Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Trong bối cảnh hiện đại hóa hành chính và sự bùng nổ của cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật, công tác văn phòng đóng vai trò trung tâm trong việc đảm bảo luồng thông tin thông suốt, phục vụ công tác lãnh đạo, quản lý và điều hành của các cơ quan, doanh nghiệp. Việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào nghiệp vụ văn thư - lưu trữ giúp tự động hóa các khâu xử lý thủ công, nâng cao năng suất lao động, bảo đảm tính chính xác và kịp thời của văn bản. Tuy nhiên, tại nhiều đơn vị, quá trình này vẫn bộc lộ bất cập do cơ sở hạ tầng chưa đồng bộ và trình độ tin học của nhân viên chưa tương xứng với yêu cầu thực tế.
Khóa luận tốt nghiệp "Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Văn phòng Chi nhánh Vận tải Đường sắt Đông Anh, thuộc Tổng công ty Cổ phần Vận tải Đường sắt Hà Nội" do sinh viên Lê Huyền Trang thực hiện tại Khoa Quản trị văn phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (2017) dưới sự hướng dẫn của ThS. Nguyễn Tiến Thành. Nghiên cứu được triển khai trong bối cảnh đơn vị vừa hoàn tất quá trình cổ phần hóa vào ngày 01/02/2016 (chuyển từ Công ty TNHH MTV sang Công ty Cổ phần Vận tải Đường sắt Hà Nội), dẫn đến khối lượng văn bản hành chính điều hành phát sinh tăng đột biến.
Mục tiêu nghiên cứu:
- Làm rõ thực trạng, những mặt đạt được, hạn chế, yếu kém và nguyên nhân trong việc ứng dụng CNTT vào công tác văn thư tại Văn phòng Chi nhánh Vận tải Đường sắt Đông Anh.
- Đề xuất hệ thống các giải pháp chủ yếu nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả ứng dụng CNTT trong công tác văn thư, phục vụ sự chỉ đạo, quản lý của lãnh đạo Chi nhánh.
Nhiệm vụ nghiên cứu:
- Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi nhánh Vận tải Đường sắt Đông Anh.
- Nghiên cứu cơ sở lý luận về văn phòng và việc ứng dụng tin học trong công tác văn thư, lưu trữ tại văn phòng.
- Khảo sát, phản ánh thực trạng ứng dụng tin học trong công tác văn thư tại đơn vị khảo sát.
- Đánh giá, nhận xét hiệu quả, chỉ ra các mặt hạn chế và thiếu sót trong quá trình ứng dụng CNTT.
- Đề xuất các nhóm giải pháp nhằm khắc phục hạn chế, phát huy ưu điểm để nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại đơn vị.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
- Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động ứng dụng CNTT trong công tác văn thư và các vấn đề lý luận, thực tiễn liên quan tại Văn phòng Chi nhánh Vận tải Đường sắt Đông Anh.
- Phạm vi nội dung: Tập trung vào các khâu nghiệp vụ văn thư cốt lõi gồm: soạn thảo văn bản, quản lý văn bản đi, quản lý và giải quyết văn bản đến, lập hồ sơ công việc.
- Phạm vi không gian: Văn phòng Chi nhánh Vận tải Đường sắt Đông Anh (địa chỉ: Số 89, Tổ 13, Thị trấn Đông Anh, Huyện Đông Anh, Hà Nội).
- Phạm vi thời gian: Quá trình kiến tập, thực tập và thu thập số liệu được thực hiện trong giai đoạn 2016 – 2017; mốc dữ liệu thống kê đối chiếu từ năm 2013 đến năm 2017.
Cơ sở lý thuyết và phương pháp
Khóa luận xây dựng nền tảng lý luận dựa trên các tài liệu chuyên ngành Quản trị văn phòng và hệ thống văn bản quy phạm pháp luật hiện hành của Nhà nước:
- Khung lý thuyết và khái niệm:
- Khái niệm văn phòng được tiếp cận toàn diện theo quan điểm của PGS. Nguyễn Hữu Tri (2005) ở cả hai trạng thái: trạng thái động (toàn bộ quá trình vận chuyển thông tin từ đầu vào đến đầu ra) và trạng thái tĩnh (các yếu tố vật chất hiện phẩm, thiết bị, con người).
