Chương I NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 1. Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất 1. Khái niệm, đặc điểm của nguyên vật liệu Nguyên vật liệu là đối tượng lao động và là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm. Nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh không giữ nguyên được hình thái vật chất ban đầu.
Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh. Giá trị nguyên vật liệu đựơc chuyển dịch một lần toàn bộ vào giá trị sản phẩm mới tạo ra hoặc vào chi phí kinh doanh trong kỳ. Vị trí, vai trò của nguyên vật liệu Xét về mọi mặt của nguyên vật liệu ta thấy tầm quan trọng của nó đối với quá trình sản xuất sản phẩm: - Về mặt hiện vật: Nguyên vật liệu là một bộ phận quan trọng của tài sản lưu động. - Về mặt giá trị: Nguyên vật liệu là một bộ phận quan trọng của vốn lưu động.
Do đó, việc quản lý nguyên vật liệu phải quản lý ở cả hai mặt: Hiện vật và giá trị. Mặt khác, chi phí nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất sản phẩm, cho nên cần phải tăng cường công tác kế toán nguyên vật liệu, quản lý nguyên vật liệu một cách chặt chẽ nhằm sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm, hiệu quả. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu Xuất phát từ đặc điểm, vị trí và vai trò của nguyên vật liệu, muốn quản lý tốt nguyên vật liệu, cần thực tốt các yêu cầu sau đây: 1 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiệp Hà Văn Hùng - Trong khâu thu mua: Ở khâu này đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ về số lựơng, chất lượng, quy cách, chủng loại, giá mua , chi phí mua và cả tiến độ về thời gian phù hợp với kế hoạch sử dụng của đơn vị. - Trong khâu dự trữ, bảo quản: Yêu cầu doanh nghiệp phải tổ chức tốt hệ thống kho tàng, bến bãi, thực hiện đúng chế độ bảo quản và xác định được mức dự trữ tối thiểu, tối đa cho từng loại nguyên vật liệu để giảm bớt hư hỏng, mất mát, đảm bảo an toàn, giữ được chất lượng nguyên vật liệu.
- Ở khâu sử dụng: Yêu cầu phải tuân thủ việc sử dụng hợp lý, đúng mục đích, tiết kiệm trên cơ sở định mức tiêu hao, dự toán chi phí nhằm giảm chi phí, hạ giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu Để đáp ứng các yêu cầu quản lý, kế toán nguyên vật liệu cần thực hiện tốt những nhiệm vụ sau đây: - Ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình luân chuyển của nguyên vật liệu cả về giá trị và hiện vật. Tính toán đúng trị giá vốn (hoặc giá thành) thực tế của nguyên vật liệu nhập kho, xuất kho nhằm cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ, chính xác phục vụ cho yêu cầu lập các báo cáo tài chính và quản lý doanh nghiệp. - Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua nguyên vật liệu, kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu cho sản xuất.
- Tổ chức kế toán nguyên vật liệu phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho, cung cấp thông tin phục vụ lập báo cáo tài chính và phân tích hoạt động kinh doanh. Phân loại, đánh giá nguyên vật liệu 1. Sự cần thiết phải phân loại nguyên vật liệu Trong các doanh nghiệp sản xuất, thường một loại sản phẩm được sản xuất từ nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau. Mặt khác, các doanh nghiệp cũng thường sản xuất kinh doanh nhiều mặt hàng khác nhau, do đó doanh nghiệp sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau với nhiều nhóm, thứ 2 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiệp Hà Văn Hùng nguyên vật liệu khác nhau.
Mỗi loại nguyên vật liệu có nội dung kinh tế, tính chất, công dụng khác nhau và đương nhiên giá trị của chúng cũng khác nhau. Chính vì vậy, để quản lý một cách chặt chẽ, chi tiết nguyên vật liệu phục vụ cho mục đích quản trị doanh nghiệp thì cần phải phân loại chúng theo những yêu cầu và phương pháp nhất định. Phương pháp phân loại nguyên vật liệu + Căn cứ vào nội dung kinh tế và vai trò của chúng trong quá trình sản xuất kinh doanh để chia nguyên vật liệu thành: - Nguyên vật liệu chính (bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài): Là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm được sản xuất ra như sắt, thép trong các doanh nghiệp chế tạo máy; xi măng, gạch ngói, …trong các doanh nghiệp xây dựng; bông, sợi trong doanh nghiệp dệt; vải trong các doanh nghiệp may mặc, … - Vật liệu phụ: Là loại vật liệu có vai trò phụ trong quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm; phục vụ cho công tác quản lý, phục vụ cho việc sản xuất, cho việc bao gói sản phẩm như các loại thuốc tẩy, thuốc nhuộm trong các doanh nghiệp dệt; dầu nhờn, xà phòng, giẻ lau trong doanh nghiệp cơ khí sửa chữa,… - Nhiên liệu: Là loại vật liệu phục vụ cho công nghệ sản xuât sản phẩm, cho hoạt đông của máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải như xăng, dầu, than, củi, hơi đốt, … - Phụ tùng thay thế: Là các phụ tùng, chi tiết được sử dụng để thay thế, sửa chữa các thiết bị, máy móc, phương tiện vận tải của doanh nghiệp, … - Thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm thiết bị cần lắp, không cần lắp, các vật kết cấu, các vật tư xây dựng,…dùng cho công tác XDCB trong doanh nghiệp. - Vật liệu khác: Là loại vật liệu không được xếp vào các loại kể trên gồm phế liệu do quá trính sản xuất loại ra như sắt, thép vụn hay phế liệu thu hồi được từ việc thanh lý TSCĐ,… 3 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiệp Hà Văn Hùng Tác dụng: Cách phân loại này là cơ sơ để xây dựng định mức tiêu hao cho từng loại, từng thứ nguyên vật liệu và cũng là cơ sở để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu trong doanh nghiệp.
