Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh nền kinh tế tri thức và cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư, việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trở thành định hướng trọng tâm trong quản trị và cải cách hành chính tại các cơ quan, doanh nghiệp. Thể chế hóa định hướng này, Nghị định số 73/2019/NĐ-CP của Chính phủ đã quy định cụ thể về quản lý đầu tư ứng dụng CNTT sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước, tạo khung pháp lý thúc đẩy tối ưu hóa quy trình làm việc và giải phóng sức lao động. Tuy nhiên, theo báo cáo khảo sát năm 2023 của Hiệp hội Phần mềm và Dịch vụ CNTT Việt Nam (VINASA), tỷ lệ doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi số thực tế chỉ đạt khoảng 20%, trong đó khối doanh nghiệp có quy mô nhỏ và vừa còn gặp nhiều hạn chế về mức độ sẵn sàng công nghệ.

Dưới góc độ quản trị học, giáo trình Quản trị hành chính văn phòng của tác giả Vương Kim Thanh (2009) khẳng định văn phòng giữ vai trò trung tâm liên kết các bộ phận chức năng, làm đầu mối thu thập, xử lý, truyền đạt thông tin và bảo đảm cơ sở vật chất phục vụ hoạt động điều hành. Tại Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức (Intramedia), qua quá trình thực tập, tác giả nhận thấy việc áp dụng CNTT vào các nghiệp vụ hành chính - văn phòng còn mang tính nhỏ lẻ, thiếu tính đồng bộ và chưa khai thác hết tiềm năng của hạ tầng kỹ thuật. Xuất phát từ thực trạng trên, tác giả Tạ Thị Hoa đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp: "Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Văn phòng Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức".

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

Mục tiêu tổng quát của khóa luận là trình bày, phân tích và đánh giá thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức, từ đó đề xuất hệ thống khuyến nghị có tính khả thi nhằm nâng cao hiệu quả vận hành nghiệp vụ. Để đạt được mục tiêu trên, khóa luận xác lập 4 nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể:

  1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận liên quan đến ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng;
  2. Trình bày thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Văn phòng Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức;
  3. Đánh giá nguyên nhân tác động đến hoạt động ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại đơn vị khảo sát;
  4. Đề xuất một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại doanh nghiệp.

Câu hỏi nghiên cứu

Khóa luận giải quyết hai câu hỏi nghiên cứu cốt lõi:

  • Thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Văn phòng Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức diễn ra như thế nào?
  • Làm thế nào để nâng cao hoạt động ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Văn phòng Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức?

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

  • Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng.
  • Khách thể nghiên cứu: Cán bộ, nhân viên làm việc tại Phòng Hành chính Nhân sự của Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức.
  • Phạm vi không gian: Văn phòng Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức (Lô CN6, Khu công nghiệp Bá Thiện, thị trấn Bá Hiến, huyện Bình Xuyên, tỉnh Vĩnh Phúc).
  • Phạm vi thời gian: Giai đoạn thu thập tài liệu thứ cấp từ năm 2020 đến năm 2024; dữ liệu khảo sát sơ cấp được thực hiện trực tiếp từ tháng 01/2024 đến tháng 03/2024.
  • Phạm vi nội dung: Tập trung khảo sát và đánh giá 5 nghiệp vụ văn phòng cơ bản: (1) Công tác tham mưu - tổng hợp; (2) Công tác văn thư - lưu trữ; (3) Công tác quản lý nhân sự; (4) Công tác tổ chức hội họp, sự kiện; (5) Công tác quản lý tài sản.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết và cơ sở pháp lý

Khóa luận tiếp cận vấn đề nghiên cứu dựa trên các khái niệm và chuẩn mực học thuật về quản trị văn phòng và CNTT:

