Chương 1: Cơ sở lý thuyết về phân tích, đánh giá ứng dụng CNTT trong quản lý, điều hành đơn vị hành chính. Chương 2: Phân tích hiện trạng công tác ứng dụng CNTT trong quản lý, điều hành tại khối Văn phòng cấp ủy tỉnh Nam Định. Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, điều hành tại khối Văn phòng cấp ủy tỉnh Nam Định. CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ ỨNG DỤNG CNTT TRONG QUẢN LÝ, ĐIỀU HÀNH ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH 1.
Các khái niệm về quản lý, điều hành đơn vị hành chính 1. Khái niệm về quản lý Trong thực tiễn, thuật ngữ "quản lý" đã được dùng và diễn đạt với nhiều cách khác nhau. Quản lý, tiếng Anh là: Management, tiếng latinh là: manum agere, đều có nghĩa là điều khiển bằng tay). Đầu thế kỷ XX, nhà văn quản lý Mary Parker Follett định nghĩa quản lý là "nghệ thuật khiến công việc được làm bởi người khác".
Theo Stoner (1995): "Quản lý là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra công việc của các thành viên trong tổ chức, sử dụng các nguồn lực sẵn có để đạt được các mục tiêu của tổ chức".TS Đinh Văn Mậu, quản lý “là hoạt động nhằm tác động một cách có tổ chức và định hướng của chủ thể quản lý vào một đối tượng nhất định để điều chỉnh các quá trình xã hội và hành vi của con người, nhằm duy trì tính ổn định và phát triển của đối tượng theo những mục tiêu đã định”. Theo các cách diễn đạt trên, quản lý có 2 yếu tố là chủ thể (người, tổ chức) quản lý và đối tượng bị quản lý. Nội dung của quản lý chính là hoạt động của chủ thể quản lý, nhằm tác động một cách “có tổ chức và định hướng” vào “một đối tượng nhất định”, nhằm mục đích là “điều chỉnh các quá trình xã hội và hành vi của con người, nhằm duy trì tính ổn định và phát triển của đối tượng theo những mục tiêu đã định”. Trong quản lý có thể phân ra các yếu tố chủ yếu sau: - Chủ thể quản lý: Là tác nhân tạo ra các tác động quản lý.
Chủ thể có thể là cá nhân hoặc tổ chức. Chủ thể quản lý tác động lên đối tượng quản lý bằng các công cụ, với những phương pháp thích hợp, theo những nguyên tắc nhất định. 5 - Đối tượng quản lý: Là yếu tố con người hay tổ chức và cơ sở vật chất, tiếp nhận trực tiếp sự tác động của chủ thể quản lý. - Khách thể quản lý: Là các yếu tố chịu sự tác động hay sự điều chỉnh của chủ thể quản lý, đó là hành vi của con người và các quá trình xã hội.
- Mục tiêu quản lý: Là cái đích cần phải đạt tới tại một thời điểm nhất định do chủ thể quản lý định trước. Đây là căn cứ để chủ thể quản lý thực hiện các tác động quản lý cũng như lựa chọn các phương pháp quản lý thích hợp. Như vậy, có thể nói, quản lý là những hoạt động rất phức tạp và phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau. Hoạt động quản lý bắt nguồn từ sự phân công, hợp tác lao động, nảy sinh khi cần có sự nỗ lực tập thể để thực hiện mục tiêu chung.
Quản lý ra đời chính là nhằm đưa đến năng suất lao động cao hơn, hiệu quả lớn hơn trong công việc. Quản lý diễn ra ở mọi tổ chức, từ phạm vi nhỏ đến lớn, từ đơn giản đến phức tạp. Trình độ xã hội hóa càng cao thì yêu cầu quản lý càng cao và vai trò của nó càng tăng lên. Quản lý còn có tính thời gian, tính không gian, tính hướng đích… 1.
