Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh đổi mới cơ chế quản lý tài chính công theo tinh thần Nghị quyết số 19-NQ/TW của Ban Chấp hành Trung ương Đảng và Nghị định số 16/2015/NĐ-CP của Chính phủ, các cơ sở khám chữa bệnh công lập đang đứng trước yêu cầu cấp thiết phải nâng cao năng lực tự chủ và trách nhiệm giải trình. Bệnh viện Đa khoa huyện Thuận Thành, tỉnh Bắc Ninh, được công nhận là bệnh viện đa khoa tuyến huyện hạng II từ năm 2015 với quy mô 160 giường bệnh kế hoạch, tổng diện tích đất sử dụng 21.200 m2 và đội ngũ 150 cán bộ, viên chức cùng người lao động. Sự chuyển đổi cơ chế hoạt động sang đơn vị sự nghiệp có thu tự bảo đảm một phần chi phí thường xuyên đã đặt ra bài toán lớn đối với hệ thống thông tin tài chính của đơn vị.

Vấn đề nghiên cứu trọng tâm của luận văn là giải quyết những bất cập phát sinh khi chuyển đổi chế độ kế toán từ Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC sang Thông tư số 107/2017/TT-BTC của Bộ Tài chính. Hệ thống kế toán hiện tại tại đơn vị chưa đáp ứng kịp thời nhu cầu cung cấp thông tin quản trị đa chiều, quy trình xử lý dữ liệu còn tồn tại sự phân tán và luân chuyển chứng từ chưa đạt hiệu suất tối ưu.

Mục tiêu nghiên cứu tổng quát là đánh giá khách quan, toàn diện thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Bệnh viện Đa khoa huyện Thuận Thành; từ đó đề xuất hệ thống giải pháp mang tính khoa học và thực tiễn nhằm hoàn thiện công tác kế toán, nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và chất lượng dịch vụ y tế. Phạm vi nghiên cứu về không gian tập trung tại Bệnh viện Đa khoa huyện Thuận Thành, tỉnh Bắc Ninh. Phạm vi thời gian thu thập số liệu thứ cấp kéo dài trong 3 năm từ 2016 đến 2018 và dữ liệu điều tra thực nghiệm sơ cấp thực hiện năm 2018. Ý nghĩa nghiên cứu thể hiện qua việc tối ưu hóa 100% dòng kinh phí sự nghiệp y tế, kiểm soát chặt chẽ các khoản chi hoạt động, đồng thời tạo tiền đề minh bạch tài chính để trích lập quỹ phát triển sự nghiệp tối thiểu 25% theo đúng quy định pháp luật.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn xây dựng trên nền tảng lý thuyết quản lý tài chính công và lý thuyết tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong khu vực sự nghiệp công lập. Hai trụ cột lý thuyết chính được vận dụng bao gồm: lý thuyết tự chủ tài chính đơn vị sự nghiệp y tế công lập theo khuôn khổ Nghị định số 16/2015/NĐ-CP, Nghị định số 85/2012/NĐ-CP và hệ thống lý thuyết về phương pháp hạch toán kế toán theo Luật Kế toán số 88/2015/QH13 cùng Thông tư số 107/2017/TT-BTC. Mô hình nghiên cứu tiếp cận hệ thống công tác kế toán qua 6 cấu phần cốt lõi: tổ chức bộ máy kế toán, hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống sổ sách kế toán, hệ thống báo cáo tài chính - báo cáo quyết toán và ứng dụng công nghệ thông tin gắn liền với kiểm tra nội bộ.

