Tổng quan nghiên cứu

Khu vực doanh nghiệp nhỏ và vừa đóng vai trò nòng cốt trong nền kinh tế khi sử dụng tới 51% lực lượng lao động xã hội và đóng góp hơn 40% tổng sản phẩm quốc nội (GDP). Tại Việt Nam, số tiền thuế và phí nộp vào ngân sách nhà nước từ khối doanh nghiệp này đã tăng 18,4 lần sau 10 năm phát triển. Tuy nhiên, trước sức ép cạnh tranh gay gắt và biến động thị trường, công tác quản trị nội bộ đang bộc lộ nhiều điểm nghẽn nghiêm trọng. Đề tài tập trung giải quyết bài toán cấp thiết về việc thiết lập hệ thống kế toán quản trị chuyên nghiệp nhằm hỗ trợ nhà quản lý kiểm soát chi phí, hoạch định chiến lược và đưa ra quyết định kinh doanh chuẩn xác.

Mục tiêu cụ thể của luận văn là hệ thống hóa cơ sở lý luận về kế toán quản trị trong doanh nghiệp thương mại, phân tích thực trạng bộ máy kế toán tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Vi Na Men, từ đó xây dựng mô hình tổ chức kế toán quản trị toàn diện, khả thi. Phạm vi nghiên cứu bao quát dữ liệu hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị từ tháng 01/2010 đến tháng 09/2014 trên địa bàn tỉnh Đồng Nai, Thành phố Hồ Chí Minh cùng các tỉnh lân cận. Nghiên cứu mang ý nghĩa thực tiễn to lớn khi giúp doanh nghiệp có vốn điều lệ 20 tỷ đồng và quy mô 216 lao động tối ưu hóa chi phí vận hành, cải thiện biên lợi nhuận ròng vốn chỉ đạt 914.592.610 đồng trên tổng doanh thu 408.983.807.416 đồng vào năm 2013, tạo nền tảng vững chắc cho sự tăng trưởng dài hạn.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu vận dụng lý thuyết hệ thống thông tin kế toán quản trị của Hiệp hội Kế toán Quản trị Công chứng Anh Quốc (CIMA) và Viện Kế toán Quản trị Hoa Kỳ (IMA). Luận văn kết hợp chặt chẽ giữa lý thuyết kế toán chi phí và lý thuyết kế toán trách nhiệm để xây dựng mô hình tổ chức. Ba mô hình lập dự toán ngân sách chủ đạo được phân tích bao gồm: mô hình dự toán từ trên xuống, mô hình dự toán từ dưới lên và mô hình dự toán song song phối hợp đa cấp.

Khung lý thuyết định hình 4 khái niệm trung tâm bao gồm:

  1. Dự toán ngân sách hoạt động và tài chính: Công cụ lượng hóa mục tiêu kinh doanh ngắn hạn và dài hạn.
  2. Ứng xử của chi phí: Phân loại chi phí thành biến phí, định phí và chi phí hỗn hợp dựa trên mức độ hoạt động.
  3. Kế toán trách nhiệm: Thiết lập 4 trung tâm trách nhiệm gồm trung tâm chi phí, trung tâm doanh thu, trung tâm lợi nhuận và trung tâm đầu tư.
  4. Thông tin thích hợp cho việc ra quyết định: Phân tích chi phí chênh lệch, chi phí cơ hội và loại bỏ chi phí chìm để phục vụ quyết định định giá, chọn nhà cung cấp hoặc mở rộng mạng lưới chi nhánh.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp định tính kết hợp phân tích định lượng dựa trên nguồn dữ liệu thứ cấp và sơ cấp. Nguồn dữ liệu thứ cấp được trích xuất từ báo cáo tài chính kiểm toán, sổ cái kế toán, báo cáo doanh thu tiêu thụ và bảng lương trong giai đoạn 5 năm từ năm 2010 đến năm 2014. Nguồn dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua phương pháp phỏng vấn chuyên sâu bán cấu trúc với cỡ mẫu gồm 15 nhân sự chủ chốt, bao gồm 2 thành viên Ban Giám đốc, Kế toán trưởng, 6 nhân viên phòng kế toán và 6 trưởng bộ phận kinh doanh, thu mua, kho vận.

