CHƯƠNG I: LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TRONG DOANH NGHIỆP 1. Một số vấn đề lý luận chung về kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp 1. Quá trình bán hàng và xác định kết quả kinh doanh Khái niệm bán hàng: - Bán hàng là quá trình vận động của vốn kinh doanh từ vốn hàng hóa sang vốn bằng tiền và hình thành kết quả tiêu thụ, là kết quả cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh tại đơn vị. Thông qua quá trình bán hàng, nhu cầu của người tiêu dùng về một giá trị sử dụng nào đó được thỏa mãn và giá trị của hàng hóa cũng được thực hiện.
- Bán hàng là quá trình thực hiện giá trị sử dụng của hàng hóa thông qua quan hệ trao đổi. Đó là quá trình doanh nghiệp cung cấp hàng hóa cho khách hàng và ngược lại khách hàng sẽ thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán cho doanh nghiệp. Đặc điểm của quá trình bán hàng: - Đó là sự mua bán có thỏa thuận: doanh nghiệp đồng ý bán và khách hàng đồng ý mua, đã trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền. - Có sự thay đổi quyền sở hữu về hàng hóa: người bán mất quyền sở hữu, còn người mua có quyền sở hữu hàng hóa đó.
- Trong quá trình bán hàng, doanh nghiệp giao cho khách hàng một khối lượng hàng hóa và nhận được từ khách hàng một khoản tiền gọi là doanh thu bán hàng, dùng để bù đắp các chi phí đã bỏ ra của doanh nghiệp. Khái niệm kết quả kinh doanh: Kết quả kinh doanh là kết quả cuối cùng về các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và được xác định là phần chênh lệch của tổng doanh thu sau khi trừ tổng chi phí của các hoạt động kinh tế phát sinh. Nếu tổng doanh thu lớn hơn tổng chi phí thì doanh nghiệp lãi và ngược lại tổng doanh thu nhỏ hơn tổng chi phí thì doanh nghiệp bị lỗ. Mối quan hệ giữa bán hàng và xác định kết quả kinh doanh: Bán hàng là khâu cuối cùng trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp.
Còn xác định kết quả kinh doanh là căn cứ quan trọng để doanh nghiệp quyết định có tiêu thụ hàng hóa nữa hay không. 5 Do vậy, hàng hóa và xác định kết quả kinh doanh có mối quan hệ mật thiết với nhau. Yêu cầu quản lý quá trình bán hàng Quản lý quá trình bán hàng là yêu cầu thực tế của mỗi doanh nghiệp. Một doanh nghiệp cần quản lý tốt khâu bán hàng để đảm bảo hoàn thành kế hoạch tiêu thụ và đánh giá chính xác hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp: - Doanh nghiệp cần quản lý kế hoạch và tình hình thực hiện kế hoạch tiêu thụ sản phẩm đối với từng thời kỳ, từng khách hàng cũng như từng hoạt động kinh tế của mình.
- Quản lý chất lượng, cải tiến mẫu mã và xây dựng danh tiếng, thương hiệu sản phẩm là mục tiêu cho sự phát triển bền vững, ổn định của doanh nghiệp. - Quản lý vốn chặt chẽ, giám sát chặt chẽ các khoản chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của các số liệu, đồng thời phân bổ cho hàng tiêu thụ, đảm bảo cho việc xác định tiêu thụ được chính xác, hợp lý. - Quản lý theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng, yêu cầu thanh toán đúng hình thức, đúng hạn để tránh hiện tượng thất thoát, ứ đọng vốn. Doanh nghiệp cần phải lựa chọn hình thức tiêu thụ phù hợp đối với từng đơn vị, từng thị trường nhằm thúc đẩy quá trình tiêu thụ, đồng thời tiến hành thăm dò, nghiên cứu thị trường, mở rộng quan hệ buôn bán trong và ngoài nước.
- Việc hạch toán tiêu thụ cũng cần phải được theo dõi chặt chẽ nhằm xác định kết quả kinh doanh một cách chính xác, phản ánh đúng tình hình thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nước. Sự cần thiết và nhiệm vụ của kế toán bán hàng, xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp Sự cần thiết của kế toán bán hàng, xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp: - Các thông tin kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh cung cấp giúp nhà quản trị doanh nghiệp nắm được tình hình thực hiện kế hoạch bán hàng về chủng loại, số lượng, chất lượng, giá cả; kiểm tra tình hình dự toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí hoạt động tài chính và xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Từ đó, đưa ra những biện pháp định hướng cho hoạt động kinh doanh trong 6 kỳ tiếp theo. - Nhờ có sự hỗ trợ của kế toán bán hàng, doanh nghiệp hạn chế được sự thất thoát hàng hóa, phát hiện những hàng hóa luân chuyển chậm, để từ đó đưa ra các biện pháp xử lý phù hợp, nhằm đẩy nhanh quá trình tuần hoàn vốn.
