CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CHI PHÍ LOGISTICS 1. Tổng quan về hoạt động logistics 1. Khái niệm hoạt động logistics “Logistics” là một trong số các thuật ngữ tiếng Anh chuyên ngành mà khó có một từ ngữ tiếng Việt nào có thể diễn tả được đúng chính xác và đầy đủ toàn bộ ý nghĩa của thuật ngữ này. Tại Việt Nam, khi nhắc đến thuật ngữ logistics, mọi người thường hiểu đây là từ ngữ dùng để chỉ hoạt động hậu cần hay hoạt động giao nhận, vận tải hàng hóa.
Hiện nay trên thế giới, tùy thuộc vào quan điểm và mục đích riêng mà thuật ngữ logistics được các tổ chức định nghĩa theo nhiều cách khác nhau như sau đây: Thứ nhất, theo tổ chức Logistics Quốc tế (International Logistics Organization - ILO), thuật ngữ logistics được định nghĩa như sau: “Logistics là quá trình quản lý các hoạt động vận tải và lưu trữ hàng hóa, từ điểm sản xuất đến điểm tiêu dùng, với mục đích tối ưu hóa quy trình và chi phí”. Thứ hai, theo Ủy ban kinh tế - xã hội Châu Á Thái Bình Dương (ESCAP), logistics được định nghĩa: “Là việc quản lý dòng trung chuyển và lưu kho nguyên vật liệu, quá trình sản xuất, thành phẩm và xử lý các thông tin liên quan… từ nơi xuất xứ đến nơi tiêu thụ cuối cùng theo yêu cầu của khách hàng. Hiểu một cách rộng hơn nó còn bao gồm cả việc thu hồi và xử lý rác thải”. Thứ ba, Hội đồng các chuyên gia Quản trị Chuỗi cung ứng (Council of Supply Chain Management Professionals – CSCMP) Hoa Kỳ (2001) lại định nghĩa thuật ngữ logistics theo một cách khác.
“Logistics là một bộ phận của chu trình chuỗi cung ứng, bao gồm các quá trình hoạch định kế hoạch, thực hiện và kiểm soát một cách hiệu quả việc dự trữ và lưu chuyển hàng hóa, dịch vụ, thông tin hai chiều giữa điểm khởi đầu và điểm tiêu dùng nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng”. Ngoài ra, tại Việt Nam theo điều 233 Luật Thương mại 2005: "Dịch vụ logistics là hoạt động thương mại, theo đó thương nhân tổ chức thực hiện một hoặc nhiều công đoạn. Bao gồm nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục hải quan, các thủ tục giấy tờ khác, tư vấn khách hàng, đóng gói bao bì, ghi ký mã hiệu, giao hàng hoặc các dịch vụ khác có liên quan tới hàng hóa theo thỏa thuận với khách hàng để hưởng thù lao”. 8 Mặc dù có nhiều cách hiểu khác nhau về logistics nhưng nhìn chung logistics đều được hiểu là quá trình gồm một chuỗi nhiều hoạt động khác nhau.
Giữa các hoạt động này không có sự tách rời riêng biệt mà có sự liên quan mật thiết và tác động qua lại lẫn nhau. Tất cả các hoạt động đều là nhằm phục vụ cho quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm, phân phối và lưu thông hàng hóa đến tay người tiêu dùng cuối cùng. Tại bài viết này, tác giả tiếp cận khái niệm logistics ở khía cạnh là một quá trình gồm tất cả các hoạt động phục vụ cho việc sản xuất ra một hàng hóa và đem hàng hóa đó đến tay người tiêu thụ cuối cùng. Các hoạt động này gồm các công việc liên quan đến lập kế hoạch, quản lý, vận chuyển, lưu trữ, sản xuất, đóng gói và các thủ tục liên quan đến hàng hóa.
