Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN HÀNG HÓA TẠI DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI 1. Những vấn đề chung về tổ chức công tác kế toán hàng hóa: 1.1Khái niệm: Hàng hóa là các loại vật tư, sản phẩm do doanh nghiệp mua để bán phục vụ nhu cầu tiêu dùng xã hội gồm cả tiêu dùng xã hội và tiêu dùng cho sản xuất, tiêu dùng cá nhân. Đặc điểm và yêu cầu quản lý hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại: 1. Đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp thương mại và tác động của nó đến công tác kế toán hàng hóa: - Hoạt động thương mại chịu tác động nhạy bén của cơ chế thị trường: Đặc điểm này đòi hỏi doanh nghiệp thương mại phải xuất phát từ nhu cầu thị hiếu tiêu dùng để khai thác mặt hàng, đáp ứng nhu cầu tiêu dùng.
Theo đó, kế toán phải cung cấp đầy đủ, kịp thời và chính xác các thông tin về tình hình thị trường, mặt hàng nào tiêu thụ giảm sút, mặt hàng nào tiêu thụ mạnh, tình hình hàng hóa còn tồn kho của doanh nghiệp cho nhà quản lý nhằm có các quyết định về phương án kinh doanh tối ưu nhất. - Đối tượng kinh doanh phức tạp và vòng quay vốn nhanh: Hoạt động kinh doanh thương mại liên quan đến nhiều đối tượng khác nhau. Đòi hỏi kế toán với chức năng thu nhận, xử lý, cung cấp thông tin cho nhà quản lý cần thiết phải đáp ứng kịp thời, đầy đủ, chính xác nên trong việc tổ chức công tác kế toán phải hợp lý.2: Yêu cầu quản lý hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại: Xuất phát từ những đặc điểm của hàng hóa, luận văn đề cập tới các yêu cầu chủ yếu về quản lý hàng hóa tồn kho trong doanh nghiệp đó là: hàng hóa tồn kho phải được theo dõi từng khâu, từng kho, từng nơi sử dụng, từng người phụ trách vật chất, phải theo dõi nắm bắt thông tin để có được những thông tin kịp thời điều hành, tránh tình trạng khan hiếm hàng tồn kho hoặc ứ đọng SV: Phạm Thị Phương 2 Lớp: CQ46/21.14 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiệp Học Viện Tài Chính hàng tồn kho ảnh hưởng tới hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp, cần phải theo dõi quản lý đối với từng loại hàng tồn kho cả về số lượng và giá trị, việc quản lý hàng tồn kho phải thường xuyên đảm bảo được quan hệ đối chiếu phù hợp giữa giá trị và hiện vật, cần có những cảnh cáo kịp thời khi có các dấu hiệu báo động trong những trường hợp đối với từng loại hàng tồn kho vượt quá định mức tối đa và tối thiểu để có những điều chỉnh về hàng tồn kho cho hợp lý, góp phần đảm bảo cho doanh nghiệp hoạt động kinh doanh hiệu quả cao. Nhiệm vụ của kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp Để cung cấp đầy đủ, kịp thời và chính xác thông tin cho công tác quản lý hàng hoa trong các doanh nghiệp, kế toán hàng hóa phải thực hiện được các nhiệm vụ chủ yếu sau: - Phải tuân thủ nguyên tắc về thủ tục chứng từ nhập xuất hàng hoá, ghi chép, phản ánh trung thực, đầy đủ, kịp thời tình hình biến động của hàng tồn kho, trên cơ sở đó ngăn ngừa và phát hiện kịp thời những hành vi tham ô, thiếu trách nhiệm làm tổn hại đến tài sản của doanh nghiệp.
- Tổ chức hợp lý kế toán chi tiết hàng tồn kho, kết hợp chặt chẽ giữa hạch toán nghiệp vụ ở nơi bảo quản hàng hoá với kế toán chi tiết hàng hoá ở phòng kế toán. - Xác định đúng đắn giá gốc của hàng hóa để làm cơ sở xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. - Kế toán phải cùng với các bộ phận khác trong đơn vị thực hiện nghiêm túc chế độ kiểm kê định kỳ với hàng tồn kho nhằm đảm bảo sự phù hợp giữa số liệu trên sổ sách kế toán với số vật tư, hàng hoá thự tế trong kho 1.Phân loại hàng hóa: Trong doanh nghiệp thương mại hàng hóa bao gồm rất nhiều loại khác nhau. Để quản lý có hiệu quả và phục vụ cho việc ghi chép kế toán, hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại cần phân loại theo những tiêu thức nhất SV: Phạm Thị Phương 3 Lớp: CQ46/21.14 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiệp Học Viện Tài Chính định.
Có nhiều tiêu thức phân loại hàng hóa. Sau đây là một số cách phân loại hàng hóa: - Theo tính chất thương phẩm kết hợp với đặc trưng kỹ thuật thì hàng hóa được chia thành từng ngành hàng, trong từng ngành hàng bao gồm nhiều nhóm hàng, mỗi nhóm hàng có nhiều mặt hàng. Hàng hóa gồm có các ngành hàng: + Hàng kim khí điện máy + Hàng hóa chất mỏ + Hàng xăng dầu + Hàng dệt may, bông vải sợi + Hàng da, cao su + Hàng gốm sứ thủy tinh + Hàng mây, tre đan + Hàng rượu, bia, thuốc lá - Theo nguồn gốc sản xuất hàng hóa: + Ngành hàng nông sản + Ngành hàng lâm sản +Ngành hàng thủy sản + Ngành hàng công nghệ phẩm - Theo khâu lưu thông: + Hàng hóa ở khâu bán buôn + Hàng hóa ở khâu bán lẻ - Theo phương thức vận động của hàng hóa: + Hàng hóa luân chuyển qua kho + Hàng hóa giao bán thẳng 1. Đánh giá hàng hóa: 1.1: Nguyên tắc đánh giá hàng hóa: Các loại hàng hóa thuộc hàng tồn kho của doanh nghiệp, do đó về nguyên tắc đánh giá hàng hóa cũng phải tuân thủ nguyên tắc đánh giá hàng SV: Phạm Thị Phương 4 Lớp: CQ46/21.14 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiệp Học Viện Tài Chính tồn kho.
Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 “Hàng tồn kho” thì hàng tồn kho của doanh nghiệp được đánh giá theo giá gốc (trị giá vốn thực tế), bao gồm giá mua theo hóa đơn và chi phí mua của hàng hóa. Trường hợp giá trị thuân có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được. Giá trị thuần có thể thực hiện được: là giá bán ước tính của hàng hóa trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường trừ (-) chi phí ước tính hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng. Giá gốc hàng hóa bao gồm: Chi phí mua, chi phí chế biến, và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được quyền sở hữu hàng hóa đó.
Trường hợp doanh nghiệp mua hàng hóa đó để bán nhưng vì lý do nào đó cần phải gia công, sơ chế, phân loại chọn lọc để làm tăng thêm giá trị hoặc tăng thêm khả năng bán ra thì trị giá mua của hàng hóa gồm giá mua trên hóa đơn cộng với các chi phí gia công, sơ chế, phân loại, chọn lọc. Đối với hàng hóa nhập khẩu thì ngoài các chi phí trên, giá gốc hàng hóa còn bao gồm thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có), thuế GTGT hàng nhập khẩu (nếu không được khấu trừ) và chi phí bảo hiểm hàng hóa… Chi phí mua của hàng hóa bao gồm giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng hóa. Các khoản triết khấu thương mại và giảm giá hàng mua do hàng mua ko đúng quy cách, phẩm chất được trừ (-) khỏi chi phí mua. Chi phí chế biến hàng hóa bao gồm các chi phí có liên quan trực tiếp đến gia công, chế biến các loại hàng hóa đó.
Trường hợp hàng hóa mua về vừa dùng để bán, vừa dùng để sản xuất kinh doanh, không phân biệt rõ ràng giữa hai mục đích bán lại hay để sử dụng thì vẫn phản ánh vào tài khoản 156 “Hàng hóa”. Những trường hợp sau không phản ánh vào tài khoản 156 “ Hàng hóa”: (1) Hàng hóa nhận bán hộ, nhận SV: Phạm Thị Phương 5 Lớp: CQ46/21.14 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiệp Học Viện Tài Chính giữ hộ cho các doanh nghiệp khác; (2) Hàng hóa mua về dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh 1. Các phương pháp đánh giá hàng hóa: Hàng hóa trong các doanh nghiệp thương mại được đánh giá theo trị giá gốc (trị giá vốn thực tế) Trị giá vốn thực tế của hàng hóa được xác định theo từng nguồn nhập. - Đối với hàng hóa mua ngoài, trị giá vốn thực tế bao gồm: giá mua ghi trên hóa đơn (cả thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt nếu có) cộng với các chi phí mua thực tế.
Chi phí mua thực tế bao gồm chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, chi phí phân loại, bảo hiểm, công tác phí của cán bộ mua hàng, chi phí của bộ phận mua hàng độc lập và khoản hao hụt tự nhiên trong định mức thuộc quá trình mua hàng hóa. + Nếu hàng hóa mua ngoài dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì giá trị hàng hóa được phản ánh ở tài khoản 156 “Hàng hóa” theo giá mua chưa có thuế, số thuế GTGT được phản ánh ở TK 133 “Thuế GTGT được khấu trừ”. + Nếu hàng hóa mua ngoài dùng vào hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc không chịu thuế GTGT hoặc dùng cho hoạt động sự nghiệp, phúc lợi dự án thì giá trị hàng hóa mua vào được phản ánh ở TK 156 “Hàng hóa theo tổng giá thanh toán”. - Đối với hàng hóa tự chế biến, trị giá vốn thực tế bao gồm giá thực tế của hàng hóa chế biến cộng với chi phí chế biến.
- Đối với hàng hóa thuê ngoài gia công chế biến, trị giá vốn thực tế bao gồm giá thực tế của hàng hóa xuất thuê ngoài chế biến, chi phí vận chuyển từ doanh nghiệp đến nơi chế biến và ngược lại, chi phí thuê gia công chế biến. - Đối với hàng hóa nhận vốn góp liên doanh, vốn góp cổ phần, trị giá vốn thực tế là giá được các bên tham gia liên doanh, góp vốn chấp thuận. SV: Phạm Thị Phương 6 Lớp: CQ46/21.14 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiệp Học Viện Tài Chính 1. Phương pháp tính giá hàng hóa xuất kho: Hàng hóa trong các doanh nghiệp tăng từ nhiều nguồn khác nhau với các đơn giá khác nhau, vì vậy doanh nghiệp cần lựa chọn phương pháp tính giá thực tế hàng xuất kho… việc lựa chọn phương pháp nào còn tuỳ thuộc vào đặc điểm của hàng tồn kho, yêu cầu và trình độ quản lý của doanh nghiệp.
Song doanh nghiệp áp dụng phương pháp nào đòi hỏi phải nhất quán trong suốt niên độ kế toán.