- Các số liệu được cung cấp từ kế toán bán hàng giúp doanh nghiệp nắm bắt được mức độ hoàn chỉnh về tình hình bán hàng, từ đó tìm ra những thiếu sót trong quá trình mua - bán - dự trữ hàng hóa để đưa ra những phương án điều chỉnh nhằm thu được lợi nhuận cao nhất cho doanh nghiệp. - Các thông tin kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh cung cấp giúp các cơ quan Nhà nước kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nước, nhằm đưa ra chính sách phù hợp để phát triển toàn diện nền kinh tế. - Các thông tin kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh cung cấp là mối quan tâm của những có lợi ích trực tiếp liên quan đến tình hình kinh doanh của doanh nghiệp như các nhà đầu tư, các nhà cung cấp,.Đó là cơ sở để các đối tượng kịp thời nắm bắt tình hình kinh doanh của doanh nghiệp, nhằm đưa ra quyết định kinh doanh có lợi cho mình. Nhiệm vụ của kế toán bán hàng: Kế toán bán hàng trực tiếp thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về quá trình bán hàng của doanh nghiệp, thực hiện nhiệm vụ: - Ghi chép đầy đủ, kịp thời khối lượng hàng hóa bán ra, tính toán đúng giá vốn hàng hóa bán ra và các chi phí nhằm xác định chính xác kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
- Cung cấp thông tin kịp thời về tình hình bán hàng phục vụ cho lãnh đạo điều hành hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. - Kiểm tra tiến độ thực hiện kế hoạch bán hàng, kế hoạch lợi nhuận, xác định kết quả kinh doanh nhằm phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và quản lý doanh nghiệp. Có thể thấy, kế toán bán hàng thực hiện tốt nhiệm vụ của mình sẽ đem lại hiệu quả cho công tác bán hàng nói riêng và cho hoạt động kinh doanh nói chung của doanh nghiệp. Kế toán bán hàng giúp người sử dụng thông tin kế toán nắm được toàn diện hoạt động kinh doanh, giúp cho người quản lý đưa ra quyết định chính xác và lập kế hoạch kinh doanh trong tương lai cho doanh nghiệp.
Nội dung kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh 1. Các phương thức bán hàng và hình thức thanh toán Các phương thức bán hàng: - Bán buôn là hình thức bán hàng theo lô hoặc bán với số lượng lớn, thực chất người mua hàng hóa là những nhà cung cấp trung gian, hàng hóa sau khi bán buôn chưa đến tay người tiêu dùng trực tiếp. Bán buôn có thể theo những phương thức cụ thể như sau: + Bán buôn qua kho: Là phương thức bán buôn mà trong đó, hàng mua về được nhập kho, rồi từ kho mà doanh nghiệp xuất cho người mua buôn. + Bán buôn vận chuyển thẳng: Là hình thức doanh nghiệp thương mại sau khi mua hàng, không đưa về nhập kho mà chuyển thẳng cho bên mua.
- Bán lẻ là phương thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng hoặc các tổ chức kinh tế hoặc các đơn vị kinh tế tập thể mua về mang tính chất tiêu dùng nội bộ. Bán lẻ thường bán đơn chiếc hoặc bán số lượng nhỏ với giá bán ổn định. Bán lẻ được thể hiện dưới một số hình thức: + Bán lẻ thu tiền tập trung: Là hình thức bán hàng mà trong đó tách rời nghiệp vụ thu tiền và giao hàng nhằm chuyên môn hóa công tác bán háng. Mỗi quầy hàng đều bố trí một nhân viên thu tiền làm nhiệm vụ thu tiền và viết hóa đơn cho khách hoặc tích kê cho khách để khách đến nhận hàng ở quầy hàng do nhân viên bán hàng giao.
Cuối ca hoặc cuối ngày, nhân viên bán hàng căn cứ vào hóa đơn và tích kê giao hàng cho khách hoặc kiểm kê hàng hóa để xác định lượng hàng đã bán trong ngày và lập báo cáo bán hàng. Nhân viên thu tiền làm giấy nộp tiền và nộp tiền bán hàng cho thủ quỹ. + Bán lẻ thu tiền trực tiếp: Nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền của khách và giao hàng cho khách. Hết ca, hết ngày bán hàng, nhân viên bán hàng làm giấy nộp tiền và nộp tiền cho thủ quỹ.
Đồng thời, kiểm kê hàng hóa tồn quầy để xác định số lượng hàng đã bán trong ca, trong ngày và lập báo cáo bán hàng. - Phương thức bán hàng qua đại lý: Là phương thức mà doanh nghiệp xuất hàng giao cho bên đại lý để bán. Số hàng này vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp cho đến khi chính thức tiêu thụ. Bên đại lý sẽ được hưởng thù lao theo hình thức hoa hồng hoặc chênh lệch giá.
8 Các hình thức thanh toán: Việc thanh toán với người mua về hàng hóa bán ra được thực hiện bằng: - Hình thức thanh toán bằng tiền mặt: Là hình thức mà bên bán được nhận ngay số tiền mặt tương ứng với giá trị hàng hóa, dịch vụ đã cung cấp cho bên mua, đồng thời quyền sở hữu hàng hóa, dịch vụ cũng được chuyển giao cho bên mua. - Hình thức thanh toán không dùng tiền mặt: Là hình thức mà người mua có thể thanh toán bằng chuyển khoản, séc, trái phiếu, cổ phiếu, các loại tài sản có giá trị tương đương,. Kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu Khái niệm về doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ: - Doanh thu là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất, kinh doanh thông thường của doanh nghiệp, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu.