Chương 1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG CỦA DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI VÀ KINH DOANH XUẤT NHẬP KHẨU 1. KHÁI NIỆM BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG 1. Khái niệm bán hàng Bán hàng là quá trình thực hiện trao đổi hàng hóa, dịch vụ thông qua các phương tiện thanh toán để thực hiện giá trị của thành phẩm, hàng hóa, dịch vụ. Trong quá trình đó doanh nghiệp chuyển giao quyền sở hữu về hàng hóa, thành phẩm cho khách hàng, còn khách hàng phải trả cho doanh nghiệp một khoản tiền tương ứng với giá bán của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ đó theo giá thỏa thuận hoặc chấp nhận thanh toán.
Bán hàng là quá trình chuyển giá vốn kinh doanh từ thành phẩm, hàng hóa sang vốn bằng tiền và hình thành kết quả, là giai đoạn của quá trình tuần hoàn vốn (T-H-T). Như vậy xét về góc độ kinh tế, bán hàng là quá trình chuyển giao hàng hóa từ doanh nghiệp bán sang doanh nghiệp mua và nhận được tiền thanh toán của họ. Quá trình bán hàng chia thành 2 giai đoạn: - Giai đoạn 1: Doanh nghiệp bán hàng xuất giao sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ cho doanh nghiệp mua hàng hay người mua. Giai đoạn này bên bán căn cứ vào hợp đồng kinh tế để giao hàng cho khách hàng.
Họ có thể giao trực tiếp hoặc gián tiếp (thông qua đại lý, người môi giới) cho khách hàng. Giai đoạn này phản ánh một quá trình vận động của hàng hóa tuy nhiên nó chưa đảm bảo phán ánh được doanh thu của việc bán hàng, chưa có cơ sở để đảm bảo quá trình bán hàng đã hoàn tất vì hàng hóa gửi đi đó vẫn chưa khẳng định được là sẽ thu tiền. - Giai đoạn 2: Khách hàng trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền Đây là giai đoạn doanh nghiệp đã bán được hàng và thu tiền (hoặc sẽ thu được tiền). Kết thúc giai đoạn này cũng là quá trình bán hàng được hoàn tất, Doanh nghiệp có thu nhập để bù đắp những chi phí bỏ ra và hình thành kết quả bán hàng.
Tóm lại quá trình bán hàng của doanh nghiệp thương mại có những đặc điểm chủ yếu sau: 3 - Về mặt hành vi: Quá trình bán hàng diễn ra có sự thỏa thuận trao đổi giữa người mua và người bán, người bán đồng ý bán, người mua đồng ý mua và người bán xuất bán cho người mua, người mua trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền. - Về bản chất kinh tế: Bán hàng là quá trình thay đổi quyền sở hữu hàng hóa. Sau khi bán hàng, quyền sở hữu hàng hóa được chuyển cho người mua, người bán không còn quyền sở hữu về hàng đã bán. Các phương thức bán hàng 1.
Bán hàng trong nước Bán hàng ở doanh nghiệp thương mại chủ yếu là bán hàng hóa, dịch vụ cho bên ngoài bao gồm hai khâu: bán buôn và bán lẻ. Do vậy các phương thức bán hàng cũng được chia thành các phương thức bán buôn và bán lẻ. Các phương thức bán buôn: - Bán buôn qua kho gồm 2 hình thức: Bán theo hình thức chuyển hàng Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết với khách hàng, doanh nghiệp xuất hàng từ kho chuyển đi cho người mua bằng phương tiện vận tải tự có hoặc thuê ngoài. Chi phí vận tải do doanh nghiệp chịu hoặc bên mua phải trả tùy thuộc và hai bên đã ký.
Chứng từ bán hàng trong trường hợp này là hóa đơn hoặc phiếu xuất kho kiêm hóa đơn vận chuyển do doanh nghiệp lập. Thời điểm hàng được coi là bán theo phương thức này là khi khách hàng xác nhận được hàng và chấp nhận thanh toán, lúc đó hàng được chuyển quyền sở hữu sang cho khách hàng và được coi là tiêu thụ. Bán buôn trực tiếp tại kho của doanh nghiệp Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết, doanh nghiệp xuất hàng từ kho giao trực tiếp cho người mua ủy nhiệm đến nhận hàng trực tiếp, người mua tự chịu trách nhiệm vận chuyển về đơn vị mình. Chứng từ được sử dụng là hóa đơn hoặc phiếu xuất kho kiêm hóa đơn do doanh nghiệp lập.
Thời điểm mà hàng hóa được coi là bán theo phương thức này là khi người mua đến nhận được hàng và ký nhận trên chứng từ bán hàng, còn việc thanh toán tiền hàng với bên mua tùy thuộc hợp đồng kinh tế đã ký kết giữa hai bên. Bán buôn vận chuyển thẳng: 4 Theo phương thức này, doanh nghiệp thương mại mua hàng của bên cung cấp để bán thẳng cho bên mua không qua kho của doanh nghiệp, mà bên mua nhận tại đơn vị trung gian. Trong hình thức bán buôn vận chuyển thẳng cũng chia làm hai loại: Trường hơp doanh nghiệp tham gia vào quá trình thanh toán Trong trường hợp khi đã ký kết xong hợp đồng giữa hai bên, doanh nghiệp lập và chuyển “Hóa đơn bán hàng giao thẳng” đến nhà cung cấp, yêu cầu nhà cung cấp giao cho khách hàng. Khách hàng đến nhận trực tiếp từ nhà cung cấp.
Doanh nghiệp có trách nhiệm thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp và thu tiền hàng từ khách hàng. Trường hợp doanh nghiệp không tham gia vào quá trình thanh toán Trong trường hợp này doanh nghiệp chỉ đóng vai trò là người môi giới cho quá trình bán hàng. Khách hàng nhận hàng trực tiếp từ nhà cung cấp và trả tiền cho nhà cung cấp. Doanh nghiệp sẽ nhận được khoản tiền thủ tục phí, hoa hồng phí từ nhà cung cấp hoặc khách hàng.
Các phương thức bán lẻ Bán lẻ là việc bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng nhằm thỏa mãn nhu cầu sinh hoạt cá nhân và một bộ phận nhu cầu kinh tế của tập thể. Bán lẻ ra khỏi lĩnh vực lưu thông, đi vào lĩnh vực tiêu dùng và số lượng từng lần bán thường nhỏ. Có hai phương thức bán lẻ: Phương thức bán lẻ thu tiền tập trung Theo phương thức này, nghiệp vụ thu tiền về giao hàng cho khách hàng tách rời nhau. Mỗi quầy hàng hoặc liên quầy hàng bố trí một số nhân viên thu ngân chuyên làm nhiệm vụ thu tiền của khách hàng, viết hóa đơn hoặc tích kê giao cho khách hàng đến nhận hàng do nhân viên bán hàng giao.
Cuối ngày, nhân viên thu ngân làm giấy nộp tiền bán hàng, còn nhân viên bán hàng căn cứ vào hóa đơn hoặc tích kê giao cho khách hàng hoặc kiểm kê lượng hàng cuối ngày để xác định lượng hàng đã trả khách, sau đó nộp báo cáo bán hàng. Đối chiếu hai chứng từ này với nhau để kế toán làm căn cứ ghi sổ. Thời điểm hàng hóa được coi là bán hàng khi người mua nhận hàng hóa và trả tiền. Chứng từ nghiệp vụ này thường không cần lập cho từng nghiệp vụ mà cuối ngày tiến hàng lập một chứng từ chung và lập báo cáo bán hàng.
Trường hợp doanh nghiệp có lập hóa đơn hàng lẻ thì cuối ngày nhân viên bán hàng sẽ lập bảng kê hóa đơn hàng hóa và lập báo cáo bán 5 hàng, còn tiền bán hàng ghi theo giấy nộp tiền hàng. Đối chiếu doanh thu trên báo cáo với số tiền thực nộp sẽ xác định số tiền thừa, thiếu khi bán hàng.Nhân viên bán hàng phải mở thẻ hàng chi tiết cho từng mặt hàng, để thuận tiện cho việc quản lý hàng ở trong quầy và xác định lượng hàng bán ra trong kỳ. Phương thức bán hàng thu tiền trực tiếp Theo phương thức này, nhân viên bán hàng hoàn toàn chịu trách nhiệm về số hàng đã nhận về để bán trong quầy, đồng thời chịu trách nhiệm quản lý hàng bán ra trong kỳ. Nhân viên bán hàng trực tiếp thực hiện việc thu tiền và giao cho khách mua hàng.
Sau đó nhân viên bán hàng lập báo cáo bán hàng trong kỳ để nộp cho phòng kế toán. Hàng ngày khi nộp tiền bán hàng cho thủ quỹ của công ty, nhân viên bán hàng phải nộp tiền bán hàng. Bán hàng theo phương thức giao hàng đại lý Giao hàng cho các đại lý chính là một phương thức riêng của phương thức bán buôn chuyển hàng mà rất phổ biến ở các doanh nghiệp thương mại hiện nay. Hàng giao cho đại lý được coi là “hàng gửi bán” và thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp cho tới khi doanh nghiệp nhận được thông báo của đại lý là số hàng đó đã tiêu thụ.
Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết, cán bộ kinh doanh lập phiếu xuất kho hay bên bán giao cho hàng đại lý. Khi ký kết hợp đồng ký gửi hoặc thời hạn thanh toán hợp đồng, đại lý sẽ lập quyết toán và sẽ gửi cho doanh nghiệp số hàng đã bán, số tiền hàng đã bán và hoa hồng đại lý. Khi đó hoa hồng được coi là tiêu thu và kế toán căn cứ vào biên bản giao hàng đại lý và kết toán để lập ghi sổ. Phương thức này giúp cho doanh nghiệp tiếp cận và khai thác tốt thị trường, mở rộng phạm vị kinh doanh mà không phải đầu tư thêm vốn để mở rộng quy mô doanh nghiệp.
Phương thức bán hàng trả góp Bán hàng theo phương thức bán hàng trả góp là một phương thưc riêng của hình thức bán hàng trả chậm. Khi giao cho người mua, hàng được coi là tiêu thụ ngay và doanh nghiệp mất quyền sở hữu. Doanh nghiệp lập hóa đơn bán hàng và hợp đồng thanh toán để làm căn cứ giao hàng và nhận tiền lần đầu, phần còn lại khách hàng chấp nhận trả tiền ở kỳ tiếp theo và chịu lãi suất nhất định. Vì vậy phương thức giúp cho doanh nghiệp khai thác được thị trường tiềm năng triệt để mà hầu như không phải đầu tư thêm, do lãi suất bù đắp chi phí vốn tăng trong khâu thanh toán và đề phòng rủi ro có thể xảy ra.
Bán hàng xuất nhập khẩu Các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu có thể tiến hành xuất nhập khẩu theo phương thức trực tiếp hay phương thức xuất khẩu ủy thác. - Xuất khẩu trực tiếp Xuất khẩu trực tiếp là phương thức mà doanh nghiệp trực tiếp quan hệ, giao dịch, ký kết hợp đồng, thanh toán…Thông thường, phương thức xuất khẩu trực tiếp được sử dụng khi doanh nghiệp có đủ khả năng tổ chức đàm phán, ký kết hợp đồng, am hiểu đối tác và am hiểu thị trường cũng như mặt hàng xuất nhập khẩu. - Xuất khẩu ủy thác Xuất khẩu ủy thác là phương thức mà doanh nghiệp không trực tiếp giao dịch, kỹ kết hợp đồng, thanh toán … mà ủy thác cho đơn vị khác, theo phương thức này thì doanh nghiệp phải trả cho đơn vị nhận ủy thác hoa hồng nhất định ( theo thỏa thuận giữa hai bên).