Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Sự phát triển của công nghệ thông tin và truyền thông đã tác động sâu sắc đến hoạt động thông tin – thư viện, thúc đẩy quá trình chuyển đổi từ mô hình thư viện truyền thống sang thư viện điện tử. Nguồn tài liệu không còn giới hạn ở các xuất bản phẩm in trên giấy mà mở rộng sang các dạng tài liệu điện tử có dung lượng lưu trữ lớn như băng từ, đĩa từ, đĩa quang và dữ liệu trực tuyến. Tuy nhiên, tại Việt Nam ở thời điểm nghiên cứu (năm 2013), phần lớn các thư viện đại học vẫn mang nặng phương thức quản lý truyền thống; công tác bổ sung, tổ chức và quản lý tài liệu điện tử còn nhiều hạn chế, chưa đáp ứng đầy đủ nhu cầu của người dùng tin thế hệ mới.

Thư viện Tạ Quang Bửu thuộc Trường Đại học Bách khoa Hà Nội là một trong những trung tâm thông tin – thư viện chuyên ngành khoa học kỹ thuật lớn nhất cả nước, phục vụ hơn 40.000 sinh viên, học viên cùng đội ngũ cán bộ, giảng viên và nghiên cứu sinh. Từ năm học 2006 – 2007, thư viện chính thức chuyển đổi sang mô hình thư viện điện tử, từng bước hiện đại hóa cơ sở vật chất và phát triển nguồn tài nguyên số. Đề tài khóa luận được thực hiện nhằm khảo sát, phân tích toàn diện hiện trạng tổ chức, quản lý và khai thác nguồn lực thông tin điện tử tại đơn vị này.

Mục tiêu nghiên cứu:

  1. Hệ thống hóa các vấn đề lý luận cơ bản về tài liệu điện tử trong hoạt động thông tin – thư viện.
  2. Khảo sát, phân tích thực trạng công tác tổ chức, quản lý, xử lý kỹ thuật và khai thác tài liệu điện tử tại Thư viện Tạ Quang Bửu – Trường Đại học Bách khoa Hà Nội.
  3. Đánh giá những kết quả đạt được, chỉ ra các tồn tại hạn chế và đề xuất hệ thống giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý, khai thác tài liệu điện tử tại thư viện.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Lý luận về tài liệu điện tử (khái niệm, vai trò, đặc trưng, phân loại) và thực tiễn công tác tổ chức, quản lý, khai thác nguồn tài liệu điện tử.
  • Phạm vi nghiên cứu: Hoạt động quản lý và khai thác tài liệu điện tử tại Thư viện Tạ Quang Bửu – Trường Đại học Bách khoa Hà Nội.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận tiếp cận vấn đề dưới góc độ khoa học Thông tin – Thư viện, vận dụng các khái niệm chuyên ngành, tiêu chuẩn nghiệp vụ quốc tế và công nghệ quản trị thư viện hiện đại.

Khung lý thuyết và tiêu chuẩn nghiệp vụ

  • Khái niệm tài liệu điện tử: Văn bản phân tích tài liệu điện tử dưới dạng tập hợp có tổ chức của các đối tượng số (digital objects) hoặc tài liệu đã được số hóa, được lưu trữ trên máy tính và phương tiện điện tử, có khả năng truy cập, chia sẻ, khai thác qua mạng theo các giao thức và thủ tục tiêu chuẩn.
  • Chuẩn nghiệp vụ biên mục và phân loại: Quy tắc biên mục mô tả Anh – Mỹ (AACR2), Khổ mẫu biên mục đọc máy (MARC21), Khung phân loại Thư viện Quốc hội Mỹ (LCC), Khung phân loại thập phân Dewey (DDC), Bảng Tiêu đề chủ đề Thư viện Quốc hội Mỹ (LCSH), Bộ từ khóa Khoa học và Công nghệ, Bảng số tác giả Cutter tự động và Chuẩn siêu dữ liệu Dublin Core (áp dụng trong thư viện số).
  • Hệ thống phần mềm ứng dụng: Phần mềm quản trị thư viện tích hợp VTLS (Visionary Technology in Library Solutions) vận hành trên nền tảng hệ quản trị cơ sở dữ liệu Oracle; Phần mềm quản trị thư viện số mã nguồn mở DSpace được đội ngũ kỹ thuật của thư viện nghiên cứu, Việt hóa và triển khai.

