Chương 1 – CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP XUẤT NHẬP KHẨU 1. Tổng quan về nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xuất nhập khẩu 1. Khái niệm, đặc điểm và vai trò của nguyên vật liệu 1. Khái niệm nguyên vật liệu Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, giá trị nguyên vật liệu tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh tạo nên giá trị của sản phẩm, dịch vụ tuỳ thuộc vào từng loại hình DN.
Đối với các doanh nghiệp sản xuất thì giá trị NVL chiếm tỷ trọng lớn và chủ yếu trong giá trị sản phẩm. Nguyên vật liệu của DN là những đối tượng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến dùng cho mục đích sản xuất, kinh doanh của DN để chế tạo ra sản phẩm. Đối tượng lao động ở đây được hiểu là những vật mà lao động của con người tác động vào nhằm biến đổi nó cho phù hợp với nhu cầu của mình. Do đó, việc quản lý và sử dụng NVL có hiệu quả góp phần hạ giá thành sản phẩm, nâng cao hiệu quả của quá trình sản xuất kinh doanh trong DN.
Đặc điểm của nguyên vật liệu Một trong những điều kiện thiết yếu để tiến hành sản xuất là đối tượng lao động. NVL là đối tượng lao động được thể hiện dưới dạng vật hóa như: gỗ, sơn trong DN thiết kế thi công đồ nội thất; sắt, thép trong DN cơ khí chế tạo; vải trong DN may mặc; sợi trong DN dệt,. - Về mặt giá trị: khi tham gia vào quá trình sản xuất, NVL chuyển dịch một lần toàn bộ giá trị của chúng vào chi phí SXKD trong kỳ và hình thành nên chi phí NVL trực tiếp. - Về mặt hiện vật: trong quá trình SXSP, khác với tư liệu lao động, NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định và trong chu kỳ sản xuất đó, dưới tác động của sức lao động và máy móc thiết bị, NVL sẽ bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị biến đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra một hình thái vật chất của sản phẩm.
1 - Về mặt kỹ thuật: NVL là những tài sản vật chất tồn tại dưới nhiều hình thái khác nhau và dễ bị tác động bởi thời tiết, khí hậu, môi trường xung quanh. NVL là yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất, được xếp vào tài sản lưu động, giá trị NVL thuộc vốn lưu động dự trữ. NVL chiếm tỉ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất, vì vậy nó quyết định về mặt số lượng của sản phẩm và ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm tạo ra của cả quá trình sản xuất. Như vậy, để đảm bảo yêu cầu sản xuất, DN phải thường xuyên tiến hành thu mua, dự trữ và quản lý chặt chẽ NVL về mặt số lượng, chủng loại, chất lượng và giá trị để tránh lãng phí, mất mát.
Vai trò của nguyên vật liệu Xét cả về mặt hiện vật và giá trị, NVL là một trong những yếu tố không thể thiếu của bất kỳ quá trình sản xuất nào, là một bộ phận quan trọng của tài sản lưu động. Việc tổ chức quản lý tốt tình hình sử dụng NVL góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động, dự trữ NVL hợp lý và cung ứng kịp thời sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm. NVL là một yếu tố trực tiếp cấu thành nên sản phẩm, do đó, chất lượng của NVL ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm, đến hiệu quả sử dụng vốn kinh doanh của DN. Vì vậy, đảm bảo chất lượng NVL cũng là một biện pháp để nâng cao chất lượng sản phẩm, đảm bảo uy tín cho DN.
Trong doanh nghiệp sản xuất, NVL chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Việc hạ giá thành sản phẩm là một vấn đề mà bất cứ DN nào cũng quan tâm, bởi có hạ được giá thành sản phẩm thì DN mới có khả năng cạnh tranh trên thị trường, mới có điều kiện để tăng lợi nhuận, mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh, củng cố vị trí của DN trên thị trường. Như vậy, NVL đóng vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động kinh doanh của mỗi DN. Do đó, mỗi DN cần sử dụng tiết kiệm và hiệu quả NVL để hạ thấp chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm.
Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ hạch toán nguyên vật liệu 2 1. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu Giá trị NVL thường chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí SXKD, vì vậy, quản lý tốt khâu thu mua, dự trữ và sử dụng vật liệu là điều kiện cần thiết để bảo đảm chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho DN. Để tránh nhầm lẫn trong công tác quản lý và hạch toán NVL, trước hết các DN phải xây dựng được hệ thống danh điểm và đánh số danh điểm cho NVL. Hệ thống danh điểm và số danh điểm của NVL phải rõ ràng, chính xác tương ứng với quy cách, chủng loại của NVL.