Các khái niệm chính được định hình rõ nét bao gồm: Đơn vị sự nghiệp công lập có thu là tổ chức có tư cách pháp nhân cung cấp dịch vụ công và được quyền tự chủ một phần kinh phí hoạt động thường xuyên; Mô hình tổ chức bộ máy kế toán kết hợp là sự đan xen giữa quản trị dữ liệu tập trung tại phòng chức năng và xử lý phân tán tại các điểm thanh toán; Kế toán quản trị y tế là công cụ thu nhận, phân tích chi phí nhằm tối ưu hóa giá thành dịch vụ khám chữa bệnh.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng kết hợp nguồn dữ liệu thứ cấp và sơ cấp. Nguồn dữ liệu thứ cấp bao gồm các báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách, sổ cái tổng hợp và các văn bản quy chế chi tiêu nội bộ của bệnh viện trong giai đoạn 2016 - 2018. Nguồn dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua điều tra khảo sát bằng bảng hỏi cấu trúc kết hợp phỏng vấn chuyên sâu. Cỡ mẫu nghiên cứu bao gồm 52 đối tượng, trong đó có 43 cán bộ quản lý (Ban Giám đốc, Trưởng và Phó các khoa, phòng) cùng 9 cán bộ, nhân viên kế toán thuộc Phòng Tài chính - Kế toán. Phương pháp chọn mẫu áp dụng là chọn mẫu chuyên gia toàn diện đối với bộ phận kế toán và chọn mẫu ngẫu nhiên phân tầng theo chức năng quản lý tại các khoa lâm sàng, cận lâm sàng.

Lý do lựa chọn phương pháp này nhằm thu thập đánh giá đa chiều từ cả chủ thể cung cấp thông tin (nhân viên kế toán) và chủ thể sử dụng thông tin kế toán (cán bộ lãnh đạo, quản lý chuyên môn). Phương pháp phân tích bao gồm thống kê mô tả, phương pháp so sánh đối chiếu chỉ tiêu tài chính qua 3 năm (2016, 2017, 2018), phương pháp chuyên gia và kỹ thuật thang đo Likert để lượng hóa các đánh giá định tính về quy trình luân chuyển chứng từ và mức độ hiệu quả của phần mềm nghiệp vụ. Timeline nghiên cứu được thực hiện xuyên suốt từ tháng 1 năm 2018 đến tháng 12 năm 2018, bảo đảm tính thời sự và xác thực của dữ liệu thực địa.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Thứ nhất, về tổ chức bộ máy kế toán: Bệnh viện Đa khoa huyện Thuận Thành tổ chức bộ máy gồm 9 nhân sự (01 Trưởng phòng kiêm Kế toán trưởng và 08 nhân viên chuyên trách) vận hành theo mô hình kết hợp vừa tập trung vừa phân tán. Đội ngũ kế toán đảm nhận khối lượng công việc phục vụ 160 giường bệnh kế hoạch và 135 cán bộ biên chế. Tuy nhiên, sự phân công lao động giữa các phần hành kế toán viện phí, vật tư y tế và bảo hiểm y tế còn mang tính kiêm nhiệm, khiến hơn 60% cán bộ khảo sát phản ánh tình trạng dồn ứ công việc trong các kỳ cao điểm quyết toán quý.

Thứ hai, về hệ thống chứng từ kế toán: Bệnh viện đã tuân thủ nghiêm túc 4 biểu mẫu chứng từ bắt buộc ban hành theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC bao gồm Phiếu thu C40-BB, Phiếu chi C41-BB, Giấy thanh toán tạm ứng C43-BB và Biên lai thu tiền C45-BB. Mặc dù vậy, quy trình luân chuyển chứng từ thanh toán nội trú và cấp phát thuốc giữa các khoa lâm sàng về phòng kế toán còn chậm trễ, thời gian luân chuyển trung bình kéo dài từ 3 đến 5 ngày, dẫn đến khoảng 12% chứng từ phát sinh tình trạng chậm thanh quyết toán trong tháng.

Thứ ba, về hệ thống tài khoản và sổ sách kế toán: Đơn vị áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ. Hệ thống tài khoản hạch toán đã cập nhật từ loại 1 đến loại 9 và tài khoản ngoài bảng loại 0. Tuy nhiên, các tài khoản phản ánh nguồn thu dịch vụ khám chữa bệnh như Tài khoản 531 và chi phí hoạt động chuyên môn như Tài khoản 611 chưa được chi tiết hóa triệt để theo từng khoa phòng chuyên khoa, gây khó khăn cho việc xác định chính xác giá thành thực tế của từng ca điều trị.

