CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG VÀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 1. Lý luận chung về văn phòng và công tác văn phòng 1. Khái niệm văn phòng Ở bất cứ một cơ quan nào cũng cần có bộ phận làm công tác công văn giấy tờ, công tác hành chính và giúp lãnh đạo quản lý, điều hành hoạt động cơ quan, đồng thời thực hiện một số công việc khác liên quan đến việc đảm bảo cơ sở vật chất của cơ quan như nhà cửa, thiết bị., đó là bộ phận văn phòng. Vai trò quan trọng nhất trong hoạt động của mọi cơ quan, tổ chức đều là văn phòng.
Văn phòng là nơi thực hiện các chức năng giúp việc, phục vụ cơ quan và người đứng đầu cơ quan. Đảm bảo sự hoạt động thường xuyên, liên tục và hiệu quả giữa lãnh đạo và quản lý theo một phương thức thống nhất. Hiện nay, còn có nhiều khái niệm về văn phòng theo tác giả GS. Nguyễn Thành Độ và GVC.
Nguyễn Thị Thảo đồng chủ biên của sách giáo trình Quản trị Văn phòng: “Để phục vụ cho công tác lãnh đạo quản lý ở các cơ quan, đơn vị cần phải có công tác văn phòng với những nội dung chủ yếu như: Tổ chức, thu thập xử lý, phân phối, truyền tải quản lý sử dụng các thông tin bên ngoài và nội bộ, trợ giúp lãnh đạo thực hiện các hoạt động điều hành quản lý cơ quan, đơn vị. Bộ phận chuyên đảm trách các hoạt động nói trên được gọi là văn phòng. Văn phòng có thể được hiểu theo nhiều giác độ khác nhau như sau: - Nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp trợ giúp cho việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị. Theo quan niệm này thì ở các cơ quan thẩm quyền chung, cơ quan đơn vị có quy mô lớn thì thành lập văn phòng (ví dụ Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Tổng công ty.) còn ở các cơ quan, đơn vị có quy mô nhỏ thì văn phòng là phòng hành chính tổng hợp.
5 n - Nghĩa hẹp: Văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan đơn vị đó. Ngoài ra văn phòng còn được hiểu là phòng làm việc của thủ trưởng có tầm cỡ cao như: Nghị sỹ, kiến trúc sư trưởng. Mặc dù văn phòng có thể hiểu theo những cách khác nhau nhưng đều có điểm chung đó là: - Văn phòng phải là bộ máy được tổ chức thích hợp với đặc điểm cụ thể của từng cơ quan. Ở các cơ quan đơn vị có quy mô lớn thì bộ máy văn phòng sẽ gồm nhiều bộ phận với số lượng cán bộ nhân viên cần thiết để thực hiện mọi hoạt động; còn các cơ quan đơn vị có quy mô nhỏ, tính chất công việc đơn giản thì văn phòng có thể gọn nhẹ ở mức độ tối thiểu.
- Văn phòng phải có địa điểm hoạt động giao dịch với cơ sở vật chất nhất định. Quy mô của các yếu tố vật chất này sẽ phụ thuộc vào quy mô, đặc điểm hoạt động của công tác văn phòng”.1 Trong đề tài Khóa luận tốt nghiệp “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại văn phòng Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội” của Ngô Thị Diên (2016), Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội có đưa ra khái niệm: “Văn phòng là một thực thể khách quan trong mỗi tổ chức là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập xử lý thông tin hỗ trợ hoạt động quản lý, là nơi chăm lo cho mọi lĩnh vực dịch vụ, hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho các hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức được thông suốt, hiệu quả” Tác giả Hoàng Phê quan niệm: “Văn phòng là bộ phận phụ trách công việc liên quan đến giấy tờ, văn bản, cung cấp thông tin và các nghiệp vụ hành chính của một cơ quan”2. Bên cạnh đó đồng quan điểm thì Tác giả Đào Xuân Chúc trong “Tập bài giảng 1 GS. Nguyễn Thành Độ và GVC.
Nguyễn Thị Thảo (đồng chủ biên): sách giáo trình Quản trị Văn phòng 2 Hoàng Phê (2016): Từ điển Tiếng Việt, NXB Đà nẵng, Trung tâm Từ điển học, Hà Nội, trang 1022. 6 n Quản trị văn phòng” đã định nghĩa: “Văn phòng là nơi soạn thảo, xử lý công văn giấy tờ phục vụ cho hoạt động lãnh đạo, quản lý có hiệu quả”3. Tóm lại, Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo. Các cơ quan thẩm quyền chung hoặc lớn thì thành lập Văn phòng, những cơ quan nhỏ thì có phòng hành chính.
Chức năng của văn phòng Để đạt được năng suất lớn, hiệu quả làm việc cao nhất thì văn phòng là bộ phận quan trọng và không thể thiếu trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức doanh nghiệp hiện nay, vậy nên văn phòng có những chức năng như sau: a) Chức năng tham mưu tổng hợp Trong hoạt động quản lý tại mỗi cơ quan chức năng tham mưu tổng hợp luôn là chức năng quan trọng nhất vì lãnh đạo là người quản lý mọi đối tượng hoạt động trong cơ quan phải nắm bắt được mọi thông tin điều hành một cách hợp lý, nhịp nhàng và khoa học. Để có thể nắm bắt thông tin kịp thời và chính xác và đưa ra các quyết định thì người lãnh đạo phải nắm bắt mọi thông tin trong cơ quan tuy nhiên để làm được điều đó là rất khó. Vì vậy, cần có một bộ phận trợ giúp các nhà quản lý trong việc này, đó là văn phòng với chức năng tham mưu tổng hợp. Tham mưu là tư vấn đưa ra những quyết định đúng đắn nhất để quá trình quản lý đạt kết quả tốt nhất.
Trong công tác tham mưu thì một các nhân hay nhóm độc lập với chủ thể quản lý đều có thể là chủ thể tham mưu. Các cơ quan, đơn vị bộ phận tham mưu tại văn phòng thường được thành lập để thuận tiện cho công việc, để có được sự tham mưu tư vấn, văn phòng phải tổng hợp tất cả thông tin nội bộ cũng như bên ngoài cơ quan phân tích, đồng thời quản lý sử dụng thông tin theo một trình tự nhất định. 3 Đào Xuân Chúc (2006): Tập bài giảng Quản trị Văn phòng, Trường khoa học xã hội và nhân văn. 7 n Văn phòng cũng có những phòng đặc thù, các bộ phận chuyên môn tham mưu cho người quản lý, mỗi bộ môn chuyên sâu như công nghệ, marketing, tài chính, kế toán,… hình thức tổ chức cho phép tận dụng hết khả năng làm việc của từng lĩnh vực chuyên môn nhưng đôi khi cũng phân tán nội dung tư vấn, gây khó khăn trong việc lập kế hoạch tác nghiệp tổng hợp.
Để khắc phục tình trạng này, văn phòng là bộ phận một cửa tiếp nhận các phương án tham mưu, xin ý kiến của các phòng, ban, tập hợp lại thành một hệ thống thống nhất và trình bày hoặc đề xuất các kế hoạch hành động tổng hợp cho ban lãnh đạo dựa trên các kế hoạch riêng của từng bộ phận. Vì vậy, văn phòng không chỉ là nơi tham khảo ý kiến mà còn là nơi tổng hợp, tiếp thu, tổng hợp ý kiến của các bộ phận khác, đưa ra ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan, đơn vị. b) Chức năng giúp việc điều hành Trong việc xây dựng kế hoạch, chương trình công tác và tổ chức thực hiện công việc, đơn vị trực tiếp hỗ trợ cấp ủy quản lý là văn phòng. Văn phòng còn là nơi thực hiện các công việc hành chính, tổ chức sự kiện, tổ chức hội họp, đi lại, tham mưu, tư vấn cho lãnh đạo.
c) Chức năng hậu cần Các trang thiết bị trong văn phòng, điều kiện vật chất có đặc điểm, quy mô như thế nào đều phụ thuộc vào đặc điểm và quy mô hoạt động của cơ quan, đơn vị, tổ chức nhằm phù hợp với tiêu chí đem lại hoạt động đạt hiệu quả cao và chi phí bỏ ra thấp. Văn phòng với chức năng hậu cần là bộ phận nắm bắt kiểm tra, cung cấp, bố trí và quản lý các trang thiết bị dụng cụ để đảm bảo việc sử dụng trong công việc có hiệu quả, đạt được năng suất cao trong công tác. Với việc nắm giữ ba chức năng quan trọng trong hoạt động quản lý thì văn phòng luôn là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo với các phòng ban khác. Nhằm khẳng định sự 8 n tồn tại trong mỗi cơ quan, đơn vị nên văn phòng với các chức năng hoạt động riêng biệt nhưng vẫn bổ sung trợ giúp nhau trong công tác.
Nhiệm vụ của văn phòng Trong những nhiệm vụ chính của văn phòng đều là những công việc, hoạt động đều nằm trong chức năng của văn phòng và là những nhiệm vụ riêng biệt. - Tổng hợp, xây dựng chương trình kế hoạch công tác cho lãnh đạo. Kế hoạch được xây dựng thực hiện trên nhiều bộ phận trong cơ quan, và phải được kết nối thành một hệ thống quy hoạch hoàn chỉnh, ăn khớp và hỗ trợ lẫn nhau. Văn phòng là đơn vị tổng hợp kế hoạch tổng thể toàn diện để đôn đốc các bộ phận khác thực hiện.
- Thông tin là cơ sở để người lãnh đạo ra quyết định kịp thời và chính xác, người lãnh đạo không thể tự mình thu thập và xử lý mọi thông tin mà phải có bộ phận giúp việc lọc thông tin vì tất cả thông tin đến hoặc đi đều được thu thập, xử lý và chuyển giao tại văn phòng. - Tổng hợp quyết định quản lý của lãnh đạo, giám sát việc thực hiện quyết định, tổng hợp tình hình hoạt động của đơn vị và báo cáo lãnh đạo, đề xuất các biện pháp phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo. - Thực hiện các thủ tục giấy tờ, hồ sơ theo quy định hiện hành. Kiểm tra giám sát việc giải quyết hồ sơ của các bộ phận.
- Góp ý cho người lãnh đạo, giúp lãnh đạo làm chủ kỹ việc soạn thảo văn bản, đảm bảo nội dung văn bản đầy đủ, đúng thẩm quyền, phù hợp với các quy định của quốc gia. - Tổ chức công tác lễ tân: đón tiếp khách, bố trí ăn ở, làm việc với khách, tổ chức các cuộc mít tinh, lễ kỷ niệm chính thức của cơ sở. - Tổ chức cho lãnh đạo đi công tác, giúp lãnh đạo duy trì và phát triển mối quan hệ với các cơ quan ban ngành và địa phương.