Phương pháp nghiên cứu

Tác giả kết hợp đồng bộ các phương pháp nghiên cứu định tính và định lượng:

  • Phương pháp phân tích và tổng hợp tài liệu: Thu thập, nghiên cứu các văn bản quy định, báo cáo tổng kết, tài liệu chuyên môn về hoạt động thư viện điện tử trong và ngoài nước.
  • Phương pháp khảo sát thực tế: Khảo sát trực tiếp hạ tầng công nghệ thông tin, trang thiết bị, phòng đọc mở, phòng đa phương tiện và kho lưu trữ tại tòa nhà Thư viện Tạ Quang Bửu.
  • Phương pháp điều tra bằng phiếu hỏi: Thu thập ý kiến đánh giá từ các nhóm người dùng tin về mức độ tiếp cận và hiệu quả khai thác tài liệu điện tử.
  • Phương pháp phỏng vấn chuyên gia: Phỏng vấn cán bộ quản lý và cán bộ chuyên trách công nghệ thông tin, xử lý nghiệp vụ của thư viện.

Nguồn dữ liệu

Dữ liệu sử dụng trong khóa luận bao gồm số liệu thống kê nội bộ của Thư viện Tạ Quang Bửu đến năm 2013 (về cơ cấu cán bộ, vốn tài liệu truyền thống, vốn tài liệu điện tử, trang thiết bị phần cứng, cơ sở dữ liệu đăng ký) và quy trình kỹ thuật chuyển đổi, biên mục thực tế trên hệ thống phần mềm DSpace và VTLS.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1. Giới thiệu sơ lược về tài liệu điện tử và Thư viện Tạ Quang Bửu – Đại học Bách khoa Hà Nội

Chương này tập trung làm rõ cơ sở lý luận về tài liệu điện tử và cung cấp bức tranh tổng quan về lịch sử, tổ chức bộ máy, cơ sở vật chất của Thư viện Tạ Quang Bửu.

1. Tổng quan lý luận về tài liệu điện tử

Tác giả phân tích các đặc trưng cơ bản của tài liệu điện tử: mật độ thông tin cao, khả năng đa truy cập, kết nối tương tác trực tiếp với tác giả, tích hợp đa phương tiện (văn bản, âm thanh, hình ảnh động), khả năng truy cập từ xa không giới hạn thời gian/không gian và tốc độ cập nhật nhanh. Đi kèm với đó là các thách thức về bảo đảm an toàn dữ liệu, tính toàn vẹn thông tin và vấn đề bản quyền. Các loại hình nguồn tin điện tử chủ yếu gồm: đĩa CD-ROM, sách điện tử (E-book định dạng PDF, HTML, TXT...), báo chí điện tử, tài liệu tra cứu trực tuyến và các cơ sở dữ liệu thư mục/toàn văn trên Internet (như mạng liên hợp OCLC, WorldCat).

