Chương 1: Một số vấn đề chung về quản trị văn phòng Chương 2: Quản trị hành chính văn phòng Chương 3: Một số nghiệp vụ cơ bản của văn phòng Chương 4: Tổ chức công tác lễ tân Chương 5: Soạn thảo và quản lý văn bản Chương 6: Công tác lưu trữ Với mỗi chương, tác giả trình bày những vấn đề lí thuyết cơ bản, ngắn gọn, cô đúc và làm sáng tỏ các luận điểm lý thuyết bằng việc phân tích những ngữ liệu cụ thể, phù hợp. Bài tập của từng chương là những phần thiết yếu, giúp người học không những củng cố tri thức, mà quan trọng hơn, có thể tự thực hành các kỹ năng, đáp ứng các yêu cầu về sử dụng tiếng Việt. Trong quá trình biên soạn, tác giả đã cố gắng thể hiện ngắn gọn, trọng tâm các nội dung cơ bản, khoa học. Tuy nhiên, giáo trình không tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận được sự đóng góp của đồng nghiệp để tài liệu được hoàn thiện hơn.
Kon Tum, ngày 7 tháng 7 năm 2022 THAM GIA BIÊN SOẠN Chủ biên: Lê Thị Ngọc 8 GIÁO TRÌNH MÔN HỌC TÊN MÔN HỌC: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG THÔNG TIN CHUNG VỀ MÔN HỌC Mã môn học: 61033064 Vị trí, tính chất, ý nghĩa và vai trò của môn học: - Môn học Tổng quan về quản trị văn phòng là môn học thuộc khối kiến thức ngành trong chương trình đào tạo Quản trị văn phòng, được học trong học kì 3 năm thứ hai. - Tính chất: Môn học Tổng quan về quản trị văn phòng là môn học bắt buộc, cung cấp kiến thức, rèn luyện kĩ năng, hình thành năng lực về Tổng quan quản trị văn phòng. Môn học có sự kết hợp lí thuyết với thực hành. - Ý nghĩa và vai trò của môn học: Quản trị văn phòng là môn học giúp sinh viên hiểu được ý nghĩa, vai trò việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin trong quá trình quản trị hoạt động hành chính trong văn phòng của tổ chức, doanh nghiệp.
Từ đó, giúp cho bộ máy tổ chức doanh nghiệp có thể hoạt động vận hành một cách thông suốt. Mục tiêu của môn học: 1. Về kiến thức: - Mô tả được những kiến thức cơ bản và có hệ thống về chức năng, nhiệm vụ, hình thức tổ chức của văn phòng. - Minh họa được một số công việc liện quan đến quản trị văn phòng như quản lí về thời gian, thông tin, hồ sơ, soạn thảo văn bản, tổ chức cuộc họp.
- Diễn đạt được các nguyên tắc và phương thức trong công tác lễ tân; trình bày được tính chất, vai trò, các công tác trong công tác lưu trữ. Về kỹ năng: - Thực hiện một cách thành thạo việc quản lí thời gian, lưu trữ hồ sơ, soạn thảo văn bản. - Tổ chức được các cuộc họp, tiếp lễ tân chu đáo, lịch sự. - Bước đầu phân loại được các loại văn bản, xử lí được văn bản đi, văn bản đến, lưu trữ hồ sơ khoa học.
Về năng lực tự chủ và trách nhiệm: - Luôn luôn chủ động rèn luyện năng lực nhiệt huyết trong công việc quản lí văn phòng hành chính. 9 - Có ý thức bồi dưỡng thái độ tôn trọng đồng nghiệp; ý thức phối hợp, làm việc nhóm trong cơ quan. 10 NỘI DUNG CỦA MÔN HỌC CHƢƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG Mã chƣơng: 61033064-01 GIỚI THIỆU Bất cứ cơ quan nào dù lớn hay nhỏ cũng đều có một bộ phận tiếp khách, quản lý và giải quyết văn bản đi-đến, lưu hồ sơ tài liệu, tổ chức sắp xếp hội họp, đó chính là văn phòng (phòng hành chính quản trị). Để giúp mọi người làm việc với nhau một cách có hiệu quả, hoàn thành các mục tiêu thì cần phải xây dựng và duy trì một cơ cấu quy định những vai trò, chức năng, nhiệm vụ và chức vụ công tác.
Đó là việc tổ chức bộ máy hành chính văn phòng. Để có ý nghĩa, vai trò và chức năng nhiệm vụ phải được gắn với mục tiêu rõ ràng với sự nhận thức rõ ràng đầy đủ bổn phận hoặc hành động liên quan với nhau. Quyền hạn phải được giao một cách rõ ràng kèm theo các công cụ, tài nguyên và thông tin cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ đó. MỤC TIÊU Sau khi học xong chương này, người học có khả năng: - Diễn đạt được khái niệm, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng; minh họa được cơ cấu, cách bố trí văn phòng, các hình thức và cơ cấu tổ chức của bộ máy hành chính văn phòng.
- Sắp xếp, bố trí bên trong và bên ngoài văn phòng hợp lí; quản lí tốt trang thiết bị ở trong văn phòng. - Luôn luôn có ý thức rèn luyện bồi dưỡng thêm các kiến thức thực tiễn về văn phòng tại nơi mình sinh sống. Khái niệm, chức năng và nhiệm vụ văn phòng 1. Khái niệm văn phòng Để phục vụ cho công tác lãnh đạo quản lý ở các cơ quan, đơn vị cần phải có công tác văn phòng với những nội dung chủ yếu như: Tổ chức, thu thập xử lý, phân phối, truyền tải quản lý sử dụng các thông tin bên ngoài và nội bộ, trợ giúp lãnh đạo thực hiện các hoạt động điều hành quản lý cơ quan, đơn vị…Bộ phận chuyên đảm trách các hoạt động nói trên được gọi là văn phòng.
- Văn phòng có thể được hiểu theo nhiều góc độ khác nhau như sau: (1) 11 + Nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp trợ giúp cho việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị. Theo quan niệm này thì ở các cơ quan thẩm quyền chung, cơ quan đơn vị có quy mô lớn thì thành lập văn phòng (ví dụ Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Tổng công ty…) còn ở các cơ quan, đơn vị có quy mô nhỏ thì văn phòng là phòng hành chính tổng hợp. + Nghĩa hẹp: Văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan đơn vị đó Ngoài ra văn phòng còn được hiểu là phòng làm việc của thủ trưởng có tầm cỡ cao như: Nghị sỹ, kiến trúc sư trưởng… - Mặc dù văn phòng có thể hiểu theo những cách khác nhau nhưng đều có điểm chung đó là: + Văn phòng phải là bộ máy được tổ chức thích hợp với đặc điểm cụ thể của từng cơ quan. Ở các cơ quan đơn vị có quy mô lớn thì bộ máy văn phòng sẽ gồm nhiều bộ phận với số lượng cán bộ nhân viên cần thiết để thực hiện mọi hoạt động; còn các cơ quan đơn vị có quy mô nhỏ, tính chất công việc đơn giản thì văn phòng có thể gọn nhẹ ở mức độ tối thiểu.
+ Văn phòng phải có địa điểm hoạt động giao dịch với cơ sở vật chất nhất định. Quy mô của các yếu tố vật chất này sẽ phụ thuộc vào quy mô, đặc điểm hoạt động của công tác văn phòng. - Văn phòng như một hệ thống Phân tích một tổ chức và các thành phần của nó như một hệ thống là một hoạt động hữu ích; phương pháp này đã trở nên ngày càng phổ biến trong những năm gần đây đặc biệt vì nó cho phép xem xét thận trọng những mối quan hệ và tương tác của công việc văn phòng cả hai bên trong lẫn bên ngoài. Theo quản điểm quản lý thông tin một hệ thống có thể được xem như một phương tiện chuyển tải ý tưởng và phân tích.
Nó là một thái độ hoặc cách thức xem xét các dự định và vấn đề. Một hệ thống được gọi là công cụ tiến hành suy nghĩ. Hình thức phân tích này có thể được phát triển một cách đơn giản mà không cần phải đào sâu vào những điểm phức tạp của lý thuyết hệ thống và ngay cả khi được sử dụng ở mức độ cơ bản nó cũng sẽ giúp nghiên cứu quản trị và quản lý văn phòng. Bất kỳ tổ chức nào, trong lĩnh vực tư nhân hay nhà nước của nền kinh tế, cũng bao gồm nhiều hệ thống con trong một hệ thống toàn thể.
Một trong những 12 hệ thống con này là hệ thống thông tin bao trùm tất cả các hệ thống con khác để bảo đảm sự liên kết quan trọng nhất giữa chúng. - Đặc điểm của hệ thống Tuy hầu hết mọi người đều quen thuộc những hệ thống sinh học và kỹ thuật nhưng khó khăn nảy sinh khi họ cố gắng ý niệm hóa một hệ thống trừu tượng.1 minh họa năm thành phần cơ bản hoặc đặc điểm chính của một hệ thống tổng quát. Những thành phần của một hệ thống có thể được giải thích như sau: Đầu vào hệ thống là các nguồn và ý tưởng. Quá trình chuyển đổi sẽ thay đổi đầu vào thành đầu ra và từ đó sẽ có thông tin phản hồi cho phép kiểm soát hiệu quả hoạt động của một hệ thống.
Bốn thành phần này của hệ thống được bao bọc bởi môi trường của hệ thống, nơi vừa cung cấp đầu vào vừa nhận đầu ra khỏi hệ thống. Lý thuyết về hệ thống phát sinh từ nghiên cứu những khoa học khác, đặc biệt là sinh học, trong đó việc nghiên cứu hệ thống của một cơ quan trong môi trường của nó được gọi là sinh thái học. Nhiều mối quan hệ song song đến cơ quan sinh học đó sẽ trở nên rõ ràng. Nó cũng rút ra một số ý niệm từ tự động được khởi động thông qua những thông tin phản hồi theo thời gian thực như trong trường hợp của các hệ thống điều hòa không khí và sưởi ấm toàn diện nhất.
Tương tự, các hệ thống có thể mở hoặc đóng: Hệ thống mở có các mối liên kết lớn với môi trường hơn là hệ thống đóng với các biên giới giới hạn sự trao đổi với môi trường. - Những đặc trưng tổng quát của một hệ thống Các hệ thống có một số các đặc trưng tổng quát đến sự xác định, mục tiêu, các liên kết thông tin liên lạc và thông tin phản hồi. Một tính chất chủ yếu là các hệ thống thì năng động. Sự xác định Các mục tiêu Thông tin liên lạc Phản hồi Tính năng động - Hệ thống công việc văn phòng Công việc văn phòng phải được thực hiện trong một tổ chức có thể được xem như một hệ thống phụ duy nhất của tổ chức đó tuy cũng có thể xem từng khía cạnh cá nhân của công việc văn phòng này như những hệ thống phụ nhỏ 13 hơn của hệ thống hành chính và quản lý văn phòng.
Năm đặc điểm chủ yếu của những hệ thống khi được phát triển cho thấy những thành phần chính của công việc văn phòng và các dịch vụ cùng với những quan hệ giữa chúng với nhau.