Đề án chuyển đổi số trong cải cách thủ tục hành chính tại Trường Đại học Khánh Hòa năm 2025

Cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đang diễn ra mạnh mẽ, thúc đẩy quá trình chuyển đổi số trong mọi lĩnh vực, đặc… 80 trang · Trường Đại học Khánh Hòa · 2025.

• Tác giả: Mai Xuân Phương
• Người hướng dẫn: TS. Lê Ngọc Hồng
• Trường học: Trường Đại học Khánh Hòa
• Chuyên ngành: Quản lý công
• Đề tài: Chuyển Đổi Số Trong Cải Cách Thủ Tục Hành Chính Tại Trường Đại Học Khánh Hòa
• Loại tài liệu: đề án
• Năm xuất bản: 2025
• Địa điểm: Tp. Hồ Chí Minh

Mục lục chi tiết

• LỜI CAM ĐOAN
• LỜI CẢM ƠN
• DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
• DANH MỤC HÌNH, BẢNG, BIỂU ĐỒ
• MỤC LỤC
• Phần MỞ ĐẦU
• 1. CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ THỦ TỤC HÀNH CHÍNH VÀ CHUYỂN ĐỔI SỐ TRONG CÔNG TÁC CẢI CÁCH THỦ TỤC HÀNH CHÍNH TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC
• 1.1. Khái quát về thủ tục hành chính tại trường đại học
• 1.2. Khái niệm thủ tục hành chính
• 1.3. Phân loại thủ tục hành chính
• 1.4. Yêu cầu khi thực hiện thủ tục hành chính
• 1.5. Nguyên tắc khi thực hiện thủ tục hành chính
• 1.6. Mô hình thực hiện thủ tục hành chính
• 1.7. Cải cách thủ tục hành chính tại trường đại học
• 1.8. Khái quát về chuyển đổi số trong cải cách thủ tục hành chính tại trường đại học
• 1.9. Khái niệm chuyển đổi số trong cải cách thủ tục hành chính tại trường đại học
• 1.10. Yêu cầu khi thực hiện chuyển đổi số trong cải cách thủ tục hành chính tại các trường đại học
• 1.11. Nội dung chuyển đổi số trong cải cách thủ tục hành chính tại trường đại học
• 1.12. Xu thế và bài học kinh nghiệm chuyển đổi số trong cải cách thủ tục hành chính
• 1.13. Cơ sở pháp lý về chuyển đổi số trong cải cách thủ tục hành chính tại trường đại học
• 1.13.1. Các văn bản quy phạm pháp luật
• 1.13.2. Các văn bản của ngành, địa phương
• 2. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CHUYỂN ĐỔI SỐ TRONG CÔNG TÁC CẢI CÁCH THỦ TỤC HÀNH CHÍNH TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHÁNH HÒA
• 2.1. Tổng quan đặc điểm tình hình về Trường Đại học Khánh Hòa
• 2.2. Thông tin chính
• 2.2.1. Vị trí pháp lý
• 2.2.2. Sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị cốt lõi, triết lý giáo dục
• 2.3. Thực trạng chuyển đổi số trong cải cách thủ tục hành chính tại Trường Đại học Khánh Hòa
• 2.3.1. Thực trạng tổ chức, đảm bảo điều kiện xây dựng, thực hiện CCTTHC
• 2.3.2. Tổ chức bộ máy
• 2.3.3. Thực trạng triển khai thực hiện chuyển đổi số trong cải cách thủ tục hành chính tại Trường Đại học Khánh Hòa
• 2.3.4. Xây dựng, cải tiến hệ thống thủ tục hành chính trên môi trường điện tử tại Trường Đại học Khánh Hòa
• 2.3.5. Chuyển đổi số trong thực hiện công khai thủ tục hành chính (TTHC) tại Trường Đại học Khánh Hòa
• 2.3.6. Thực hiện tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính (TTHC) tại Trường Đại học Khánh Hòa
• 2.3.7. Xây dựng cơ sở dữ liệu để phục vụ cải cách thủ tục hành chính tại Trường Đại học Khánh Hòa
• 2.3.8. Rà soát, theo dõi, đánh giá việc cung cấp thủ tục hành chính trên môi trường điện tử tại Trường Đại học Khánh Hòa
• 2.3.9. Đánh giá, nhận xét về thực hiện cải cách thủ tục hành chính tại Trường Đại học Khánh Hòa
• 3. CHƯƠNG 3: MỤC TIÊU, GIẢI PHÁP VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CHUYỂN ĐỔI SỐ TRONG CẢI CÁCH THỦ TỤC HÀNH CHÍNH TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHÁNH HÒA
• 3.1. Quan điểm của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước về cải cách hành chính trong bối cảnh chuyển đổi số
• 3.2. Mục tiêu triển khai thực hiện Đề án Chuyển đổi số trong cải cách thủ tục hành chính tại Trường Đại học Khánh Hòa
• 3.2.1. Mục tiêu tổng quát
• 3.2.2. Mục tiêu cụ thể
• 3.3. Các giải pháp nâng cao hiệu quả chuyển đổi số cải cách thủ tục hành chính tại Trường Đại học Khánh Hòa
• 3.3.1. Tăng cường sự lãnh đạo của cấp ủy và chính quyền
• 3.3.2. Đầu tư phát triển hạ tầng kỹ thuật đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số, phục vụ quá trình thực hiện thủ tục hành chính
• 3.3.3. Phát triển dữ liệu phục vụ giải quyết thủ tục hành chính
• 3.3.4. Phát triển nền tảng, hệ thống tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính
• 3.3.5. Bảo đảm an toàn, an ninh mạng trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính
• 3.4. Tổ chức thực hiện Đề án chuyển đổi số trong cải cách thủ tục hành chính tại Trường Đại học Khánh Hòa trong thời gian tới
• 3.4.1. Lộ trình thời gian thực hiện Đề án
• 3.4.2. Phân công trách nhiệm thực hiện Đề án
• 3.4.2.1. Lãnh đạo UBND tỉnh Khánh Hòa
• 3.4.2.2. Các Sở có liên quan
• 3.4.2.3. Trường Đại học Khánh Hòa
• 3.5. Kinh phí thực hiện đề án
• 3.5.1. Tổng kinh phí dự kiến thực hiện đề án
• 3.5.2. Dự kiến chi cụ thể
• KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ
• DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tóm tắt

