CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP XÂY LẮP 1.1 Sự cần thiết phải tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp 1.1 Khái niệm Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động chủ yếu để cấu thành nên thực thể sản phẩm. Chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất và là một trong ba chi phí cơ bản quan trọng để tính giá thành sản phẩm (theo khoản mục). Giảm chi phí nguyên vật liệu cả về mức tiêu hao lẫn đơn giá sẽ có tác động không nhỏ tới giá thành công trình hoàn thành. Nói cách khác, có giảm được chi phí nguyên vật liệu mới giảm được chi phí sản xuất kinh doanh, từ đó hạ giá thành công trình mà không làm thay đổi chất lượng công trình.
Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố không thể thiếu được trong quá trình sản xuất. Dưới hình thái hiện vật, nguyên vật liệu biểu hiện là một bộ phận quan trọng của tài sản ngắn hạn, còn dưới hình thái giá trị nguyên vật liệu biểu hiện là vốn lưu động trong doanh nghiệp, đặc biệt là vốn dự trữ cho quá trình sản xuất kinh doanh. Do vậy quản lý nguyên vật liệu chính là quản lý vốn kinh doanh và tài sản của doanh nghiệp. Tổ chức quản lý và sử dụng tốt, hợp lý nguyên vật liệu là rất cần thiết đối với bất kỳ doanh nghiệp nào đặc biệt là đối với doanh nghiệp xây lắp nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được tiến hành bình thường.
Đặc điểm Nguyên vật liệu trong ngành xây lắp hết sức đa dạng và phong phú về chủng loại, phức tạp về kỹ thuật; mỗi loại lại có những vai trò, công dụng và tính năng lý hóa riêng. Đặc biệt, nguyên vật liệu là một trong 3 yếu tố cơ bản SV: Đường Thị Nguyệt Lớp: CQ48/21.20 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Học viện Tài chính 5 Luận văn tốt nghiệp của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực hành sản phẩm do đó nguyên vật liệu có những đặc điểm khác so với các loại tài sản khác : Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị nguyên vật liệu được chuyển hết một lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ. Khi tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh nguyên vật liệu bị biến dạng hoặc bị tiêu hao hoàn toàn. Nguyên vật liệu chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị của sản phẩm.
Nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm.3 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu đối với doanh nghiệp xây lắp Việc quản lý nguyên vật liệu khoa học và hiệu quả là một đòi hỏi cấp bách và không thể thiếu trong bất kỳ doanh nghiệp xây lắp nào. Để quá trình thi công xây lắp được tiến hành liên tục, thường xuyên phải đảm bảo cho nó các loại nguyên vật liệu đủ về số lượng, kịp về thời gian, đúng quy cách, phẩm chất. Mặt khác, mỗi loại sản phẩm hoàn thành sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau, nhập từ nhiều nguồn khác nhau mà giá cả thì luôn biến động. Vì vậy các doanh nghiệp xây lắp cần thiết phải tổ chức tốt việc quản lý hạch toán một cách chặt chẽ ở tất cả các khâu từ khâu thu mua, vận chuyển, bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu nhằm mục đích tiết kiệm, ngăn ngừa mất mát, tránh lãng phí, giảm giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Ta có thể xem xét quản lý nguyên vật liệu trên các khía cạnh sau : *Khâu thu mua: Đòi hỏi phải quản lý về khối lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí thu mua cũng như kế hoạch mua theo đúng tiến độ, thời gian phù hợp với kế hoạch thi công công trình của doanh nghiệp. SV: Đường Thị Nguyệt Lớp: CQ48/21.20 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Học viện Tài chính 6 Luận văn tốt nghiệp *Khâu bảo quản: Tổ chức tốt các kho chứa, bến bãi đồng thời trang bị đầy đủ các phương tiện, thực hiện tốt chế độ bảo quản đúng với yêu cầu của từng loại nguyên vật liệu, đảm bảo cho nguyên vật liệu không bị hư hỏng, mất mát. *Khâu dự trữ: Doanh nghiệp xây lắp cần phải xác định được định mức dự trữ tối đa, tối thiểu theo từng loại nguyên vật liệu để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được diễn ra bình thường, không bị gián đoạn do việc cung ứng cũng như tránh tình trạng ứ đọng hoặc khan hiếm nguyên vật liệu ảnh hưởng đến tốc độ chu chuyển vốn và tiến độ thi công các công trình. *Khâu sử dụng: Đòi hỏi phải thực hiện việc sử dụng tiết kiệm, hợp lý trên cơ sở định mức dự toán chi phí nguyên vật liệu nhằm hạ thấp mức tiêu hao nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm, tăng thu nhập, tích lũy cho doanh nghiệp, do vậy khâu này cần tổ chức tốt việc ghi chép phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất kinh doanh.
