Chương 1. Sự cần thiết của việc xây dựng tiêu chí đánh giá tính chuyên nghiệp của cán bộ, nhân viên văn phòng Bộ Quốc phòng. Trong chương này, luận văn làm rõ các khái niệm: văn phòng, cán bộ, nhân viên văn phòng, tính chuyên nghiệp, tiêu chí đánh giá.; phân tích các yêu cầu đối với cán bộ, nhân viên văn phòng của Bộ Quốc phòng trong thời kỳ đổi mới và hội nhập; trên cơ sở đó phân tích sự cần thiết của việc xây dựng tiêu chí đánh giá tính chuyên nghiệp của cán bộ, nhân viên trong văn phòng Bộ quốc phòng. Xây dựng tiêu chí đánh giá tính chuyên nghiệp của cán bộ, nhân viên ở Văn phòng Bộ Quốc phòng.
Trong chương này, chúng tôi trình bày các căn cứ, cơ sở và đề xuất một số tiêu chí đánh giá tính chuyên nghiệp của cán bộ, nhân viên văn phòng Bộ Quốc phòng, bao gồm: ngành nghề được đào tạo phù hợp với nhiệm vụ được giao; nắm vững chuyên môn, nghiệp vụ; tuân thủ quy chế, quy định và chế độ làm việc của Bộ Quốc Phòng và cơ quan; có kỹ năng thành thạo; có quan hệ ứng xử phù hợp với các mối quan hệ trong cơ quan. Áp dụng các tiêu chí trong đánh giá tính chuyên nghiệp của cán bộ, nhân viên Văn phòng Bộ Quốc phòng. Trên cơ sở kết quả của Chương 2, luận văn bước đầu áp dụng các tiêu chí để khảo sát, đánh giá tính chuyên nghiệp của cán bộ, nhân viên Văn phòng Bộ Quốc phòng. Qua kết quả khảo sát, chúng tôi rút ra những nhận xét, đánh giá, đồng thời đề xuất một số giải pháp để hoàn thiện và áp dụng các tiêu chí nhằm nâng cao tính chuyên nghiệp của cán bộ, nhân viên Văn phòng Bộ Quốc phòng.
10 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com CHƢƠNG 1 SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC XÂY DỰNG TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ TÍNH CHUYÊN NGHIỆP CỦA CÁN BỘ, NHÂN VIÊN VĂN PHÒNG BỘ QUỐC PHÒNG 1. Khái niệm văn phòng và cán bộ, nhân viên văn phòng 1. Khái niệm văn phòng Trong bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào cũng cần có một bộ phận có chức năng tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo trong hoạt động quản lý, điều hành, làm công tác hành chính, bảo đảm cơ sở vật chất và thực hiện một số công việc khác. Đó là bộ phận văn phòng.
Hiện nay có khá nhiều định nghĩa về Văn phòng. Trong từ điển Tiếng Việt do Nguyễn Như Ý, Văn Tân và Hoàng Phê chủ biên cho rằng: “Văn phòng là bộ phận phụ trách công việc văn thư, hành chính trong một cơ quan” [31,Tr1797]. Theo Mike Harvey trong cuốn Quản trị hành chính văn phòng (bản dịch tiếng Việt) do Nhà xuất bản Thống kê ấn hành năm 1996: “Văn phòng là một từ ngữ tổng quát bao gồm tổ chức, quản trị và quản lý một thực thể có liên quan đến việc xử lý dữ kiện và thông tin” [17; Tr57]. Nếu quan sát ở trạng thái tĩnh thì có thể thấy, văn phòng bao gồm các yếu tố vật chất như nhà cửa, thiết bị, xe và con người để thực hiện mục tiêu của tổ chức.