Thứ tư, về ứng dụng công nghệ thông tin và báo cáo tài chính: Bệnh viện đã trang bị phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp và phần mềm quản lý thông tin bệnh viện HIS. Tuy nhiên, hai hệ thống dữ liệu này vận hành độc lập, chưa được kết nối tự động trực tiếp. Tình trạng nhập liệu thủ công lặp lại giữa các bộ phận làm tiêu tốn khoảng 25% thời gian làm việc hàng ngày của kế toán viên, làm chậm tiến độ lập Báo cáo tài chính năm và Báo cáo quyết toán ngân sách định kỳ.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân căn bản của các tồn tại nêu trên xuất phát từ cả yếu tố khách quan lẫn chủ quan. Về mặt khách quan, hệ thống văn bản hướng dẫn thực hiện cơ chế tự chủ y tế theo Nghị định số 16/2015/NĐ-CP và Thông tư số 107/2017/TT-BTC còn thiếu các quy định chi tiết đối với việc liên doanh liên kết thiết bị y tế và trích khấu hao máy móc công nghệ cao. Về mặt chủ quan, nhận thức của lãnh đạo bệnh viện về vai trò của kế toán quản trị chưa theo kịp bước chuyển đổi của cơ chế thị trường; công tác kiểm tra kế toán nội bộ chủ yếu thực hiện định kỳ năm mà thiếu các cuộc kiểm soát chuyên đề hàng tháng.

Khi so sánh với kinh nghiệm thực tiễn tại Bệnh viện Đa khoa tỉnh Bắc Ninh (đơn vị có 75 cán bộ kế toán và mức độ chuyên môn hóa sâu theo 10 phần hành độc lập), Bệnh viện Đa khoa huyện Thuận Thành còn thiếu hụt các công cụ phân bổ chi phí gián tiếp và chưa thiết lập được hệ thống báo cáo nhanh phục vụ điều hành tác nghiệp.

Để tối ưu hóa việc truyền tải dữ liệu nghiên cứu, các phát hiện thực nghiệm có thể được trình bày sinh động thông qua:

  • Bảng tổng hợp cơ cấu thu chi giai đoạn 2016 - 2018: Phản ánh tỷ lệ tăng trưởng nguồn thu dịch vụ y tế và biến động chi phí thường xuyên qua các năm.
  • Biểu đồ hình cột so sánh thời gian luân chuyển chứng từ: Thể hiện độ trễ thời gian xử lý thực tế so với quy chuẩn thiết kế tại 4 khâu nghiệp vụ (thanh toán viện phí, mua sắm vật tư, thanh toán lương, duyệt tạm ứng).
  • Bảng phân tích mức độ đồng thuận của 52 cán bộ khảo sát: Lượng hóa tỷ lệ phần trăm đánh giá về sự cần thiết phải liên thông phần mềm kế toán và phần mềm khám chữa bệnh.

Đề xuất và khuyến nghị

Nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại Bệnh viện Đa khoa huyện Thuận Thành trong bối cảnh tự chủ tài chính, luận văn đề xuất 4 nhóm giải pháp trọng tâm:

  1. Tái cơ cấu và luân chuyển bộ máy kế toán: Ban Giám đốc cùng Phòng Tổ chức cán bộ cần thực hiện rà soát, chuẩn hóa bản mô tả công việc cho 9 nhân sự kế toán; triển khai chính sách luân chuyển vị trí công tác định kỳ từ 2 đến 3 năm một lần bắt đầu từ quý I năm 2019. Mục tiêu đạt 100% nhân viên kế toán làm chủ tối thiểu 3 phần hành nghiệp vụ khác nhau, đồng thời bố trí kế toán viên cắm chốt trực tiếp tại các khoa lâm sàng lớn nhằm cắt giảm 30% thời gian chờ đợi thanh toán viện phí của người bệnh.

  2. Chuẩn hóa và số hóa quy trình luân chuyển chứng từ: Phòng Tài chính - Kế toán chủ trì ban hành quy chế luân chuyển chứng từ điện tử nội bộ từ quý II năm 2019 đến hết năm 2020. Áp dụng hệ thống duyệt chứng từ trực tuyến đối với các khoản tạm ứng và phiếu xuất kho vật tư y tế, hướng tới mục tiêu rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ thanh toán nội trú từ 3 ngày xuống dưới 24 giờ, giảm thiểu 100% nguy cơ thất lạc chứng từ gốc.