  • Khái niệm "văn phòng" và "công tác văn phòng": Tác giả tiếp thu quan điểm của Vũ Thị Phụng (2010), Nguyễn Hữu Tri (2005), Vương Kim Thanh (2009) và Nghiêm Kỳ Hồng (2014) về cơ cấu tổ chức văn phòng (nghĩa rộng, nghĩa hẹp) và mô hình công tác văn phòng theo hai hệ thống đầu vào (thu thập, xử lý thông tin, xây dựng kế hoạch) và đầu ra (truyền tải quyết định, ban hành văn bản).
  • Khái niệm "công nghệ thông tin" và "ứng dụng CNTT": Dựa trên định nghĩa của Đoàn Phan Tân (2001), Từ điển Oxford (2010), American Heritage (2012), Từ điển Bách khoa Việt Nam (2005) và Điều 4 Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11.
  • Hệ thống văn bản pháp lý làm căn cứ phân tích: Quyết định số 246/2005/QĐ-TTg về chiến lược phát triển CNTT; Nghị định số 6/2007/NĐ-CP về ứng dụng CNTT trong cơ quan nhà nước; Nghị định số 71/2007/NĐ-CP về thư điện tử và chữ ký điện tử; Thông tư số 03/2014/TT-BTTTT quy định chuẩn kỹ năng sử dụng CNTT; Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư; Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg về chế độ họp; Nghị định số 151/2017/NĐ-CP hướng dẫn Luật Quản lý, sử dụng tài sản công.

Phương pháp nghiên cứu và xử lý dữ liệu

Khóa luận kết hợp giữa phương pháp nghiên cứu định tính và phương pháp phân tích thống kê định lượng mô tả:

  • Phương pháp thu thập tài liệu:
    • Nghiên cứu tài liệu thứ cấp: Các văn bản pháp quy, giáo trình chuyên ngành, báo cáo nội bộ của Intramedia giai đoạn 2020–2024.
    • Điều tra khảo sát: Thiết kế bảng hỏi cấu trúc trên nền tảng Google Forms và phát trực tiếp, kết hợp gửi qua các kênh trực tuyến (Zalo, Facebook, Wechat).
    • Phương pháp quan sát trực tiếp: Tham gia vào các quy trình nghiệp vụ văn phòng tại đơn vị thực tập, sử dụng phương tiện hỗ trợ (máy ảnh, máy ghi âm) để ghi nhận thực tế vận hành.
  • Phương pháp chọn mẫu: Tác giả áp dụng phương pháp chọn mẫu thuận tiện phi ngẫu nhiên (Convenience Sampling theo nguyên lý Cochran, 1953) với quy mô $n = 25$ nhân viên thuộc Phòng Hành chính Nhân sự Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức.
  • Phương pháp xử lý số liệu: Sử dụng phần mềm SPSS phiên bản 26 để thống kê mô tả:
    • Thang đo Likert 5 mức độ: 1 = Rất không đồng ý (1.00 – 1.80), 2 = Không đồng ý (1.81 – 2.60), 3 = Trung lập (2.61 – 3.40), 4 = Đồng ý (3.41 – 4.20), 5 = Rất đồng ý (4.21 – 5.00). Khoảng cách giá trị được tính theo công thức: $\text{Khoảng cách} = \frac{\text{Maximum} - \text{Minimum}}{5} = \frac{5 - 1}{5} = 0.8$.
    • Các chỉ số phân tích: Giá trị trung bình (Mean), Độ lệch chuẩn (Std. Deviation - S.D), Hệ số biến thiên/dao động $CV = \frac{S.D}{\text{Mean}}$ ($CV > 1$: phân tán mạnh; $CV < 1$: phân tán yếu/đồng thuận cao).
    • Phân tích tương quan giữa các nhóm biến với mức ý nghĩa $Sig < 0.05$.

Nội dung chính theo từng chương

CHƯƠNG I: Lý luận chung về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng

Chương I tập trung hệ thống hóa các vấn đề lý luận nền tảng:

  • Hệ thống khái niệm: Làm rõ khái niệm văn phòng, chức năng của công tác văn phòng, khái niệm CNTT và bản chất của việc ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng (chuyển đổi từ xử lý thủ công sang quy trình tự động hóa dựa trên phần mềm và cơ sở dữ liệu số).
  • Vai trò của CNTT trong công tác văn phòng: Nêu rõ 4 vai trò chính gồm: (1) Tăng cường tính kịp thời và chính xác trong thu thập, xử lý thông tin phục vụ tham mưu; (2) Đổi mới tư duy và phương thức tác nghiệp hành chính; (3) Thúc đẩy công tác truyền thông, tuyển dụng và quảng bá hình ảnh đơn vị; (4) Kiến tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp, liên kết thông suốt giữa các bộ phận.
  • Nội dung ứng dụng CNTT theo 5 nhóm nghiệp vụ:
    • Tham mưu - tổng hợp: Ứng dụng công nghệ hỗ trợ quy trình 5 bước xây dựng chương trình, kế hoạch (theo mô hình của Văn Tất Thu, 2020), sử dụng phần mềm văn phòng điện tử (V-Office, CloudOffice, VNPT iOffice) và các công cụ tổng hợp dữ liệu.
    • Văn thư - lưu trữ: Tự động hóa quy trình nghiệp vụ văn thư (soạn thảo, quản lý văn bản đi/đến, quản lý con dấu theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP) và quy trình lưu trữ 6 bước (thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, xây dựng hệ thống tra tìm, tổ chức khai thác).
    • Quản lý nhân sự: Ứng dụng các hệ thống phần mềm (Base, BambooHR, HRPRO7...) phục vụ quản lý hồ sơ, chấm công, tính lương và bảo hiểm xã hội.
    • Tổ chức hội họp, sự kiện: Tối ưu hóa quy trình 3 giai đoạn (chuẩn bị, điều hành, sau cuộc họp theo Quyết định 45/2018/QĐ-TTg) bằng trang thiết bị trình chiếu, micro, thư điện tử và phần mềm họp trực tuyến (Zoom, Skype, Google Meet).
    • Quản lý tài sản: Thống kê, bảo trì, quản lý vòng đời thiết bị theo Nghị định 151/2017/NĐ-CP thông qua các phần mềm chuyên biệt (MISA, DTSoft, ERPViet...).
  • Ba điều kiện đảm bảo: Gồm cơ chế - chính sách pháp lý; cơ sở vật chất hạ tầng mạng và thiết bị kỹ thuật; nguồn nhân lực đáp ứng khung năng lực về kiến thức, kỹ năng và thái độ theo chuẩn Thông tư 03/2014/TT-BTTTT.

CHƯƠNG II: Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Văn phòng Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức

Chương II phân tích cụ thể hồ sơ doanh nghiệp và thực tế ứng dụng công nghệ tại đơn vị:

  • Tổng quan doanh nghiệp: Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức (Intramedia Minhduc Inc., thành lập ngày 28/02/2008, 100% vốn đầu tư Đài Loan, vốn điều lệ 800 tỷ đồng) chuyên sản xuất bao bì, vỏ hộp điện thoại, sách hướng dẫn; sử dụng nguyên liệu đạt tiêu chuẩn ISO 9001:2000 từ các đối tác quốc tế (Dow Chemical, DuPont...). Văn phòng công ty đóng vai trò trung tâm điều phối, tham mưu và bảo đảm hậu cần.
  • Nguồn lực con người và cơ sở vật chất:
    • Nhân lực: Phòng Hành chính Nhân sự có 25 nhân sự. Cơ cấu giới tính gồm 64% nữ (16 người) và 36% nam (9 người). Về trình độ học vấn: 60% Đại học (15 người), 20% Cao đẳng (5 người), 20% Sau Đại học (5 người). Về độ tuổi: 68% thuộc nhóm 25–35 tuổi (17 người), 28% thuộc nhóm 35–45 tuổi (7 người), 4% trên 45 tuổi (1 người).
Nhóm đặc điểm Phân loại Số lượng (người) Tỷ lệ (%)
Giới tính Nữ 16 64,0%
Nam 9 36,0%
Trình độ học vấn Đại học 15 60,0%
Cao đẳng 5 20,0%
Sau Đại học 5 20,0%
Độ tuổi 25 – 35 tuổi 17 68,0%
35 – 45 tuổi 7 28,0%
Trên 45 tuổi 1 4,0%
  • Trang thiết bị văn phòng: Trang bị 15 máy vi tính (mua năm 2015, có 04 máy hỏng), 04 máy chiếu (2012), 02 máy in (2016), 03 máy scan (2012, 01 máy hỏng), 02 máy photocopy (2013), 25 điện thoại bàn (2016, 03 máy hỏng), 03 máy điều hòa (01 máy hỏng), 05 tủ tài liệu, 01 camera giám sát. Nhiều trang thiết bị đã có niên hạn sử dụng trên 8–12 năm.
  • Hệ thống phần mềm: Văn phòng sử dụng Microsoft Office 2007 (Word, Excel, PowerPoint), Foxmail (email doanh nghiệp), Zkteco Attendance Management (chấm công vân tay), iBHXH (kê khai bảo hiểm), phần mềm ERP có nguồn gốc từ công ty mẹ tại Đài Loan/Trung Quốc, cùng các kênh mạng xã hội (Zalo, Facebook, Wechat).
STT Tên phần mềm Chức năng chính Tần suất sử dụng
1 Microsoft Office Word Soạn thảo và ban hành văn bản Thường xuyên
2 Microsoft Office Excel Lập kế hoạch, theo dõi văn bản, tính lương Thường xuyên
3 Microsoft Office PowerPoint Trình chiếu hội họp, đào tạo nội bộ Thường xuyên
4 Website công ty Tìm kiếm thông tin doanh nghiệp Không thường xuyên
5 Zalo, Facebook, Wechat Trao đổi thông tin công việc nội bộ Thường xuyên
6 Foxmail Gửi thư điện tử làm việc với đối tác Thường xuyên
7 Zkteco Attendance Management Chấm công, quản lý giờ làm việc Thường xuyên
8 iBHXH Quản lý, kê khai chế độ bảo hiểm xã hội Thường xuyên
9 Phần mềm ERP Trung Quốc Tra cứu dữ liệu quản trị doanh nghiệp Thường xuyên
  • Đánh giá thực trạng từng nghiệp vụ:
    • Tham mưu - tổng hợp: Sử dụng Excel và Foxmail để phân tích, báo cáo số liệu. Điểm đánh giá mức độ tiện ích, dễ sử dụng (TM1) đạt mức rất cao với giá trị trung bình $\text{Mean} = 4.723$; trong khi tiêu chí về tính hiện đại của phần mềm (TM4) chỉ đạt xấp xỉ mức 2.0 (Không đồng ý), cho thấy công cụ làm việc còn thô sơ.
    • Văn thư - lưu trữ: Số lượng văn bản ban hành tăng qua các năm (giai đoạn 2021–2022 tăng 10 văn bản; trong đó công văn tăng nhiều nhất 12 văn bản, biên bản tăng 1 văn bản). Công ty dùng Word 2007 soạn thảo, lưu trữ tệp trên máy chủ NAS chia theo thư mục phòng ban. Quản lý văn bản đi/đến vẫn phải ghi sổ giấy song song với lập bảng Excel. Đánh giá tính phù hợp công việc (VT4) đạt $\text{Mean} \approx 4.0$, nhưng tính an toàn bảo mật (VT1) chỉ đạt $\text{Mean} = 3.021$. Khóa luận ghi nhận sự cố an ninh nghiêm trọng vào ngày 20/03/2024 khi hệ thống tài khoản và dữ liệu điện tử của công ty bị xâm nhập trái phép, làm mất mát nhiều hồ sơ quan trọng không thể phục hồi.
    • Quản lý nhân sự, tổ chức hội họp và quản lý tài sản: Hoạt động chấm công phụ thuộc vào máy quét Zkteco, kê khai bảo hiểm qua iBHXH; tổ chức cuộc họp hỗ trợ qua máy chiếu và Foxmail; việc theo dõi tài sản chủ yếu làm thủ công trên bảng tính Excel, chưa có phần mềm chuyên trách.

CHƯƠNG III: Một số khuyến nghị nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Văn phòng Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức

Trên cơ sở kết quả phân tích thực trạng và định hướng hoạt động của doanh nghiệp, tác giả đưa ra 4 nhóm giải pháp:

  1. Nâng cao nhận thức của đội ngũ lãnh đạo: Đổi mới tư duy quản trị về vai trò của công nghệ, tăng tỷ trọng phân bổ ngân sách đầu tư cho chuyển đổi số văn phòng.
  2. Xây dựng và chuẩn hóa đội ngũ nhân sự: Tổ chức đào tạo lại kỹ năng CNTT, nâng cao nhận thức về an toàn thông tin mạng và quy trình bảo mật dữ liệu số cho nhân viên hành chính.
  3. Mua sắm, thay thế và bảo dưỡng cơ sở vật chất: Lập bảng dự trù kinh phí mua sắm thay thế 04 máy tính hỏng, sửa chữa máy scan, điều hòa và đường truyền mạng nội bộ định kỳ.
  4. Cải tiến và hiện đại hóa phần mềm nghiệp vụ: Thay thế các phiên bản phần mềm văn phòng lỗi thời (Office 2007), triển khai phần mềm quản lý văn bản đi/đến chuyên dụng và tăng cường giải pháp sao lưu định kỳ trên hệ thống NAS để phòng ngừa mã độc và tấn công mạng.