Còn xem xét văn phòng ở trạng thái động thì đó là toàn bộ quá trình vận chuyển thông tin từ đầu vào đến đầu ra trong cơ quan, tổ chức. Hai yếu tố chính liên quan đến hoạt động văn phòng là con người và thông tin, phương tiện, công cụ (văn bản, máy móc, thiết bị xử lý thông tin, phương tiện giao dịch. Văn phòng vừa là đầu mối đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời, vừa là bộ phận tham mưu giúp cho lãnh đạo ra các quyết định quản lý và điều hành công việc. Thông tin đầu vào, đầu ra của cơ quan đều qua văn phòng, nơi hình thành nên “bộ nhớ”, đồng thời là “bộ vi xử lý” phân tích thông tin của lãnh đạo.
11 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Ngoài ra, văn phòng còn là nơi giao tiếp công việc với cơ quan khác, là nơi tiếp và làm việc với người dân, với khách trong và ngoài nước. Các thủ tục hành chính đơn giản, thuận tiện, công khai, minh bạch hay phức tạp, gây khó khăn, phiền hà cho giải quyết công việc của tổ chức và công dân được phản ánh rõ nét nhất ở đây. Nhìn cách thức tổ chức của văn phòng, có thể đánh giá được cách thức làm việc của cơ quan. Văn phòng là tấm gương phản chiếu trình độ tổ chức lao động, trình độ văn hoá hành chính trong cơ quan.
Như vậy, văn phòng là một đơn vị công tác, có nhiệm vụ phục vụ các hoạt động của cơ quan, tổ chức với các công việc chủ yếu như giúp Thủ trưởng cơ quan, tổ chức xây dựng và triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch công tác theo định kỳ; thu thập, xử lý, bảo quản, cung cấp thông tin, tài liệu; tổ chức hội họp, tiếp khách, bảo đảm về tài chính, các phương tiện làm việc, đi lại và các điều kiện cần thiết cho các thành viên của tổ chức, cơ quan đó hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Trong phạm vi nghiên cứu của Luận văn này, văn phòng được hiểu là: Bộ phận có chức năng tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo; là nơi thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý; là nơi đảm bảo các điều kiện, phương tiện làm việc của cơ quan, tổ chức. Thực tiễn cho thấy, tùy theo quy mô và tính chất của cơ quan, tổ chức, đơn vị mà tổ chức, hoạt động của văn phòng cũng có những mức độ và phạm vi khác nhau. Ở cơ quan, đơn vị có quy mô lớn, văn phòng được tổ chức gồm đầy đủ các vụ, phòng, ban, các bộ phận với số lượng lớn cán bộ, nhân viên và trang thiết bị cần thiết để thực thi mọi hoạt động của văn phòng một cách độc lập, liên quan đến nhiều đầu mối với tính chất khác nhau (Văn phòng các Bộ, Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, thành phố…).
Đối với cơ quan, đơn vị có quy mô nhỏ và hoạt động mang tính chất thuần nhất, đơn lẻ, thì văn phòng được tổ chức gọn nhẹ ở mức tối thiểu, đồng thời còn được giao kiêm nhiệm các chức năng, nhiệm vụ quản trị nhân sự, vật tư, tài chính. Sự khác biệt trên 12 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com rất dễ nhận thấy ở các cơ quan quản lý Nhà nước, như Văn phòng Trung ương Đảng, Văn phòng Chủ tịch nước, Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Bộ, Văn phòng Ủy ban nhân dân các cấp và văn phòng các cơ quan sự nghiệp, văn phòng các tổ chức kinh tế. * Chức năng của văn phòng Nhìn chung, văn phòng thường có ba chức năng cơ bản: Tham mưu, thông tin tổng hợp và quản trị hành chính. Muốn ra những quyết định mang tính khoa học, lãnh đạo cần phải căn cứ vào nhiều yếu tố, trong đó có những ý kiến tham gia đề xuất của các cấp quản lý, của những người trợ giúp.