Một yêu cầu nữa đặt ra là phải quản lý nguyên vật liệu xuất dùng theo từng đối tượng như hạng mục công trình hay công trình. Để đảm bảo quản lý và sử dụng nguyên vật liệu một cách hiệu quả thì phải có sự phân công phân nhiệm rõ ràng, cụ thể công việc cho từng nhân viên, bộ phận trong Xí nghiệp. Ngoài ra, có thể quy định các hình thức thưởng phạt rõ ràng đối với những đối tượng liên quan để từ đó nâng cao được ý thức trách nhiệm của mỗi cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp.4 Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu Kế toán là công cụ quan trọng phục vụ cho việc quản lý kinh tế tài chính của các doanh nghiệp trong đó có kế toán nguyên vật liệu là công cụ đắc lực để tính toán, xây dựng và kiểm tra việc chấp hành quản lý các hoạt động, tính toán kinh tế và kiểm tra việc bảo vệ, sử dụng nguyên vật liệu nhằm chủ động trong sản xuất, kinh doanh và chủ động tài chính cho doanh nghiệp. SV: Đường Thị Nguyệt Lớp: CQ48/21.20 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Học viện Tài chính 7 Luận văn tốt nghiệp Để thực hiện tốt những việc này, kế toán trong doanh nghiệp xây lắp cần thực hiện các nhiệm vụ sau: Thực hiện việc đánh giá nguyên vật liệu phù hợp với các nguyên tắc, chế độ, phương pháp quy định để đảm bảo sự thống nhất về yêu cầu quản lý của Nhà nước và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp trong công tác kế toán nguyên vật liệu.
Tổ chức chứng từ, tài khoản kế toán, sổ phù hợp với các phương pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng hợp số liệu tình hình hiện có. Ghi chép phản ánh đầy đủ kịp thời số hiện có và tình hình luân chuyển của nguyên vật liệu về giá cả và hiện vật. Tính toán chính xác trị giá vốn (hoặc giá thành thực tế) của từng loại nguyên vật liệu nhập kho, xuất kho nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời các thông tin phục vụ cho yêu cầu quản lý của nguyên vật liệu trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Tổ chức kế toán phù hợp với kế toán hàng tồn kho, cung cấp thông tin cho việc lập báo cáo tài chính và phân tích hoạt động kinh doanh.
Tham gia việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch thu mua và tình hình thanh toán với người bán, người cung cấp và tình hình sử dụng vật liệu đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu hạch toán kế toán nói chung là công cụ đắc lực để quản lý tài chính thì hạch toán kế toán nguyên vật liệu nói riêng là công cụ đắc lực của công tác nguyên vật liệu. Kế toán nguyên vật liệu có chính xác kịp thời hay không thì ảnh hưởng rất lớn đến tính hiệu quả quản lý doanh nghiệp đặc biệt là trong các doanh nghiệp xây lắp. Hạch toán kế toán nguyên vật liệu giúp cho những nhà quản lý của doanh nghiệp có thể nắm bắt được kịp thời tình hình thu mua, nhập xuất, dự trữ vật liệu một cách chính xác để từ đó có thể đưa ra quyết định hoạt động sản xuất kinh doanh; tổ chức công tác hạch toán nguyên vật liệu chặt chẽ sẽ góp phần cung ứng kịp thời, nâng cao hiệu quả sử dụng SV: Đường Thị Nguyệt Lớp: CQ48/21.20 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Học viện Tài chính 8 Luận văn tốt nghiệp nguyên vật liệu.
Bên cạnh đó chi phí nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong việc tính giá thành do đó công tác kế toán nguyên vật liệu có ảnh hưởng trực tiếp đến việc tập hợp chi phí giá thành của sản phẩm. Qua đây, chúng ta có thể thấy rõ tầm quan trọng, sự cần thiết của tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp xây lắp nói riêng. Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu 1. Phân loại nguyên vật liệu Nguyên liệu, vật liệu trong các doanh nghiệp là những đối tượng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến dùng cho mục đích sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Phân loại nguyên vật liệu chính là việc sắp xếp các loại nguyên vật liệu thành từng nhóm, thành từng loại và từng thứ nguyên vật liệu theo những tiêu thức nhất định phục vụ cho yêu cầu quản lý. Để có thể quản lý nguyên vật liệu một cách chặt chẽ và đạt hiệu quả cao đồng thời hạch toán chi tiết nguyên vật liệu phục vụ cho kế toán quản trị cần thiết phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu. Do tính đặc thù trong sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp là khác nhau nên tùy thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết, tình hình thực tế của doanh nghiệp mà các loại nguyên vật liệu luôn được chia thành từng nhóm, từng quy cách khác nhau và có thể được kí hiệu riêng. Nhưng nhìn chung thì nguyên vật liệu được phân loại theo các cách sau đây: Căn cứ vào yêu cầu quản lý nguyên liệu, vật liệu bao gồm: Nguyên vật liệu chính: Đặc điểm chủ yếu của nguyên vật liệu chính là khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh sẽ cấu thành nên thực thể sản phẩm như xi măng, sắt thép, gạch, ngói… ở các doanh nghiệp xây dựng;và toàn bộ giá trị nguyên vật liệu được chuyển vào giá trị sản phẩm mới.