2. Khái quát về Thư viện Tạ Quang Bửu

  • Lịch sử phát triển: Thành lập theo Nghị định số 147/NĐ-CP ngày 06/03/1956 của Bộ Quốc gia Giáo dục. Vốn ban đầu chỉ có 5.000 cuốn sách và 02 cán bộ phụ trách. Sau nhiều giai đoạn sơ tán và phát triển, năm 1973 thư viện tách thành đơn vị độc lập; tháng 11/2003 sáp nhập thành Thư viện và Mạng thông tin; tháng 09/2008 chính thức tái lập thành Thư viện Tạ Quang Bửu độc lập.
  • Đặc điểm người dùng tin (NDT): Phân chia thành 4 nhóm chính: (1) Sinh viên (chiếm tỷ lệ lớn nhất, có nhu cầu tài liệu đại cương và chuyên ngành); (2) Cán bộ nghiên cứu, giảng dạy (chiếm 30% tổng số NDT, nhu cầu thông tin chuyên sâu, cập nhật); (3) Cán bộ lãnh đạo, quản lý (chiếm 5%, nhu cầu thông tin chiến lược, quản trị đào tạo); (4) Người dùng tin ngoài trường.
  • Đội ngũ nhân lực: Thư viện có 44 cán bộ với cơ cấu trình độ:
    • 09 Thạc sĩ chuyên ngành Thông tin – Thư viện và Công nghệ thông tin;
    • 06 Kỹ sư Công nghệ thông tin và kỹ thuật;
    • 24 Cử nhân Thông tin – Thư viện;
    • 02 Cử nhân Ngoại ngữ;
    • 03 Cử nhân Kinh tế.
  • Cơ sở vật chất và hạ tầng kỹ thuật: Tòa nhà 10 tầng (sử dụng 5 tầng phục vụ bạn đọc với khả năng phục vụ đồng thời hơn 2.000 người). Trang thiết bị gồm: 2 phòng mượn, 5 phòng tự học, 8 phòng học nhóm, 2 phòng đa phương tiện trang bị 80 máy tính nối mạng Internet; 10 máy in, 5 máy photocopy, 3 máy scanner, 2 máy nạp/khử từ, 20 đầu đọc mã vạch; máy chủ Sun Micro System (quản trị CSDL Oracle) và máy chủ HP; hệ thống kiểm soát an ninh bằng camera 24/24h, cổng từ và công nghệ RFID.
  • Quy mô vốn tài liệu: Vốn tài liệu truyền thống đạt khoảng 700.000 bản (gồm 400.000 cuốn sách, 78 loại báo, 100 tên tạp chí tiếng Việt, 1.530 tên tạp chí ngoại văn, 6.036 cuốn luận văn/luận án). Vốn tài liệu điện tử gồm khoảng 5.000 đĩa CD luận văn/luận án, gần 500 tài liệu toàn văn đưa vào thư viện số cùng các CSDL trực tuyến.

Chương 2. Tìm hiểu hiện trạng tổ chức quản lý và khai thác tài liệu điện tử tại Thư viện Tạ Quang Bửu – Đại học Bách khoa Hà Nội

Chương 2 là nội dung trọng tâm của khóa luận, mô tả chi tiết nguồn tài nguyên điện tử, quy trình xử lý kỹ thuật số hóa, công tác biên mục và phương thức phục vụ, tra cứu.

1. Các loại tài liệu điện tử tại Thư viện Tạ Quang Bửu

Thư viện quản lý tài liệu điện tử theo 3 nguồn chính:

  • Tài liệu điện tử tự xây dựng (nguồn nội sinh): Tổ chức thành các bộ sưu tập số (Communities) trên phần mềm DSpace:
    • Community Audio & Video;
    • Community Bài giảng điện tử (bài giảng, giáo trình do giảng viên ĐHBKHN biên soạn);
    • Community Luận án Tiến sĩ (luận án bảo vệ thành công nộp lưu chiểu);
    • Community Luận văn Thạc sĩ;
    • Community Sách điện tử (E-book biếu tặng từ các tổ chức, cá nhân).
  • Tài liệu điện tử mua ngoài:
    • Đĩa CD-ROM đi kèm sách tham khảo, sách ngoại văn chuyên ngành kỹ thuật;
    • Cơ sở dữ liệu trực tuyến ProQuest Central (mua từ năm 2012 qua Consortium Việt Nam): gồm 25 CSDL đa ngành, xử lý hơn 19.000 tạp chí (hơn 13.000 tạp chí toàn văn), 56.000 luận văn toàn văn, 43.000 hồ sơ doanh nghiệp, hơn 1.000 tài liệu hội nghị và 1.300 tờ báo quốc tế.
  • Tài liệu điện tử liên kết và khai thác qua mạng:
    • CSDL dùng thử: CSDL Cengage Learning (gồm Academic OneFile >15.000 ấn phẩm, Computer Database >1.000 tạp chí, Gale Virtual Reference Library >8.000 e-books, InfoTrac SciTech & Management >1.000 tạp chí); CSDL sách CRC Press (bộ CSI-TECHnetBASE); CSDL tạp chí Taylor & Francis.
    • Các kho học liệu mở miễn phí: Scientific Literature Digital Library, HighWire Press (Đại học Stanford), MIT OpenCourseWare, Project Gutenberg (gutenberg.org).