  3. Mở rộng hệ thống tài khoản kế toán quản trị: Phòng Tài chính - Kế toán triển khai mở chi tiết các tài khoản cấp 2, cấp 3 đối với Tài khoản 531 (Thu hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ) và Tài khoản 611 (Chi phí hoạt động) theo từng trung tâm chi phí (khoa, phòng) ngay trong năm tài chính 2019. Giải pháp này giúp kiểm soát chính xác 100% định mức tiêu hao thuốc, vật tư tiêu hao và xác định đúng giá thành dịch vụ y tế kỹ thuật cao.

  4. Nâng cấp và liên thông hạ tầng công nghệ thông tin: Ban Giám đốc bệnh viện phê duyệt dự án tích hợp phần mềm kế toán với phần mềm HIS trong giai đoạn 2019 - 2021. Đơn vị cung cấp giải pháp CNTT chịu trách nhiệm xây dựng cổng kết nối API truyền dữ liệu tự động, giúp giảm 100% việc nhập liệu trùng lặp thủ công và tiết kiệm ít nhất 20% quỹ thời gian lập báo cáo tài chính cuối kỳ.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Luận văn là tài liệu tham khảo có giá trị học thuật và ứng dụng thực tiễn cao dành cho 4 nhóm đối tượng cụ thể:

  • Ban Giám đốc và cán bộ quản lý tại các bệnh viện công lập tuyến huyện: Tài liệu cung cấp cơ sở phương pháp luận và các chỉ dẫn thực tiễn để tái cấu trúc bộ máy tài chính, xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ phù hợp với quy mô từ 150 đến 300 giường bệnh trong điều kiện tự chủ ngân sách.
  • Trưởng phòng và kế toán viên tại các đơn vị sự nghiệp y tế: Luận văn đóng vai trò như một cẩm nang nghiệp vụ chi tiết, hướng dẫn quy trình chuyển đổi và áp dụng Thông tư số 107/2017/TT-BTC, chuẩn hóa hệ thống 4 chứng từ bắt buộc và hoàn thiện kỹ thuật lập Báo cáo tài chính, Báo cáo quyết toán ngân sách nhà nước.
  • Cơ quan quản lý nhà nước (Sở Y tế, Sở Tài chính, Bảo hiểm Xã hội tỉnh Bắc Ninh): Công trình cung cấp bộ cứ liệu thực nghiệm sinh động về thực trạng vận hành cơ chế tài chính y tế cơ sở, hỗ trợ công tác thanh tra, kiểm tra tài chính và hoạch định chính sách phân bổ ngân sách y tế công bằng, hiệu quả.
  • Giảng viên, học viên cao học và sinh viên chuyên ngành Kế toán công: Đề tài là tài liệu học thuật mẫu mực về phương pháp nghiên cứu tình huống (case study), cung cấp quy trình khảo sát 52 mẫu thực địa, cách thức kết hợp dữ liệu sơ cấp - thứ cấp và kỹ thuật phân tích thống kê trong lĩnh vực kế toán ứng dụng.

Câu hỏi thường gặp

  1. Khung pháp lý cốt lõi nào được luận văn sử dụng để đánh giá công tác kế toán bệnh viện? Luận văn lấy Thông tư số 107/2017/TT-BTC làm chuẩn mực kế toán trung tâm, kết hợp Luật Kế toán số 88/2015/QH13, Luật Ngân sách Nhà nước số 83/2015/QH13 cùng các nghị định về quyền tự chủ như Nghị định số 16/2015/NĐ-CP và Nghị định số 85/2012/NĐ-CP. Hệ thống văn bản này tạo nền tảng vững chắc để phân tích 9 nhóm tài khoản và hệ thống báo cáo quyết toán tại bệnh viện 160 giường bệnh.

  2. Cỡ mẫu và kỹ thuật khảo sát trong luận văn được tiến hành như thế nào? Tác giả đã triển khai khảo sát thực tế trên cỡ mẫu 52 người, bao gồm 43 cán bộ quản lý (Ban Giám đốc, trưởng phó khoa phòng) và 9 nhân viên kế toán tại Bệnh viện Đa khoa huyện Thuận Thành trong năm 2018. Kỹ thuật điều tra sử dụng phiếu hỏi cấu trúc theo thang đo Likert kết hợp phỏng vấn chuyên sâu, bảo đảm phản ánh trung thực mọi góc nhìn quản trị.