Kết quả và đóng góp

Kết quả nghiên cứu chính

Khóa luận đã định lượng hóa và làm rõ bức tranh thực trạng tại Phòng Hành chính Nhân sự Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức:

  • Xác lập cơ cấu nguồn nhân lực văn phòng trẻ (68% từ 25–35 tuổi) và có học vấn tốt (60% trình độ Đại học), là điều kiện thuận lợi để tiếp cận công nghệ mới.
  • Chỉ ra sự thiếu đồng bộ về hạ tầng thiết bị: 26,7% máy tính văn phòng (4/15 máy) và 33,3% máy scan (1/3 máy) đang trong tình trạng hư hỏng, phần lớn máy móc đã mua từ giai đoạn 2012–2016.
  • Đo lường mức độ đánh giá của người dùng qua SPSS 26: Nghiệp vụ văn phòng có tính tiện dụng cao (TM1 đạt 4.723/5.00), nhưng tính hiện đại (TM4 $\approx 2.0$) và tính an toàn thông tin (VT1 = 3.021) còn ở mức thấp.

Đóng góp về mặt lý luận và thực tiễn

  • Về mặt lý luận: Khóa luận củng cố và hệ thống hóa lý thuyết về quản trị văn phòng, cụ thể hóa các điều kiện và nội dung ứng dụng CNTT vào từng khâu nghiệp vụ hành chính trong môi trường doanh nghiệp sản xuất FDI.
  • Về mặt thực tiễn: Khóa luận áp dụng phương pháp định lượng thông qua phần mềm SPSS 26 (tính toán Mean, Std. Deviation, CV) để đo lường thực trạng thay vì chỉ sử dụng phương pháp mô tả định tính thông thường; đồng thời phát hiện lỗ hổng an ninh dữ liệu thực tế (sự cố mất dữ liệu ngày 20/03/2024), từ đó cung cấp căn cứ để ban lãnh đạo doanh nghiệp xây dựng kế hoạch đầu tư cơ sở vật chất và phần mềm phù hợp.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế của nghiên cứu: Khóa luận chỉ tiến hành khảo sát trên mẫu thuận tiện với quy mô $n = 25$ nhân sự thuộc phạm vi hẹp là Phòng Hành chính Nhân sự tại một doanh nghiệp đơn lẻ (Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức). Do đó, dữ liệu chưa bao quát được toàn bộ các phòng ban chức năng khác (như Phòng Kinh doanh, Phòng Kỹ thuật) và chưa mang tính đại diện thống kê cho toàn ngành in ấn điện tử.
  • Hướng nghiên cứu tiếp theo: Mở rộng quy mô mẫu khảo sát liên phòng ban trong doanh nghiệp và khảo sát so sánh đối chứng giữa nhiều doanh nghiệp FDI trong các khu công nghiệp trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc; áp dụng các mô hình hồi quy đa biến để kiểm định tác động của từng yếu tố công nghệ đến hiệu suất làm việc của nhân viên văn phòng.

Giá trị tham khảo

  • Đối tượng tham khảo: Sinh viên chuyên ngành Quản trị văn phòng, Lưu trữ học, Quản trị nhân lực, Hành chính học; cán bộ phụ trách công tác văn phòng và quản trị hành chính tại các doanh nghiệp ngoài nhà nước, đặc biệt là các doanh nghiệp sản xuất FDI.
  • Nội dung có giá trị ứng dụng cao:
    • Hệ thống tiêu chí và bảng câu hỏi khảo sát đánh giá mức độ hài lòng/hiệu quả ứng dụng CNTT theo 5 nhóm nghiệp vụ văn phòng.
    • Quy trình xử lý văn bản đi/đến kết hợp giữa quy định hành chính nhà nước (Nghị định 30/2020/NĐ-CP) với thực tiễn doanh nghiệp.
    • Bài học thực tiễn về công tác quản trị rủi ro và bảo mật dữ liệu văn phòng số hóa.