Phương pháp chọn mẫu có chủ đích được áp dụng nhằm tiếp cận trực tiếp những cá nhân am hiểu tường tận quy trình vận hành và kiểm soát dòng tiền của công ty. Lý do lựa chọn phương pháp phân tích so sánh, tổng hợp và mô hình hóa là vì mô hình kinh doanh phân phối vật liệu xây dựng đòi hỏi sự phối hợp liên phòng ban chặt chẽ, việc kết hợp khảo sát thực tế và phân tích báo cáo giúp nhận diện chính xác nguyên nhân gốc rễ khiến doanh nghiệp chưa thể tách bạch kế toán quản trị với kế toán tài chính.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Phân tích hoạt động tại Công ty Vi Na Men chỉ ra 4 phát hiện quan trọng:

Thứ nhất, kết quả kinh doanh tăng trưởng nhưng thiếu tính ổn định qua các năm. Doanh thu thuần năm 2010 đạt 344,07 tỷ đồng, năm 2011 đạt 345,92 tỷ đồng (chỉ tăng 0,56%), đến năm 2013 bứt phá lên 408,98 tỷ đồng với tốc độ tăng trưởng 17,56%. Lợi nhuận sau thuế năm 2010 đạt 597,9 triệu đồng, sau đó sụt giảm mạnh 24,1% trong năm 2011 xuống mức 454,09 triệu đồng trước khi phục hồi lên 914,59 triệu đồng vào năm 2013.

Thứ hai, cơ cấu thị trường tiêu thụ có sự phân hóa rõ nét nhưng chưa được theo dõi theo trung tâm doanh thu. Khu vực Đông Nam Bộ chiếm tỷ trọng cao nhất với 40,19% (tương ứng 164,37 tỷ đồng), thị trường Tây Nam Bộ chiếm 30,32% (tương đương 119,89 tỷ đồng), và thị trường miền Trung chiếm 29,49% tổng doanh thu năm 2013.

Thứ ba, cơ cấu nhân sự bộc lộ hạn chế về trình độ chuyên môn quản trị. Trong tổng số 216 nhân sự, lao động có trình độ đại học chỉ chiếm 16% (34 người), trình độ cao đẳng và trung cấp chiếm 32% (69 người), trong khi lao động phổ thông trình độ trung học chiếm tới 52% (113 người). Phòng tài chính kế toán có 23 nhân sự phân bổ tại trụ sở chính và 5 chi nhánh nhưng 100% khối lượng công việc chỉ tập trung vào ghi chép sổ sách kế toán tài chính.

Thứ tư, công tác kế toán quản trị hoàn toàn mang tính tự phát. Đơn vị chỉ mới lập kế hoạch bán hàng và kế hoạch mua hàng đơn thuần mà chưa lập dự toán linh hoạt, chưa phân loại chi phí theo mối quan hệ với mức độ hoạt động và chưa từng thực hiện phân tích biến động chi phí giữa thực tế với dự toán.

Thảo luận kết quả

Thực trạng biến động lợi nhuận giai đoạn 2010 - 2013 bắt nguồn từ việc doanh nghiệp phụ thuộc hoàn toàn vào chính sách giá của nhà máy sản xuất gạch men và sự đóng băng của thị trường bất động sản. Doanh nghiệp chưa chủ động phân tách chi phí bất biến và chi phí khả biến, dẫn đến việc không xác định được điểm hòa vốn cũng như đòn bẩy kinh doanh khi doanh thu sụt giảm.

Dữ liệu doanh thu và chi phí qua các năm khi được tổng hợp trên bảng đối chiếu đa kỳ và trực quan hóa qua biểu đồ cột chồng sẽ làm nổi bật sự chênh lệch lớn giữa tốc độ tăng chi phí bán hàng với tốc độ tăng doanh thu. Biểu đồ cơ cấu thị trường dạng tròn thể hiện rõ ưu thế áp đảo của khu vực Đông Nam Bộ, nơi đặt 4 chi nhánh của công ty. Kết quả nghiên cứu hoàn toàn tương đồng với khảo sát của các chuyên gia kế toán tại Thành phố Hồ Chí Minh, khi có tới 75% doanh nghiệp thương mại vừa và nhỏ chưa vận dụng kế toán quản trị chuyên sâu mà chỉ dừng lại ở mức 25% ứng dụng sơ khai. Điều này khẳng định việc thiếu vắng hệ thống báo cáo kế toán quản trị là rào cản chung kìm hãm năng lực điều hành của doanh nghiệp tư nhân.

