, nâng cao hiệu quả làm việc. - Thứ hai là hệ thống đầu ra, công tác văn phòng truyền tải thông tin từ nội bộ đến bên ngoài tổ chức dựa theo ý kiến lãnh đạo của nhà quản trị cấp cao. Các phòng ban, cá nhân hiểu rõ mục tiêu của tổ chức, đề những phương án thực hiện phù hợp [10]. Do đó, “Công tác văn phòng là hoạt động công việc xử lí, tổng hợp và truyền đạt thông tin phục vụ cho hoạt động tổ chức, quản lý, điều hành của nhà lãnh đạo nhằm gắn kết các phòng ban trong cơ quan, hoàn thành nhiệm vụ chung của cơ quan, tổ chức”.3 Khái niệm “công nghệ thông tin” Theo tạp chí “Các thuộc tính làm nên giá trị của thông tin” của Đoàn Phan Tân (2001), thông tin là tập hợp dữ liệu được xử lý qua nhiều hình thức khác nhau như ký hiệu, số liệu, hình ảnh.để phục vụ cho lĩnh vực hoạt động của con người [10].
Công nghệ thông tin (tiếng Anh: Information Technology, viết tắt là IT) là ngành kỹ thuật phổ biến bao gồm phần mềm, hệ thống điện toán đám mây, mạng 12 lưới internet. để cung cấp và xử lý thông tin dễ dàng hơn. Nền kinh tế nước ta đang trong quá trình hội nhập, toàn cầu hóa, CNTT được quan tâm, chú trọng. Theo từ điển Americain Heritage của tác giả Fifth Edition (2012), CNTT là sự phát triển, sử dụng các hệ thống máy vi tính và các phần mềm, ứng dụng, đáp ứng nhu cầu hoạt động của cơ quan [11].
Theo từ điển Oxford của nhà xuất bản Đại học Oxford (2010), CNTT là việc nghiên cứu, sử dụng trang thiết bị điện tử hiện đại, phân tích và gửi thông tin chính xác, kịp thời [12]. Như vậy, “CNTT là hệ thống các phương pháp khoa học, trang thiết bị hiện đại, giải pháp kỹ thuật, chủ yếu là máy tính điện tử và các phần mềm máy tính đáp ứng hoạt động xử lý, lưu trữ, bảo mật và số hóa dữ liệu thông tin nhanh chóng, nâng cao hiệu suất công việc trong cơ quan, tổ chức.4 Khái niệm “ứng dụng công nghệ thông tin” Theo cuốn Từ điển Bách khoa Việt Nam, tập 1 (2005), ứng dụng CNTT là việc áp dụng công nghệ hiện đại vào quy trình xử lý thông tin. Sử dụng các công cụ, phương tiện, giải pháp kỹ thuật tiên tiến, giúp khai thác có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin trong mọi lĩnh hoạt động của con người [13]. Theo Điều 4, Luật công nghệ thông tin số 67/2006/QH11của Quốc hội về Luật CNTT ngày 29 tháng 6 năm 2006, ứng dụng CNTT là tiếp nhận các nguồn dữ liệu (yếu tố vào) thành các sản phẩm thông tin (yếu tố ra) trong các hoạt động đối nội, đối ngoại, an ninh, quốc phòng nhằm nâng cao chất lượng công việc”.
Như vậy, có thể hiểu “Ứng dụng CNTT là việc sử dụng trang thiết bị, công cụ kỹ thuật, phần mềm hiện đại, cung cấp giải pháp sử dụng hiệu quả các nguồn thông tin, đáp ứng cho nhu cầu hoạt động, điều hành trong cơ quan, giúp công việc hoàn thành đúng thời hạn, tiết kiệm thời gian, chi phí cho cơ quan, tổ chức”.5 Khái niệm “ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng” Theo Quyết định số 246/2005/QĐ-TTg của Thủ tướng chính phủ ban hành ngày 06/10/2005 về việc phê duyệt chiến lược phát triển CNTT, ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng là hoạt động sử dụng, vận hành trang thiết bị, phần mềm 13 hiện đại, khoa học trong xử lý các nghiệp vụ của văn phòng, tiết kiệm thời gian, chi phí của cơ quan [14]. Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng giúp văn phòng cập nhật thông tin kịp thời, giảm thiểu sức lao động về mặt thể chất, sử dụng triệt để tư duy con người đạt mục tiêu, sứ mệnh của cơ quan, tổ chức. Như vậy,“Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng là việc ứng dụng thành tựu khoa học - kĩ thuật, trang thiết bị, phần mềm hiện đại để thu thập, tổng hợp, xử lý, truyền tải thông tin, xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ tổ chức, duy trì hoạt động các nghiệp vụ văn phòng nhằm tối ưu hóa quy trình làm việc, hoàn thành tốt mục tiêu đề ra của cơ quan, tổ chức”.2 Vai trò của ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng Sự xuất hiện của CNTT đã đưa con người hướng tới nền kinh tế tri thức, là tiền đề phát triển khoa học và công nghệ cao. Tin học hóa công tác văn phòng nâng cao hiệu quả so với quản lý thủ công, đẩy mạnh hiện đại hóa văn phòng.