I. Tổng Quan Chuyển Đổi Số Thủ Tục Hành Chính Tại ĐH Khánh Hòa

Cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đang diễn ra mạnh mẽ, thúc đẩy quá trình chuyển đổi số trong mọi lĩnh vực, đặc biệt là trong cải cách thủ tục hành chính (CCTTHC). Việc gắn kết CCTTHC với chuyển đổi số là yếu tố then chốt để xây dựng nền hành chính phục vụ, hiệu quả và minh bạch. Chuyển đổi số trong CCTTHC giúp thay đổi quy trình, thủ tục, nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức, đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội và gia tăng sự hài lòng của người dân. Riêng đối với Trường Đại học Khánh Hòa, việc chuyển đổi số CCTTHC là một nội dung quan trọng, được triển khai đồng bộ trên các lĩnh vực. CCTTHC được xem là tiêu chí hàng đầu góp phần nâng cao hiệu quả công tác CCHC, nâng cao mức độ hài lòng của người học, các tổ chức, cá nhân đối với hoạt động của Trường.

1.1. Khái niệm và vai trò của thủ tục hành chính TTHC

Thủ tục hành chính (TTHC) là trình tự, cách thức thực hiện quyền và nghĩa vụ của các chủ thể trong quá trình quản lý hành chính nhà nước. TTHC đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính minh bạch, công khai, hiệu quả của hoạt động quản lý nhà nước. Việc cải cách TTHC nhằm đơn giản hóa, chuẩn hóa quy trình, thủ tục, giảm thiểu chi phí và thời gian cho người dân và doanh nghiệp. "Việc thực hiện chuyển đổi số trong cải cách thủ tục hành chính (CCTTHC) là một trong những nội dung quan trọng góp phần thay đổi về quy trình, thủ tục trong hệ quản lý, giúp các cơ quan, tổ chức hoạt động hiệu lực, hiệu quả hơn"

1.2. Chuyển đổi số CĐS và tác động đến Cải cách TTHC CCTTHC

Chuyển đổi số (CĐS) là quá trình thay đổi tổng thể và toàn diện cách thức hoạt động, sản xuất, kinh doanh của tổ chức, doanh nghiệp dựa trên ứng dụng công nghệ số. Trong bối cảnh CCTTHC, CĐS mang lại cơ hội to lớn để tự động hóa quy trình, cung cấp dịch vụ trực tuyến, tăng cường tương tác giữa cơ quan nhà nước và người dân. "Việc đẩy mạnh chuyển đổi số trong CCTTHC hiện đang rất cần thiết, phù hợp xu thế phát triển của xã hội nhằm thực hiện hiệu quả Đề án “Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin và chuyển đổi số trong Giáo dục và đào tạo giai đoạn 2022-2025, định hướng đến năm 2030”."

II. Thực Trạng Khó Khăn Chuyển Đổi Số Tại Đại Học Khánh Hòa

Trường Đại học Khánh Hòa đang đối mặt với nhiều thách thức trong quá trình chuyển đổi số CCTTHC. Mặc dù đã có những bước tiến nhất định, song vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế về cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ, nguồn nhân lực và nhận thức. Số lượng người học của Trường Đại học Khánh Hòa ngày càng tăng lên. Bên cạnh đó, việc mở rộng cơ sở đào tạo cũng dẫn đến những khó khăn hạn chế nhất định trong việc giải quyết TTHC cho người học. Thực trạng công tác CCTTHC tại Trường Đại học Khánh Hòa so với yêu cầu của xã hội cũng từ đó mà bộc lộ một số hạn chế, khuyết điểm.

2.1. Cơ sở hạ tầng và nguồn lực hạn chế cho Chuyển Đổi Số

Máy móc, trang thiết bị hiện có chưa đồng bộ và không đảm bảo các yêu cầu về mặt kỹ thuật đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số chung. Việc xây dựng cơ sở dữ liệu số hóa chuyên ngành (dữ liệu sinh viên, dữ liệu giảng viên/giảng viên, học liệu…) đòi hỏi sự đầu tư lớn về nhân lực (gồm cả nhân lực quản lý và nhân lực triển khai) cũng như tài chính. "Máy móc, trang 2 thiết bị hiện có chưa đồng bộ và không đảm bảo các yêu cầu về mặt kỹ thuật đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số chung; khó khăn trong việc xây dựng cơ sở dữ liệu số hóa chuyên ngành (dữ liệu sinh viên, dữ liệu giảng viên /giảng viên, học liệu …) đòi hỏi sự đầu tư lớn về nhân lực (gồm cả nhân lực quản lý và nhân lực triển khai) cũng như tài chính"

2.2. Quy trình TTHC phức tạp và thiếu liên thông

Chưa có bộ phận trung gian để tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả đối với một số TTHC có tính chất liên thông dẫn đến việc giải quyết TTHC còn gây nhiều phiền hà. Việc giải quyết TTHC còn chưa đáp ứng được yêu cầu của người học. "chưa có bộ phận trung gian để tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả đối với một số TTHC có tính chất liên thông dẫn đến việc giải quyết TTHC còn gây nhiều phiền hà;"

2.3. Thiếu kỹ năng số của cán bộ giảng viên sinh viên

Cán bộ, giảng viên, sinh viên chưa được trang bị đầy đủ kỹ năng số, gây khó khăn cho quá trình sử dụng các dịch vụ công trực tuyến. "Đào tạo và nâng cao năng lực cho cán bộ, giảng viên"

III. Giải Pháp Tối Ưu Chuyển Đổi Số Cải Cách TTHC Tại ĐH Khánh Hòa

Để nâng cao hiệu quả chuyển đổi số CCTTHC tại Trường Đại học Khánh Hòa, cần có các giải pháp đồng bộ, toàn diện. Tăng cường sự lãnh đạo của cấp ủy và chính quyền. Đầu tư phát triển hạ tầng kỹ thuật đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số, phục vụ quá trình thực hiện thủ tục hành chính. Phát triển dữ liệu phục vụ giải quyết thủ tục hành chính. Phát triển nền tảng, hệ thống tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính. Bảo đảm an toàn, an ninh mạng trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính.

