CHƯƠNG I LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH CUNG CẤP, SỬ DỤNG NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP XÂY DỰNG 1. Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu và phân tích tình hình cung cấp, sử dụng nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây dựng. Khái niệm, đặc điểm, vị trí của nguyên vật liệu trong sản xuất. Trong điều kiện kinh doanh theo cơ chế thị trường, doanh nghiệp phải biết mình là ai, hoạt động như thế nào để thu lợi nhuận tối đa trên cơ sở tôn trọng pháp luật và giải quyết hài hoà mối quan hệ kinh tế – xã hội.
Đối tượng lao động là một trong những yếu tố quan trọng hàng đầu mà các doanh nghiệp phải quan tâm tới trong quá trình tiến hành sản xuất kinh doanh mà biểu hiện cụ thể của nó là nguyên vật liệu. Vật liệu là đối tượng lao động, một trong ba yếu tố cơ bản trong qua trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm. Trong quá trình tham gia vào quá trình sản xuất của doanh nghiệp, vật liệu bị tiêu hao toàn bộ và chuyển toàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Phạm Văn Đức 6 K39 – 21 - 05 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Học Viện Tài Chính Khoa Kế Toán Nguyên vật liệu là một nhân tố quan trọng tác động đến quá trình sản xuất.
Việc cung cấp nguyên vật liệu có đầy đủ hay không có ảnh hưởng lớn đến kế hoạch sản xuất của xí nghiệp. Sản xuất sẽ ngừng nếu thiếu nguyên vật liệu. Nhưng nếu có đầy đủ nguyên vật liệu rồi vẫn chưa đủ mà phải quan tâm đến chất lượng nguyên vật liệu. Chất lượng nguyên vật liệu tồi không làm ra sản phẩm tốt.
Do đó, xí nghiệp không những cần tuân theo những biện pháp kĩ thuật trong chế tạo sản phẩm mà cần phải hết sức quan tâm đến chất lượng nguyên vật liệu. Đó là một vấn đề mà mọi doanh nghiệp đều phải quan tâm đến trong nền kinh tế thị trường. Chi phí về nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất để tạo ra sản phẩm. Do đó việc cung ứng vật liệu có đầy đủ, kịp thời hay không sẽ ảnh hưởng đến sản xuất, đến tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp, đồng thời chất lượng của nguyên vật liệu quyết định đến chất lượng của sản phẩm.
Như vậy, sản xuất sẽ không tiến hành được nếu không có nguyên vật liệu hoặc nếu có nhưng chất lượng kém làm ảnh hưởng đến giá trình của doanh nghiệp. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp. Đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, nguyên vật liệu được coi là một yếu tố chi phí. Do đó yêu cầu quản lý vật liệu cần được xác định rõ để tránh trường hợp đáng tiếc xảy ra.
Trong các doanh nghiệp, nguyên vật liệu rất đa dạng, bao gồm nhiều loại. Tuy thế nhưng doanh nghiệp cần có đầy đủ thông tin chi tiết về từng thứ nguyên vật liệu đó, kể cả chi tiêu hiệ vật lẫn giá trị. Có thế mới đáp ứng được mức độ chính xác trong hoạch toán nguyên vật liệu, thuận lợi cho cán bộ quản lý khi cần thiết. Để tổ chức tốt công tác quản lý nguyên vật liệu nói chung và hoạch toán nguyên vật liệu đòi hỏi các doanh nghiệp phải đảm bảo một số điều kiện nhất định.
- Trước hết doanh nghiệp phải có đầy đủ hệ thống kho tàng để bảo quản nguyên vật liệu. Tại kho phải trang bị đầy đủ các phương tiện bảo quản, các phương tiện cân đo, đong đếm cần thiết. Phải có đủ số nhân viện bảo vệ và thủ kho có nghiệp vụ bảo quản thích hợp, nắm vững và thực hiện tốt việc hạch toán ban đâu ở kho. Nguyên vật liệu trong kho phải được sắp xếp gọn gàng theo trật tự xác định, theo đúng yêu cầu kỹ thụât và bảo quản thuận lợi cho việc xuất, nhập, kiểm tra.
Bên cạnh việc xây dựng và tổ chức kho tàng doanh nghiệp cần phải xác định mức dự trữ cần thiết, tối đa, tối thiểu cho sản xuất, xây dựng các mức tiêu hao nguyên vật liệu sử dụng cũng như các định mức hao hụt trong vận chuyển, bảo quản. Mặt khác, cần thực hiện đầy đủ các quy định về việc lập sổ danh điểm nguyên liệu, vật liệu, thủ tục lập và luân chuyển chứng từ, mở các sổ Phạm Văn Đức 7 K39 – 21 - 05 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Học Viện Tài Chính Khoa Kế Toán hạch toán tổng hợp và chi tiết nguyên liệu, vật liệu theo đúng chế độ quy định. Đồng thời thực hiện chế độ kiểm tra, kiểm kê, đối chiếu nguyên vật liệu, xây dựng chế độ trách nhiệm vật chất trong công tác quản lý sử dụng nguyên vật liệu trong toàn doanh nghiệp và ở từng tổ, đội, phân xưởng sản xuất. Vai trò của kế toán nguyên vật liệu và phân tích tình hình cung cấp sử dụng nguyên vật liệu.
