Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu học phí tại các cơ sở giáo dục đại học Chương 2: Thực tế tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu học phí tại Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin - Đại học Đà Nẵng Chương 3: Định hướng và giải pháp hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu học phí tại Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin - Đại học Đà Nẵng 6. Tổng qu n tà l ệu ng ên ứu Hệ thống thông tin kế toán là lĩnh vực nghiên cứu còn mới mẻ tại Việt Nam. Các nghiên cứu liên quan hệ thống thông tin kế toán nói chung và hệ thống thông tin kế toán gắn với đơn vị đặc thù nhƣ các cơ sở giáo dục đại học nói riêng còn rất hạn chế. Tuy nhiên, trong quá trình nghiên cứu tài liệu phục vụ đề tài này, tác giả cũng có nhận diện một số nghiên cứu liên quan đến đề tài ở các góc độ khác nhau.
Nghiên cứu của tác giả Huỳnh Thị Hồng Hạnh, Nguyễn Mạnh Toàn, (2013), “Tiếp cận tổng thể và đa chiều về hệ thống thông tin kế toán” [8]. giúp tác giả đã có cái nhìn đa chiều, tổng thể trong việc tổ chức hệ thống thông tin kế toán bằng việc khái quát và mô tả trực quan về mối liên hệ và tính thống nhất giữa các yếu tố cấu thành của HTTTKT, giúp hiểu rõ hơn bản chất HTTTKT và nhờ đó có thể ứng dụng trong quá trình phân tích, thiết kế và tổ chức một HTTTKT hiệu quả. Trong xu hƣớng ứng dụng công nghệ thông tin, cách tiếp cận chu trình là một cách tiếp cận mới, hƣớng đến phục vụ các đối tƣợng sử dụng thông tin kế toán trên cơ sở xác định vai trò của kế toán trong từng chu trình hoạt động, Luan van 5 nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác kế toán tại đơn vị. Nghiên cứu „Tổ chức hệ thống thông thông tin kế toán trong trƣờng Đại học theo hƣớng tiếp cận chu trình‟, Tạp chí Khoa học và Công nghệ, 9, 123 – 129, (2011), tác giả Tác giả Nguyễn Mạnh Toàn – Huỳnh Thị Hồng Hạnh đã đƣa ra một gợi ý về việc tổ chức các chu trình trong đơn vị rất đặc thù là trƣờng Đại học [20].
Theo đó, hệ thống thông tin kế toán trong các cơ sở giáo dục đại học đƣợc tổ chức thành bốn chu trình: chu trình thu học phí, chu trình cung ứng, chu trình giảng dạy và nghiên cứu khoa học, chu trình tài chính. Đây cũng là cơ sở để tác giả kế thừa, xây dựng các chu trình trong các cơ sở giáo dục đại học nói chung. Tuy nhiên, bài báo chỉ chỉ đề cập ở giác độ lý thuyết, chƣa đi sâu tổ chức thông tin cho một đơn vị cụ thể. Trong thời gian qua cũng đã có rất nhiều các nghiên cứu về tổ chức kế toán tại các cơ sở giáo dục đại học, chẳng hạn tác giả Nguyễn Thị Minh Hƣờng (2004) bàn về “tổ chức kế toán ở các trƣờng đại học trực thuộc Bộ Giáo dục - đào tạo” [14].
Trong luận án chủ yếu nghiên cứu về nội dung tổ chức kế toán tài chính tuân thủ theo các qui định của chế độ kế toán trong các trƣờng đại học, tuy nhiên đây là nghiên cứu khá cũ, không phù hợp với bối cảnh hiện nay, tác giả chƣa nghiên cứu về cách thức xây dựng hệ thống thông tin kế toán trong các trƣờng đại học công lập dƣới góc độ cung cấp thông tin nhằm trợ giúp các trƣờng đại học thực hiện tốt trách nhiệm và quyền tự chủ tài chính trong điều kiện mới. Liên quan đến tổ chức công tác kế toán tại Đại học Đà Nẵng, Lê Thị Minh Hằng (2012) [11] đã hoàn thiện công tác kế toán nhằm nâng cao chất lƣợng quản lý tài chính, đảm bảo sử dụng có hiệu quả nguồn lực tài chính hiện có tại ĐHĐN, trong nghiên cứu này đã làm rõ cơ chế tài chính giữa đại học vùng và đại học con. Thêm vào đó, cũng có các nghiên cứu đƣa ra định hƣớng nhằm triển khai thực hiện công tác kế toán quản trị (KTQT) đối với cơ Luan van 6 sở giáo dục đại học. Chẳng hạn, vận dụng kế toán quản trị đối với Trƣờng Đại học ngoại ngữ, Nguyễn Thị Hƣờng (2010) [15] đề tài đã hệ thống một số nội dung cơ bản về lý luận của KTQT, trên cơ sở thực trạng công tác KTQT tại Trƣờng Đại học ngoại ngữ - Đại học Đà Nẵng, đã đƣa ra những quan điểm và định hƣớng phù hợp để vận dụng kế toán quản trị tại Trƣờng.
Đối với nghiên cứu này, tác giả đã phản ảnh đƣợc thực trạng vận dụng kế toán quản trị ở Trƣờng Đại học Ngoại Ngữ - Đại học Đà Nẵng, từ đó xây dựng hệ thống kế toán phù hợp để có thể vận dụng một số nội dung của KTQT vào loại hình đào tạo không chính quy của Trƣờng. Tiếp đó, vận dụng kế toán quản trị tại Đại học Đà Nẵng, Nguyễn Thị Hạnh (2012) [10] đã lần nữa hệ thống hóa cơ sở lý luận về KTQT mà trƣờng đại học công lập có thể vận dụng. Đề tài đã phân tích thực trạng vận dụng KTQT tại Đại học Đà Nẵng, từ đó đánh giá khách quan những ƣu điểm và những điểm còn tồn tại khi vận dụng KTQT. Trên cơ sở thực trạng của việc vận dụng KTQT tại Đại học Đà Nẵng, luận văn cũng đã đƣa ra những nội dung có thể vận dụng KTQT đối với các trƣờng đại học công lập.
