CHƯƠNG 1 LÍ LUẬN CHUNG VỀ HẠCH TOÁN KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN 1. Khái niệm, nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền: 1. Khái niệm vốn bằng tiền: Vốn bằng tiền là một bộ phận quan trọng của vốn kinh doanh thuộc tài sản lưu động của doanh nghiệp, được hình thành trong quá trình bán hàng và các quan hệ thanh toán. Trong quá trình sản xuất kinh doanh, vốn bằng tiền đến với các doanh nghiệp là loại vốn rất cần thiết không thể thiếu được, đặc biệt trong điều kiện đổi mới cơ chế quản lý và tự chủ về tài chính thì vốn bằng tiền càng có vị trí quan trọng thúc đẩy sản xuất kinh doanh phát triển và đạt hiệu quả kinh tế cao.
Vốn bằng tiền là loại vốn có tính lưu động nhanh chóng vào mọi khâu của quá trình sản xuất. Trong điều kiện hiện nay doanh nghiệp càng phải có kế hoạch hoá cao việc thu, chi tiền mặt, việc thanh toán qua ngân hàng, không những đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp mà còn tiết kiệm được vốn lưu động, tăng thu nhập cho hoạt động tài chính, góp phần quay vòng nhanh vốn lưu động. Theo hình thức tồn tại vốn bằng tiền của doanh nghiệp được chia thành: - Tiền Việt Nam: Đây là các loại giấy bạc do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam phát hành và được sử dụng làm phương tiện giao dịch chính thức đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Ngoại tệ: Đây là các loại giấy bạc không phải do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam phát hành nhưng được phép lưu hành chính thức trên thị trường Việt Nam như các đồng: Đô la Mỹ (USD), bảng Anh (GBP), phrăng Pháp (FFr), Yên Nhật (JPY), Đô la Hồng Kông (HKD), Mác Đức (DM).
SV: Ngô Quang Minh 5 Lớp CQ48/21.01 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiệp Học viện tài chính - Vàng bạc, kim khí quý, đá quý: Là tiền thực chất, tuy nhiên được lưu trữ chủ yếu là vì mục tiêu an toàn hoặc một mục đích bất thường khác chứ không phải vì mục đích thanh toán trong kinh doanh. Nếu phân loại theo trạng thái tồn tại, vốn bằng tiền của doanh nghiệp bao gồm: - Tiền tại quỹ: Gồm giấy bạc Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý, ngân phiếu hiện đang được giữ tại két của doanh nghiệp để phục vụ nhu cầu chi tiêu trực tiếp hàng ngày trong sản xuất kinh doanh. - Tiền gửi Ngân hàng: Là tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý mà doanh nghiệp đang gửi tại TK của doanh nghiệp tại Ngân hàng. - Tiền đang chuyển: Là tiền đang trong quá trình vận động để hoàn thành chức năng phương tiện thanh toán hoặc đang trong quá trình vận động từ trạng thái này sang trạng thái khác.
Đặc điểm của vốn bằng tiền: Trong quá trình sản xuất kinh doanh, vốn bằng tiền vừa được sử dụng để đáp ứng nhu cầu về thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc mua sắm vật tư, hàng hoá sản xuất kinh doanh, vừa là kết quả của việc mua bán hoặc thu hồi các khoản nợ. Chính vì vậy, quy mô vốn bằng tiền là loại vốn đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý hết sức chặt chẽ vì vốn bằng tiền có tính luân chuyển cao nên nó là đối tượng của sự gian lận và ăn cắp. Vì thế trong quá trình hạch toán vốn bằng tiền, các thủ tục nhằm bảo vệ vốn bằng tiền khỏi sự ăn cắp hoặc lạm dụng là rất quan trọng, nó đòi hỏi việc sử dụng vốn bằng tiền cần phải tuân thủ các nguyên tắc, chế độ quản lý tiền tệ thống nhất của Nhà nước. Chẳng hạn tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp dùng để chi tiêu hàng ngày không được vượt quá mức tồn quỹ mà doanh nghiệp và Ngân hàng đã thoả thuận theo hợp đồng thương mại, khi có tiền thu bán hàng phải nộp ngay cho Ngân hàng.
SV: Ngô Quang Minh 6 Lớp CQ48/21.01 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiệp Học viện tài chính 1. Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền và nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền: * Kế toán phải thực hiện những nhiệm vụ sau: - Phản ánh chính xác, kịp thời những khoản thu chi và tình hình còn lại của từng loại vốn bằng tiền, kiểm tra và quản lý nghiêm ngặt việc quản lý các loại vốn bằng tiền nhằm đảm bảo an toàn cho tiền tệ, phát hiện và ngăn ngừa các hiện tượng tham ô và lợi dụng tiền mặt trong kinh doanh. - Giám sát tình hình thực hiện kế toán thu chi các loại vốn bằng tiền, kiểm tra việc chấp hành nghiêm chỉnh chế độ quản lý vốn bằng tiền, đảm bảo chi tiêu tiết kiệm và có hiệu quả. *Kế toán vốn bằng tiền phải tuân thủ các nguyên tắc, chế độ quản lý tiền tệ của Nhà nước sau đây: - Sử dụng đơn vị tiền tệ thống nhất là đồng Việt Nam (ký hiệu quốc gia là_đ, ký hiệu quốc tế là_VNĐ) (Điều 11- Luật kế toán) - Trong trường hợp nghiệp vụ kế toán phát sinh là ngoại tệ phải ghi theo nguyên tệ và đồng Việt Nam theo TGHĐ thực tế hoặc quy đổi theo TGHĐ do Ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Đối với loại ngoại tệ không có TGHĐ với đồng Việt Nam thì phải quy đổi thông qua một loại ngoại tệ có TGHĐ với đồng Việt Nam (Điều 11-Luật kế toán). - Đơn vị kế toán chủ yếu thu, chi bằng ngoại tệ thì được chọn một loại ngoại tệ do Bộ tài chính quy định làm đơn vị tiền tệ để kế toán, nhưng khi sử dụng tại Việt Nam phải quy đổi ra đồng Việt Nam theo TGHĐ do Ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm khóa sổ lập báo cáo tài chính, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác (Điều 11-Luật kế toán). - Các loại vàng bạc, đá quý, kim khí quý phải được đánh giá bằng tiền tệ tại thời điểm phát sinh theo giá thực tế (nhập, xuất), ngoài ra phải theo dõi SV: Ngô Quang Minh 7 Lớp CQ48/21.01 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiệp Học viện tài chính chi tiết số lượng, trọng lượng, quy cách và phẩm chất của từng loại. Giá nhập vào trong kỳ được tính theo giá thực tế, còn giá xuất có thể được tính theo một trong những PP sau: + PP bình quân gia quyền.
