I. Tổng Quan Chuyển Đổi Số Thủ Tục Hành Chính Tại ĐH Khánh Hòa
Cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đang diễn ra mạnh mẽ, thúc đẩy quá trình chuyển đổi số trong mọi lĩnh vực, đặc biệt là trong cải cách thủ tục hành chính (CCTTHC). Việc gắn kết CCTTHC với chuyển đổi số là yếu tố then chốt để xây dựng nền hành chính phục vụ, hiệu quả và minh bạch. Chuyển đổi số trong CCTTHC giúp thay đổi quy trình, thủ tục, nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức, đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội và gia tăng sự hài lòng của người dân. Riêng đối với Trường Đại học Khánh Hòa, việc chuyển đổi số CCTTHC là một nội dung quan trọng, được triển khai đồng bộ trên các lĩnh vực. CCTTHC được xem là tiêu chí hàng đầu góp phần nâng cao hiệu quả công tác CCHC, nâng cao mức độ hài lòng của người học, các tổ chức, cá nhân đối với hoạt động của Trường.
1.1. Khái niệm và vai trò của thủ tục hành chính TTHC
Thủ tục hành chính (TTHC) là trình tự, cách thức thực hiện quyền và nghĩa vụ của các chủ thể trong quá trình quản lý hành chính nhà nước. TTHC đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính minh bạch, công khai, hiệu quả của hoạt động quản lý nhà nước. Việc cải cách TTHC nhằm đơn giản hóa, chuẩn hóa quy trình, thủ tục, giảm thiểu chi phí và thời gian cho người dân và doanh nghiệp. "Việc thực hiện chuyển đổi số trong cải cách thủ tục hành chính (CCTTHC) là một trong những nội dung quan trọng góp phần thay đổi về quy trình, thủ tục trong hệ quản lý, giúp các cơ quan, tổ chức hoạt động hiệu lực, hiệu quả hơn"
1.2. Chuyển đổi số CĐS và tác động đến Cải cách TTHC CCTTHC
Chuyển đổi số (CĐS) là quá trình thay đổi tổng thể và toàn diện cách thức hoạt động, sản xuất, kinh doanh của tổ chức, doanh nghiệp dựa trên ứng dụng công nghệ số. Trong bối cảnh CCTTHC, CĐS mang lại cơ hội to lớn để tự động hóa quy trình, cung cấp dịch vụ trực tuyến, tăng cường tương tác giữa cơ quan nhà nước và người dân. "Việc đẩy mạnh chuyển đổi số trong CCTTHC hiện đang rất cần thiết, phù hợp xu thế phát triển của xã hội nhằm thực hiện hiệu quả Đề án “Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin và chuyển đổi số trong Giáo dục và đào tạo giai đoạn 2022-2025, định hướng đến năm 2030”."
II. Thực Trạng Khó Khăn Chuyển Đổi Số Tại Đại Học Khánh Hòa
Trường Đại học Khánh Hòa đang đối mặt với nhiều thách thức trong quá trình chuyển đổi số CCTTHC. Mặc dù đã có những bước tiến nhất định, song vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế về cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ, nguồn nhân lực và nhận thức. Số lượng người học của Trường Đại học Khánh Hòa ngày càng tăng lên. Bên cạnh đó, việc mở rộng cơ sở đào tạo cũng dẫn đến những khó khăn hạn chế nhất định trong việc giải quyết TTHC cho người học. Thực trạng công tác CCTTHC tại Trường Đại học Khánh Hòa so với yêu cầu của xã hội cũng từ đó mà bộc lộ một số hạn chế, khuyết điểm.
2.1. Cơ sở hạ tầng và nguồn lực hạn chế cho Chuyển Đổi Số
Máy móc, trang thiết bị hiện có chưa đồng bộ và không đảm bảo các yêu cầu về mặt kỹ thuật đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số chung. Việc xây dựng cơ sở dữ liệu số hóa chuyên ngành (dữ liệu sinh viên, dữ liệu giảng viên/giảng viên, học liệu…) đòi hỏi sự đầu tư lớn về nhân lực (gồm cả nhân lực quản lý và nhân lực triển khai) cũng như tài chính. "Máy móc, trang 2 thiết bị hiện có chưa đồng bộ và không đảm bảo các yêu cầu về mặt kỹ thuật đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số chung; khó khăn trong việc xây dựng cơ sở dữ liệu số hóa chuyên ngành (dữ liệu sinh viên, dữ liệu giảng viên /giảng viên, học liệu …) đòi hỏi sự đầu tư lớn về nhân lực (gồm cả nhân lực quản lý và nhân lực triển khai) cũng như tài chính"
2.2. Quy trình TTHC phức tạp và thiếu liên thông
Chưa có bộ phận trung gian để tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả đối với một số TTHC có tính chất liên thông dẫn đến việc giải quyết TTHC còn gây nhiều phiền hà. Việc giải quyết TTHC còn chưa đáp ứng được yêu cầu của người học. "chưa có bộ phận trung gian để tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả đối với một số TTHC có tính chất liên thông dẫn đến việc giải quyết TTHC còn gây nhiều phiền hà;"
2.3. Thiếu kỹ năng số của cán bộ giảng viên sinh viên
Cán bộ, giảng viên, sinh viên chưa được trang bị đầy đủ kỹ năng số, gây khó khăn cho quá trình sử dụng các dịch vụ công trực tuyến. "Đào tạo và nâng cao năng lực cho cán bộ, giảng viên"
III. Giải Pháp Tối Ưu Chuyển Đổi Số Cải Cách TTHC Tại ĐH Khánh Hòa
Để nâng cao hiệu quả chuyển đổi số CCTTHC tại Trường Đại học Khánh Hòa, cần có các giải pháp đồng bộ, toàn diện. Tăng cường sự lãnh đạo của cấp ủy và chính quyền. Đầu tư phát triển hạ tầng kỹ thuật đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số, phục vụ quá trình thực hiện thủ tục hành chính. Phát triển dữ liệu phục vụ giải quyết thủ tục hành chính. Phát triển nền tảng, hệ thống tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính. Bảo đảm an toàn, an ninh mạng trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính.