2. Quy trình tổ chức, xử lý và biên mục tài liệu số

Tác giả ghi nhận chi tiết quy trình xử lý tài liệu nội sinh (đặc thù là Luận văn, Luận án) từ bản mềm sang hệ thống thư viện số:

Bước thực hiện Thao tác kỹ thuật chi tiết
1. Tiếp nhận và chuẩn hóa dữ liệu gốc Nhận file từ đĩa CD/mềm nộp lưu chiểu. Kiểm tra tính toàn vẹn của tệp; quét virus; lưu trữ vào thư mục theo quy ước Tên thư mục = BarcodeID (chuỗi 12 ký tự trùng khớp mã vạch bản in).
2. Chuyển đổi định dạng sang PDF Sử dụng phần mềm Adobe Acrobat Professional 6.0 để in ảo/chuyển đổi các tệp .doc, .xls sang .pdf. Nối các tệp thành phần (bìa, các chương, phụ lục) thành một file chính văn duy nhất; xóa trang thừa (Delete Pages), đổi tên file theo định dạng chuẩn (BarcodeID.pdf cho chính văn và BarcodeID-TT.pdf cho bản tóm tắt).
3. Biên mục trên phần mềm DSpace Đăng nhập hệ thống DSpace; chọn đúng Đơn vị (Community) và Bộ sưu tập (Collection); nhập dữ liệu mô tả vào các trường Dublin Core tiêu chuẩn.
4. Tải tệp và xác thực Tải file PDF (Upload a File); kiểm tra lại các trường mô tả (Verify Submission); xác nhận bản quyền xuất bản số (Grant License) để hoàn tất biểu ghi.

Biểu mẫu biên mục trên DSpace áp dụng cho các bộ sưu tập sử dụng các trường Dublin Core cụ thể: dc.title (Tiêu đề), dc.author (Tác giả), dc.advisor (Người hướng dẫn), dc.editor (Người hiệu đính), dc.abstract (Tóm tắt), dc.description (Phụ chú), dc.publisher (Nhà xuất bản), dc.issued (Năm xuất bản), dc.lcc (Ký hiệu phân loại LCC), dc.subject (Chủ đề), dc.other (BarcodeID), dc.iso (Ngôn ngữ), dc.type (Loại hình tài liệu), dc.Format (Định dạng), dc.Right (Quyền tác giả) và dc.identifier.isbn/issn.

3. Phương thức phục vụ và tra cứu tài liệu điện tử

  • Hình thức phục vụ: Bạn đọc khai thác tài liệu CD-ROM tại chỗ tại phòng Multimedia; khai thác tài liệu số hóa nội sinh và CSDL trực tuyến qua hệ thống mạng nội bộ Bknet của trường hoặc các dải IP tĩnh được cấp quyền.
  • Công cụ tra cứu: Tích hợp tra cứu qua cổng thông tin thư viện:
    • Tra cứu OPAC trên phần mềm VTLS: Hỗ trợ tìm nhanh, tìm lướt, tìm theo từ khóa kết hợp toán tử Boolean (AND, OR, NOT), phân loại theo 4 yếu tố DDC – LCC – LCSH – Đề mục chủ đề và bảng Cutter tự động.
    • Tra cứu cơ sở dữ liệu chuyên biệt: Tra cứu trực tiếp trên giao diện ProQuest Central (lọc theo phạm vi thời gian, toàn văn Full text documents only, tạp chí bình duyệt Peer-reviewed).