3.1. Đầu tư hạ tầng kỹ thuật và công nghệ cho CĐS

Nâng cấp hệ thống mạng, máy tính, phần mềm, đảm bảo đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số. Xây dựng và triển khai các nền tảng số phục vụ CCTTHC, như cổng dịch vụ công trực tuyến, hệ thống quản lý văn bản điện tử, hệ thống thông tin một cửa. "Đầu tư phát triển hạ tầng kỹ thuật đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số, phục vụ quá trình thực hiện thủ tục hành chính."

3.2. Xây dựng và số hóa cơ sở dữ liệu dùng chung

Xây dựng cơ sở dữ liệu dùng chung, liên thông giữa các phòng ban, khoa, trung tâm. Số hóa dữ liệu về sinh viên, giảng viên, chương trình đào tạo, văn bằng, chứng chỉ. "Phát triển dữ liệu phục vụ giải quyết thủ tục hành chính."

3.3. Nâng cao kỹ năng số cho cán bộ giảng viên sinh viên

Tổ chức các khóa đào tạo, bồi dưỡng kỹ năng số cho cán bộ, giảng viên. Hướng dẫn sinh viên sử dụng các dịch vụ công trực tuyến. Tăng cường tuyên truyền, nâng cao nhận thức về chuyển đổi số. "Đào tạo và nâng cao năng lực cho cán bộ, giảng viên"

IV. Ứng Dụng Mô Hình Cải Cách Thủ Tục Hành Chính Tại ĐH Khánh Hòa

Để nâng cao hiệu quả chuyển đổi số CCTTHC tại Trường Đại học Khánh Hòa, cần xây dựng các mô hình điểm, từ đó nhân rộng các kinh nghiệm cho các đơn vị khác. Lựa chọn một số lĩnh vực TTHC trọng tâm, có tính chất phức tạp, hoặc có số lượng giao dịch lớn để xây dựng mô hình điểm. Triển khai các giải pháp chuyển đổi số một cách đồng bộ, toàn diện. Tổ chức đánh giá, rút kinh nghiệm và nhân rộng mô hình.

4.1. Số hóa quy trình tuyển sinh

Ứng dụng công nghệ thông tin vào tất cả các khâu của quy trình tuyển sinh, từ đăng ký, xét tuyển đến nhập học. Xây dựng cổng thông tin tuyển sinh trực tuyến, cho phép thí sinh đăng ký, nộp hồ sơ, tra cứu kết quả. Số hóa hồ sơ tuyển sinh, giảm thiểu giấy tờ. "Tổng hợp Kết quả khảo sát ý kiến đánh giá của người học đối với công tác cải cách thủ tục hành chính tại Trường Đại học Khánh Hòa ."

4.2. Số hóa quy trình quản lý đào tạo

Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý chương trình đào tạo, kế hoạch giảng dạy, lịch học, điểm số. Xây dựng hệ thống quản lý học tập trực tuyến (LMS), cho phép sinh viên truy cập tài liệu, bài giảng, nộp bài tập, trao đổi với giảng viên. "Số lượng các quy chế, quy định, số lượng TTHC mức độ 2/mức độ 3, tỷ lệ tin học hóa các quy trình, mức tự đảm bảo chi thường xuyên, tỷ lệ viên chức được đào tạo, bồi dưỡng kiến thức, tỷ lệ văn bản điện tử, tài liệu, sách được số hóa,….từng năm hoặc theo giai đoạn."

V. Kết Luận Triển Vọng Chuyển Đổi Số Thủ Tục Hành Chính tại ĐH KH

Chuyển đổi số CCTTHC là xu hướng tất yếu trong bối cảnh hiện nay. Với sự quyết tâm của lãnh đạo, sự tham gia của cán bộ, giảng viên, sinh viên, Trường Đại học Khánh Hòa có thể đạt được những thành công trong chuyển đổi số, nâng cao hiệu quả hoạt động, phục vụ tốt hơn nhu cầu của người học và xã hội.

5.1. Tầm quan trọng của việc duy trì và phát triển bền vững

Việc chuyển đổi số không phải là một quá trình một lần, mà là một quá trình liên tục, đòi hỏi sự duy trì và phát triển bền vững. Cần thường xuyên đánh giá, cải tiến các giải pháp chuyển đổi số, đảm bảo phù hợp với thực tế và đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của người dùng.

5.2. Cơ hội và thách thức trong tương lai

Chuyển đổi số CCTTHC mang lại nhiều cơ hội, song cũng đặt ra không ít thách thức. Cần chủ động nắm bắt cơ hội, vượt qua thách thức, để chuyển đổi số thực sự trở thành động lực phát triển của Trường Đại học Khánh Hòa.