Những ý kiến đó được thu thập, chọn lọc để đưa ra những kết luận chung nhất nhằm cung cấp những thông tin, những phương án để lãnh đạo quyết định kịp thời và đúng đắn. Đây chính là hoạt động tham mưu cho lãnh đạo của văn phòng. Cần lưu ý rằng, tham mưu của văn phòng chính là “tham mưu tổng hợp” hay “tổng hợp các tham mưu và đề xuất” (căn cứ vào tham mưu của các cơ quan chuyên sâu từng lĩnh vực, đặc biệt khi các cơ quan có tham mưu đề xuất khác nhau, đề xuất chính kiến của Văn phòng). Văn phòng có chức năng tổng hợp các thông tin, nắm bắt định hướng của lãnh đạo, quản lý,.
nên có điều kiện thuận lợi để thực hiện chức năng này. Chức năng tham mưu mang tính tổng hợp của văn phòng không hề chồng chéo với chức năng tham mưu của các cơ quan chuyên ngành. Nội dung tham mưu của văn phòng bao trùm các mặt công tác mà văn phòng được giao, nhưng tập trung tham mưu về việc tổ chức, điều hành công việc chung của cơ quan, xây dựng, quản lý chương trình, kế hoạch công tác,. Trên thực tế, chức năng tham mưu của văn phòng chỉ rõ nét ở cấp chiến lược, chiến dịch; càng xuống các cấp cơ sở càng không rõ nét.
Chức năng tham mưu của Văn phòng gắn liền với chức năng thông tin tổng hợp – đây là chức năng cơ bản, là nhiệm vụ bao trùm của Văn phòng. 13 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Nói đến Văn phòng là liên hệ ngay đến việc cơ quan này phải xử lý dữ kiện và thông tin. Sẽ là sai lầm khi nhìn văn phòng chỉ thấy các “hiện vật” vật chất. Trong lãnh đạo và quản lý, thông tin đóng vai trò cực kỳ quan trọng.
Thông tin vừa là nguyên liệu, phương tiện, vừa là sản phẩm của quá trình quản lý. Theo Mike Harvey, thông tin được coi là tài nguyên quan trọng nhất, là công cụ hùng mạnh trong thế giới hiện đại. Nếu không làm tốt chức năng này, vai trò tham mưu và phục vụ của văn phòng sẽ bị hạn chế. Thực tế chỉ ra rằng, chỉ có thể tham mưu đúng cho lãnh đạo ra quyết định đúng khi có được đầy đủ các dữ liệu thông tin cần thiết, chính xác, kịp thời.
Để làm tốt chức năng này, cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa văn phòng với các đơn vị chức năng của cơ quan trong việc xây dựng các cơ sở dữ liệu cần thiết phục vụ cho lãnh đạo. Chức năng quản trị hành chính của Văn phòng thể hiện ở việc giúp lãnh đạo quản lý tài chính, tài sản, tổ chức quản trị công sở và phục vụ khác. Công tác này rất rộng, phức tạp và không kém phần quan trọng, đảm bảo cơ sở vật chất cho mọi hoạt động của cơ quan, từ phương tiện, điều kiện làm việc đến tổ chức phục vụ các cuộc họp, hội nghị, phục vụ các chuyến đi công tác của lãnh đạo. Cả ba chức năng: Tham mưu, thông tin tổng hợp, quản trị hành chính gắn bó hữu cơ và bổ sung hoàn chỉnh cho nhau trong hoạt động thực hiện nhiệm vụ của văn phòng.
Tham mưu không thể thiếu thông tin, tham mưu cũng là để phục vụ và trong phục vụ có tham mưu. Cần phải nhận thức sâu sắc và đầy đủ như vậy để khắc phục những nhận thức không đúng cho rằng, Văn phòng không làm chức năng tham mưu vì đã có các cơ quan, đơn vị, tổ chức chuyên môn hoặc ngược lại khẳng định, Văn phòng phải làm chức năng tham mưu thay cho các cơ quan, đơn vị, tổ chức chuyên môn.