Phát triển công nghệ được coi nhân tố quan trọng, góp phần cạnh tranh trên nhiều lĩnh vực hoạt động. Thứ nhất, nhân viên văn phòng thu thập thông tin từ nhiều nguồn tin khác nhau trong cùng một thời điểm để có cái nhìn khách quan, tham mưu cho lãnh đạo kịp thời. Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng đảm bảo thông tin được thu thập và xử lý một cách nhanh chóng, kịp thời và chính xác. Nhà quản trị nắm bắt tình hình hoạt động kinh doanh của cơ quan, đưa ra những quyết định quản lý đúng đắn, phù hợp với nhu cầu công việc.
Thứ hai, thay đổi tư duy của con người về xử lý thông tin, nghiệp vụ văn phòng như soạn thảo văn bản, lập chương trình, kế hoạch, quản lý tài sản, tổ chức hội họp… được hoàn thành nhanh chóng, chuyên nghiệp. Thứ ba, giúp đẩy mạnh hoạt động truyền thông, quảng bá hình ảnh của văn phòng rộng rãi, nhanh chóng. Thông qua nguồn thông tin trên các trang mạng, người lao động có thể tìm thấy thông tin về công việc, mức đãi ngộ của các cơ quan, tổ chức để gửi hồ sơ ứng tuyển. Nhà lãnh đạo văn phòng có cơ hội tuyển dụng, đào tạo được nguồn nhân lực đáp ứng nhu cầu của cơ quan, tiết kiệm thời 14 gian.
Đồng thời, đưa thương hiệu, dịch vụ và sản phẩm của cơ quan phổ biến, đến gần hơn với khách hàng, đối tác. Thứ tư, ứng dụng CNTT tạo môi trường làm việc lành mạnh, khoa học. Ứng dụng CNTT đồng bộ, dễ dàng tiếp cận thông tin hợp tác với trong nội bộ và bên ngoài tổ chức. Cơ quan đầu tư nguồn mạng uy tín, chất lượng; nhân viên có thể làm việc mọi lúc, mọi nơi; công việc được giải quyết nhanh chóng.
Ứng dụng CNTT góp phần thúc đẩy năng lực quản lý, điều hành của lãnh đạo văn phòng, hiện đại hóa quy trình giải quyết công việc của cơ quan. CNTT tạo nên phương thức vận hành thông suốt, kiểm soát những thiếu sót, nhân viên văn phòng phát huy tư duy sáng tạo trong giải quyết công việc.3 Nội dung ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng 1.1 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác tham mưu - tổng hợp Theo giáo trình “Quản trị hành chính văn phòng”, tác giả Vương Kim Thanh (2009), tham mưu là đề xuất, đóng góp ý kiến cho lãnh đạo về chủ trương, lĩnh vực trong quá trình hoạt động của cơ quan[15]. Theo giáo trình “Quản trị hành chính văn phòng”, tác giả Đồng Thị Thanh Phương (2005), tổng hợp là sự liên kế, xâu chuỗi các hiện tượng, các yếu tố riêng rẽ, độc lập thành một chỉnh thể [16]. Nhân viên văn phòng xử lý thông tin, tổng hợp ý kiến, tham mưu cho lãnh đạo thông tin phù hợp với nhu cầu của cơ quan.
Tham mưu và tổng hợp gắn liền, hỗ trợ nhau để chọn lọc thông tin tối ưu nhất đề xuất các ý tưởng độc đáo, phục vụ cho hoạt động ra quyết định quản lý của nhà quản trị. 15 Bước 1: Chuẩn bị chương trình kế hoạch Bước 2: Xây dựng dự thảo kế hoạch Bước 3: Xin ý kiến và dự thảo kế hoạch Bước 4: Thảo luận thông qua dự thảo kế hoạch Bước 5: Ban hành kế hoạch Hình 1.