Khái niệm về điều hành đơn vị hành chính Điều hành hiểu theo cách thông thường, là tác động của chủ thể (con người, tổ chức) vào đối tượng (cũng có thể là con người, tổ chức hay cơ sở vật chất) để đối tượng được tác động đó duy trì các hoạt động theo một hành trình, quỹ đạo, mục đích nào đó. Ví dụ: Một người điều hành xe máy, người ấy phải dựa trên các tính năng, tác dụng sẵn có của xe máy, dùng các thao tác điều khiển (hay điều chỉnh) hoạt động của xe máy để xe đi theo hành trình mà người đó đặt ra. Sự giống và khác nhau giữa quản lý và điều hành: - Giống nhau: Đều là sự tác động của chủ thể tới đối tượng (bằng nhiều cách) để hướng tới mục tiêu chung là đạt hiệu quả cao. - Khác nhau: Nội dung của quản lý rất rộng, bao gồm: xây dựng kế hoạch, tổ chức, chỉ huy, phối hợp và kiểm soát của chủ thể, tác động tới đối tượng để đạt hiệu quả.
Quản lý diễn ra ở mọi tổ chức, từ phạm vi nhỏ đến lớn, từ đơn giản đến phức tạp. Nói đến quản lý là nói về chủ thể, quản lý là sự nắm bắt thông tin và điều hành 6 hoạt động. Điều hành cũng bao gồm các hoạt động trên. Nói đến điều hành là nói đến sự tác động của chủ thể tới đối tượng để duy trì một trạng thái hoạt động cụ thể nào đó của đối tượng, theo một hành trình đã đề ra, nhưng mang tính trực tiếp, cụ thể hơn.
Ví dụ chủ tọa điều hành một cuộc họp cơ quan theo trình tự: có giới thiệu, đề dẫn; có phát biểu, thảo luận và có kết luận. Như vậy, điều hành là một trong những nội dung của quản lý, là hoạt động của chủ thể tác động vào đối tượng nhằm đạt mục đích đã định. Ví dụ: Một cán bộ lãnh đạo muốn duy trì hoạt động của cơ quan thì phải điều hành các bộ phận, các con người cụ thể để họ thực hiện nhiệm vụ của mình, góp phần hoàn thành nhiệm vụ chung của cơ quan. Hoặc khi giao việc cho cấp dưới, người lãnh đạo cấp trên phải thường xuyên theo dõi, nắm tiến độ công việc để có thể ra quyết định tác động (về kinh phí, điều kiện cơ sở vật chất, nhân lực…) nhằm điều chỉnh tăng hay giảm tiến độ khi cần thiết.
Tuy nhiên, nội dung giữa quản lý và điều hành có nhiều điểm trùng và giống nhau, sự phân biệt chỉ là tương đối. Trong mỗi đơn vị hành chính, các hoạt động diễn ra thường xuyên hàng ngày nên việc quản lý, điều hành cũng diễn ra thường xuyên hàng ngày. Quản lý điều hành trong đơn vị hành chính có thể hiểu là việc nắm các thông tin về mọi lĩnh vực hoạt động trong cơ quan, đơn vị (hoặc liên quan đến cơ quan, đơn vị) và xử lý các thông tin đó để đưa ra các quyết định nhằm duy trì và hướng các hoạt động theo một cách thức nào đó, nhằm đạt mục đích đạt hiệu quả cao hơn. Các nội dung chính về quản lý, điều hành đơn vị hành chính 1.