Nội dung chính

Tổng quan nghiên cứu

Trong giai đoạn 2017–2023, tiến trình hiện đại hóa hành chính tại các cơ sở giáo dục đại học chứng kiến bước chuyển dịch mạnh mẽ từ phương thức quản lý giấy tờ truyền thống sang môi trường số hóa. Thực tiễn tại Trường Đại học Khánh Hòa phản ánh rõ nét xu thế này: tổng số hồ sơ thủ tục hành chính được tiếp nhận và xử lý đã tăng từ 712 hồ sơ năm 2017 lên 6.070 hồ sơ vào năm 2023, tương ứng mức tăng trưởng hơn 8,5 lần. Đặc biệt, tỷ lệ hồ sơ giải quyết trực tuyến mức độ 3 đã bứt phá từ 0% lên 81,4% (đạt 4.940 hồ sơ) vào năm 2023. Tuy nhiên, cùng với sự gia tăng nhanh chóng về quy mô đào tạo và mở rộng cơ sở vật chất, công tác quản trị hành chính của nhà trường bộc lộ những điểm nghẽn lớn: hệ thống dữ liệu giữa các phòng ban còn phân tán, quy trình xử lý liên thông chưa hoàn thiện, hạ tầng kỹ thuật chưa đồng bộ và thiếu công cụ đo lường mức độ hài lòng tự động.

Đề án luận văn tập trung làm rõ thực trạng, phân tích nguyên nhân và xây dựng hệ thống giải pháp toàn diện nhằm thúc đẩy chuyển đổi số trong cải cách thủ tục hành chính tại Trường Đại học Khánh Hòa. Phạm vi nghiên cứu bao quát các thủ tục hành chính trực tiếp phục vụ người học, cán bộ giảng viên và các tổ chức liên quan trong giai đoạn 2017–2023, từ đó hoạch định giải pháp ứng dụng cho giai đoạn 2024–2026 và tầm nhìn đến năm 2035. Nghiên cứu mang ý nghĩa thực tiễn then chốt trong việc cụ thể hóa mục tiêu nâng cao chỉ số cải cách hành chính (PAR Index), chỉ số hài lòng của cá nhân, tổ chức (SIPAS) đạt trên 90%, đồng thời hiện thực hóa tầm nhìn xây dựng Trường Đại học Khánh Hòa trở thành cơ sở giáo dục đại học "Thông minh và Xanh".

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu được xây dựng trên nền tảng lý thuyết Quản trị công mới (New Public Management - NPM) kết hợp cùng mô hình Chính quyền số và kiến trúc Đại học thông minh (Digital Campus Architecture). Học thuyết Quản trị công mới nhấn mạnh việc lấy người học và các đối tác làm trung tâm phục vụ, xem chất lượng cung ứng dịch vụ công và mức độ hài lòng là thước đo hiệu quả quản trị của đơn vị sự nghiệp giáo dục.

Bên cạnh đó, đề án vận dụng mô hình dịch vụ hành chính một cửa điện tử liên thông (Integrated Digital One-Stop Service), giúp chuyển đổi phương thức vận hành từ giải quyết thủ tục trực tiếp theo từng phòng ban sang mô hình xử lý trực tuyến phi địa giới. Khung nghiên cứu làm sáng tỏ 4 khái niệm cốt lõi:

• Thủ tục hành chính trong trường đại học (theo nghĩa rộng): Tổng thể các quy trình, quy chuẩn nội bộ nhằm thực thi quyền, nghĩa vụ của người học và giải quyết các hoạt động công vụ của nhà trường.
• Cải cách thủ tục hành chính: Quá trình tinh gọn, chuẩn hóa, công khai, minh bạch hóa các bước xử lý nhằm giảm thiểu thời gian và chi phí tuân thủ.
• Chuyển đổi số trong cải cách thủ tục hành chính: Việc ứng dụng công nghệ số, dữ liệu số và chữ ký số để tái cấu trúc toàn diện quy trình tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả.
• Dịch vụ công trực tuyến: Phương thức cung ứng dịch vụ qua môi trường mạng, được phân định từ mức độ công khai thông tin đến mức độ xử lý hồ sơ toàn trình.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu kết hợp linh hoạt giữa phương pháp nghiên cứu định tính và định lượng để đảm bảo tính khách quan, khoa học:

• Nguồn dữ liệu thứ cấp: Thu thập và phân tích các báo cáo hành chính, số liệu thống kê giải quyết thủ tục giai đoạn 2017–2023 của 7 phòng ban chức năng (Phòng Đào tạo, Công tác Sinh viên, Kế hoạch - Tài chính, Khảo thí, Thư viện, Trung tâm Ngoại ngữ - Tin học, Trung tâm Bồi dưỡng thường xuyên), kết hợp rà soát hệ thống văn bản quy phạm pháp luật như Nghị định 45/2020/NĐ-CP, Nghị định 42/2022/NĐ-CP và Quyết định 06/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ.
• Nguồn dữ liệu sơ cấp và cỡ mẫu: Điều tra xã hội học được thực hiện trên cỡ mẫu N = 350 người học tại Trường Đại học Khánh Hòa trong năm 2024. Phương pháp chọn mẫu ngẫu nhiên phân tầng (stratified random sampling) theo các khóa đào tạo và ngành học được áp dụng nhằm phản ánh chân thực nhận định của các nhóm đối tượng thụ hưởng.
• Phương pháp phân tích: Sử dụng thống kê mô tả, phân tích so sánh tỷ lệ phần trăm và tổng hợp chéo. Việc lựa chọn phương pháp này giúp lượng hóa chính xác mức độ tiếp cận thông tin, thói quen sử dụng dịch vụ trực tuyến và các điểm nghẽn thực tế trong quy trình giải quyết hồ sơ.
• Thời gian thực hiện: Quá trình tổng hợp dữ liệu hồi cứu diễn ra từ năm 2017 đến cuối năm 2023; khảo sát thực địa, phân tích và hoàn thiện đề án được triển khai trong năm 2024 đến tháng 01/2025.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Quá trình khảo sát và phân tích số liệu thực tế tại Trường Đại học Khánh Hòa giai đoạn 2017–2023 mang lại những phát hiện nổi bật sau:

• Sự chuyển dịch rõ nét về tỷ lệ cung cấp dịch vụ trực tuyến: Giai đoạn 2017–2018, trường chỉ duy trì 7 thủ tục hành chính theo hình thức truyền thống hoàn toàn (0% trực tuyến). Từ năm 2019, trường ban hành danh mục 28 thủ tục với 4 thủ tục mức độ 3 (14,3%). Đến năm 2023, danh mục được chuẩn hóa thành 24 thủ tục hành chính, trong đó số lượng thủ tục mức độ 3 tăng lên 8 thủ tục, đạt tỷ lệ 33,3%.
• Quy mô tiếp nhận hồ sơ trực tuyến tăng trưởng bứt phá: Năm 2019, trường chỉ tiếp nhận 119 hồ sơ mức độ 3 trên tổng số 1.002 hồ sơ (11,4%). Đến năm 2023, số lượng hồ sơ trực tuyến đạt 4.940 trên tổng số 6.070 hồ sơ, chiếm tỷ lệ 81,4%. Riêng trong năm 2023, toàn trường đã tiếp nhận 6.700 yêu cầu (bao gồm 4.940 hồ sơ trực tuyến và 1.760 hồ sơ trực tiếp/bưu chính), giải quyết dứt điểm 5.020 hồ sơ (với 1.750 hồ sơ trước hạn, 3.470 hồ sơ đúng hạn, không có hồ sơ quá hạn).
• Cải tiến quy trình rút ngắn thời gian xử lý: Mô hình cải tiến "Một hồ sơ - Nhiều kết quả" và ứng dụng chữ ký số E-Office đã giúp cắt giảm thời gian xử lý thủ tục hành chính từ 24 giờ xuống còn 12 giờ làm việc đối với nhóm thủ tục xác nhận sinh viên và chế độ chính sách (chiếm gần 50% tổng lượng hồ sơ toàn trường).
• Thói quen và phản hồi từ người học: Kết quả khảo sát 350 người học cho thấy 70% (245 người) lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tuyến; 100% người học tiếp cận thông tin qua website trường; 86% (301 người) đánh giá biểu mẫu, tờ khai trực tuyến ở mức độ bình thường và dễ thực hiện; tỷ lệ hài lòng chung về kết quả phục vụ đạt trên 70%.

Thảo luận kết quả

Thành công bước đầu bắt nguồn từ sự quyết tâm của Đảng ủy, Ban Giám hiệu và tinh thần chủ động nâng cao năng lực của đội ngũ cán bộ. Toàn bộ 63 vị trí làm việc khối hành chính (100%) đều được trang bị máy tính kết nối mạng LAN và phần mềm quản lý chuyên ngành; 193 lượt viên chức đã được đào tạo, bồi dưỡng kỹ năng số và cải cách hành chính. Nhà trường cũng đã chủ động đưa mã QR vào niêm yết thông tin quy trình tại 7 lĩnh vực chuyên môn.

Dù vậy, khi đối chiếu với các mục tiêu chuyển đổi số quốc gia và chuẩn mực quản trị hiện đại, trường vẫn đối mặt với 3 thách thức lớn. Thứ nhất, trường chưa thiết lập bộ phận "Một cửa liên thông" tập trung; các quy trình liên quan đến nhiều phòng ban vẫn đòi hỏi luân chuyển giấy tờ nội bộ. Thứ hai, cơ sở dữ liệu còn mang tính "cát cứ", hệ thống quản lý đào tạo, công tác sinh viên, tài chính và thư viện vận hành độc lập, chưa liên thông với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư theo Đề án 06. Thứ ba, tỷ lệ hài lòng trên 70% tuy đạt mức khá nhưng vẫn chưa chạm ngưỡng chỉ tiêu 87% (năm 2024) và 90% (năm 2025) theo yêu cầu của UBND tỉnh Khánh Hòa. Các số liệu này phản ánh nhu cầu cấp thiết phải xây dựng bảng điều khiển quản trị tập trung và tích hợp cổng dịch vụ số liên thông.

Đề xuất và khuyến nghị

Dựa trên kết quả nghiên cứu thực chứng, đề án đưa ra 4 nhóm giải pháp trọng tâm nhằm hoàn thiện công tác chuyển đổi số trong cải cách thủ tục hành chính tại Trường Đại học Khánh Hòa:

• Nâng cấp hạ tầng kỹ thuật và giải pháp an toàn thông tin: Đầu tư đồng bộ hệ thống máy chủ, mở rộng băng thông mạng nội bộ, trang bị hệ thống lưu trữ dự phòng và triển khai các tiêu chuẩn an toàn thông tin cấp độ 3 theo Nghị định 85/2016/NĐ-CP; mục tiêu bảo đảm 100% giao dịch điện tử được mã hóa an toàn, hoàn thành trong giai đoạn 2024–2025 do Phòng Hành chính - Quản trị thiết bị chủ trì.
• Xây dựng Cổng thông tin một cửa điện tử liên thông (Integrated One-Stop Portal): Hợp nhất toàn bộ dữ liệu quản lý sinh viên, học liệu, học phí và điểm thi vào một nền tảng dữ liệu dùng chung; tích hợp giải pháp xác thực định danh điện tử VNeID theo Quyết định 06/QĐ-TTg; mục tiêu đưa 100% thủ tục hành chính đủ điều kiện lên mức độ toàn trình vào năm 2026 do Tổ tư vấn Công nghệ thông tin phối hợp các phòng chuyên môn triển khai.
• Tái cấu trúc và chuẩn hóa quy trình giải quyết thủ tục: Rà soát loại bỏ triệt để các giấy tờ trùng lặp, áp dụng biểu mẫu điện tử tương tác (e-Form), mở rộng mô hình "Một hồ sơ - Nhiều kết quả" cho 100% lĩnh vực đào tạo, khảo thí và thư viện; mục tiêu giảm tối thiểu 30% thời gian xử lý thủ tục so với quy định hiện hành, do các phòng ban nghiệp vụ thực hiện định kỳ hàng năm.
• Phát triển năng lực số và cơ chế đánh giá SIPAS tự động: Định kỳ tổ chức các lớp tập huấn kỹ năng xử lý dữ liệu và an toàn thông tin cho 100% cán bộ, viên chức; tích hợp module khảo sát mức độ hài lòng trực tuyến tự động ngay sau khi trả kết quả thủ tục; mục tiêu nâng tỷ lệ hài lòng của người học đạt từ 92% trở lên vào năm 2026, do Ban Giám hiệu chỉ đạo và Phòng Tổ chức - Thanh tra và Pháp chế giám sát.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Đề tài luận văn mang giá trị ứng dụng cao và là nguồn tài liệu hữu ích cho 4 nhóm đối tượng chính:

• Ban Giám hiệu và các nhà quản lý cơ sở giáo dục đại học, cao đẳng: Đặc biệt là các trường công lập địa phương đang thực hiện cơ chế tự chủ tài chính nhóm 3 (tự bảo đảm từ 30% đến dưới 70% chi thường xuyên), cung cấp khung tham chiếu thực tiễn để xây dựng chiến lược đại học thông minh.
• Cán bộ chuyên trách cải cách hành chính và công nghệ thông tin: Tìm thấy các giải pháp chi tiết về thiết kế quy trình "Một cửa điện tử", phương pháp số hóa hồ sơ và cách thức triển khai mã QR, biểu mẫu điện tử trong đơn vị sự nghiệp công lập.
• Giảng viên, học viên cao học và nhà nghiên cứu chuyên ngành Quản lý công, Hành chính công: Sử dụng làm tài liệu tham khảo giá trị về phương pháp luận, hệ thống số liệu khảo sát thực chứng và cách tiếp cận lý thuyết Quản trị công mới trong giáo dục.
• Cơ quan quản lý nhà nước cấp tỉnh (UBND tỉnh, Sở Nội vụ, Sở Thông tin và Truyền thông): Tham khảo làm căn cứ đánh giá, xây dựng chính sách hỗ trợ chuyển đổi số và nâng cao chỉ số PAR Index, SIPAS cho khối các đơn vị sự nghiệp trực thuộc.

Câu hỏi thường gặp

1. Mô hình "Một hồ sơ - Nhiều kết quả" tại Trường Đại học Khánh Hòa mang lại lợi ích cụ thể gì?
Mô hình cho phép người học chỉ cần điền thông tin trực tuyến một lần duy nhất để yêu cầu cấp cùng lúc nhiều loại giấy tờ liên quan (như giấy xác nhận sinh viên, giấy vay vốn ngân hàng, xác nhận ưu đãi giáo dục). Giải pháp này giúp cắt giảm 50% thời gian xử lý (từ 24 giờ xuống 12 giờ) và giảm thiểu việc in ấn hồ sơ giấy.

2. Điểm nghẽn lớn nhất trong chuyển đổi số thủ tục hành chính tại các trường đại học địa phương là gì?
Rào cản lớn nhất nằm ở tính phân tán của các phần mềm quản lý chuyên ngành độc lập và thiếu cơ sở dữ liệu liên thông. Điều này khiến các thủ tục có tính chất phối hợp nhiều phòng ban vẫn phải xử lý thủ công, làm chậm tiến độ giải quyết hồ sơ toàn trình.

3. Tại sao việc tích hợp Đề án 06 về định danh điện tử lại cấp thiết đối với quản trị đại học?
Tích hợp Đề án 06 giúp nhà trường xác thực tự động danh tính sinh viên qua căn cước công dân gắn chip hoặc tài khoản VNeID. Điều này giúp loại bỏ yêu cầu nộp bản sao hộ khẩu, giấy tờ tùy thân, giảm thiểu sai sót dữ liệu và ngăn chặn gian lận trong thi cử, cấp văn bằng chứng chỉ.

4. Khảo sát thực tế cho thấy người học đánh giá thế nào về việc tiếp cận thủ tục hành chính trực tuyến?
Khảo sát 350 người học cho thấy 70% ưu tiên sử dụng dịch vụ trực tuyến; 86% nhận xét các biểu mẫu trực tuyến dễ hoặc bình thường khi thao tác. Kênh tra cứu thông tin phổ biến nhất là website trường (100%) và mạng xã hội của các đoàn thể (80%).

5. Luận văn có giá trị ứng dụng ra sao đối với các cơ sở giáo dục có mức độ tự chủ tài chính tương tự?
Với mức tự bảo đảm chi thường xuyên 58,6%, đề án cung cấp bài toán mẫu về dự toán kinh phí, phân kỳ đầu tư hạ tầng CNTT hợp lý và lộ trình chuyển đổi số từng bước, giúp các trường tối ưu hóa nguồn lực tài chính tự chủ mà vẫn đạt hiệu quả cải cách vượt trội.

Kết luận

• Đề tài đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về cải cách thủ tục hành chính gắn liền với chuyển đổi số trong các đơn vị sự nghiệp giáo dục đại học công lập.
• Làm rõ bức tranh thực trạng tại Trường Đại học Khánh Hòa giai đoạn 2017–2023, chỉ ra bước tiến vượt bậc từ 0% lên 81,4% hồ sơ trực tuyến, đồng thời nhận diện chính xác các điểm nghẽn về tích hợp dữ liệu.
• Cung cấp hệ thống dữ liệu thực chứng tin cậy từ khảo sát 350 người học, minh chứng cho xu hướng tất yếu của phương thức phục vụ trực tuyến.
• Đề xuất 4 nhóm giải pháp đột phá, có tính khả thi cao kèm theo bảng dự toán và phân công trách nhiệm rõ ràng cho giai đoạn 2024–2026.
• Đây là công trình nghiên cứu ứng dụng có giá trị tham khảo thực tiễn sâu sắc, kêu gọi các nhà quản lý giáo dục và các cơ sở đào tạo địa phương chủ động nghiên cứu, vận dụng mô hình nhằm xây dựng nền hành chính phục vụ hiện đại, chuyên nghiệp và nhân văn.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ THỦ TỤC HÀNH CHÍNH VÀ CHUYỂN ĐỔI SỐ TRONG CÔNG TÁC CẢI CÁCH THỦ TỤC HÀNH CHÍNH TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC 1. Khái quát về thủ tục hành chính tại trường đại học 1. Khái niệm thủ tục hành chính Theo Nguyễn Như Ý (2002) trong Từ điển Tiếng Việt thông dụng, “Thủ tục là cách thức tiến hành một công việc với nội dung, trình tự nhất định, theo quy định của nhà nước” Hiện nay có nhiều định nghĩa về thủ tục hành chính (TTHC). Tạ Ngọc Hải (2016) trong sách Quản lý hành chính nhà nước cũng định nghĩa TTHC là “Các quy định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền nhằm xác định trình tự, cách thức giải quyết các công việc liên quan đến quản lý hành chính nhà nước, bảo đảm quyền và nghĩa vụ của tổ chức, cá nhân.

Trần Minh Hương (2018) trong Giáo trình Luật Hành chính Việt Nam cũng có đề cập đến định nghĩa TTHC là “cách thức tổ chức thực hiện hoạt động quản lý hành chính nhà nước theo đó, cơ quan, cán bộ thực hiện nhiệm vụ, cá nhân, tổ chức thực hiện quyền và nghĩa vụ theo quy định của pháp luật trong quá trình giải quyết các công việc của cơ quan quản lý nhà nước”. Trong Tài liệu bồi dưỡng đối với công chức ngạch chuyên viên và tương đương ban hành kèm theo Quyết định số 3309/QĐ-HCQG ngày 17/8/2022 của Giám đốc Học viện Hành chính Quốc gia, “TTHC là một loại thủ tục được đặt ra để giải quyết những công việc phát sinh từ hoạt động quản lý hành chính và chủ yếu do các cơ quan hành chính nhà nước thực hiện. Nghị định 63/2010/NĐ-CP ngày 08/6/2010 của Chính phủ (sau đây gọi tắt là Nghị định 63/2010/NĐ-CP) về kiểm soát TTHC cũng đưa ra quan niệm về TTHC: “Thủ tục hành chính là trình tự, cách thức thực hiện, hồ sơ và yêu cầu, điều kiện do cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền quy định để giải quyết một công việc cụ thể liên quan đến cá nhân, tổ chức” (Khoản 1 9 Điều 3 Nghị định số 63/2010/NĐ-CP). Đây là các cách tiếp cận khái niệm TTHC theo nghĩa hẹp, có nghĩa xác định chủ thể thực hiện TTHC chỉ bao gồm các cơ quan hành chính nhà nước, có chức năng quản lý nhà nước.

Tuy nhiên, bên cạnh đó, cũng có một số khái niệm TTHC tiếp cận theo nghĩa rộng hơn. Theo Từ điển Luật học (2006) thì TTHC “Là tổng thể các quy phạm bắt buộc phải tuân theo khi tiến hành thành lập, thay đổi, giải thể, xác định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phạm vi hoạt động của các tổ chức…” hay có thể hiểu nó là quy trình và cách thức giải quyết công việc của tổ chức trong khu vực công theo thứ tự và cách thức thực hiện với những quy định chặt chẽ, có quy định thống nhất về hình thức. Như vậy, hiểu theo nghĩa rộng, TTHC bao gồm cả các quy trình, thủ tục nội bộ của các tổ chức trong khu vực công và các quy trình, thủ tục phục vụ người dân, cá nhân, tổ chức bên ngoài. Điều này có nghĩa là thủ tục hành chính bao trùm tất cả các hoạt động giải quyết công việc trong nội bộ, đồng thời đảm bảo việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của tổ chức trong khu vực công trên nhiều lĩnh vực khác nhau.

Trong quá trình nghiên cứu, đề tài vận dụng lý thuyết để phân tích các nội dung liên quan đến TTHC theo nghĩa rộng, xác định chủ thể thực hiện CCTTHC là tất cả các tổ chức trong khu vực công. Đối với các tổ chức trong khu vực công, đối tượng TTHC hướng đến là người dân, doanh nghiệp (gọi chung là khách hàng) thì trường đại học, đối tượng TTHC hướng đến là người học, đại điện người học, tổ chức, cá nhân bên ngoài. Từ những khái niệm trên ta có thể đưa ra khái niệm Thủ tục hành chính (TTHC) tại trường đại học là những quy trình, thủ tục được áp dụng nhằm quản lý hoạt động của trường, đảm bảo cho người học, đại diện người học, cá nhân, tổ chức bên ngoài (sau đây gọi chung là khách hàng) được thực hiện đúng nghĩa vụ, hưởng đầy đủ quyền lợi theo quy định, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý của nhà trường trong tất cả các lĩnh vực. Phân loại thủ tục hành chính Thủ tục hành chính (TTHC) tại trường đại học được phân loại theo nhiều tiêu 10 chí khác như: theo lĩnh vực hoạt động, theo cấp độ, theo tính pháp lý.

Việc phân loại này giúp cho việc quản lý, theo dõi và thực hiện các TTHC tại trường đại học được hiệu quả hơn. Dưới đây là một số cách phân loại phổ biến: a) Phân loại theo lĩnh vực Cách phân loại này đơn giản và thường được áp dụng rộng rãi. Theo cách phân loại này, TTHC liên quan có thể liệt kê gồm một số lĩnh vực như sau: - Các TTHC thuộc lĩnh vực đào tạo. - Các TTHC thuộc lĩnh vực bồi dưỡng thường xuyên.

- Các TTHC thuộc lĩnh vực công tác quản lý sinh viên. - Các TTHC thuộc lĩnh vực khảo thí. - Các TTHC thuộc lĩnh vực quản lý thông tin, thư viện, tài liệu học tập, nghiên cứu khoa học. Đặc điểm của các TTHC trên là chúng gắn liền với hoạt động cụ thể của các đơn vị thuộc và trực thuộc trường đại học căn cứ theo chức năng, nhiệm vụ, phản ánh tính đặc thù trong quá trình vận dụng các thủ tục đó vào thực tiễn.