3.1. Đầu tư hạ tầng kỹ thuật và công nghệ cho CĐS
Nâng cấp hệ thống mạng, máy tính, phần mềm, đảm bảo đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số. Xây dựng và triển khai các nền tảng số phục vụ CCTTHC, như cổng dịch vụ công trực tuyến, hệ thống quản lý văn bản điện tử, hệ thống thông tin một cửa. "Đầu tư phát triển hạ tầng kỹ thuật đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số, phục vụ quá trình thực hiện thủ tục hành chính."
3.2. Xây dựng và số hóa cơ sở dữ liệu dùng chung
Xây dựng cơ sở dữ liệu dùng chung, liên thông giữa các phòng ban, khoa, trung tâm. Số hóa dữ liệu về sinh viên, giảng viên, chương trình đào tạo, văn bằng, chứng chỉ. "Phát triển dữ liệu phục vụ giải quyết thủ tục hành chính."
3.3. Nâng cao kỹ năng số cho cán bộ giảng viên sinh viên
Tổ chức các khóa đào tạo, bồi dưỡng kỹ năng số cho cán bộ, giảng viên. Hướng dẫn sinh viên sử dụng các dịch vụ công trực tuyến. Tăng cường tuyên truyền, nâng cao nhận thức về chuyển đổi số. "Đào tạo và nâng cao năng lực cho cán bộ, giảng viên"
IV. Ứng Dụng Mô Hình Cải Cách Thủ Tục Hành Chính Tại ĐH Khánh Hòa
Để nâng cao hiệu quả chuyển đổi số CCTTHC tại Trường Đại học Khánh Hòa, cần xây dựng các mô hình điểm, từ đó nhân rộng các kinh nghiệm cho các đơn vị khác. Lựa chọn một số lĩnh vực TTHC trọng tâm, có tính chất phức tạp, hoặc có số lượng giao dịch lớn để xây dựng mô hình điểm. Triển khai các giải pháp chuyển đổi số một cách đồng bộ, toàn diện. Tổ chức đánh giá, rút kinh nghiệm và nhân rộng mô hình.
4.1. Số hóa quy trình tuyển sinh
Ứng dụng công nghệ thông tin vào tất cả các khâu của quy trình tuyển sinh, từ đăng ký, xét tuyển đến nhập học. Xây dựng cổng thông tin tuyển sinh trực tuyến, cho phép thí sinh đăng ký, nộp hồ sơ, tra cứu kết quả. Số hóa hồ sơ tuyển sinh, giảm thiểu giấy tờ. "Tổng hợp Kết quả khảo sát ý kiến đánh giá của người học đối với công tác cải cách thủ tục hành chính tại Trường Đại học Khánh Hòa ."
4.2. Số hóa quy trình quản lý đào tạo
Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý chương trình đào tạo, kế hoạch giảng dạy, lịch học, điểm số. Xây dựng hệ thống quản lý học tập trực tuyến (LMS), cho phép sinh viên truy cập tài liệu, bài giảng, nộp bài tập, trao đổi với giảng viên. "Số lượng các quy chế, quy định, số lượng TTHC mức độ 2/mức độ 3, tỷ lệ tin học hóa các quy trình, mức tự đảm bảo chi thường xuyên, tỷ lệ viên chức được đào tạo, bồi dưỡng kiến thức, tỷ lệ văn bản điện tử, tài liệu, sách được số hóa,….từng năm hoặc theo giai đoạn."
V. Kết Luận Triển Vọng Chuyển Đổi Số Thủ Tục Hành Chính tại ĐH KH
Chuyển đổi số CCTTHC là xu hướng tất yếu trong bối cảnh hiện nay. Với sự quyết tâm của lãnh đạo, sự tham gia của cán bộ, giảng viên, sinh viên, Trường Đại học Khánh Hòa có thể đạt được những thành công trong chuyển đổi số, nâng cao hiệu quả hoạt động, phục vụ tốt hơn nhu cầu của người học và xã hội.
5.1. Tầm quan trọng của việc duy trì và phát triển bền vững
Việc chuyển đổi số không phải là một quá trình một lần, mà là một quá trình liên tục, đòi hỏi sự duy trì và phát triển bền vững. Cần thường xuyên đánh giá, cải tiến các giải pháp chuyển đổi số, đảm bảo phù hợp với thực tế và đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của người dùng.
5.2. Cơ hội và thách thức trong tương lai
Chuyển đổi số CCTTHC mang lại nhiều cơ hội, song cũng đặt ra không ít thách thức. Cần chủ động nắm bắt cơ hội, vượt qua thách thức, để chuyển đổi số thực sự trở thành động lực phát triển của Trường Đại học Khánh Hòa.
