Chương 1. Giới thiệu sơ lược về tài liệu điện tử Chương 2. Hiện trạng tổ chức quản lý và khai thác tài liệu điện tử tại thư viện Tạ Quang Bửu – Đại học Bách khoa Hà Nội. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức quản lý, khai thác và sử dụng tài liệu điện tử tại thư viện Tạ Quang Bửu, Đại học Bách khoa Hà nội.
Hoàng Thị Diệp – K54 TTTV PHẦN NỘI DUNG CHƢƠNG 1. GIỚI THIỆU SƠ LƢỢC VỀ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ ĐIỆN TỬ 1. Khái niệm về tài liệu điện tử Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin và viễn thông đã tác động tới mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Trong lĩnh vực thông tin thư viện, công nghệ thông tin đã tạo nên những thay đổi căn bản, rút ngắn đáng kể thời gian cung cấp thông tin đến tay người đọc.
Hơn thế nữa công nghệ thông tin đã tạo tiền đề hình thành một loại hình tài liệu mới mà người ta quen gọi là tài liệu điện tử/ hay tài liệu số. Chính sự ra đời của loại tài liệu này đã dẫn đến sự ra đời của các thư viện điện tử và đến lượt mình thư viện điện tử lại cung cấp cho người đọc những dịch vụ mới, chưa từng có trong các thư viện truyền thống. Hiện nay, chưa có sự thống nhất về nội dung khái niệm “Tài liệu điện tử”. Nhiều chuyên gia cho rằng “Tài liệu điện tử” chỉ bao gồm các loại tài liệu như sách, báo, tạp chí, các trang web, các cơ sở dữ liệu được lưu giữ trên các vật mang tin mà người ta chỉ có thể tiếp cận tới chúng thông qua phương tiện điện tử như máy tính.
Theo nghĩa này “tài liệu điện tử” sẽ không bao gồm các phần mềm máy tính như hệ điều hành, phần mềm tiện ích, hệ quản trị cơ sở dữ liệu, các chương trình máy tính chuyên dụng hay các dạng thông tin đặc biệt như phim ảnh, âm nhạc đã được số hóa. [13] Một số các chuyên gia khác quan niệm về “tài liệu điện tử” rộng rãi hơn, họ cho rằng nguồn tin điện tử ngoài các tài liệu như sách điện tử, tạp chí điện tử, báo điện tử, cơ sở dữ liệu còn bao gồm các phần mềm, các chương trình chạy trên máy tính, các file mutimedia, các trang web,… tức là tất cả những cái gì có thể đọc được, truy cập được thông qua máy tính hay mạng máy tính điện tử.Theo nghĩa này, tài liệu điện tử được hiểu là “Tài liệu đọc được bằng máy” như thuật ngữ khoa học được dùng phổ biến trong các tài liệu bằng các tiếng Anh và Nga. Gần đây, trong các tài liệu, tài liệu điện tử được hiểu là tập hợp có tổ chức những bộ sưu tập thông tin của các đối tượng số (digital objects) hoặc đã được số hóa, được lưu trữ trên máy tính điện tử mà có thể truy cập, chia sẻ, khai thác theo các giao thức và thủ tục tiêu chuẩn xác định trong môi trường điện tử. Từ cách hiểu trên, nên về thực chất trong hoạt động thực tiễn, khái niệm tài liệu điện tử và tài liệu số được hiểu là tương đương.
Do bản chất tồn tại và lưu trữ hoàn toàn khác biệt so với loại hình tài liệu truyền thống nên tài liệu số hay tài liệu điện tử chỉ có thể vận động (truy cập, chia sẻ, khai thác) trên máy tính hay mạng các máy tính. Theo Wikipedia tiếng Anh: “Một tài liệu điện tử là bất kì nội dung của phương tiện truyền thông điện tử nào nó khác với những chương trình máy tính hoặc một hệ thống các file dữ kiệu, người sử dụng chúng ở trạng thái điện tử hoặc có thể in ra. Nhìn chung ở mỗi một khái niệm ta đều thấy được những đặc trưng cơ bản của một tài liệu điện tử. Đúc rút từ những quan điểm trên tôi xin đưa ra hiểu biết cơ bản về tài liệu điện tử như sau: Tài liệu điện tử là tất cả các loại tài liệu được lưu giữ trên các phương tiện điện tử như máy tính, điện thoại thông minh, Ipad… và có thể truy nhập được bằng cách sử dụng các phương tiện điện tử đó thông qua mạng.