Chương 3. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý và khai thác tài liệu điện tử tại Thư viện Tạ Quang Bửu – Đại học Bách khoa Hà Nội

Dựa trên thực trạng khảo sát, tác giả tổng kết các kết quả, chỉ ra các nút thắt nghiệp vụ và đề xuất nhóm giải pháp cụ thể:

1. Đánh giá kết quả đạt được

  • Thư viện đã triển khai thành công mô hình thư viện điện tử, làm chủ và vận hành ổn định hai phần mềm cốt lõi là VTLS (cho thư viện truyền thống/tích hợp) và DSpace (cho thư viện số).
  • Bước đầu xây dựng được các bộ sưu tập số nội sinh có giá trị khoa học cao (luận án, luận văn, giáo trình điện tử) và mở rộng quyền truy cập vào các CSDL quốc tế lớn như ProQuest Central.
  • Trang thiết bị phòng đọc, phòng máy tính đa phương tiện và hệ thống an ninh an toàn tài liệu (RFID, camera, cổng từ) được đầu tư đồng bộ.

2. Các hạn chế và tồn tại

  • Nguồn tài liệu trên đĩa CD-ROM chưa phong phú, chưa được bổ sung độc lập định kỳ mà chủ yếu chỉ là tài liệu phụ đính kèm sách in.
  • Số lượng tài liệu E-book tự xây dựng đưa vào thư viện số còn khiêm tốn (gần 500 cuốn).
  • Việc duy trì kinh phí để mua quyền truy cập thường niên các CSDL trực tuyến quốc tế còn gặp áp lực lớn; một số CSDL chất lượng cao mới chỉ dừng lại ở giai đoạn dùng thử ngắn hạn.
  • Vấn đề bản quyền số và bảo đảm an toàn dữ liệu trên môi trường mạng còn tiềm ẩn rủi ro sai lệch hoặc sao chép trái phép.

3. Các giải pháp đề xuất

  • Tăng cường công tác bổ sung và số hóa: Mở rộng quy mô số hóa tài liệu nội sinh; xây dựng chính sách thu nộp bắt buộc đối với tất cả các công trình nghiên cứu khoa học, đề tài NCKH các cấp, giáo trình bài giảng tại trường; bổ sung thêm kinh phí đặt mua CSDL điện tử chuyên ngành.
  • Hoàn thiện quy trình xử lý nghiệp vụ: Nâng cao chất lượng biên mục Dublin Core, tăng cường kiểm soát từ khóa chuyên ngành kỹ thuật để nâng cao độ chính xác khi thu hồi tin.
  • Đào tạo người dùng tin và nâng cao trình độ cán bộ: Tổ chức các lớp tập huấn kỹ năng tra cứu, tìm kiếm tài liệu điện tử cho sinh viên và giảng viên; bồi dưỡng nâng cao trình độ tin học, ngoại ngữ và kỹ năng quản trị hệ thống cho 44 cán bộ thư viện.
  • Nâng cấp hạ tầng và chính sách bản quyền: Hoàn thiện hạ tầng mạng, tăng băng thông truy cập máy chủ số; thiết lập cơ chế xác thực người dùng chặt chẽ nhằm bảo vệ bản quyền tác giả trong môi trường số.

Kết quả và đóng góp

1. Kết quả nghiên cứu chính

Khóa luận đã tổng hợp và lượng hóa toàn diện hệ thống dữ liệu quản lý tài liệu điện tử tại Thư viện Tạ Quang Bửu tính đến năm 2013:

Hạng mục dữ liệu Thông số ghi nhận trong văn bản
Quy mô phục vụ > 40.000 sinh viên, học viên; > 2.000 chỗ ngồi đồng thời tại 5 tầng dịch vụ.
Nhân lực thư viện 44 cán bộ (9 ThS, 6 Kỹ sư, 24 CN Thư viện, 2 CN Ngoại ngữ, 3 CN Kinh tế).
Trang thiết bị CNTT 80 máy tính phòng Multimedia; máy chủ Sun Micro System (Oracle) và HP; 20 đầu đọc mã vạch, 10 máy in, 5 máy photocopy, 3 máy scan, 2 máy từ.
Tài liệu nội sinh số hóa ~5.000 CD Luận văn/Luận án; gần 500 E-book toàn văn trên DSpace; 6.036 bản cứng luận văn/luận án lưu chiểu.
CSDL thương mại trực tuyến ProQuest Central (25 CSDL con, 19.000 tạp chí, 56.000 luận văn, 43.000 hồ sơ doanh nghiệp).
Phần mềm quản trị VTLS (quản trị tích hợp) và DSpace (quản trị bộ sưu tập số).

2. Giải pháp và kiến nghị

Tác giả đã đề xuất hệ thống giải pháp 4 nhóm mang tính thực tiễn cao: chính sách bổ sung/số hóa nguồn tin nội sinh, hoàn thiện quy trình chuẩn hóa kỹ thuật và biên mục Dublin Core trên DSpace, đẩy mạnh đào tạo kỹ năng tìm kiếm cho người dùng tin và bảo đảm hành lang pháp lý về quyền tác giả số.

3. Đóng góp của đề tài

  • Về mặt lý luận: Cung cấp cái nhìn hệ thống về khái niệm, vai trò, đặc trưng và các tiêu chuẩn xử lý tài liệu điện tử trong bối cảnh thư viện đại học kỹ thuật tại Việt Nam.
  • Về mặt thực tiễn: Là công trình đầu tiên khảo sát chuyên sâu, toàn diện và mô tả chi tiết quy trình kỹ thuật chuyển đổi (convert), chuẩn hóa file PDF và quy trình biên mục từng bước trên phần mềm DSpace tại Thư viện Tạ Quang Bửu, đóng vai trò tài liệu tham khảo nghiệp vụ cho các thư viện đang số hóa.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Nghiên cứu được thực hiện trong khuôn khổ khóa luận tốt nghiệp đại học, phạm vi khảo sát giới hạn tại Thư viện Tạ Quang Bửu thuộc Trường Đại học Bách khoa Hà Nội ở thời điểm năm 2013; các phân tích về hành vi người dùng tin chủ yếu dựa trên quan sát nghiệp vụ và khảo sát bước đầu, chưa đi sâu phân tích định lượng dữ liệu nhật ký hệ thống (log files) truy cập CSDL.
  • Hướng phát triển: Mở rộng nghiên cứu cơ chế liên thông, chia sẻ tài nguyên số và dùng chung cơ sở dữ liệu giữa Thư viện Tạ Quang Bửu với hệ thống thư viện các trường đại học khối kỹ thuật trên toàn quốc; nghiên cứu giải pháp tích hợp công nghệ web ngữ nghĩa và giải pháp quản lý bản quyền kỹ thuật số (DRM) trong quản trị thư viện số.

Giá trị tham khảo

  • Đối tượng hưởng lợi: Sinh viên, học viên cao học, giảng viên chuyên ngành Thông tin – Thư viện, Quản trị thông tin và Khoa học dữ liệu; cán bộ nghiệp vụ tại các thư viện đại học, viện nghiên cứu đang trong quá trình chuyển đổi số và xây dựng thư viện điện tử.
  • Nội dung tham khảo giá trị:
    • Quy trình kỹ thuật 8 bước xử lý chuyển đổi định dạng, nối tệp và chuẩn hóa file PDF luận án, luận văn bằng phần mềm chuyên dụng.
    • Bảng đối chiếu trường siêu dữ liệu Dublin Core tương ứng với từng loại hình tài liệu (Bài giảng điện tử, Sách điện tử, Luận án/Luận văn) trên phần mềm DSpace.
    • Phương thức tổ chức, quản lý và phân quyền khai thác cơ sở dữ liệu thương mại quốc tế (ProQuest Central) và các nguồn tin mở trong môi trường đại học.

