CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ 1.1 Một số vấn đề chung về kế toán quản trị áp dụng cho doanh nghiệp 1.1 Khái niệm kế toán quản trị Trong các nghiên cứu về kế toán hiện nay, kế toán có rất nhiều khái niệm và mỗi khái niệm thể hiện mỗi khía cạnh nghiên cứu khác nhau về kế toán. Tuy nhiên, những khái niệm này đều có những lý luận cơ bản chung là: Kế toán là một hệ thống phương pháp thu thập, đo lường, xử lý và truyền đạt những thông tin cần thiết cho việc ra những quyết định tài chính. Theo Viện nghiên cứu Kế toán quản trị Mỹ, “Kế toán là một quá trình nhận diện, tổng hợp, đo lường và truyền đạt thông tin kinh tế để giúp người sử dụng thông tin đó đánh giá và ra quyết định.”(Phạm Văn Dược và Huỳnh Lợi, 2009, trang 13) Theo Luật Kế toán Việt Nam (2003): “Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động.”[15, trang 1] Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ trong tất cả các ngành nghề, kinh tế phát triển mang tính toàn cầu làm gia tăng sức ép cạnh tranh trong thị trường, chính điều này làm cho nhu cầu thông tin của các doanh nghiệp không đơn thuần là những thông tin về tình hình tài chính kinh tế, hay là việc phản ánh kết quả hoạt động của doanh nghiệp; mà nhu cầu thông tin các doanh nghiệp cần là các thông tin hữu dụng phục vụ cho việc tổ chức điều hành, kiểm soát và ra quyết định. Từ nhu cầu sử dụng thông tin khác biệt này, kế toán hình thành nên hai nhánh là Kế toán tài chính (KTTC) và Kế toán quản trị (KTQT).
Theo Hiệp hội KTQT công chứng (CIMA), Anh Quốc, "KTQT là một phần của quản lý liên quan đến việc xác định, trình bày và giải thích thông tin được sử dụng để xây dựng chiến lược, quy hoạch các hoạt động, ra quyết định kiểm soát, tối ưu hóa việc sử dụng các nguồn tài nguyên, tiết lộ cho các cổ đông bên trong và bên ngoài khác.”(Debarshi Bhattacharyya, 2010, trang 1) LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 6 Theo nhóm tác giả Jan R.Bettner, “KTQT là trình bày, giải thích những thông tin kế toán với định hướng chủ yếu phục vụ cho nhu cầu thông tin của những nhà quản trị trong nội bộ doanh nghiệp điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh.” (Phạm Văn Dược và Huỳnh Lợi, 2009, trang 13) Theo Luật Kế toán Việt Nam (2003): “KTQT là việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán.”[15, trang 1] Tóm lại, KTQT là một hệ thống cung cấp thông tin cho các đối tượng bên trong đơn vị để ra quyết định, hoạch định, kiểm soát và đánh giá tất cả các hoạt động của đơn vị. Từ những khái niệm trên,chúng ta cũng thấy được các chức năng của KTQT như sau: 1.2 Chức năng của kế toán quản trị Ngoài chức năng chung của kế toán là thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính của các hoạt động của doanh nghiệp thì KTQT còn có thêm chức năng là hỗ trợ việc hoạch định, tổ chức – điều hành, kiểm soát và ra quyết định trong quá trình quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của các nhà quản trị. Cụ thể, KTQT hỗ trợ các chức năng quản trị như sau: • Chức năng hoạch định KTQT cung cấp thông tin cho việc hoạch định trong doanh nghiệp thông qua công cụ là dự toán trong ngắn hạn và dài hạn.Chính công cụ này đã cung cấp tình hình hoạt động của các đối tượng bên trong và đối tượng bên ngoài doanh nghiệp để giúp các nhà quản trị định hướng và ra quyết định trong doanh nghiệp. • Chức năng tổ chức – điều hành KTQT cung cấp thông tin về tất cả các hoạt động đã, đang và sẽ thực hiện tại các bộ phận trong doanh nghiệp một cách thường xuyên và liên tục.
Chính những thông tin này giúp cho nhà quản trị có thể điều chỉnh và tổ chức lại kịp thời các hoạt động trong doanh nghiệp nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức. • Chức năng kiểm soát LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 7 KTQT cung cấp thông tin về sự chênh lệch giữa kế hoạch và việc thực hiện kế hoạch trong thực tế của các bộ phận thông qua các báo cáo kế toán quản trị.Chính nhờ những báo cáo này, các nhà quản trị sẽ nhận diện được những ưu, nhược điểm trong quá trình thực hiện kế hoạch; đồng thời, họ có thể kiểm soát tốt được các nguồn lực của doanh nghiệp hiện tại và tương lai. • Chức năng ra quyết định KTQT cung cấp những thông tin linh hoạt và kịp thời về các hoạt động của các phương án kinh doanh tại các bộ phận, những thông tin này hỗ trợ cho nhà quản trị có những cái nhìn khái quát về các mặt hoạt động tương lai, và dễ dàng đưa ra những quyết định chiến lược trong kinh doanh, sao cho mọi nguồn lực của doanh nghiệp được sử dụng một cách tối ưu nhất.3 Mối quan hệ giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị Kế toán hình thành hai nhánh đó là KTTC và KTQT, sự kết hợp của hai loại kế toán này tạo ra những công cụ quản lý có mối liên hệ mật thiết và bổ sung lẫn nhau hỗ trợ đắc lực cho các nhà quản trị trong nền kinh tế cơ chế thị trường. Mối quan hệ giữa KTTC và KTQT được thể hiện quan các mặt cơ bản sau: KTTC và KTQT cùng nghiên cứu một đối tượng đó là các sự kiện kinh tế trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, nhưng xem xét và nghiên cứu nó ở những khía cạnh khác nhau.KTTC nghiên cứu nguồn lực kinh tế của doanh nghiệp sử dụng hiện tại trong hoạt động sản xuất kinh doanh.KTQT không chỉ nghiên cứu nguồn lực kinh tế của doanh nghiệp đã sử dụng hiện tại mà còn nghiên cứu việc sẽ sử dụng đối tượng này trong tương lai.
KTTC và KTQT là công cụ quản lý phục vụ công tác quản trị và chúng gắn liền với trách nhiệm của nhà quản trị trong doanh nghiệp. KTTC gắn liền với trách nhiệm quản lý chung toàn doanh nghiệp. KTQT gắn liền với trách nhiệm quản lý ở từng bộ phận, từng hoạt động SXKD trong doanh nghiệp, vì nó hỗ trợ cho nhà quản trị các cấp thực hiện các chức năng và mục đích của quản trị. Sự kết hợp giữa KTTC và KTQT nhằm cung cấp thông tin kịp thời, linh hoạt, đầy đủ và thích hợp cho nhà quản trị thực hiện tốt trách nhiệm quản lý của mình.
LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 8 KTTC và KTQT cùng sử dụng các thông tin, dữ liệu ban đầu của kế toán, tuy nhiên chúng được xử lý và cung cấp ở những góc độ khác nhau để thực hiện các chức năng riêng của mình. KTTC cung cấp thông tin tổng quát về tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế. KTQT cung cấp thông tin cụ thể, chi tiết theo yêu cầu của nhà quản trị. Bên cạnh đó, KTQT còn cung cấp thông tin về mức độ thực hiện các chỉ tiêu và chỉ ra những nhân tố, nguyên nhân đã ảnh hưởng đến quá trình và kết quả thực hiện chỉ tiêu, đồng thời nêu rõ những khó khăn, cơ hội và những giải pháp cần áp dụng để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Như vậy, KTTC và KTQT là hai bộ phận khác nhau nhưng có mối liên quan mật thiết và bổ sung lẫn nhau; là công cụ quản lý quan trọng cần thiết, tồn tại song song và không thể thay thế cho nhau. KTQT giúp nhà quản trị chủ động trong việc xem xét, đánh giá và ra quyết định kịp thời nhằm ứng phó với những tình huống bất ngờ phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp; thông qua đó giúp đỡ doanh nghiệp đứng vững và phát triển trong môi trường cạnh tranh gay gắt.2 Nội dung Kế toán quản trị và nội dung tổ chức Kế toán quản trị 1.1 Nội dung KTQT Nội dung chủ yếu của KTQT là cung cấp thông tin để thực hiện các chức năng quản trị như định hướng, triển khai thực hiện, kiểm tra và đánh giá, ra quyết định quản trị theo từng phương thức quản trị. Nội dung kế toán bao gồm những nội dung sau: 1. Khái quát chung về dự toán Dự toán là công cụ giúp lập các dự án và dự báo chi phí cụ thể ở các mức độ khác nhau của hoạt động kinh doanh ở từng gian đoạn trong chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp.
Thông qua dự toán các nhà quản trị xác định rõ được mục tiêu của tổ chức và các giải pháp hữu hiệu để đạt mục tiêu chung đó. Chính vì thế, dự toán là khâu quan trọng của giai đoạn hoạch định. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 9 Nhờ dự toán, các nhà quản trị nhận diện, đánh giá được thách thức và cơ hội trong quá trình thực hiện kế hoạch cũng như kết quả thực hiện kế hoạch của doanh nghiệp; để từ đó có thể tận dụng và phát huy thế mạnh của các nguồn lực có sẵn; đồng thời hạn chế và khắc phục những khó khăn, rủi ro trong hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm gia tăng sức mạnh cạnh tranh cho doanh nghiệp. Phân loại dự toán Các loại dự toán ngân sách thường gặp đó là dự toán ngân sách vốn (Capital Budget), và dự toán ngân sách tổng thể (Master Budget); dự toán ngân sách cố định (Static/ Fixed Budget) và dự toán ngân sách linh hoạt (Flexible Budget).
Dự toán ngân sách vốn và dự toán ngân sách tổng thể Dự toán ngân sách vốn thể hiện kế hoạch sử dụng và điều phối nguồn lực tài chính cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong dài hạn.Chính vì vậy, dự toán ngân sách vốn còn được gọi là dự toán ngân sách dài hạn. Dự toán ngân sách tổng thể là dự toán cung cấp kế hoạch thực hiện của các hoạt động kinh doanh và hoạt động tài chính của doanh nghiệp trong một năm tài chính. Dự toán ngân sách tổng thể thường được lập hàng năm theo kỳ là tháng, quý, và năm, do vậy nó còn được gọi là dự toán ngắn hạn. Dự toán ngân sách tổng thể gồm hai loại dự toán chính là dự toán hoạt động (Operation Budget) và dự toán tài chính (Financial Budget).
− Dự toán ngân sách hoạt động là dự toán tổng kết mức độ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp như mua hàng, bán hàng và quản lý doanh nghiệp.