- Ba chức năng cốt lõi của văn phòng: chức năng giúp việc điều hành, chức năng tham mưu tổng hợp và chức năng hậu cần.
- Định nghĩa CNTT theo Nghị quyết số 49/CP ngày 04/08/1993 của Chính phủ; các khái niệm kỹ thuật về thông tin, dữ liệu, phần cứng, phần mềm ứng dụng, mạng cục bộ (LAN), mạng không dây (WLAN), hệ quản trị cơ sở dữ liệu (CSDL).
- Nghiệp vụ công tác văn thư gắn liền với 4 yêu cầu nguyên tắc: Nhanh chóng, Chính xác (về nội dung, thể thức và kỹ thuật nghiệp vụ), Bí mật (theo Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước) và Hiện đại hóa.
- Văn bản pháp lý áp dụng: Nghị quyết 49/CP của Chính phủ; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; Quyết định số 361/QĐ-CVTĐA ngày 16/09/2015 của Chi nhánh Vận tải Đường sắt Đông Anh về ban hành các hình thức văn bản hành chính.
- Phương pháp nghiên cứu:
- Phương pháp thu thập và xử lý thông tin: Tổng hợp dữ liệu thứ cấp từ giáo trình, tài liệu chuyên ngành, báo cáo nội bộ và văn bản quy định tại đơn vị.
- Phương pháp điều tra bằng bảng hỏi: Thiết kế phiếu khảo sát dạng phỏng vấn viết trên mẫu khảo sát $n = 20$ cán bộ, nhân viên tại Chi nhánh và phòng Nhân chính để đánh giá trình độ tin học, kỹ năng sử dụng thiết bị và mức độ làm chủ phần mềm nghiệp vụ.
- Phương pháp phân tích tổng hợp: Xử lý, so sánh và thống kê số liệu khảo sát thực tế kết hợp với số liệu sổ sách văn thư giai đoạn 2013 – 2017.
- Nguồn dữ liệu: Dữ liệu sơ cấp từ phiếu khảo sát 20 cán bộ nhân viên; dữ liệu thứ cấp trích xuất từ hệ thống sổ lưu công văn, phần mềm Hành chính Điện tử và các báo cáo lưu trữ của Chi nhánh Vận tải Đường sắt Đông Anh.
Nội dung chính theo từng chương
Chương 1: Lý luận chung về công tác văn phòng và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại văn phòng
Chương 1 hệ thống hóa các vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức văn phòng và khẳng định tính tất yếu của việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư. Tác giả phân tích 4 yếu tố tác động trực tiếp đến hiệu quả ứng dụng CNTT gồm: (1) Trình độ tin học của nhân viên; (2) Nhận thức cá nhân của cán bộ lãnh đạo và thừa hành; (3) Hệ thống trang thiết bị kỹ thuật; (4) Sự hỗ trợ, hợp tác của tập thể.
Đặc biệt, tác giả chuẩn hóa quy trình 5 bước ứng dụng CNTT vào công tác văn thư:
- Bước 1: Nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ cơ quan để xác định loại hình và khối lượng tài liệu cần đưa vào CSDL.
- Bước 2: Thống kê nhu cầu khai thác, thiết lập các tiêu chí tra tìm (theo ngày tháng, cơ quan gửi/nhận, thể loại, người ký, đơn vị soạn thảo, số ký hiệu, trích yếu).
- Bước 3: Lựa chọn hệ quản trị CSDL thích hợp (như CDS/ISIS, FoxBase, FoxPro).
- Bước 4: Thiết kế mẫu nhập tin cho từng loại văn bản:
- CSDL Văn bản đến gồm 13 trường dữ liệu: Phân loại, Số đến, Ngày đến, Số ký hiệu, Ngày tháng văn bản, Trích yếu nội dung, Hạn xử lý, Đơn vị xử lý, Đơn vị phối hợp, Người xử lý, Người phối hợp, Lãnh đạo phân công/ý kiến chỉ đạo, Tệp đính kèm.
- CSDL Văn bản đi gồm 10 trường dữ liệu: Số ký hiệu, Ngày tháng, Đơn vị soạn thảo, Người soạn thảo, Trích yếu nội dung, Lãnh đạo trình ký, Tệp đính kèm và các trường quản lý liên quan.
- Bước 5: Nhập dữ liệu thử nghiệm, vận hành kiểm tra, in phiếu đăng ký và hiệu chỉnh hệ thống.
Chương 2: Thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác văn thư tại Văn phòng Chi nhánh Vận tải Đường sắt Đông Anh
Chương 2 trình bày tổng quan về tổ chức của Chi nhánh Vận tải Đường sắt Đông Anh (Mã số thuế: 0100106264-053). Cơ cấu tổ chức gồm: Ban Giám đốc, Phòng Kinh doanh, Phòng Tài chính và Phòng Nhân chính. Phòng Nhân chính có 10 nhân sự đảm nhiệm các vị trí: 1 Trưởng phòng, 1 Phó phòng, 2 nhân viên quản trị, 2 nhân viên văn thư, 2 nhân viên đội xe, 2 bảo vệ và 1 nhân viên y tế.
Tác giả đã tiến hành khảo sát và tổng hợp hệ thống số liệu cụ thể về thực trạng ứng dụng CNTT:
Bảng 1: Cơ sở vật chất và trang thiết bị kỹ thuật tại Chi nhánh
| STT |
Tên trang thiết bị |
Số lượng |
Tình trạng/Mô tả |
| 1 |
Máy chủ (Server) |
01 |
Phục vụ lưu trữ tập trung |
| 2 |
Máy tính để bàn |
10 |
Trang bị cho các phòng ban |
| 3 |
Máy tính xách tay (Laptop) |
03 |
Phục vụ công tác lưu động |
| 4 |
Máy in Laser |
07 |
Đặt tại các bộ phận chuyên môn |
| 5 |
Máy chiếu |
01 |
Phục vụ hội nghị, đào tạo |
| 6 |
Máy quét (Scanner) |
01 |
Số hóa văn bản giấy |
| 7 |
Máy phát điện dự phòng |
01 |
Đảm bảo nguồn điện liên tục |
| 8 |
Thiết bị mạng LAN |
01 |
Kết nối nội bộ toàn cơ quan |
| 9 |
Máy photocopy |
03 |
Gồm 1 máy màu, 1 máy khổ A0, 1 máy Canon IR 2525 |
| 10 |
Thiết bị phát Wi-Fi (Wireless) |
09 |
Phủ sóng kết nối Internet |
| 11 |
Ô tô công tác |
01 |
Phục vụ vận chuyển, giao dịch |
| 12 |
Tủ thuốc công ty |
02 |
Phục vụ y tế cơ quan |
Bảng 2: Thống kê năng lực tin học và kỹ năng sử dụng thiết bị của cán bộ nhân viên ($n = 20$)
| Tiêu chí khảo sát |
Phân loại |
Số lượng (người) |
Tỷ lệ (%) |
| Trình độ tin học cơ bản |
Có trình độ cơ bản và sử dụng thành thạo |
10 |
50,0 |
|
Có trình độ cơ bản nhưng chưa thành thạo |
6 |
30,0 |
|
Chỉ dùng khi có việc, chưa có trình độ cơ bản |
4 |
20,0 |
| Kỹ năng sử dụng thiết bị |
Sử dụng rất tốt |
13 |
65,0 |
|
Sử dụng tương đối tốt |
5 |
25,0 |
|
Sử dụng không tốt |
2 |