Cách phân loại này có ý nghĩa thực tiễn quan trọng, giúp cho các chủ thể thực hiện TTHC định hướng dễ dàng và chính xác hơn trong giải quyết các công việc có liên quan. b) Phân loại theo các bộ phận tạo thành TTHC bao gồm các bộ phận tạo thành cơ bản như sau: Tên TTHC; trình tự thực hiện; cách thức thực hiện; thành phần, số lượng hồ sơ; thời hạn giải quyết; đối tượng thực hiện TTHC; cơ quan giải quyết TTHC. Ngoài các thành phần bắt buộc như đã nêu, trong trường hợp TTHC phải có mẫu đơn, mẫu tờ khai hành chính; kết quả thực hiện TTHC; yêu cầu, điều kiện; phí, lệ phí thì mẫu đơn, mẫu tờ khai hành chính là bộ phận tạo thành của TTHC. Khi phân loại TTHC tại trường đại học có thể theo một số cách như sau: - Theo yêu cầu hồ sơ, tài liệu gồm: TTHC bắt buộc có biểu mẫu, tờ khai và TTHC không cần biểu mẫu, tờ khai.

- Theo cách thức thực hiện gồm: TTHC mức độ 2, mức độ 3 và TTHC thực hiện qua dịch vụ bưu chính. 11 - Theo kết quả giải quyết: TTHC có kết quả giải quyết là văn bản do trường ban hành và TTHC có kết quả giải quyết không phải văn bản do trường ban hành (giải quyết thủ tục trực tiếp trên biểu mẫu yêu cầu sau đó trả kết quả). Yêu cầu khi thực hiện thủ tục hành chính Các TTHC trong trường đại học cần đảm bảo tính hợp hiến, hợp pháp, thống nhất, đồng bộ, hiệu quả phù hợp với của các quy định TTHC của nhà nước; bảo đảm tính liên thông giữa các TTHC liên quan, thực hiện phân công, phân cấp rõ ràng, minh bạch, hợp lý. Yêu cầu thực hiện TTHC trong trường đại học như sau: Về hồ sơ: Hồ sơ thực hiện TTHC phải đầy đủ, hợp lệ theo quy định.

Hồ sơ bao gồm các giấy tờ, tài liệu cần thiết liên quan đến việc giải quyết TTHC phải được trình bày rõ ràng, khoa học, dễ hiểu. Về thời gian: Khách hàng phải nộp hồ sơ thực hiện TTHC trong thời hạn quy định. Trường đại học phải giải quyết TTHC trong thời hạn quy định. Trường hợp cần thiết, trường đại học có thể gia hạn thời hạn giải quyết TTHC theo quy định của pháp luật.

Về lệ phí: Trường đại học chỉ thu lệ phí thực hiện TTHC theo quy định của pháp luật. Trường đại học phải niêm yết công khai mức lệ phí thực hiện TTHC. Khách hàng phải nộp lệ phí thực hiện TTHC theo quy định. Về hình thức nộp hồ sơ: Khách hàng có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại trường đại học hoặc qua bưu điện, dịch vụ bưu chính hoặc bằng hình thức trực tuyến theo hướng dẫn của trường đại học.

Về việc nhận kết quả: Khách hàng có thể nhận kết quả giải quyết TTHC trực tiếp tại trường đại học hoặc qua bưu điện, dịch vụ bưu chính hoặc thông qua hệ thống thông tin công khai của trường đại học. Ngoài ra, Các TTHC mang tính quy phạm, công khai, đơn giản, dễ hiểu, dễ thực hiện, gọn nhẹ và thuận tiện thì mối quan hệ công việc sẽ nhanh chóng, thuận lợi, kịp thời. Nguyên tắc khi thực hiện thủ tục hành chính Việc thực hiện TTHC trong trường đại học phải đảm bảo các nguyên tắc sau: Một là, bảo đảm công khai, minh bạch các TTHC đang được thực hiện: Trường đại học phải công khai danh mục, nội dung, thời gian, địa điểm thực hiện, hồ sơ, lệ phí, quy trình giải quyết đối với từng TTHC. Thông tin phải được đăng tải trên website của trường, bảng tin công cộng tại trụ sở chính và các cơ sở đào tạo của trường, hoặc thông qua các phương tiện truyền thông phù hợp.

Hai là, bảo đảm khách quan, công bằng trong thực hiện TTHC: Việc giải quyết TTHC phải dựa trên hồ sơ, giấy tờ hợp pháp, đúng trình tự, thủ tục quy định. Không được phân biệt đối xử đối với các khách hàng trong việc giải quyết TTHC. Ba là, bảo đảm tính liên thông, kịp thời, chính xác, không gây phiền hà trong thực hiện TTHC: Trường đại học phải áp dụng các giải pháp công nghệ thông tin để đơn giản hóa, rút ngắn thời gian giải quyết TTHC. Hồ sơ, thủ tục giải quyết TTHC phải được thực hiện theo một quy trình thống nhất, chặt chẽ, đảm bảo tính liên thông giữa các khâu.

Viên chức giải quyết TTHC phải thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình, không gây phiền hà cho cá nhân, tổ chức. Bốn là, bảo đảm quyền được phản ánh, kiến nghị của các cá nhân, tổ chức đối với các TTHC: Trường đại học phải niêm yết bảng tiếp nhận phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức về TTHC tại các Phòng, Khoa của trường. Viên chức giải quyết TTHC phải tiếp nhận, giải quyết kịp thời, khách quan, công bằng các phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức về TTHC. Đề cao trách nhiệm của viên chức trong giải quyết công việc cho cá nhân, tổ chức: Viên chức giải quyết TTHC phải thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình, nâng cao tinh thần trách nhiệm, thái độ phục vụ nhân dân.

Trường đại học phải có biện pháp khen thưởng, động viên kịp thời đối với viên chức có thành tích trong giải quyết TTHC; xử lý nghiêm các vi phạm trong giải quyết TTHC.