chương 1 trên đây. - Mục tiêu hoạt động trong doanh nghiệp: Xét về kinh tế - xã hội, thì mục đích tồn tại của doanh nghiệp là do chủ sở hữu của doanh nghiệp đề ra. Hoạt động quản trị 15 doanh nghiệp là nhằm thực hiện các mục tiêu lợi ích của doanh nghiệp, đảm bảo cho doanh nghiệp tồn tại, phát triển lâu dài, bảo toàn và phát triển vốn, đáp ứng được mong muốn của chủ sở hữu và mọi thành viên trong doanh nghiệp. Suy cho cùng, mục đích của quản trị doanh nghiệp là bảo đảm hiệu quả sản xuất kinh doanh không ngừng tăng lên.
vào ra Chủ thể Thông quản trị Thông tin tin ngược xuôi Đối tượng bị quản trị Sơ đồ 2.1: Sơ đồ hệ thống quản trị doanh nghiệp Hệ thống thông tin: hệ thống thông tin nối liền chủ thể quản trị và đối tượng bị quản trị, nối liền doanh nghiệp với bên ngoài. Hệ thống đó trước tiên bao gồm các thông tin đi từ chủ thể quản trị tới đối tượng bị quản trị. Nó còn được gọi là các thông tin xuôi, bao gồm các chỉ thị, mệnh lệnh, hướng dẫn thi hành. Thứ đến là các thông tin đi từ đối tượng bị quản trị lên chủ thể quản trị, còn được gọi là các thông tin ngược, bao gồm các thông tin phản ánh, báo cáo, thỉnh thị, xin ý kiến.
Ngoài ra đó còn bao gồm các thông tin từ bên ngoài vào doanh nghiệp (còn được gọi là thông tin vào) và các thông tin từ doanh nghiệp ra bên ngoài (còn được gọi là thông tin ra). Đối tượng nghiên cứu của chương 2 này chính là tổ chức chủ thể quản trị. Đây là một nội dung hết sức quan trọng, vì việc tổ chức chủ thể quản trị có một ý nghĩa hết sức quan trọng đối với nội dung quản trị doanh nghiệp, điều đó được thể hiện trên các mặt sau: Thứ nhất: Chủ thể quản trị có vai trò lãnh đạo, định hướng chiến lược phát triển đối với toàn bộ sự phát triển của doanh nghiệp. Cùng với chủ sở hữu doanh nghiệp, đội ngũ các nhà quản trị viên các cấp có nhiệm vụ định hướng chiến lược cho sự phát triển của doanh nghiệp, trực tiếp lãnh đạo, tổ chức thực hiện các chủ trương, đường lối, chiến lược đã xác định.
Thứ hai: Đây là bộ phận ra những quyết định quan trọng đảm bảo cho sự điều hành của cả doanh nghiệp đi theo quỹ đạo đã được xác định sẵn. Đó là hàng loạt các 16 quyết định về đầu tư, tổ chức, nhân sự, kỹ thuật, công nghệ sản xuất, đến các vấn đề tác nghiệp như phân công công việc sản xuất kinh doanh hàng ngày, hàng tuần. Đây có thể được coi là trung tâm quyền lực điều hành toàn bộ doanh nghiệp đi đến thành công. Thứ ba: Chủ thể quản trị chính là trung tâm thông tin của cả doanh nghiệp.
Đó là nơi phát ra các thông tin cần thiết cho việc tổ chức thực hiện, nối liền sự chỉ huy, chỉ đạo của chủ sở hữu, của các nhà quản trị điều hành doanh nghiệp đến các cấp thực hành và đến người lao động. Nó cũng là trung tâm nhận các thông tin đến từ bên ngoài như thông tin về thị trường, về môi trường chính trị xã hội, về đối thủ cạnh tranh. Khi đề cập đến tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp, những nội dung cần được nghiên cứu gồm: + Các nguyên tắc tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp; + Các mô hình tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp; + Những yếu tố cản trở tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp và các giải pháp hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp. Các nguyên tắc tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp a) Tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp phải nhằm thực hiện và phục vụ triệt để việc thực hiện các mục tiêu của tổ chức Mục tiêu của doanh nghiệp chỉ có thể được thực hiện khi mọi người trong doanh nghiệp đều hiểu được bản chất và mối quan hệ giữa các mục tiêu đó, cũng như mối liên hệ giữa việc thực hiện các mục tiêu đó với hệ thổng tổ chức quản trị trong doanh nghiệp.
Nói cách khác, việc tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp phải tạo ra mối liên hệ hợp tác chặt chẽ giữa các cá nhân trong tổ chức với mục tiêu chung của cả tổ chức. Mục tiêu của tổ chức và động cơ của mỗi cá nhân có mối quan hệ qua lại khăng khít với nhau. Không nên đồng nhất hai vấn đề trên với nhau. Chúng ta chỉ có thể thống nhất được hai vấn đề trên khi đạt được mục tiêu của tổ chức và tổ chức hệ thống quản lý đảm bảo thoả mãn động cơ của mỗi cá nhân.
Điều đó, đòi hỏi người đứng đầu doanh nghiệp phải biết cách tạo ra sự thống nhất giữa việc phấn đấu thực hiện được mục tiêu của tổ chức với thoả mãn động cơ của mỗi cá nhân. Muốn vậy, người đứng đầu doanh nghiệp phải làm cho cả hệ thống thấm nhuần mục tiêu của tổ chức trước tiên. Tiếp đến, việc tổ chức hệ thống bộ máy quản trị doanh nghiệp cần hướng đến tạo điều kiện để các cá nhân thực hiện việc thoả mãn các nhu cầu cá nhân của mình. Chỉ khi đó, mỗi cá nhân sẽ trở thành một bộ phận không thể tách rời của doanh nghiệp.
17 Nguyên tắc này khẳng định, bộ máy tổ chức quản trị doanh nghiệp bao giờ cũng phải hướng vào việc thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp. Và ngược lại, cấu trúc bộ máy quản trị doanh nghiệp cũng phải tạo cơ hội phát huy tiềm năng của mỗi cá nhân. b) Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp phải đảm bảo các yêu cầu gọn nhẹ, linh hoạt và hiệu quả Bộ máy tổ chức quản trị doanh nghiệp là cơ quan quản lý, lãnh đạo, điều hành mọi hoạt động của doanh nghiệp. Nó là trung tâm thần kinh của doanh nghiệp.
Vì vậy, cơ cấu tổ chức của nó phải bao trùm tất cả các linh vực quản lý, các chức năng quản lý. Nói về các chức năng quản trị, có nhiều quan điểm khác nhau. Song theo Henry Fayol của Pháp, một trong những người thành công nhất nghiên cứu về quảm trị đầu thế kỷ 20, đã tổng quát hoá quản trị doanh nghiệp thành 5 chức năng quản trị quan trọng sau: Dự kiến: “Doanh nghiệp chỉ thu được kết quả khi nó hướng dẫn bởi một chương trình hoạt động, một kế hoạch nhất định nhằm xác định rõ: Sản xuất cái gì? Sản xuất bằng cách nào? Bán cho ai? Với nguồn tài chính nào?”. Tổ chức: “Tổ chức một doanh nghiệp tức là trang bị tất cả những gì cần cho hoạt động của nó: vốn, máy móc, nhân viên, vật liệu”.
Phối hợp: “Phối hợp là làm cho đồng điệu giữa tất cả những hoạt động của doanh nghiệp nhằm tạo ra sự dễ dàng và có hiệu quả”. Chỉ huy: “Có thể xã hội đã được xây dựng, giờ chỉ việc làm cho nó hoạt động, đó là nhiệm vụ của chỉ huy”. Kiểm tra: “Kiểm tra thực chất là duyệt lại xem tất cả các công việc có được tiến hành phù hợp với chương trình đã định với những mệnh lệnh đã ban hành và những nguyên lý đã thừa nhận”. Quản trị doanh nghiệp hiểu theo các lĩnh vực quản trị bao gồm các hoạt động quản trị được sắp xếp trong một bộ phận nào đó như quản trị nguyên vật liệu, quản trị máy móc thiết bị, quản trị nhân lực.