Vai trò của tài liệu điện tử Xã hội ngày càng phát triển, các sản phẩm công nghệ kĩ thuật hiện đại xuất hiện ngày càng nhiều, không khó để ta bắt gặp những chiếc điện thoại thông minh, ipad hay laptop công nghệ cao… chứa đựng những nguồn thông tin khổng lồ, ở tất cả các lĩnh vực. Ngay từ khi mới ra đời, nguồn tin điện tử đã nhận được sự quan tâm của rất nhiều người và ngày càng khẳng định được vị trí vai trò của mình. Dưới đây là những vai trò của tài liệu điện tử. Hoàng Thị Diệp – K54 TTTV Đối với xã hội Cùng với những tài liệu truyền thống, tài liệu điện tử là một trong những nguồn lực để phát triển.Tri thức vừa là nguồn lực nội sinh của sự phát triển, vừa là động cơ, vừa là mục đích của sự phát triển.Trong xu thế mới của nền kinh tế xã hội, tài liệu điện tử đã và đang có những đóng góp tích cực cho sự phát triển của bất kì một quốc gia nào.
- Với khả năng lưu trữ thông tin cao, thuận tiện trong việc sử dụng, … tài liệu điện tử đã và đang có những đóng góp tích cực trong việc cung cấp các thông tin đa lĩnh vực cho người sử dụng. - Tài liệu điện tử là một loại hàng hóa đặc biệt, nó là một trong những sản phẩm của thế giới hiện đại, có thể trao đổi trên thị trường, đặc biệt trong giai đoạn chuyển đổi nền kinh tế theo cơ chế thị trường. Trong những năm gần đây, tài liệu điện tử được xem như một tài nguyên hay một nguồn lực có ý nghĩ kinh tế lớn lao. Chi phí cho thông tin là rất nhỏ bé so với lợi ích mà nó mạng lại.
Đầu tư kinh doanh tài liệu điện tử được coi là lĩnh vực mang lại nhiều sinh lợi. Tuy nhiên, với sự phát triển khó kiểm soát, kinh doanh tài liệu điện tử dễ dẫn đến việc vi phạm bản quyền, nên cần có các chính sách tích cực trong việc quản lí nguồn tài nguyên này. Đối với thƣ viện - Tài liệu điện tử là một sản phẩm hiện đại, là một trong những nhân tố làm phong phú vốn tài liệu của thư viện. Làm nâng cao chất lượng học tập, nghiên cứu và giảng dạy của bất kỳ ai.
- Tạo điều kiện cho thư viện thu hút người dùng tin trong thời đại mới - Tài liệu điện tử có kết cấu nhỏ gọn, một mặt không làm tốn nhiều diện tích kho, mặt khác dễ dàng trong việc sắp xếp, và quản lí một cách thuận tiện nhất. - Tài liệu điện tử thường được lưu trữ dưới dạng đĩa CD, ổ cứng của máy tính… đây đều là những vật liệu có độ bền vật lí cao, điều này thuận lợi trong việc bảo quản thông tin được lâu dài. Hoàng Thị Diệp – K54 TTTV - Tài liệu điện tử càng phong phú, càng tạo điều kiện thúc đẩy quan hệ, hợp tác với các cơ quan thông tin – thư viện khác trong việc chia sẻ thông tin. Tạo ra nguồn tin phong phú, thúc đẩy người dùng tin sử dụng thư viện nhiều hơn - Khả năng lưu trữ thông tin cao: Tài liệu điện tử cung cấp nguồn thông tin đa dạng, phong phú, trữ lượng lớn.