Như chúng ta đã biêt, mục tiêu hàng đầu của các doanh nghiệp là đạt được lợi nhuận tối đa. Muốn vậy doanh nghiệp phải tăng cường hạ thấp chi phí, nâng cao chất lượng sản phẩm… để làm được điều này doanh nghiệp phải kiểm soát chặt chẽ tình hình quản lý, sử dụng có hiệu quả các yếu tố đầu vào mà đặc biệt là nguyên vật liệu. Do yêu cầu như vậy nên doanh nghiệp cần phải có một công cụ để kiểm soát quá trình đó, mà các công cụ đó chúng ta không thể không nhắc đến đó là công cụ kế toán. Kế toán nguyên vật liệu có vai trò theo dõi tình hình hiện có và sự biến động của nguyên vật liệu.
Phân tích tình hình đảm bảo nguyên vật liệu cho sản xuất thực chất là nghiên cứu một trong các yếu tố chủ yếu của sản xuất. Thông qua việc nghiên cứu vấn đề này giúp cho doanh nghiệp thấy rõ ưu nhược điểm trong công tác cung cấp và sử dụng nguyên vật liệu. Từ đó có biện pháp đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời, đúng chủng loại và quy cách phẩm chất, sử dụng tiết kiệm, có hiệu quả nguyên vật liệu. Không để xảy ra tình trạng cung cấp thiếu nguyên vật liệu gây ngừng sản xuất, thừa nguyên vật liệu gây ứ đọng vốn hay sử dụng lãng phí nguyên vật liệu gây thiệt hại cho doanh nghiệp.
Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp. Từ những đặc điểm và yêu cầu quản lý của nguyên vật liệu đặt ra cho các nhà doanh nghiệp nói chung và những người làm công tác hạch toán nói riêng những nhiệm vụ quan trong trong hạch toán nguyên vật liệu. - Phản ánh chính xác, kịp thời, trung thực số lượng, chất lượng và giá thành thức tế nguyên vật liệu thu mua nhập kho. Từ đó kiểm tra và giám sát được tình hình thực hiện kế hoạch cung ứng vật tư kỹ thuật phục vụ cho sản xuất và các khoản chi phí mua khác.
- Tổng hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác số lượng và giá trị vật liệu tồn kho, kiểm tra việc chấp hành các định mức dự trữ vật liệu, tổ chức bảo quản và thực hiện các thủ tục nhập kho, xuất kho, phát hiện kịp thời mức độ, nguyên nhân thừa thiếu, ứ đọng, hư hỏng, mất chất lượng. - Tiến hành kiểm kê hoạch vật liệu, phân tích tình hình và hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu, lập đầy đủ, kịp thời các báo cáo về nhập - xuất – tồn và sử dụng nguyên vật liệu. Phạm Văn Đức 8 K39 – 21 - 05 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Học Viện Tài Chính Khoa Kế Toán 1. Phân tích và đánh giá nguyên vật liệu trong doanh nghiệp.
Phân loại nguyên vật liệu. Mỗi một doanh nghiệp sẽ không thể tổ chức quản lý và hạch toán vật liệu được nếu không có sự phân loại hợp lý. Trong doanh nghiệp, nguyên vật liệu bao gồm nhiều loại, nhiều thứ có vai trò, công dụng, tính chất khác nhau và thường xuyên biến động trong quá trình sản xuất. Do đó việc phân loại nguyên vật liệu theo nhiều tiêu thức khác nhau như phân loại theo công dụng, theo nguồn nhập nguyên vật liệu, phân theo quyền sử dụng.
Nhưng nhìn chung nguyên vật liệu được phân theo công dụng thực tế của nó tức là xem xét nguyên vật liệu theo vai trò và tác dụng của nó trong sản xuất kinh doanh. - Nguyên vật liệu chính: Là những nguyên vật liệu sau quá trình gia công chế biến sẽ thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm. - Vật liệu phụ : Là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng chất lượng của sản phẩm hoặc được sử dụng để đảm bảo cho công cụ dụng cụ được hoạt động bình thường hoặc được sử dụng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý. - Nhiên liệu : Là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất, kinh doanh như than đá, củi, xăng.
- Phụ tung thay thế : Là các chi tiết, phục tùng dùng để sửa chữa và thay thế cho máy móc thiết bị. - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản : Bao gồm các vật liệu và thiết bị ( cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ, …) mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu tư cho xây dựng cơ bản. - Phế liệu : Là các vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản có thể sử dụng hay bán ra ngoài ( phôi bào, vải vụn, gạch sắt…) - Vật liệu khác : Bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ chưa kể trên như : bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc chủng…. Đánh giá nguyên vật liệu.
Theo quy định chung của chuẩn mực quốc tế, kế toán nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu phải phản ánh theo đúng thực tế. Đó chính là chi phí thực tế doanh nghiệp bỏ ra để có được nguyên vật liệu. Tuỳ theo doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp hay phương pháp khấu trừ mà trong thực tế thể có thuế VAT ( nếu tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp) hay không có thuế VAT ( nếu tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ ). Phạm Văn Đức 9 K39 – 21 - 05 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.