Các nội dung chính của hoạt động logistics Mặc dù hoạt động logistics gồm rất nhiều các khâu để phục vụ cho quá trình sản xuất hàng hóa và tiêu thụ hàng hóa nhưng tựu chung lại thì các khâu đều nằm trong ba hoạt động chính của logistics đó là hoạt động vận tải, hoạt động kho bãi và hoạt động quản lý. Hoạt động vận tải Hoạt động vận tải là nội dung chủ yếu nhất và cũng là hoạt động có vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động logistics bởi nó giúp đảm bảo quá trình sản xuất và đáp ứng nhu cầu của thị trường được diễn ra một cách liên tục. Theo đó, hoạt động này được hiểu là việc kết hợp giữa các chủ thể để thực hiện quá trình vận chuyển nguyên vật liệu, hàng hóa từ nơi này đến nơi khác. Các chủ thể chính trong hoạt động vận tải gồm: người chuyên chở, người gửi hàng, người nhận hàng và người giao nhận nếu là vận tải quốc tế.
Để phân loại hoạt động vận tải thì hiện nay có hai cách chủ yếu được sử dụng là phân loại theo phương thức vận tải và phân loại theo cách thức tổ chức quá trình vận tải. Thứ nhất, theo phương thức vận tải, hoạt động vận tải sẽ được chia làm các loại gồm: vận tải đường bộ, vận tải đường thủy, vận tải đường sắt và vận tải đường hàng không. Ngoài ra trong hoạt động vận tải quốc tế còn có thêm một phương thức vận tải nữa là vận tải đường ống, chuyên được dùng để vận chuyển các hàng hóa dưới dạng lỏng và dạng khí. Thứ hai, phân loại theo cách thức tổ chức quá trình vận tải thì hoạt động vận tải được chia thành các loại gồm: vận tải đơn phương thức, vận tải đa phương thức và vận tải từng chặng.
Nhìn chung, mỗi phương thức và cách thức 9 tổ chức vận tải sẽ có ưu và nhược điểm riêng, tùy vào thuộc vào hành trình vận chuyển cũng như tùy thuộc vào loại hàng hóa mà chủ hàng sẽ lựa chọn cách thức vận chuyển phù hợp. Hoạt động kho bãi Hoạt động kho bãi có vai trò quan trọng và là một phần không thể thiếu trong hoạt động logistics. Kho bãi là nơi lưu trữ nguyên vật liệu cho hoạt động sản xuất hàng hóa và cũng là nơi lưu trữ hàng hóa nhằm mục đích đáp ứng một cách nhanh với mức chi phí thấp nhất yêu cầu của khách hàng. Các công việc liên quan đến hoạt động này chủ yếu bao gồm thuê kho, lưu trữ, quản lý hàng hóa, nguyên vật liệu và quản trị kho.
Trong đó hoạt động quản trị kho bãi giúp cung cấp thông tin về tình trạng, điều kiện lưu giữ và vị trí của các hàng hóa được lưu kho trong chuỗi dịch vụ logistics. Bên cạnh đó, hoạt động kho bãi còn thực hiện các công việc như gom hàng thành lô lớn hay tách hàng thành những lô nhỏ để phù hợp với các hoạt động tiếp theo. Quy trình hoạt động của kho bãi sẽ gồm 5 giai đoạn chính như sau: Giai đoạn 1: Nhận hàng vào kho. Trong giai đoạn này, đầu tiên hàng hóa sẽ được kiểm tra, tháo dỡ, đối chiếu và lưu trữ thông tin vào hệ thống máy tính.
Sau đó hàng sẽ được đưa vào kho. Giai đoạn 2: Lưu trữ hàng: Tại bước này hàng hóa sẽ được xử lý sơ bộ như đóng gói lại, dán tem nhãn và chuyển đến vị trí lưu trữ cụ thể trong kho. Toàn bộ các thông tin về vị trí hàng hóa sẽ được lưu lại trong hệ thống máy tính. Giai đoạn 3: Chọn đơn và sắp xếp.
Ở bước này, dựa trên đơn đặt hàng của khách hàng, hàng hóa sẽ được lấy ra khỏi kho một cách kịp thời và chính xác. Giai đoạn 4: Đối chiếu và đóng hàng. Tại bước này, hàng hóa sẽ một lần nữa được kiểm tra, đối chiếu cũng như thực hiện thêm các bước xử lý sơ bộ trước khi gửi đi sao cho đáp ứng được tốt nhất nhu cầu của khách hàng. Giai đoạn 5: Điều phối và gửi hàng.
Sau khi hàng hóa đã hoàn thiện ở bước 4, hàng hóa sẽ được tập kết lại và chuyển đi đến các hoạt động tiếp theo. Hoạt động quản lý Hoạt động quản lý cũng là một trong những nội dung quan trọng nhất trong hoạt động logistics. Hoạt động này bao gồm các hoạt động liên quan đến quan đến việc lập kế hoạch, tổ chức, điều phối và kiểm soát các hoạt động trong chuỗi cung ứng 10 hàng hóa. Trong đó, hoạt động quản lý đơn hóa và quản lý thông tin là hai hoạt động chủ yếu.
Quản lý đơn hàng là việc xử lý một đơn hàng từ khi nhận được yêu cầu đặt hàng của khách hàng cho tới khi hoàn thành bước giao hàng cho khách hàng. Công việc này đòi hỏi phải được xử lý một cách đúng thời gian và đúng cách để đảm bảo đáp ứng nhanh chóng và chính xác nhu cầu của khách hàng. Còn hoạt động quản lý thông tin liên quan đến các công việc như thu thập, xử lý, dẫn truyền thông tin giữa các chủ thể thực hiện các hoạt động logistics, đảm bảo cho chu trình hoạt động logistics được diễn ra một cách nhanh chóng và thông suốt. Ngoài ra, hoạt động quản lý trong logistics còn liên quan đến các công việc về quản trị nguồn nhân lực của các doanh nghiệp.
Vai trò của hoạt động logistics 1. Vai trò của logistics đối với nền kinh tế Trao đổi thương mại giữa các quốc gia trên thế giới ngày càng tăng trước sự phát triển mạnh mẽ theo xu hướng toàn cầu hóa của nền kinh tế thế giới. Trong bối cảnh đó, vai trò của hoạt động logistics càng cho thấy tầm quan trọng đối với nền kinh tế quốc dân. Logistics là một chuỗi các hoạt động diễn ra một cách liên tục và nối tiếp lẫn nhau tạo nên một mối liên kết kinh tế mật thiết, xuyên suốt cả quá trình từ khi sản xuất hàng hóa cho đến khi phân phối và lưu thông hàng hóa.
Nền kinh tế chỉ có thể phát triển nhịp nhàng, đồng bộ và thông suốt nếu như chuỗi logistics của quốc gia đó hoạt động một cách hiệu quả. Logistics như một yếu tố thúc đẩy dòng chảy của các giao dịch kinh tế trong nước. Ngoài ra logistics còn là một yếu tố giúp tăng cường mối quan hệ trong nền kinh tế quốc tế bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng hội nhập với nền kinh thế thế giới của một quốc gia. Khả năng bắt nhịp được với chuỗi cung ứng toàn cầu của một quốc gia sẽ tăng lên nếu quốc gia đó có hoạt động logistics phát triển.
Khi đó, việc đưa các sản phẩm nội địa ra nhiều thị trường trên thế giới sẽ dễ dàng hơn, đồng thời cũng giúp người tiêu dùng trong nước tiếp cận được với các sản phẩm nước ngoài. Năng lực cạnh tranh của một quốc gia sẽ được nâng cao nếu như hoạt động logistics của quốc gia đó hiệu quả. Năng lực cạnh tranh quốc gia là tất cả các yếu tố giúp quốc gia đó có thể cạnh tranh được với quốc gia khác trên thị trường quốc tế, các yếu tố này ảnh hưởng trực tiếp đến mức độ hiệu quả và tính năng suất của một 11 quốc gia so với các quốc gia khác. Hoạt động logistics phát triển sẽ giúp hạ thấp chi phí vận chuyển, rút ngắn thời gian giao hàng, từ đó giá thành sản phẩm giảm xuống.