Câu hỏi thường gặp

1. Mẫu khảo sát của khóa luận được xác định với quy mô và đặc điểm nhân khẩu học như thế nào?
Nghiên cứu khảo sát toàn bộ $n = 25$ cán bộ, nhân viên tại Phòng Hành chính Nhân sự Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức. Về cơ cấu, nhân sự nữ chiếm 64% (16 người), nhân sự nam chiếm 36% (9 người); trình độ Đại học chiếm 60%, Cao đẳng 20%, Sau Đại học 20%; độ tuổi từ 25 đến 35 tuổi chiếm đa số với tỷ lệ 68%.

2. Văn phòng Công ty Intramedia sử dụng những phần mềm nào để phục vụ các nghiệp vụ hành chính?
Văn phòng sử dụng các phần mềm: Microsoft Office 2007 (Word, Excel, PowerPoint) cho soạn thảo và thống kê; Foxmail để gửi nhận thư điện tử; Zkteco Attendance Management cho chấm công; iBHXH phục vụ quản lý bảo hiểm; hệ thống ERP nội bộ từ công ty mẹ; cùng các ứng dụng mạng xã hội (Zalo, Wechat, Facebook) để trao đổi công việc thường nhật.

3. Kết quả khảo sát SPSS 26 phản ánh điểm mạnh và điểm yếu nổi bật nào trong công tác tham mưu - tổng hợp và văn thư - lưu trữ?
Trong công tác tham mưu - tổng hợp, tính tiện ích và dễ sử dụng của công cụ (biến TM1) được đánh giá rất cao với $\text{Mean} = 4.723$, nhưng tính hiện đại (biến TM4) bị đánh giá thấp ($\text{Mean} \approx 2.0$). Trong công tác văn thư - lưu trữ, sự phù hợp với công việc (biến VT4) đạt $\text{Mean} \approx 4.0$, nhưng mức độ an toàn bảo mật (biến VT1) chỉ đạt mức trung bình $\text{Mean} = 3.021$.

4. Dữ liệu thực tế nào trong khóa luận chứng minh tính cấp thiết của vấn đề an toàn thông tin tại doanh nghiệp?
Khóa luận phản ánh sự kiện thực tế vào ngày 20/03/2024 trong thời gian tác giả thực tập: Hệ thống dữ liệu tài khoản và các văn bản, tài liệu quan trọng lưu trữ trên phần mềm của công ty đã bị tấn công mạng (hack) và xóa sạch dữ liệu số, không thể khôi phục, buộc đơn vị phải thiết lập lại từ đầu và chịu nhiều tổn thất về chi phí và thời gian.

5. Tác giả đề xuất những giải pháp trọng tâm nào để khắc phục tình trạng thiết bị cũ hỏng tại văn phòng?
Tác giả đề xuất lập bảng dự trù kinh phí để thanh lý và thay mới 04 bộ máy vi tính đã hỏng (trong tổng số 15 máy mua từ năm 2015), sửa chữa 01 máy scan hỏng, bảo dưỡng hệ thống điều hòa nhiệt độ và nâng cấp đường truyền mạng nội bộ nhằm bảo đảm hiệu suất làm việc.

Kết luận

Khóa luận của tác giả Tạ Thị Hoa đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận và phản ánh chân thực thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong 5 nghiệp vụ văn phòng tại Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức. Thông qua việc phân tích dữ liệu thống kê từ phần mềm SPSS 26 và ghi nhận các sự cố thực tế, nghiên cứu đã chỉ ra sự chênh lệch giữa nhu cầu số hóa với hạ tầng thiết bị già cỗi, phần mềm chưa đồng bộ và lỗ hổng bảo mật thông tin tại doanh nghiệp. Các kiến nghị được xây dựng bám sát thực tiễn hoạt động, cung cấp những gợi ý thiết thực nhằm nâng cao năng lực quản trị hành chính văn phòng trong các doanh nghiệp sản xuất hiện nay.