phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo và phụ lục, nội dung chính của luận văn có kết cấu gồm 3 chƣơng: Chƣơng 1: Cơ sở lý luận công tác văn thƣ trong bối cảnh chuyển đổi số. Chƣơng 2: Thực trạng công tác văn thƣ tại Trƣờng Đại học Công nghiệp Hà Nội trong bối cảnh chuyển đổi số. Chƣơng 3: Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thƣ tại Trƣờng Đại học Công nghiệp Hà Nội trong bối cảnh chuyển đổi số. 10 CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƢ TRONG BỐI CẢNH CHUYỂN ĐỔI SỐ 1.
Một số quan niệm liên quan 1. Công tác văn thư Công tác văn thƣ giữ vai trò quan trọng trong việc duy trì hệ thống trao đổi thông tin phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của mọi cơ quan, tổ chức nói chung cũng nhƣ các cơ quan nhà nƣớc nói riêng để đáp ứng kịp thời, xuyên suốt yêu cầu khai thác, sử dụng của cơ quan và xã hội. Tại Điều 1, Nghị định số 30/2020/NĐ- CP quy định rõ về nội dung công tác văn thƣ bao gồm: “Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lƣu khóa bí mật trong công tác văn thƣ” [10]. Tác giả Vũ Thị Tuyết Mai quan niệm “Công tác văn thƣ là tất cả các công việc có liên quan đến công văn giấy tờ, bắt đầu từ khi soạn thảo văn bản (đối với tài liệu đi) hoặc từ khi tiếp nhận văn bản (đối với tài liệu đến) cho đến khi giải quyết xong công việc, lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ vào nơi lƣu trữ (thƣờng là kho, phòng, tủ kín…) [23].
Các nội dung này thƣờng có mối liên hệ chặt chẽ với nhau giúp đạt đƣợc mục tiêu của nhà quản lý. Theo Từ điển tra cứu nghiệp vụ quản trị văn phòng-văn thƣ, lƣu trữ Việt Nam của PGS-TS Dƣơng Văn Khảm (2000), công tác văn thƣ là toàn bộ các quy trình quản lý nhà nƣớc và quản lý nghiệp vụ công tác văn bản giấy tờ. Từ các quan niệm trên có thể hiểu khái niệm về công tác văn thƣ nhƣ sau: Công tác văn thư được hiểu là quá trình thực hiện các công việc liên quan đến soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý văn bản và các dạng tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của tổ chức; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu trong 11 công tác văn thư nhằm đem lại hiệu quả làm việc cho tổ chức, cơ quan. Chuyển đổi số Mặc dù đã xuất hiện từ rất lâu trên thế giới, nhƣng đến khi cách mạng công nghiệp lần thứ 4 bùng nổ, chuyển đổi số (Digital Transformation) mới xuất hiện và trở nên phổ biến trong thời gian gần đây.
Có rất nhiều định nghĩa và cách hiểu khác nhau về chuyển đổi số. Theo trang Tech Republic – Tạp chí trực tuyến, cộng đồng xã hội dành cho các chuyên gia công nghệ thông tin, khái niệm chuyển đổi số 4.0 là “cách sử dụng công nghệ để thực hiện lại quy trình sao cho hiệu quả hơn hoặc hiệu quả hơn.” Theo Công ty Nghiên cứu và Tƣ vấn công nghệ thông tin Gartner, chuyển đổi số là việc ứng dụng công nghệ trong thay đổi mô hình kinh doanh của doanh nghiệp, từ đó tạo thêm nhiều cơ hội và giá trị mới, giúp doanh nghiệp gia tăng tốc độ tăng trƣởng và đạt doanh số tốt hơn. Còn theo Microsoft, chuyển đổi số chính là tái cấu trúc tƣ duy trong phối hợp giữa dữ liệu, quy trình và con ngƣời nhằm tạo ra nhiều giá trị mới. Tác giả Nguyễn Thị Phƣơng Dung cho rằng: Chuyển đổi số là thay đổi phƣơng thức làm việc trong cuộc sống, phƣơng thức sản xuất với các công nghệ số, là sự tích hợp đầy đủ các công nghệ kỹ thuật số vào tất cả các lĩnh vực của một đơn vị, của một doanh nghiệp, ứng dụng các công nghệ, nhằm thay đổi cách thức vận hành, mô hình kinh doanh và đem đến những hiệu quả cao hơn, những giá trị mới hơn cho doanh nghiệp.
Chuyển đổi số còn là sự thay đổi về văn hóa của đơn vị, của doanh nghiệp, đòi hỏi doanh nghiệp cần liên tục cập nhật, liên tục học hỏi theo cái mới, cái hiện đại và phải chấp nhận cả thất bại bên cạnh những thành công của sự đổi mới đem lại [11]. Từ các quan niệm trên có thể hiểu khái niệm về chuyển đổi số nhƣ sau: Chuyển đổi số là quá trình thay đổi tổng thể và toàn diện của cá nhân, tổ 12 chức về cách sống, cách làm việc và phương thức sản xuất dựa trên các công nghệ số [7]. “Chuyển đổi số” (Digital Transformation) có thể dễ bị nhầm lẫn với khái niệm “Số hóa” (Digitizing). Có thể hiểu rằng “Số hóa” là quá trình hiện đại hóa, chuyển đổi các hệ thống thƣờng sang hệ thống kỹ thuật số (chẳng hạn nhƣ chuyển từ tài liệu dạng giấy sang các file mềm trên máy tính, số hóa truyền hình chuyển từ phát sóng analog sang phát sóng kỹ thuật số.); trong khi đó, “Chuyển đổi số” là khai thác các dữ liệu có đƣợc từ quá trình số hóa, rồi áp dụng các công nghệ để phân tích, biến đổi các dữ liệu đó và tạo ra các giá trị mới hơn.