Câu hỏi thường gặp

1. Thư viện Tạ Quang Bửu chính thức chuyển sang mô hình thư viện điện tử từ thời điểm nào và có năng lực phục vụ đồng thời bao nhiêu bạn đọc?
Thư viện chính thức mở cửa phục vụ theo mô hình thư viện điện tử với hệ thống phòng đọc tự chọn từ năm học 2006 – 2007. Thư viện sử dụng 5 tầng dịch vụ của tòa nhà 10 tầng, có khả năng phục vụ cùng một lúc hơn 2.000 bạn đọc, đáp ứng nhu cầu thường xuyên của hơn 40.000 sinh viên, học viên và cán bộ trong trường.

2. Cơ cấu chuyên môn của đội ngũ 44 cán bộ tại Thư viện Tạ Quang Bửu được thống kê như thế nào?
Đội ngũ 44 cán bộ thư viện gồm: 09 Thạc sĩ chuyên ngành Thông tin – Thư viện và Công nghệ thông tin, 06 Kỹ sư Công nghệ thông tin và kỹ thuật, 24 Cử nhân Thông tin – Thư viện, 02 Cử nhân Ngoại ngữ và 03 Cử nhân Kinh tế.

3. Thư viện Tạ Quang Bửu sử dụng các phần mềm nào để quản trị hệ thống thư viện tích hợp và thư viện số?
Thư viện sử dụng phần mềm thương mại VTLS (Visionary Technology in Library Solutions) của Mỹ chạy trên nền tảng cơ sở dữ liệu Oracle để quản lý các khâu nghiệp vụ tích hợp (bổ sung, biên mục, lưu thông, OPAC); đồng thời sử dụng phần mềm mã nguồn mở DSpace (được cán bộ IT của thư viện nghiên cứu, Việt hóa và nâng cấp) để quản lý các bộ sưu tập số toàn văn.

4. Quy trình xử lý kỹ thuật đối với một luận văn, luận án nộp lưu chiểu trước khi đưa lên DSpace gồm những bước nào?
Quy trình gồm: Tiếp nhận đĩa CD và bản in; kiểm tra file gốc, quét virus; lưu trữ vào thư mục có tên là mã BarcodeID của tài liệu (12 ký tự); sử dụng phần mềm Adobe Acrobat Professional 6.0 để chuyển đổi các tệp .doc/.xls sang .pdf; thực hiện ghép nối các tệp thành phần thành một file chính văn, xóa trang thừa; đổi tên file thành BarcodeID.pdf và file phụ lục thành BarcodeID-TT.pdf; sau đó đăng nhập DSpace để biên mục các trường Dublin Core và tải tệp lên hệ thống.

5. Cơ sở dữ liệu trực tuyến ProQuest Central được Thư viện Tạ Quang Bửu mua từ năm nào và có quy mô dữ liệu ra sao?
Thư viện tham gia mua CSDL ProQuest Central từ Consortium Việt Nam vào năm 2012. Đây là gói CSDL đa ngành gồm 25 CSDL thành phần, bao quát hơn 19.000 tạp chí (với hơn 13.000 tạp chí toàn văn), 56.000 luận văn toàn văn, 43.000 hồ sơ doanh nghiệp, hơn 1.000 tài liệu hội nghị và 1.300 tờ báo quốc tế liên quan đến 160 lĩnh vực chủ đề khác nhau.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Hoàng Thị Diệp đã phản ánh chân thực, chi tiết bức tranh tổ chức, quản lý và khai thác tài liệu điện tử tại Thư viện Tạ Quang Bửu – Trường Đại học Bách khoa Hà Nội trong giai đoạn chuyển đổi mô hình thư viện số. Đề tài không chỉ làm rõ cơ cấu nguồn lực thông tin, cơ sở vật chất và nhân lực mà còn ghi lại cụ thể quy trình nghiệp vụ số hóa, chuẩn hóa tệp tin và biên mục Dublin Core trên phần mềm DSpace. Những phát hiện và giải pháp được tác giả đúc kết mang giá trị thực tiễn cao, đóng góp hữu ích cho công tác quản trị thông tin – thư viện tại các trường đại học chuyên ngành khoa học kỹ thuật tại Việt Nam.