Để quá trình SXKD liên tục và sử dụng vốn tiết kiệm thì DN phải dự trữ NVL ở mức độ hợp lý. Do vậy, các DN phải xây dựng định mức tồn kho tối đa và tối thiểu cho từng danh điểm NVL, tránh việc dự trữ quá nhiều hoặc quá ít một loại NVL nào đó. Định mức tồn kho của NVL còn là cơ sở để xây dựng kế hoạch thu mua NVL và kế hoạch tài chính của DN. Để bảo quản tốt nguyên vật liệu dự trữ, giảm thiểu hư hao, mất mát, các DN phải xây dựng hệ thống kho tàng, bến bãi đủ tiêu chuẩn kỹ thuật, bố trí nhân viên thủ kho có đủ phẩm chất đạo đức và trình độ chuyên môn để quản lý NVL tồn kho và thực hiện các nghiệp vụ nhập, xuất, tránh việc bố trí kiêm nhiệm chức năng thủ kho với tiếp liệu và kế toán vật tư.
Nhiệm vụ hạch toán nguyên vật liệu Để cung cấp đầy đủ, kịp thời và chính xác thông tin cho công tác quản lý NVL trong DN, kế toán NVL phải thực hiện được các nhiệm vụ chủ yếu sau: - Ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời số lượng, chất lượng và giá thành thực tế của NVL nhập kho. - Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời số lượng và giá trị NVL xuất kho, kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao NVL. - Phân bổ hợp lý giá trị NVL sử dụng vào các đối tượng tập hợp chi phí sản xuất - kinh doanh. - Tính toán và phản ánh chính xác số lượng và giá trị NVL tồn kho, phát hiện kịp thời NVL thiếu, thừa, ứ đọng, kém phẩm chất để DN có biện pháp xử 3 lý kịp thời, hạn chế tối đa thiệt hại có thể xảy ra.
- Tham gia kiểm kê, đánh giá lại NVL theo quy định. Lập báo cáo kế toán phục vụ công tác quản lý 1. Phân loại và phương pháp tính giá nguyên vật liệu 1. Phân loại nguyên vật liệu NVL sử dụng trong các DN có nhiều loại, mỗi loại NVL có vai trò, công dụng và các đặc tính lý, hoá khác nhau trong quá trình sản xuất - kinh doanh.
Trong điều kiện đó, để tổ chức tốt việc quản lý và hạch toán NVL, đảm bảo hiệu quả sử dụng trong sản xuất, đòi hỏi các DN phải tiến hành phân loại NVL. Phân loại NVL là quá trình sắp xếp NVL theo từng loại, từng nhóm theo một căn cứ nhất định nhưng tùy thuộc vào loại hình cụ thể của từng DN, theo từng loại hình sản xuất, theo nội dung kinh tế và công dụng của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. Phân loại theo vai trò và tác dụng của nguyên vật liệu, NVL bao gồm - Nguyên liệu, vật liệu chính: Là những loại nguyên liệu và vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất thì cấu thành thực thể vật chất, thực thể chính của sản phẩm. Nguyên liệu, vật liệu chính cũng bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất, chế tạo ra thành phẩm.
- Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất, không cấu thành thực thể chính của sản phẩm nhưng có thể kết hợp với vật liệu chính làm thay đổi màu sắc, mùi vị, hình dáng bề ngoài, tăng thêm chất lượng của sản phẩm hoặc tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm được thực hiện bình thường, hoặc phục vụ cho nhu cầu công nghệ, kỹ thuật, bảo quản đóng gói, phục vụ cho quá trình lao động. Ví dụ như keo, thuốc tẩy, dầu nhờn… - Nhiên liệu: Là những thứ có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất, kinh doanh tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm diễn ra bình thường. Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng, thể rắn và thể khí, như xăng, dầu, khí gas, than đá… 4 - Vật tư thay thế: Là những vật tư dùng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ, dụng cụ sản xuất. - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản (XDCB): Là những loại vật liệu và thiết bị được sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản.
Đối với thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm cả thiết bị cần lắp, không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt vào công trình XDCB. - Vật liệu khác: là các loại vật liệu đặc chủng của từng DN hoặc phế liệu thu hồi. Việc phân loại như trên có ưu điểm giúp người quản lý thấy rõ vai trò và tác dụng của từng loại NVL trong sản xuất kinh doanh. Qua đó, đề ra quyết định về việc quản lý và hạch toán từng loại nhằm nâng cao hiệu quả huy động và sử dụng NVL.
Phân loại theo nguồn hình thành nguyên vật liệu, NVL bao gồm - NVL tự gia công chế biến: là vật liệu do DN tự tạo ra để phục vụ cho nhu cầu sản xuất. Ví dụ như DN sản xuất đường xây dựng nông trường mía để cung cấp nguyên liệu cho nhà máy chế biến. - NVL mua ngoài: là loại vật liệu mà DN không tự sản xuất được và phải mua ngoài từ thị trường trong nước hoặc nhập khẩu. - NVL có được từ nguồn khác: được biếu, tặng; được cấp; nhận vốn góp liên doanh… Cách phân loại này là cơ sở để DN quản lý và sử dụng các loại NVL từ các nguồn khác nhau, đánh giá được hiệu quả sử dụng trong sản xuất.