Có thể xem “Số hóa” nhƣ một phần của quá trình “Chuyển đổi số”. Chuyển đổi số trong hoạt động của các cơ quan Nhà nƣớc là việc tập trung vào phát triển hạ tầng số phục vụ các cơ quan Nhà nƣớc một cách tập trung, thông suốt; tạo lập dữ liệu về kinh tế - xã hội phục vụ ra quyết định chính sách; tạo lập dữ liệu mở dễ dàng truy cập, sử dụng, tăng cƣờng công khai, minh bạch, phòng, chống tham nhũng, thúc đẩy phát triển các dịch vụ số trong nền kinh tế; cung cấp dịch vụ công trực tuyến mức độ cao, cả trên thiết bị di động để ngƣời dân, doanh nghiệp có trải nghiệm tốt nhất về dịch vụ, nhanh chóng, chính xác, không giấy tờ, giảm chi phí. Quan niệm công tác văn thư trong bối cảnh chuyển đổi số Hiện nay, hầu hết các tổ chức cơ quan Nhà nƣớc đều có lộ trình, kế hoạch và các chƣơng trình mục tiêu ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý điều hành nói chung và công tác văn thƣ, lƣu trữ nói riêng. Ứng dụng công nghệ thông tin đã giúp công tác quản lý văn bản đi đến và quản lý điều hành của các cơ quan tổ chức hiệu quả, tiết kiệm thời gian và ngân sách.
Từ các khái niệm “công tác văn thƣ”, “chuyển đổi số” có thể hiểu quan niệm công tác văn thƣ trong bối cảnh số là việc thực hiện các công việc soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài 13 liệu vào lƣu trữ cơ quan, quản lý và sử dụng con dấu trong hoạt động quản lý của cơ quan trên các công nghệ số nhằm khai thác tối đa nguồn lực và tối ƣu hoá các nhiệm vụ nhằm đem lại lợi ích cho tổ chức, cơ quan”. Vị trí, vai trò và yêu cầu về công tác văn thƣ trong bối cảnh chuyển đổi số 1. Vị trí, vai trò của công tác văn thư 1. Vị trí Công tác văn thƣ không thể thiếu trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
Các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị – xã hội dù lớn hay nhỏ. Các cơ quan, đơn vị muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trƣơng, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tƣợng xảy ra trong hoạt động hàng ngày. Đặc biệt, đối với văn phòng cấp ủy, văn phòng các tổ chức chính trị – xã hội là các cơ quan trực tiếp giúp các cấp ủy, tổ chức chính trị – xã hội tổ chức điều hành bộ máy, có chức năng thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo thì công tác văn thƣ lại càng quan trọng, nó giữ vị trí trọng yếu trong công tác văn phòng. Vai trò - Công tác văn thƣ có vai trò đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của các cơ quan.
Trong hoạt động quản lý của các cơ quan thông tin có vai trò quan trọng, thông tin càng đầy đủ, chính xác và nắm bắt đƣợc kịp thời thì hoạt động quản lý của các cơ quan càng đạt hiệu quả cao. Thực tế cho thấy, để đề ra các quyết định quản lý đúng đắn, có khả năng thực thi, thì lãnh đạo cơ quan cần phải nắm bắt, hiểu đầy đủ và chính xác thông tin về những vấn đề, sự việc có liên quan; các cán bộ, viên chức để làm tốt trách nhiệm của mình trong việc giúp thủ trƣởng cơ quan, đơn vị theo dõi, nắm tình hình, đề xuất ý kiến giải quyết, soạn thảo văn bản về những vấn đề, sự việc đƣợc phân 14 công, tất yếu phải tiến hành thu thập và xử lý các nguồn thông tin có liên quan. Ở nƣớc ta, trong bối cảnh chuyển đổi số nhu cầu thông tin nhằm đảm bảo cho hoạt động quản lý ngày càng lớn và đa dạng. Do đó, công tác văn thƣ càng có vai trò quan trọng hơn bao giờ hết.
- Làm tốt công tác văn thƣ sẽ góp phần nâng cao hiệu suất và chất lƣợng công tác của cơ quan. Trong hoạt động của cơ quan, văn bản là căn cứ chủ yếu để giải quyết công việc nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình. Do đó, hiệu suất và chất lƣợng công tác của cơ quan nói chung, từng cán bộ, viên chức nói riêng có quan hệ chặt chẽ với công tác văn thƣ. Nếu các khâu của công tác văn thƣ làm tốt nhƣ: tiếp nhận, chuyển giao, giải quyết văn bản đƣợc kịp thời và chính xác; soạn thảo văn bản đảm bảo chất lƣợng; vào sổ văn bản đi - đến đƣợc rõ ràng và đúng đắn; lập hồ sơ hiện hành hợp lý; các quy định về quản lý văn bản đƣợc chấp hành nghiêm chỉnh, thì sẽ đảm bảo thông tin văn bản đầy đủ, kịp thời và chính xác cho hoạt động quản lý của cơ quan.
Từ đó sẽ góp phần nâng cao chất lƣợng và hiệu suất công tác của cơ quan. Ngƣợc lại, nếu một khâu nào đó của công tác văn thƣ không đƣợc xử lý tốt, thì ít nhiều sẽ ảnh hƣởng tiêu cực đến hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan.