CHƯƠNG 1 - CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1. Khái quát về tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp 1. Khái niệm và vai trò tổ chức công tác kế toán 1. Một số khái niệm * Đơn vị kế toán: Một chủ thể kinh doanh phải có tư cách pháp nhân và yêu cầu phải có đơn vị tài khoản, nhưng phụ thuộc vào quy mô của doanh nghiệp (tập đoàn, tổng Tập đoàn, Tập đoàn, Tập đoàn mẹ - Tập đoàn con.) và tùy thuộc vào mức độ phân cấp quản lý.
(Ngô Thế Chi, 2010) Nói chung tất cả các đơn vị, đặc biệt là các doanh nghiệp đều phải tổ chức công tác kế toán, các đơn vị này được gọi là đơn vị kế toán. Nếu có quản lý độc lập hoặc phân cấp quản lý thì phải có đơn vị kế toán. Các đơn vị trong lĩnh vực kinh doanh được phân chia làm 3 cấp: + Đơn vị kế toán cấp chủ quản. + Đơn vị kế toán cấp cơ sở (doanh nghiệp hạch toán kinh tế độc lập).
+ Đơn vị kế toán phụ thuộc (chỉ hạch toán kinh tế nội bộ). * Tổ chức công tác kế toán: Tổ chức công tác kế toán là hệ thống chỉ tiêu thông tin được xây dựng nhằm mục đích quản lý thông qua việc ghi chép chứng từ, sổ kế toán và báo cáo kế toán. Vai trò của kế toán và tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp Kế toán là một bộ phận quan trọng trong hệ thống công cụ quản lý kinh tế - tài chính, có vai trò quan trọng trong quản lý tài chính của doanh nghiệp và quản lý điều hành nền kinh tế quốc dân. Kế toán là điều kiện và phương 9 tiện kiểm tra, giám sát mọi hoạt động kinh tế, tài chính, góp phần đặc biệt quan trọng đảm bảo hiệu quả mọi hoạt động kinh tế của doanh nghiệp.
Các nhà quản lý sử dụng kế toán như một khoa học để thường xuyên tiếp nhận, xử lý, cung cấp và phân tích mọi thông tin về tài sản, tài sản lưu động, các hoạt động kinh tế, tài chính để cung cấp thông tin kinh tế. Vai trò của kế toán đối với tổ chức kinh doanh, kế toán là công cụ quan trọng để điều hành hoạt động quản lý, tính toán kinh tế, kiểm tra tài sản, vật tư, quỹ, bảo vệ và sử dụng kinh phí đảm bảo chủ động trong sản xuất, kinh doanh và tài chính. Vì vậy, kế toán đóng một vai trò rất quan trọng trong việc cung cấp thông tin kinh tế về một tổ chức cho các đối tượng sử dụng khác nhau. Mục tiêu của kế toán là cung cấp thông tin hữu ích cho việc đưa ra các quyết định tài chính và đánh giá hoạt động của tổ chức.
Kế toán thông tin không chỉ được sử dụng bởi chính doanh nghiệp mà còn được sử dụng bởi các bên bên ngoài như nhà đầu tư, người bán, khách hàng và các cơ quan quản lý quốc gia. Đối với các nhà quản lý doanh nghiệp: Kế toán phục vụ các nhà quản lý kinh tế. Người quản lý xác định các kế hoạch và dự án dựa trên thông tin kế toán, và kiểm tra việc thực hiện các dự án và kế hoạch. Đối với người thụ hưởng gián tiếp như cơ quan quản lý nhà nước: nhà nước nắm được hoạt động của đơn vị, chi phí và lợi nhuận bằng cách kiểm tra, tổng hợp số liệu kế toán, từ đó xây dựng các hệ thống, chính sách như chính sách thuế….Tổ chức công tác kế toán là một trong những nội dung thuộc về tổ chức quản lý trong doanh nghiệp.
Tổ chức công tác kế toán một cách thích ứng với điều kiện về quy mô, về đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh cũng như gắn với những yêu cầu quản lý cụ thể tại doanh nghiệp có ý nghĩa hết sức quan trọng và to lớn trong việc nâng cao hiệu quả quản lý tại 10 doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp đưa ra những quyết định quản lý, kinh doanh kịp thời, tối ưu và hiệu quả hơn. Tổ ichức icông iviệc ikế itoán ilà imột itrong inhững ihệ ithống iquan itrọng iđược doanh inghiệp iquan itâm, inhờ ichức inăng ithông itin iđể ikiểm itra ithường ixuyên, i nhanh ichóng ivà icó ihệ ithống ihình iảnh ihoạt iđộng ikinh idoanh. iTổ ichức icông i việc ikế itoán ikhông ichỉ iđơn igiản ilà itổ ichức icác ibộ iphận iquản ilý idoanh inghiệp i mà inó ibao igồm icả inghệ ithuật ixác iđịnh icác iyếu itố, iđiều ikiện, imối iquan ihệ iqua i lại ivà iảnh ihưởng itrực itiếp ihoặc igián itiếp iđến ihoạt iđộng ikế itoán, ibảo iđảm icho i kế itoán iphát ihuy itối iđa icác ichức inăng ivốn icó icủa imình. i Chất ilượng icủa ithông itin ikế itoán iđược icoi ilà imột itrong inhững itiêu ichí quan itrọng iđể iđảm ibảo itính ibảo imật ivà itính ikhả ithi icủa icác inhà iquản ilý idoanh i nghiệp.
iKế itoán itài ichính ivà ithông itin ikế itoán iquản itrị itạo ithành imột ihệ ithống i thông itin ihữu iích ivà icần ithiết icho icác inhà iquản ilý. iTuy inhiên iđể icó ihệ ithống i thông itin inày ithì iviệc itổ ichức icông itác ikế itoán iphải ihợp ilý ivà ikhoa ihọc. iTổ i chức icông itác ikế itoán itheo iđiều ikiện ihoạt iđộng icủa idoanh inghiệp ikhông itiết i kiệm ichi iphí inhưng ivẫn iđảm ibảo icung icấp ithông itin ikinh itế inhanh ichóng, iđầy i đủ, ichất ilượng icao, iphù ihợp ivới icác iyêu icầu ikhác icủa iquản ilý. Nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán Nghiên cứu nhiệm vụ của tổ ichức công tác kế itoán trong các doanh nghiệp là nghiên cứu xem xét những vấn đề cần phải thực hiện trong quá trình tổ ichức công tác kế itoán, những nhiệm vụ của tổ ichức công tác kế itoán là: Một là, tổ chức khoa học và hợp lý công tác kế toán ở đơn vị, tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với điều kiện tổ chức sản xuất kinh doanh, tổ chức quản lý và phân cấp quản lý tài chính ở đơn vị.
Thực hiện kế hoạch hoá công tác kế toán, phân công, phân nhiệm rõ ràng cho từng nhân viên kế toán. Xác định được mối quan hệ công việc giữa bộ phận kế toán với các bộ phận quản lý khác trong đơn vị về các công việc liên quan đến công tác kế toán nhằm đảm 11 bảo sự thống nhất trong thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin. tổ ichức công tác kế itoán khoa học hợp lý là một trong những tiền đề quan trọng để kế toán thực hiện tốt vai trò của mình trong công tác quản lý. Kế toán vừa là một môn khoa học quản lý, vừa là một nghề nghiệp vì vậy nó phải được ứng dụng phù hợp với điều kiện, hoàn cảnh cụ thể của từng doanh nghiệp.
Mặt khác, công tác kế toán trong doanh nghiệp do nhiều người đảm nhiệm, do vậy khi tổ ichức công tác kế itoán trong doanh nghiệp, phải đề cập đến tổ chức bộ máy ké toán, phải có kế hoạch cụ thể về thời gian, có sự phân công, phân nhiệm rõ ràng cho từng người, từng bộ phận thì mới đảm bảo chất lượng và hiệu quả. Hai là, tổ chức thực hiện các phương pháp kế toán, vận dụng chế độ kế toán, chuẩn mực kế toán, thông lệ kế toán, Luật kế toán đã ban hành và được thừa nhận, lựa chọn hình thức kế toán phù hợp với điều kiện cụ thể của đơn vị. Để thu nhận, xử lý, hệ thống hoá và cung cấp thông tin kế toán, kế toán trong doanh nghiệp phải sử dụng đồng thời các phương pháp kế toán: phương pháp chứng từ kế toán, phương pháp tài khoản kế toán, phương pháp tính giá và phương pháp tổng hợp - cân đối kế toán. Công việc kế toán được tiến hành trong từng đơn vị cụ thể với những điều kiện riêng của đơn vị đó nhưng vẫn phải tuân thủ những quy định chung của hệ thống pháp lý kế toán: Chế độ kế toán, Chuẩn mực kế toán, Luật kế toán nhằm hạn chế tính chủ quan và phát huy vai trò tích cực của kế toán trong quản lý kinh tế.
Vận dụng các quy định trong hệ thống pháp lý kế toán vào công tác kế toán của đơn vị vừa có tác dụng điều chỉnh hoạt động kế toán theo đúng quỹ đạo, vừa đảm bảo tính hiệu lực pháp lý và độ tin cậy cho thông tin kế toán, bảo vệ được lợi ích của các đối tượng sử dụng thông tin kế toán. Ba là, tổ chức áp dụng những thành tựu khoa học kỹ thuật, khoa học quản lý, tổ chức trang bị và ứng dụng các phương tiện kỹ thuật và thông tin 12 hiện đại vào công tác kế toán; tổ chức bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn, nghiệp vụ quản lý cho cán bộ, nhân viên kế toán; tổ chức kiểm tra kế toán trong nội bộ đơn vị. Trong điều kiện hiện nay, công nghệ thông tin đã phát triển nhanh và đã xâm nhập sâu vào khoa học quản lý, đòi hỏi khi tổ ichức công tác kế itoán cần phải quán triệt nhiệm vụ ứng dụng những thành tựu khoa học kỹ thuật tiên tiến hiện đại. Mặt khác kế toán là khoa học quản lý, nó luôn có sự cải tiến và hoàn thiện cùng với sự thay đổi cơ chế, chính sách kinh tế tài chính theo từng thời kỳ.
Những người làm công tác kế toán phải thường xuyên được cập nhật những sự thay đổi đó thông qua các chương trình bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn, cập nhật kiến thức mới. Để thực hiện đúng các chính sách, chế độ của Nhà nước, các quy định, quy chế của đơn vị, khi tổ ichức công tác kế toán phải thực hiện nhiệm vụ hướng dẫn và kiểm tra phát hiện kịp thời những i sai sót trong quá trình chấp hành các chính sách, chế độ tài chính ở doanh nghiệp, đưa công tác kế toán và quản lý của doanh nghiệp vào nề nếp. iNguyên itắc itổ ichức itổ ichức icông itác ikế itoán i Tổ ichức ithực ihiện ikế itoán idoanh inghiệp iphải iđảm ibảo ituân ithủ icác iquy định icủa iLuật iKế itoán ivà icác iquy iđịnh icủa iViện iKế itoán iChuyên inghiệp. iỞ i Việt iNam ihiện inay, ihầu ihết icác ichế iđộ ikế itoán iđều iđược ithực ithi ibằng icác iquy i định icủa ipháp iluật, ido iđó iviệc itổ ichức icông itác ikế itoán iphải ituân itheo ipháp i luật ikế itoán, ichuẩn imực ikế itoán, ichế iđộ ikế itoán, ichế iđộ ikế itoán, ichế iđộ ikế itoán i và icác iquy iđịnh ikhác icủa ipháp iluật icó iliên iquan.
iCông iviệc icủa icác itổ ichức ikế i toán iphải icó ihệ ithống ibảo imật. iTổ ichức icông itác ikế itoán idoanh inghiệp iphải i đảm ibảo iđặc iđiểm icủa itừng ibộ iphận itrong iđơn ivị ikế itoán, ihệ ithống inội idung i công iviệc ikế itoán ithống inhất, iđối itượng ivà iphương ipháp ikế itoán ithống inhất, i thống inhất.