+ PP nhập trước, xuất trước. + PP nhập sau, xuất trước. + PP đích danh. - Vào cuối kỳ kế toán năm, kế toán phải đánh giá lại các loại ngoại tệ theo TGHĐ tại thời điểm cuối năm tài chính.
* Để phản ánh và Giám đốc chặt chẽ vốn bằng tiền, kế toán phải thực hiện những nhiệm vụ chủ yếu sau: - Phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ tình hình hiện có và sự biến động của từng loại vốn bằng tiền. - Giám đốc chặt chẽ chấp hành các chế độ thu chi tiền mặt, tiền gửi, quản lý ngoại tệ, vàng bạc, đá quý. Kế toán tiền mặt: 1. Nguyên tắc chế độ lưu thông tiền mặt: Việc quản lý tiền mặt phải dựa trên nguyên tắc chế độ và thể lệ của Nhà nước đã ban hành, phải quản lý chặt chẽ cả hai mặt thu chi và tập trung nguồn tiền vào Ngân hàng Nhà nước nhằm điều hòa tiền tệ trong lưu thông, tránh lạm phát và bội chi ngân sách, kế toán đơn vị phải thực hiện những nguyên tắc sau: - Nhà nước quy định Ngân hàng là cơ quan duy nhất để phụ trách quản lý tiền mặt.
Các xí nghiệp cơ quan phải chấp hành nghiêm chỉnh các chế độ thể lệ quản lý tiền mặt của Nhà nước. - Các xí nghiệp, các tổ chức kế toán và các cơ quan đều phải mở TK tại Ngân hàng để gửi tiền nhàn rỗi vào hoạt động. SV: Ngô Quang Minh 8 Lớp CQ48/21.01 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiệp Học viện tài chính - Mọi khoản thu bằng tiền mặt bất cứ từ nguồn thu nào đều phải nộp hết vào Ngân hàng trừ trường hợp Ngân hàng cho phép tọa chi như các đơn vị ở xa Ngân hàng nhất thiết phải thanh toán qua Ngân hàng. Nghiêm cấm các đơn vị cho thuê, cho mượn TK.
Kế toán tiền mặt: - Mỗi doanh nghiệp đều có một lượng tiền mặt tại quỹ để phục vụ cho nhu cầu chi tiêu trực tiếp hàng ngày trong sản xuất kinh doanh. Thông thường tiền giữ tại doanh nghiệp bao gồm: tiền Việt Nam, ngoại tệ, ngân phiếu, vàng bạc, kim loại quý đá quý. - Để hạch toán chính xác tiền mặt, tiền mặt của doanh nghiệp được tập trung tại quỹ. Mọi nghiệp vụ có liên quan đến thu, chi tiền mặt, quản lý và bảo quản tiền mặt đều do thủ quỹ chịu trách nhiệm thực hiện.
Pháp lệnh kế toán, thống kê nghiêm cấm thủ quỹ không được trực tiếp mua, bán hàng hoá, vật tư, kiêm nhiệm công việc tiếp liệu hoặc tiếp nhiệm công việc kế toán. - Mức tồn quỹ phải được tính toán theo định mức hợp lý để giúp doanh nghiệp có thể: + Tránh được các rủi ro thanh toán ngay, phải gia hạn thanh toán nên bị phạt hoặc trả lãi cao hơn. + Không làm mất khả năng mua chịu từ các nhà cung cấp. + Tận dụng được các cơ hội kinh doanh có lợi nhuận cao cho doanh nghiệp.
- Quy định về trách nhiệm của thủ quỹ: + Thủ quỹ chịu trách nhiệm mọi khoản thu, chi tiền. + Thu, chi phải có chứng từ và chữ ký của kế toán trưởng và thủ trưởng. + Thủ quỹ không kiêm nhiệm công tác khác. + Thủ quỹ theo dõi sổ quỹ kiêm báo cáo quỹ.
SV: Ngô Quang Minh 9 Lớp CQ48/21.01 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiệp Học viện tài chính 1. Chứng từ sử dụng để hạch toán tiền mặt: - Phiếu thu. - Bảng kê vàng bạc đá quý, kim khí quý. - Các chứng từ kèm theo: Hóa đơn giá trị gia tăng, Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy thanh toán tạm ứng, Phiếu nhập kho… Để việc lập Phiếu thu - Phiếu chi hợp pháp, theo đúng chế độ kế toán, người đứng đầu bộ phận kế toán của Công ty cần phải quy định các chứng từ tương ứng kèm theo để những yêu cầu thanh toán không phù hợp sẽ được nhận biết và xử lý kịp thời.
Các kế toán viên mặc nhiên căn cứ vào đó mà áp dụng.