Đề xuất và khuyến nghị

Nhằm hoàn thiện công tác quản trị tài chính tại Công ty Vi Na Men, 4 giải pháp đồng bộ cần được triển khai:

Thứ nhất, tái cấu trúc bộ máy kế toán theo mô hình hỗn hợp và phân định 4 trung tâm trách nhiệm. Ban Giám đốc cùng Kế toán trưởng chủ trì việc phân định chi nhánh 1 đến chi nhánh 5 thành các trung tâm doanh thu, bộ phận kho vận và văn phòng là trung tâm chi phí, toàn công ty là trung tâm lợi nhuận và đầu tư. Thời gian triển khai trong 6 tháng, mục tiêu giảm thiểu 15% chi phí quản lý gián tiếp và nâng cao trách nhiệm giải trình của từng cấp quản lý.

Thứ hai, thiết lập hệ thống dự toán ngân sách tổng thể định kỳ hàng năm. Trưởng phòng kinh doanh và phòng thu mua phối hợp với phòng kế toán áp dụng mô hình dự toán song song, xây dựng đồng bộ hệ thống dự toán tiêu thụ, dự toán mua hàng, dự toán chi phí bán hàng và dự toán lưu chuyển tiền tệ theo tháng và quý. Thời gian áp dụng ngay từ đầu năm tài chính tiếp theo, mục tiêu kiểm soát độ lệch giữa chi phí thực tế và kế hoạch ở mức dưới 5%.

Thứ ba, thực hiện phân loại chi phí theo mức độ hoạt động và lập báo cáo phân tích biến động. Đội ngũ kế toán viên tiến hành tách bạch biến phí như giá vốn hàng bán, hoa hồng môi giới với định phí như khấu hao tài sản cố định, tiền thuê mặt bằng. Thiết lập mẫu báo cáo kết quả kinh doanh dạng số dư đảm phí hàng tháng, giúp Ban Giám đốc đưa ra quyết định định giá bán linh hoạt cho từng hợp đồng lớn trong vòng 3 tháng.

Thứ tư, nâng cấp phần mềm kế toán và chuẩn hóa quy trình đào tạo nhân sự. Công ty cần đầu tư mở rộng phân hệ kế toán quản trị trên phần mềm kế toán hiện tại hoặc nâng cấp lên hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP). Phòng tổ chức hành chánh kết hợp với các chuyên gia bên ngoài tổ chức các khóa tập huấn nghiệp vụ kế toán quản trị cho 100% cán bộ kế toán và quản lý phòng ban trong lộ trình 12 tháng, bảo đảm vận hành trơn tru hệ thống báo cáo quản trị nội bộ.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Công trình nghiên cứu mang lại giá trị thực tiễn và học thuật sâu sắc cho 4 nhóm đối tượng:

Nhóm thứ nhất là Ban Giám đốc, chủ doanh nghiệp và các nhà quản lý điều hành trong lĩnh vực phân phối vật liệu xây dựng. Nghiên cứu cung cấp khung hướng dẫn thực hành thiết lập trung tâm trách nhiệm và hệ thống dự toán, hỗ trợ cắt giảm chi phí lãng phí và tối ưu hóa dòng tiền kinh doanh.

Nhóm thứ hai là đội ngũ Kế toán trưởng, kiểm soát viên tài chính và kế toán viên tại các doanh nghiệp thương mại vừa và nhỏ. Luận văn cung cấp trọn bộ mẫu biểu chứng từ, quy trình luân chuyển thông tin và hệ thống báo cáo kết quả kinh doanh nội bộ theo số dư đảm phí, giúp tiết kiệm 30% thời gian thiết kế hệ thống kế toán quản trị từ đầu.

Nhóm thứ ba là học viên cao học, sinh viên và nghiên cứu sinh chuyên ngành Kế toán, Tài chính - Ngân hàng, Quản trị Kinh doanh. Đề tài là tài liệu tham khảo chuẩn mực về phương pháp luận nghiên cứu trường hợp điển hình, giúp người học nắm vững cách thức thu thập dữ liệu và xử lý bài toán thực tế.

Nhóm thứ tư là các đơn vị tư vấn quản trị doanh nghiệp và các nhà hoạch định chính sách kinh tế. Tài liệu mang lại bức tranh chân thực về các rào cản nội tại của khối doanh nghiệp tư nhân, làm cơ sở xây dựng các chương trình đào tạo và hướng dẫn ứng dụng công cụ quản trị tiên tiến cho cộng đồng doanh nghiệp.

Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp thương mại quy mô vừa có thực sự cần tách riêng bộ phận kế toán quản trị không? Không nhất thiết phải tách riêng thành hai phòng ban độc lập để tránh gia tăng chi phí nhân sự. Giải pháp tối ưu là áp dụng mô hình kế toán hỗn hợp hoặc kết hợp, trong đó phân công nhân sự kế toán tổng hợp kiêm nhiệm công tác thu thập, phân tích thông tin kế toán quản trị trên nền tảng dữ liệu kế toán tài chính sẵn có.

Làm thế nào để phân loại chi phí hỗn hợp khi doanh nghiệp chưa có hệ thống dữ liệu lịch sử chi tiết? Doanh nghiệp có thể sử dụng phương pháp cực đại - cực tiểu hoặc phương pháp đồ thị phân tán dựa trên số liệu doanh thu và chi phí của 12 tháng gần nhất. Cách làm này giúp xác định nhanh chóng thành phần định phí cố định và tỷ suất biến phí trên mỗi đơn vị doanh thu để kịp thời phục vụ điều hành.

Mô hình dự toán song song mang lại lợi ích vượt trội gì so với dự toán từ trên xuống? Mô hình dự toán song song tạo ra cơ chế đàm phán hai chiều giữa Ban Giám đốc và các trưởng bộ phận kinh doanh, kho bãi. Nhờ đó, chỉ tiêu đặt ra vừa bám sát định hướng chiến lược của lãnh đạo, vừa sát với năng lực thực tế của nhân viên, loại bỏ tình trạng chỉ tiêu quá cao gây chán nản hoặc quá thấp làm giảm động lực.

Kế toán trách nhiệm giúp cải thiện hiệu quả hoạt động của các chi nhánh như thế nào? Bằng việc quy định mỗi chi nhánh là một trung tâm doanh thu hoặc trung tâm lợi nhuận, người đứng đầu chi nhánh được trao quyền chủ động trong phạm vi ngân sách được duyệt. Báo cáo thành quả định kỳ so sánh giữa kết quả thực hiện và dự toán sẽ đánh giá chính xác năng lực quản lý của từng giám đốc chi nhánh.

Thời gian tối thiểu để xây dựng hoàn chỉnh hệ thống kế toán quản trị cho công ty thương mại là bao lâu? Lộ trình chuẩn hóa thường kéo dài từ 12 đến 24 tháng, chia làm 3 giai đoạn: hoàn thiện hệ thống thu thập thông tin và phân loại chi phí trong 6 tháng đầu, thiết lập hệ thống dự toán ngân sách trong 6 tháng tiếp theo, và vận hành toàn diện hệ thống báo cáo quản trị cùng phân hệ phần mềm trong năm thứ hai.

Kết luận

Hệ thống hóa toàn bộ công trình nghiên cứu cho thấy những đóng góp trọng tâm:

  • Làm rõ cơ sở lý luận khoa học và sự cần thiết khách quan của việc tổ chức kế toán quản trị trong doanh nghiệp thương mại vừa và nhỏ.
  • Phản ánh trung thực thực trạng công tác quản lý tài chính tại Công ty Vi Na Men với quy mô 216 nhân sự và doanh thu vượt 408 tỷ đồng năm 2013.
  • Chỉ rõ 4 hạn chế cốt lõi: thiếu hệ thống dự toán chuẩn mực, chưa phân loại biến phí - định phí, chưa vận dụng kế toán trách nhiệm và công cụ kỹ thuật còn đơn sơ.
  • Thiết kế hoàn chỉnh mô hình tổ chức kế toán quản trị phù hợp với đặc thù kinh doanh gạch men và vật liệu xây dựng, bao gồm hệ thống chứng từ, tài khoản và báo cáo nội bộ.
  • Đề xuất lộ trình triển khai 3 giai đoạn rõ ràng kết hợp giải pháp đào tạo nhân sự và nâng cấp công nghệ thông tin trong vòng 12 đến 24 tháng tới.

Các nhà quản trị và quý độc giả quan tâm đến việc tái cấu trúc hệ thống thông tin tài chính hãy áp dụng ngay khung giải pháp của luận văn để nâng cao năng lực cạnh tranh và kiểm soát tối ưu dòng tiền doanh nghiệp.