+ Căn cứ vào nguồn gốc nguyên vật liệu, chia nguyên vật liệu thành: - Nguyên vật liệu mua ngoài; - Nguyên vật liệu tự chế biến, thuê gia công; - Nguyên vật liệu từ các nguồn khác, như nhận vốn góp, cấp phát, tài trợ, … Tác dụng: Cách phân loại này giúp cho việc xây dựng kế hoạch, tìm các nguồn cung cấp nguyên vật liệu sao cho có hiệu quả nhất. + Căn cứ vào mục đích, công dụng của nguyên vật liệu, chia nguyên vật liệu thành: - Nguyên vật liệu trực tiếp dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh; - Nguyên vật liệu dùng vào quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh; - Nguyên vật liệu dùng cho mục đích khác: Góp vốn liên doanh, tài trợ, … Tác dụng: Cách phân loại này giúp cho việc xác định trọng tâm cần phải quản lý những loại nguyên vật liệu nào. Đánh giá nguyên vật liệu Đánh giá nguyên vật liệu là viêc xác định giá trị của những nguyên vật liệu ở những thời điểm nhất định và theo những nguyên tắc nhất định. * Khi đánh giá nguyên vật liệu cần phải tuân thủ những nguyên tắc sau đây: - Nguyên tắc giá gốc: Giá gốc (trị giá vốn thực tế) của nguyên vật liệu là toàn bộ chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra để có được những nguyên vật liệu đó ở địa điểm và trạng thái hiện tại.
- Nguyên tắc thận trọng: Nguyên vật liệu được đánh giá theo giá gốc, nhưng trường hợp trị giá thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc 4 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiệp Hà Văn Hùng thì tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được. Giá trị thuần có thể thực hiện được là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất, kinh doanh trừ đi chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng. - Nguyên tắc nhất quán: Các phương pháp kế toán áp dụng trong đánh giá nguyên vật liệu phải đảm bảo tính nhất quán. Tức là kế toán đã lựa chọn phương pháp nào thì phải áp dụng phương pháp đó nhất quán trong suốt niên độ kế toán.
Doanh nghiệp có thể thay đổi phương pháp đã chọn, nhưng phải đảm bảo phương pháp thay thế cho phép trình bày thông tin kế toán một cách trung thực và hợp lý hơn, đồng thời phải giải thích được ảnh hưởng của sự thay đổi đó. * Các phương pháp đánh giá nguyên vật liệu: Sự hình thành trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu được phân biệt ở các thời điểm khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh: a/. Ở thời điểm nhập kho: Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho được xác định theo từng nguồn nhập: - Nhập kho do mua ngoài: Trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu nhập kho bao gồm giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua nguyên vật liệu trừ đi các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua do không đúng quy cách, phẩm chất. Trường hợp nguyên vật liệu mua vào được sử dụng cho đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ thì giá mua là giá chưa có thuế GTGT.
Trường hợp nguyên vật liệu mua vào được sử dụng cho các đối tượng không chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, hoặc sử dụng cho các đối tượng không thuộc diện chịu thuế GTGT (VD: Cho mục đích phúc lợi, cho các dự án, …) thì giá mua bao gồm cả thuế GTGT (tổng giá thanh toán). - Nhập do tự sản xuất: Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho là giá thành sản xuất nguyên vật liệu. 5 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiệp Hà Văn Hùng - Nhập do thuê ngoài gia công chế biến: Trị giá vốn thực tế nhập kho của nguyên vật liệu là trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho thuê ngoài gia công chế biến cộng (+) số tiền phải trả cho người nhận gia công chế biến cộng (+) các chi phí vận chuyển bốc dỡ khi giao nhận.