Ở các bộ phận này, có người chỉ huy và liên quan đến việc ra các quyết định quản trị trong linh vực đó. Sau đây là một số lĩnh vực quản trị chủ yếu: Lĩnh vực vật tư: bao gồm việc phát hiện và tìm kiếm vật tư, tính toán vật tư tồn kho, mua sắm vật tư, nhập kho và bảo quản, xây dựng định mức vật tư cho sản xuất; 18 Lĩnh vực sản xuất: bao gồm các hoạt động như hoạch định chương trình, xây dựng kế hoạch sản xuất tác nghiệp, điều khiển quá trình sản xuất, chế biến, kiểm soát chất lượng; Lĩnh vực tài chính, kế toán: bao gồm các hoạt động tạo vốn cho doanh nghiệp, quản lý sử dụng vốn, kế toán sổ sách, tính toán thu, chi, xây dựng các bảng cân đối; Lĩnh vực nhân sự: bao gồm các hoạt động lập kế hoạch nhân sự, tuyển dụng nhân sự, bố trí nhân sự, đánh giá nhân sự, đào tạo nhân sự, thù lao lao động; Lĩnh vực marketing: bao gồm các hoạt động thu thập thông tin về thị trường, hoạch định các chính sách về sản phẩm như chính sách giá cả, chính sách phân phối, chính sách hỗ trợ tiêu thụ; Lĩnh vực hành chính pháp chế và dịch vụ chung: bao gồm thực hiện các quan hệ pháp chế trong doanh nghiệp, tổ chức các hoạt động quần chúng trong doanh nghiệp; Tuy nhiên, tuỳ theo đặc điểm của doanh nghiệp, tuỳ theo cơ cấu tổ chức sản xuất của doanh nghiệp, cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của doanh nghiệp cần được hình thành sao cho gọn nhẹ, tránh chồng chéo và tránh không thiếu sót. c) Tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp phải phù hợp với tổ chức sản xuất, đặc điểm riêng của từng doanh nghiệp Như ta đã biết, trong doanh nghiệp, đối tượng bị quản trị là cơ sở cho việc tổ chức chủ thể quản trị. Không thể tổ chức chủ thể quản trị tách rời đối tượng bị quản trị.
Thực hiện nguyên tắc này, khi tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp, cần đảm bảo các nội dung sau: + Trên cơ sở tổ chức các bộ phận cấu thành hệ thống sản xuất trong doanh nghiệp, hình thành chủ thể quản trị phù hợp. Chẳng hạn, trong cơ cấu sản xuất có cấp phân xưởng, thì trong bộ máy quản trị doanh nghiệp có bộ phận quản trị ở cấp phân xưởng bao gồm có quản đốc phân xưởng và những nhà quản trị chuyên môn giúp việc cho quản đốc phân xưởng. Nếu trong cơ cấu sản xuất của doanh nghiệp không có cấp ngành, thì trong bộ máy quản trị doanh nghiệp không nên hình thành bộ phận quản trị ngành. + Phải hình thành cơ cấu tổ chức quản trị phù hợp với từng doanh nghiệp.
Không có cơ cấu tổ chức quản trị mẫu cho mọi doanh nghiệp hay một nhóm các doanh nghiệp nào đó. Mỗi doanh nghiệp, vì những khác biệt nào đó, có được một tổ chức quản trị riêng của mình. Hơn thế nữa, qua thời gian, mô hình tổ chức quản trị của doanh nghiệp cũng có thể có sự thay đổi để phù hợp hơn với sự thay đổi của môi trường và thị trường. Không nên coi tổ chức quản trị doanh nghiệp như là một tiêu chí bất biến.
Các kiểu cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp 19 2.