CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP 1.Sự cần thiết phải tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp 1.Khái niệm, đặc điểm nguyên vật liệu NVL trong doanh nghiệp là những đối tượng lao động mua ngoài hoặc tự chế dùng cho mục đích sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp,là những đối tượng lao động được thể hiện dưới dạng vật hoá, chỉ tham gia vào một chu kì sản xuất kinh doanh nhất định và khi tham gia vào quá trình sản xuất dưới tác động của sức lao động chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm và toàn bộ giá trị của vật liệu được chuyểnt hết vào chi phí kinh doanh trong một kì. NVL là yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất, chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất, do đó nó quyết định chất lượng của cả quá trình sản xuất. Đầu vào có tốt thì đầu ra mới đảm bảo, sản phẩm sản xuất ra mới có chất lượng cao. NVL tồn tại dưới nhiều hình thái vật chất khác nhau, có thế ở thể rắn như sắt, thép,…ở thể lỏng như dầu, xăng, sơn…tuỳ từng loại hình sản xuất.
NVL có thể tồn tại ở các dạng như: -NVL ở dạng ban đầu, chưa chịu tác động của bất kì quy trình sản xuất nào. -NVL ở các giai đoạn sản xuất khác: NVL là sản phẩm dở dang, bán thành phẩm để tiếp tục đưa vào sản xuất, chế tạo thành thực thể của sản phẩm. Những đặc điểm trên đã tạo ra những đặc điểm riêng trong công tác hạch toán NVL từ khâu tính giá đến hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp NVL đồng thời sử dụng và quản lý tốt NVL.Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu Với tỷ trọng chiếm khoảng 60-70% tổng chi phí, NVL cần được quản lý thật tốt. Nếu doanh nghiệp biết sử dụng NVL một cách tiết kiệm, hợp lý thì sản phẩm làm ra càng có chất lượng tốt mà giá thành lại hạ tạo ra mối tương quan có lợi cho doanh nghiệp trên thị trường.
Quản lý NVL càng khoa học thì cơ hội đạt hiệu quả kinh tế càng cao. Với vai trò như vậy nên yêu cầu quản lý Sv: Cao Thị Thu Giang Lớp: CQ 45/21.10 6 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn cuối khoá Học viện tài chính NVL cần chặt chẽ trong tất cả các khâu từ khâu thu mua, dự trữ và bảo quản đến khâu sử dụng. -Trong khâu thu mua: các doanh nghiệp phải thường xuyên tiến hành thu mua NVL để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm và các nhu cầu khác của doanh nghiệp. Tại đây đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ về khối lượng, quy cách, chủng loại và giá cả.
-Trong khâu dự trữ và bảo quản: để quá trình sản xuất được liên tục phải dự trữ NVL đầy đủ, không gây gián đoạn sản xuất nhưng cũng không được dự trữ quá lượng cần thiết gây ứ đọng vốn, tốn diện tích. Đồng thời phải thực hiện đầy đủ chế độ bảo quản theo tính chất lý hoá học của vật liệu. -Trong khâu sử dụng: doanh nghiệp cần tính toán đầy đủ, chính xác, kịp thời giá NVL có trong giá vốn của thành phẩm. Do vậy trong khâu sử dụng phải tổ chức tốt việc ghi chép phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng NVL trong sản xuất kinh doanh đảm bảo sử dụng tiết kiệm, hiệu quả.Nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu Để có thể đáp ứng yêu cầu quản lý, tổ chức kế toán NVL cần phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: -Tổ chức hệ thống chứng từ cần tuân thủ các quy định về mẫu của Bộ Tài chính, thời gian lập, trình tự luân chuyển, bảo quản và lưu trữ chứng từ.
Trình tự luân chuyển phải đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin cho những người quản lý NVL, bảo đảm sự an toàn cho chứng từ, cập nhật vào sổ kế toán đầy đủ, kịp thời, tránh sự trùng lặp hoặc luân chuyển chứng từ qua những khâu không cần thiết và phải giảm thời gian luân chuyển chứng từ tới mức thấp nhất. -Hệ thống tài khoản kế toán vận dụng phải đảm bảo nguyên tắc thống nhất và nguyên tắc thích ứng. Tài khoản tổng hợp của doanh nghiệp xây dựng căn cứ vào chế độ kế toán và thống nhất chung theo chế độ ban hành. Bên cạnh đó các tài khoản chi tiết được xây dựng dựa trên đặc điểm riêng của Sv: Cao Thị Thu Giang Lớp: CQ 45/21.10 7 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn cuối khoá Học viện tài chính doanh nghiệp sao cho phù hợp với công tác kế toán của doanh nghiệp và tạo điều kiện thuận lợi nhất cho công tác kế toán.
-Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán NVL cũng cần đảm bảo hai nguyên tắc thống nhất và thích ứng, xây dựng đầy đủ các loại sổ bắt buộc do Bộ Tài chính ban hành đồng thời xây dựng các loại sổ phục vụ cho quản lý NVL cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời. -Các báo cáo về NVL cũng cần được xây dựng theo đúng chế độ kế toán ban hành, đảm bảo lập đúng kỳ và được chuyển đến các bộ phận chức năng quản lý NVL. Cụ thể đối với từng khâu hạch toán NVL cần: -Ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời số lượng, chất lượng, giá mua thực tế của NVL nhập kho. -Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời số lượng, giá trị NVL xuất kho, kiểm tra việc chấp hành các định mức tiêu hao NVL.
-Phân bổ hợp lý giá trị NVL sử dụng vào các đối tượng tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh. -Tính toán và phản ánh chính xác số lượng và giá trị NVL tồn kho, phát hiện kịp thời NVL thừa, thiếu, kém phẩm chất, ứ đọng để doanh nghiệp có biện pháp xử lý kịp thời hạn chế đến mức tối đa thiệt hại có thể xảy ra.Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu 1.Phân loại nguyên vật liệu Trong các doanh nghiệp, NVL rất đa dạng và phong phú, mỗi loại có một vai trò, công dụng và tính năng khác nhau. Vì vậy để quản lý NVL một cách có hiệu quả, các doanh nghiệp cần tiến hành phân loại NVL. Tuỳ theo Sv: Cao Thị Thu Giang Lớp: CQ 45/21.10 8 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn cuối khoá Học viện tài chính yêu cầu quản lý và đặc điểm sản xuất kinh doanh mà có các cách phân loại khác nhau.
* Theo công dụng của NVL - NVL chính: là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể của sản phẩm. Toàn bộ giá trị của NVL chính được chuyển vào giá trị sản phẩm mới. -Vật liệu phụ: là các loại vật liệu được sử dụng trong sản xuất để làm tăng chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc phục vụ cho công việc quản lý sản xuất, bao gói sản phẩm…Các loại vật liệu này không cấu thành nên thực thể sản phẩm. -Nhiên liệu: là những thứ có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh, phương tiện vận tải,… -Phụ tùng thay thế:là những vật tư dùng để thay thế, sửa chữa máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải… -Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: là những vật tư được sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản.Đối với thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm thiết bị cần lắp, không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt cho công trình xây dựng cơ bản.
-Vật liệu khác: là các loại vật liệu không được xếp vào các loại trên.Chủ yếu là các loại phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất hoặc từ thanh lý tài sản cố định. * Theo nguồn gốc -Nguyên liệu vật liệu mua ngoài: là loại NVL không do doanh nghiệp tự sản xuất mà do mua ngoài từ thị trường trong nước hoặc nhập khẩu. -Nguyên liệu, vật liệu tự chế: là loại NVL do doanh nghiệp tự tạo ra để phục vụ nhu cầu sản xuất. -Nguyên liệu, vật liệu khác: là loại NVL được hình thành do được biếu, tặng, góp vốn liên doanh.
* Theo mục đích và nơi sử dụng Sv: Cao Thị Thu Giang Lớp: CQ 45/21.10 9 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn cuối khoá Học viện tài chính -NVL trực tiếp dùng cho sản xuất kinh doanh -NVL dùng cho công tác quản lý. -NVL dùng cho các mục đích khác.Đánh giá nguyên vật liệu 1.Nguyên tắc chung đánh giá Tính giá NVL là một khâu quan trọng trong việc tổ chức hạch toán NVL. Tính giá NVL là việc dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của NVL theo những nguyên tắc nhất định. Nguyên tắc tính giá NVL: áp dụng điều 04 chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 về hàng tồn kho được ban hành theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2001 của Bộ Tài chính: " Hàng tồn kho được tính theo giá gốc.
Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được". Trong đó: -Giá gốc NVL bao gồm: chi phí thu mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để được NVL ở địa điểm và trạng thái hiện tại. -Giá trị thuần có thể thực hiện được: là giá bán ước tính của NVL trong kỳ sản xuất kinh doanh bình thường trừ (-) chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng. -Chi phí mua NVL bao gồm giá mua, các loại thuế không hoàn lại, chi phí vận chuyển bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua NVL trừ ra các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua.
-Chi phí chế biến NVL bao gồm các chi phí có liên quan trực tiếp đến sản xuất chế biến ra các loại NVL đó. -Trường hợp sản xuất nhiều loại NVL trên cùng một quy trình công nghệ trong cùng một thời gian mà không thể tách được các chi phí chế biến thì phải phân bổ các chi phí này theo tiêu chuẩn thích hợp. -Trường hợp có sản phẩm phụ thì giá trị sản phẩm phụ được tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được, giá trị này đựơc loại khỏi chi phí chế biến đã tập hợp chung cho sản phẩm chính. Sv: Cao Thị Thu Giang Lớp: CQ 45/21.10 10 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn cuối khoá Học viện tài chính -Các khoản chi phí NVL, chi phí nhân công và các khoản chi phí khác phát sinh trên mức bình thường, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp không được tính vào giá gốc của NVL.Tính giá thực tế NVL nhập kho, xuất kho 1.