Thế nhƣng, các nghiên cứu chƣa đề cập đến việc tổ chức kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin, chƣa cập nhật những thay đổi trong phƣơng thức đào tạo quản lý. Ngoài những nghiên cứu nêu trên, hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán trong các trƣờng Đại học Công lập Việt Nam, Nguyễn Hữu Đồng (2012) [6] đã đề xuất mô hình mối quan hệ giữa các yếu tố cấu thành hệ thống thông tin trong các đơn vị sự nghiệp có thu, theo đó việc xử lí các nghiệp vụ phát sinh trong các đơn vị sự nghiệp. Tất cả những nghiên cứu này chính là nền tảng giúp tác giả có thể nắm đƣợc công tác kế toán trong các trƣờng đại học. Có thể nói nghiên cứu tổ chức hệ thống thông tin kế toán nói chung và hệ thống thông tin kế toán tại các cơ sở giáo dục đại học nói riêng còn rất hạn chế ở Việt Nam.
Mặc dù vậy, các nghiên cứu trên cũng đã cung cấp nền tảng kế Luan van 7 toán để tác giả kế thừa trong nghiên cứu của mình. Tuy nhiên, phần lớn các nghiên cứu thƣờng tiếp cận theo phần hành kế toán, chƣa chú trọng tổ chức thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin, chƣa đi sâu nội dung phân tích thiết kế, tổ chức trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin, gắn với đặc thù của các cơ sở giáo dục Đại học trong bối cảnh mới. Do đó, trong nghiên cứu này tác giả mong muốn tìm hiểu về tổ chức thông tin kế toán trong các cơ sở giáo dục đại học theo cách tiếp cận chu trình, trong đó đi sâu vào chu trình thu học phí, lấy điển hình tại Trƣờng Cao đẳng Công nghệ thông tin – Đại học Đà Nẵng. Luan van 8 CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH THU HỌC PHÍ TẠI CƠ SỞ GIÁO DỤC ĐẠI HỌC 1.
KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 1. Bản ất ủ ệ t ống t ông t n ế toán Hệ thống thông tin kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống thông tin quản lý trong một đơn vị. Hệ thống thông tin kế toán bao gồm nguồn nhân lực, các phƣơng tiện, các phƣơng pháp kế toán đƣợc tổ chức một cách khoa học nhằm thu thập, xử lý và cung cấp thông tin thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời về tình hình tài sản, nguồn vốn và quá trình kinh doanh của đơn vị. Ở mức độ khái quát, hệ thống thông tin kế toán là tập hợp các nguồn lực con ngƣời và các phƣơng tiện đƣợc thiết kế để chuyển các dữ liệu tài chính và các dữ liệu khác thành thông tin.
Trong điều kiện tin học hóa, các thiết bị phần cứng và các phần mềm kế toán là một trong những yếu tố quan trọng của hệ thống. Cơ sở hạ Phần tầng CNTT mềm Dữ liệu kế toán Thông Con tin ngƣời kế toán Kiểm soát Thủ tục, nội bộ quy trình Hình 1. Các yếu tố cấu thành hệ thống thông tin kế toán (Nguồn: Nguyễn Mạnh Toàn & Huỳnh Thị Hồng Hạnh, 2011) Luan van 9 Ngoài ra, hiện nay hoạt động kiểm soát nội bộ và đảm bảo an toàn dữ liệu của hệ thống thông tin kế toán có vai trò quan trọng nên các công cụ kiểm soát nội bộ cũng đƣợc xem là yếu tố cấu thành hệ thống thông tin kế toán. Nhƣ vậy, hệ thống thông tin kế toán có sáu yếu tố cấu thành cơ bản: (1) Con ngƣời (2) Thủ tục và quy trình xử lý thông tin (3) Dữ liệu về các hoạt động (4) Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin gồm máy tính và các thiết bị kết nối thông tin (5) Phần mềm kế toán kể cả cơ sở dữ liệu kế toán (6) Công cụ kiểm soát nội bộ.
Hệ thống thông tin kế toán đƣợc xem một bộ phận quan trọng của hệ thống thông tin quản lý. Nhƣ các hệ thống thông tin khác, hệ thống thông tin kế toán có dữ liệu đầu vào, quy trình xử lý và dữ liệu đầu ra. Dữ l ệu đầu vào: là các dữ kiện từ các hoạt động kinh tế phát sinh nhƣ mua vật tƣ, hàng hóa, bán hàng, thu tiền, các chi phí phát sinh, thanh toán tiền lƣơng, công nợ, đầu tƣ… Thông tin về các dữ liệu đầu vào đƣợc ghi nhận chủ yếu thông qua các chứng từ kế toán. Quy trìn xử lý: bao gồm các bƣớc công việc từ thu thập các dữ liệu kế toán, đến việc phân loại, xử lý, lƣu trữ, phân tích, tổng hợp các dữ liệu này để cung cấp các thông tin kế toán.
Quy trình xử lý của hệ thống thông tin kế toán rất phức tạp, đòi hỏi sự vận dụng hợp lý hệ thống các phƣơng pháp kế toán trên cơ sở tuân thủ các nguyên tắc, các chuẩn mực kế toán và hệ thống các phƣơng tiện kỹ thuật công nghệ thông tin.