Đối với ngƣời dùng tin - Thuận lợi trong sử dụng. Cách thức tra cứu và tìm tin dễ dàng, nguồn tin điện tử giúp cho người dùng tin thuộc mọi tầng lớp xã hội và mọi lứa tuổi trên thế giới có thể truy cập và sử dụng chung nguồn tài liệu của thư viện nhiều nước thông qua hệ thống mạng máy tính toàn cầu - Vượt qua giới hạn không gian: tài liệu điện tử có tính dễ truy cập và đa truy cập, thông qua mạng internet, tài liệu số trên mạng giúp người dùng tin có thể sử dụng ở nhiều địa điểm khác nhau và có thể sử dụng một tài liệu điện tử cùng lúc. - Vượt giới hạn thời gian: Nguồn tin điện tử dễ dàng lưu trữ, bảo quản lâu dài, người dùng tin có thể sử dụng nguồn tin điện tử ở mọi thời điểm và có thể truy cập vào những nguồn tin điện tử đã xuất hiện lâu đời. - Nguồn tin điện tử thường rất đa dạng, được thể hiện ở nhiều hình thức khác nhau như: âm thanh, hình ảnh… Điều này tạo cảm giác hứng thú tìm hiểu thông tin trên các tài liệu điện tử.
Một số vấn đề về nguồn tin điện tử Các loại nguồn tin điện tử: Các loại nguồn tin điện tử bao gồm: sách báo điện tử toàn văn, cơ sở dữ liệu, ngân hàng dữ liệu trong máy tính, trên CD-ROM và trên mạng… (1) CD-ROM CD- ROM là viết tắt của Compact Disk Read Only Memor, là một dạng đặc biệt của đĩa quang được sử dụng phổ biến ở thư viện. CD-ROM, xuất hiện vào đầu thập niên 80 của thế kỉ này CD-ROM càng ngày càng phát triển như vũ bão. Từ những tiêu chuẩn Hoàng Thị Diệp – K54 TTTV về phần cứng được thông qua vào năm 1985, tiếp sau đó là về hệ điều hành được cài đặt trên đĩa quang, việc tạo lập CD-ROM như một phương tiện phổ biến những khối lượng thông tin khổng lồ, đã mở ra những triển vọng mới cho việc phát triển nguồn tin. CD-ROM có thể chứa một khối lượng lớn thông tin.
Có thể nói các cơ sở dữ liệu toàn văn trên đĩa quang chiếm hơn 40% thị trường thông tin, các cơ sở dữ liệu thư mục chiếm 25% và tài liệu tra cứu chiếm 16% trong năm 2007 theo số liệu thống kê của cục thống kê, và trong tương lai hình thức cung cấp toàn văn tài liệu sẽ trở thành xu hướng chính. Đồng thời việc tăng số lượng nhà xuất bản là các học giả những tri thức sẽ biến CD-ROM trở thành một phương tiện để lưu trữ và phân phối một khối lượng thông tin lớn như thư mục và nhiều cơ sở dữ liệu như là sách hướng dẫn, những tạp chí liên tục dài hạn. Sức chứa của CD-ROM: Một CD-ROM có dung lượng 650 đến 680 Mêga Byte, bằng hơn 150 đĩa mềm 360 KB, có thể chứa được 300000trang đánh máy hoặc hơn 5000 bức ảnh màu. Có thể nói, sự ra đời của đa phương tiện, kết hợp âm thanh, hình ảnh tĩnh và động, cùng với văn bản và dữ liệu trên cùng một đĩa là một bước phát triển thứ hai của công nghệ CD-ROM.
(2) Các nguồn tin trên Internet Internet là một hệ thống thông tin toàn cầu có thể được truy nhập công cộng gồm các mạng máy tính được liên kết với nhau.