10,0 |
| Khả năng ứng dụng vào văn thư |
Ứng dụng thành thạo cả 3 nghiệp vụ |
12 |
60,0 |
|
Ứng dụng trong 2 nghiệp vụ (soạn thảo & văn bản đi) |
5 |
25,0 |
|
Chỉ ứng dụng trong 1 nghiệp vụ (soạn thảo) |
3 |
15,0 |
Về khối lượng văn bản phát sinh, từ ngày 01/01/2017 đến thời điểm nghiên cứu, Chi nhánh đã ban hành tổng cộng 276 văn bản hành chính theo quy định tại Quyết định 361/QĐ-CVTĐA. Cơ cấu phân loại cụ thể: Quyết định có 128 văn bản (chiếm 53,0%); Báo cáo có 42 văn bản (15,5%); Tờ trình có 42 văn bản (12,5%); Công văn có 20 văn bản (6,0%); Kế hoạch có 16 văn bản (4,8%); Thông báo có 10 văn bản (3,0%); Phương án có 2 văn bản (0,6%); Giấy ủy quyền/ủy nhiệm có 2 văn bản (0,6%); các văn bản khác có 14 văn bản (4,0%).
Bảng 3: So sánh số lượng văn bản ban hành cùng kỳ tháng 3 giai đoạn 2013 – 2017
| Tên loại văn bản |
Tháng 3/2013 |
Tháng 3/2014 |
Tháng 3/2015 |
Tháng 3/2016 |
Tháng 3/2017 |
| Quyết định |
40 |
51 |
55 |
63 |
128 |
| Báo cáo |
18 |
13 |
15 |
17 |
42 |
| Kế hoạch |
12 |
14 |
12 |
15 |
16 |
| Thông báo |
15 |
9 |
16 |
20 |
10 |
| Tờ trình |
17 |
22 |
21 |
20 |
32 |
| Công văn |
21 |
23 |
16 |
20 |
20 |
| Phương án |
3 |
3 |
3 |
6 |
2 |
| Giấy ủy quyền |
4 |
3 |
3 |
5 |
2 |
| Các loại văn bản khác |
21 |
20 |
18 |
17 |
24 |
| Tổng cộng |
151 |
158 |
159 |
183 |
276 |
Khóa luận đánh giá: 100% văn bản đã được soạn thảo trên máy tính bằng Microsoft Word tuân thủ Thông tư 01/2011/TT-BNV. Tác giả cũng phân tích ưu nhược điểm của 6 công cụ soạn thảo trực tuyến (Google Docs, Zoho, ThinkFree Online Office, Live Documents, Microsoft Office Web Apps, Acrobat.com) để tham khảo cho trường hợp xảy ra lỗi phần mềm máy trạm. Về quản lý văn bản đi và đến, đơn vị đã sử dụng phần mềm Hành chính Điện tử kết hợp duy trì song song 3 hệ thống sổ đăng ký văn bản đi và 3 hệ thống sổ đăng ký văn bản đến (gửi/nhận từ cơ quan cấp trên, đơn vị ngang hàng và đơn vị liên quan).
Chương 3: Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong công tác văn thư tại Văn phòng Chi nhánh Vận tải Đường sắt Đông Anh
Dựa trên thực trạng phân tích, tác giả đề xuất hệ thống 6 nhóm giải pháp:
- Nâng cao nhận thức: Lãnh đạo và toàn thể cán bộ, nhân viên Chi nhánh cần nhận thức đúng đắn về vai trò, sự cần thiết của việc hiện đại hóa công tác văn thư qua CNTT nhằm nâng cao năng suất và tính minh bạch.
- Đầu tư cơ sở vật chất, kỹ thuật: Nâng cấp hệ thống máy tính có dung lượng bộ nhớ lớn hơn, trang bị thêm thiết bị lưu điện, bảo dưỡng định kỳ hệ thống máy quét và máy in, nâng cấp đường truyền mạng LAN nội bộ.
- Ban hành văn bản quản lý: Xây dựng và ban hành quy chế, nội quy cụ thể về quy trình xử lý văn bản điện tử, quản lý văn bản đi - đến qua mạng, quy định rõ trách nhiệm của từng cá nhân trong việc cập nhật CSDL.
- Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ: Tổ chức các lớp tập huấn kỹ năng tin học văn phòng nâng cao, kỹ năng sử dụng phần mềm Hành chính Điện tử và các biện pháp bảo mật dữ liệu cho đội ngũ hiện tại (đặc biệt là 20% nhóm nhân sự chưa có chứng chỉ tin học cơ bản).
- Tuyển dụng nhân sự chất lượng cao: Ưu tiên tuyển dụng sinh viên tốt nghiệp chuyên ngành Quản trị văn phòng, Văn thư - Lưu trữ có trình độ tin học vững vàng khi phát sinh nhu cầu bổ sung nhân sự.
- Các giải pháp phụ trợ: Triển khai các biện pháp sao lưu dữ liệu tự động, phòng chống virus định kỳ và từng bước mở rộng liên thông quản lý văn bản điện tử đến các Trạm vận tải trực thuộc Chi nhánh.
Kết quả và đóng góp
- Kết quả nghiên cứu chính: Khóa luận đã phản ánh chi tiết hiện trạng hạ tầng kỹ thuật và thực tế vận hành nghiệp vụ văn thư tại Chi nhánh Vận tải Đường sắt Đông Anh. Nghiên cứu chỉ ra rằng dù 100% văn bản được xử lý bằng máy tính và 60% cán bộ làm chủ cả 3 quy trình nghiệp vụ văn thư, đơn vị vẫn tồn tại 20% nhân sự chưa nắm vững tin học cơ bản và vẫn duy trì phương pháp quản lý sổ giấy song song với phần mềm, dẫn đến lãng phí thời gian và nguồn lực.
- Đóng góp so với các nghiên cứu trước: So với các công trình lý luận chung (như của TS. Nghiêm Kỳ Hồng, PGS. Nguyễn Hữu Tri, PGS. Vương Đình Quyền) hoặc các khóa luận khảo sát tại cơ quan hành chính nhà nước (Văn phòng Quốc hội, Bộ Nông nghiệp & PTNT, Bộ Khoa học & Công nghệ), khóa luận của Lê Huyền Trang đã đi sâu vào một đơn vị kinh doanh vận tải đặc thù thuộc ngành đường sắt đang trong giai đoạn chuyển đổi mô hình sở hữu sang công ty cổ phần. Đề tài đưa ra được bộ số liệu thống kê thực chứng giai đoạn 2013 – 2017 và đề xuất mô hình cấu trúc 13 trường dữ liệu văn bản đến cùng 10 trường dữ liệu văn bản đi phù hợp với thực tế doanh nghiệp vận tải.
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
- Hạn chế: Quy mô khảo sát định lượng còn giới hạn trong phạm vi hẹp ($n = 20$ cán bộ nhân viên tại một chi nhánh), chưa tiến hành phân tích sâu các chỉ số tương quan thống kê hay đo lường định lượng thời gian tiết kiệm được khi dùng phần mềm so với phương pháp truyền thống.
- Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu quy trình liên thông văn bản điện tử và chữ ký số giữa Văn phòng Chi nhánh với Tổng công ty Cổ phần Vận tải Đường sắt Hà Nội và hệ thống các Ga, Trạm trực thuộc dọc tuyến vận tải đường sắt phía Bắc.
Giá trị tham khảo
Khóa luận là nguồn tài liệu tham khảo có giá trị thực tiễn đối với:
- Sinh viên ngành Quản trị văn phòng, Văn thư - Lưu trữ, Quản lý nhà nước: Tham khảo cấu trúc khóa luận tốt nghiệp thực nghiệm, phương pháp thiết kế bảng hỏi điều tra nhân sự văn phòng và cách thức tổng hợp số liệu phân loại văn bản hành chính theo Thông tư 01/2011/TT-BNV.
- Cán bộ văn phòng tại các doanh nghiệp cổ phần hóa: Vận dụng quy trình 5 bước thiết kế CSDL văn bản và các tiêu chí thiết lập trường thông tin quản lý văn bản đi/đến để tối ưu hóa công tác xử lý công văn giấy tờ tại đơn vị.
Câu hỏi thường gặp
1. Chi nhánh Vận tải Đường sắt Đông Anh được trang bị cơ sở hạ tầng CNTT phục vụ văn phòng như thế nào?
Theo thống kê tại Chương 2, Chi nhánh được trang bị: 01 máy chủ, 10 máy tính bàn, 03 laptop, 07 máy in laser, 01 máy chiếu, 01 máy quét (scanner), 01 máy phát điện, 01 hệ thống mạng LAN, 03 máy photocopy (gồm máy màu, máy khổ A0 và Canon IR 2525) cùng 09 thiết bị phát Wi-Fi.
2. Trình độ tin học của đội ngũ cán bộ, nhân viên tại đơn vị khảo sát đạt tỷ lệ ra sao?
Kết quả khảo sát 20 cán bộ nhân viên cho thấy: 50% (10 người) có trình độ tin học cơ bản và sử dụng thành thạo máy tính; 30% (6 người) có trình độ cơ bản nhưng chưa thành thạo; 20% (4 người) chỉ sử dụng khi có việc phát sinh và chưa có trình độ tin học cơ bản.
3. Khối lượng văn bản hành chính ban hành của Chi nhánh thay đổi thế nào sau khi cổ phần hóa?
Số lượng văn bản hành chính ban hành cùng kỳ tháng 3 tăng mạnh từ 151 văn bản (năm 2013), 158 văn bản (năm 2014), 159 văn bản (năm 2015), 183 văn bản (năm 2016) lên mức 276 văn bản (năm 2017). Trong đó, Quyết định chiếm tỷ trọng lớn nhất với 128 văn bản (53,0% tổng số văn bản ban hành năm 2017).
4. Thiết kế cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trong khóa luận gồm những trường thông tin nào?
Tác giả xác lập CSDL Văn bản đến gồm 13 trường dữ liệu (phân loại, số đến, ngày đến, số ký hiệu, ngày tháng, trích yếu, hạn xử lý, đơn vị/người xử lý, đơn vị/người phối hợp, ý kiến lãnh đạo, tệp đính kèm) và CSDL Văn bản đi gồm 10 trường dữ liệu (số ký hiệu, ngày tháng, đơn vị/người soạn thảo, trích yếu, lãnh đạo trình ký, tệp đính kèm...).
5. Chi nhánh đang quản lý hệ thống sổ văn bản đi và đến như thế nào?
Bên cạnh việc cập nhật vào phần mềm Hành chính Điện tử, văn thư Chi nhánh duy trì song song 3 sổ đăng ký văn bản đi và 3 sổ đăng ký văn bản đến, phân loại theo 3 luồng: cơ quan chủ quản trực tiếp cấp trên, các cơ quan ngang hàng và các đơn vị đối tác liên quan.
Kết luận
Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Lê Huyền Trang đã phản ánh toàn diện cơ sở lý luận và bức tranh thực tế về việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư tại Chi nhánh Vận tải Đường sắt Đông Anh. Thông qua phương pháp khảo sát thực chứng và thống kê số liệu giai đoạn 2013 – 2017, tác giả đã chỉ rõ những chuyển biến tích cực trong công tác soạn thảo, quản lý văn bản cũng như các điểm nghẽn về trình độ nhân sự và hạ tầng kỹ thuật. Hệ thống giải pháp được đề xuất mang tính đồng bộ, thiết thực, đóng góp cơ sở khoa học giúp đơn vị nâng cao hiệu quả quản trị văn phòng trong giai đoạn chuyển đổi doanh nghiệp cổ phần.