Đặc điểm của quản lý, điều hành đơn vị hành chính Quản lý, điều hành đơn vị hành chính, thực chất là quản lý nhà nước ở mỗi đơn vị hành chính, nhưng nó là dạng quản lý xã hội đặc biệt, có các nét đặc thù khác với các dạng quản lý xã hội của các chủ thể khác và có các đặc điểm sau: - Là sự tác động có tổ chức. “Tổ chức” ở đây được hiểu như là một khoa học về sự thiết lập những mối quan hệ giữa các cá nhân và tập thể với nhau để thực hiện quá trình quản lý xã hội. Tổ chức là một trong những chức năng quan trọng trong quản lý đơn vị hành chính; không có tổ chức thì không thể thực hiện quản lý. Nhờ 7 sự tác động có tổ chức đó, mọi thành viên trong đơn vị hành chính có thể đóng góp tích cực và chủ động khả năng của mình cho công việc để đạt hiệu quả.
- Là sự tác động có điều chỉnh. Sự điều chỉnh đó được thể hiện bằng luật pháp và các quyết định quản lý về nguyên tắc, tiêu chuẩn, biện pháp… nhằm tạo ra sự cân bằng, cân đối các mặt hoạt động của các quá trình xã hội và hành vi hoạt động của con người. - Là sự tác động mang tính quyền lực nhà nước. Tức là quản lý bằng pháp luật và theo nguyên tắc pháp chế.
Quyền lực nhà nước mang tính đơn phương và tính tổ chức rất cao. Pháp luật phải được chấp hành nghiêm chỉnh và mọi người đều bình đẳng trước pháp luật. Trong quản lý điều hành đơn vị hành chính ta còn thấy tính chủ động sáng tạo và linh hoạt trong điều hành phối hợp; tính liên tục và tương đối ổn định trong tổ chức và hoạt động; tính chuyên môn hóa và nghề nghiệp cao; tính hệ thống thứ bậc chặt chẽ từ trên xuống dưới; hoạt động không vì lợi nhuận. Riêng quản lý điều hành đơn vị hành chính XHCN còn có tính dân chủ và nhân đạo.
Những yêu cầu đặt ra trong quản lý, điều hành đơn vị hành chính Trong quản lý điều hành đơn vị hành chính đặt ra những yêu cầu sau: - Khách thể phải phục tùng chủ thể một cách nghiêm túc. - Các cơ quan phải chủ động xây dựng được các kế hoạch hoạt động và các chỉ tiêu phù hợp. - Tính chủ động, sáng tạo, linh hoạt trong quản lý cần được phát huy. - Đảm bảo tính tương đối ổn định của các văn bản, quyết định quản lý.
Các nội dung chủ yếu trong quản lý, điều hành đơn vị hành chính Trong các đơn vị hành chính, việc quản lý, điều hành bao gồm các nội dung chính sau: - Xây dựng quy hoạch, kế hoạch: Đây là một nội dung quan trọng mà nhà quản lý (hay tổ chức) phải làm. Trên cơ sở chiến lược phát triển kinh tế xã hội đã được hoạch định trong đường lối của Trung ương, thì các bộ, ngành, chính quyền địa phương các cấp phải xây dựng và chỉ đạo thực hiện quy hoạch, kế hoạch phát 8 triển ngành, địa phương mình. Quy hoạch, kế hoạch chính là nội dung phương hướng, mục tiêu, nhiệm vụ mà cơ quan đơn vị đó đề ra và những cách thức để thực hiện, do đó quy hoạch, kế hoạch phải phù hợp, hoàn thiện, cụ thể, dễ thực thi và phục vụ cho nhiệm vụ phát triển ngành, địa phương. - Xây dựng tổ chức bộ máy: Trong mỗi cơ quan, đơn vị, nhà quản lý (hay tổ chức) đều phải căn cứ tình hình cụ thể, xây dựng hoàn thiện tổ chức bộ máy ở địa phương, đơn vị mình.
Tổ chức bộ máy trong mỗi cơ quan được coi như bộ xương trong cơ thể của đơn vị đó. Do đó yêu cầu đặt ra là phải xây dựng được tổ chức bộ máy của cơ quan, đơn vị sao cho tinh gọn, phù hợp, đảm bảo sự điều hành tập trung, thống nhất, linh hoạt, kịp thời, hiệu quả.