  3. Điểm nghẽn lớn nhất trong quy trình kế toán tại Bệnh viện Đa khoa huyện Thuận Thành là gì? Hạn chế lớn nhất là sự ngắt quãng trong liên thông dữ liệu giữa phần mềm quản lý khám chữa bệnh HIS và phần mềm kế toán, tạo ra tình trạng nhập liệu thủ công lặp lại chiếm 25% thời gian làm việc. Đồng thời, quy trình luân chuyển chứng từ giấy thanh toán nội trú mất từ 3 đến 5 ngày, làm chậm tiến độ tổng hợp số liệu viện phí.

  4. Luận văn đã học tập được những bài học kinh nghiệm gì từ Bệnh viện Đa khoa tỉnh Bắc Ninh? Nghiên cứu rút ra bài học về việc phân công chuyên môn hóa cao theo từng phần hành độc lập của đội ngũ 75 cán bộ kế toán tuyến tỉnh. Đồng thời, việc ứng dụng quy chế chi tiêu nội bộ nghiêm ngặt, công khai tài chính minh bạch cho 100% cán bộ viên chức và số hóa dữ liệu viện phí là những kinh nghiệm then chốt cần áp dụng tại tuyến huyện.

  5. Giải pháp nào mang tính đột phá để nâng cao năng lực kế toán quản trị tại đơn vị? Đột phá quan trọng nhất là việc mã hóa chi tiết Tài khoản 531 và Tài khoản 611 theo từng khoa điều trị và từng loại dịch vụ kỹ thuật y tế trong giai đoạn 2019 - 2020. Giải pháp này giúp xác định đúng chi phí thực tế cho từng ca bệnh, tạo tiền đề trích lập quỹ phát triển sự nghiệp trên 25% và tăng thu nhập chính đáng cho người lao động.

Kết luận

  • Luận văn đã hệ thống hóa hoàn chỉnh cơ sở lý luận và thực tiễn về tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị sự nghiệp y tế công lập vận hành theo cơ chế tự chủ tài chính.
  • Công trình phân tích sâu sắc thực trạng kế toán tại Bệnh viện Đa khoa huyện Thuận Thành thông qua nguồn dữ liệu thứ cấp 3 năm (2016 - 2018) và khảo sát thực nghiệm 52 cán bộ, nhân viên y tế.
  • Đề tài nhận diện chính xác 4 hạn chế then chốt về quá tải nhân sự cục bộ, độ trễ luân chuyển chứng từ từ 3 đến 5 ngày, thiếu chi tiết hóa tài khoản quản trị và sự thiếu liên thông giữa phần mềm HIS với phần mềm kế toán.
  • Đưa ra hệ thống 4 nhóm giải pháp đồng bộ gắn liền lộ trình triển khai cụ thể từ năm 2019 đến năm 2021, tập trung vào số hóa chứng từ, chi tiết hóa tài khoản và tích hợp cổng dữ liệu API.
  • Đóng góp luận cứ khoa học thực tiễn vững chắc giúp bệnh viện tuyến huyện nâng cao năng lực quản trị dòng tiền, tối ưu hóa định mức chi tiêu và đảm bảo quyền lợi cho 150 người lao động.

Đóng góp chính của luận văn là đã chuyển hóa các quy định chuẩn mực của Thông tư số 107/2017/TT-BTC thành mô hình kế toán ứng dụng sát hợp với đặc thù bệnh viện hạng II quy mô 160 giường bệnh. Timeline kế tiếp từ năm 2019 đến năm 2021 đòi hỏi ban lãnh đạo bệnh viện phải quyết liệt chỉ đạo tích hợp phần mềm và chuẩn hóa quy trình kế toán quản trị chi phí. Các nhà quản lý bệnh viện và chuyên gia tài chính y tế hãy ứng dụng ngay khung giải pháp của luận văn để nâng tầm quản trị tài chính, bảo đảm phát triển bệnh viện bền vững và nâng cao sức khỏe cộng đồng.